Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe:2012/7067-16 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Orientering om status i barnevernet Utvalg Utvalgssak Møtedato Komite for Helse, barn og velferd Midtre Namdal samkommunestyre Administrasjonssjefens innstilling Sak om status i barnevernet tas til orientering. Hjemmel for vedtaket er:
Saksopplysninger / vurdering Administrasjonen ønsker med denne skriftlige rapporten å orientere samkommunestyret om status i barnevernet. Det vises til forrige skriftlige rapport til samkommunestyret i sak 23/13 i møtet i mai. Det vil i tillegg bli orientert muntlig i samkommunestyret. Anmeldelsen Fylkesmannen i Nord-Trøndelag har anmeldt Midtre Namdal samkommune på basis av opplysninger som har fremkommet i tilsynssaken som Fylkesmannen knytter til henleggelsespraksis og opplysningsplikt til politiet. Anmeldelsen er gjort bred. Fylkesmannen ber politiet vurdere om MNS har gjort seg skyldig i straffbare forhold som organisasjon gjennom de systemavvik som fremkommer i tilsynet og som kan ha rammet barn med rett til beskyttelse etter barnekonvensjonen og barnevernloven. I tillegg ber de politiet å vurdere om det er forekommet tjenesteforsømmelse. Fylkesmannen legger til grunn saker vedr 150 barn der det er påvist feil i henleggelsespraksis. Politiet etterforsker fortsatt saken. Etterforskningen har til nå vært lagt opp slik at det ikke har påvirket den løpende driften. Anmeldelsen har allikevel vært til stor belastning for enkeltpersoner spesielt og for virksomheten generelt. Tilsynssaken Tilsynssaken er omfattende og har vært utvidet flere ganger under veis. Vi har delt opp tilsynssaken i 4 ulike tema som kommenteres under 1. Fristoversittelser Fylkesmannen uttrykker tilfredshet med arbeidet vi gjør og mulkt er ikke aktuell sanksjon på nåværende tidspunkt. Antallet fristoversittelser går ned og den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden er gått ned. En viktig flaskehals nå er ventetiden på uttalelser fra samarbeidsinstanser. Med gjenåpning av så mange saker samt at antallet anmeldelser i en periode nå har vært høyt, har belastningen på samarbeidsinstanser blitt stor. I tillegg har vi en jevn tilstrømming av meldinger. Hittil i år har vi mottatt 189 meldinger mot 155 pr. 01.10.12. Se figur over antall meldinger og igangsatte undersøkelser. (Figur 1) Det vi også ser ut fra den figuren er at innkommende meldinger og iverksatte undersøkelser er i samsvar med hverandre. Vi henlegger få meldinger da de flestee blir vurdert å være av en sånn karakter at det vil være riktig å gå inn og undersøke. Figuren under viser utviklingen i behandlingstid for meldinger (Figur 2) til barnevernet. MNS
barnevern behandler innkomne meldinger fortløpende for vurdering om det skal settes i gang undersøkelse eller ikke og innen fristen på en uke. Vi ser at ventetiden for igangsetting av undersøkelser har gåttt betydelig ned. Den øverste grafen viser total undersøkelsestid i gjennomsnitt. Loven setter en frist her på 3 mndr. Andelen er fortsatt over landsgjennomsnittet, men grafen viser at saksbehandlingstiden er redusert betraktelig. Vi mener at vi nå har rimelig bra kontroll på dette elementet i barnevernsarbeidet og at vi vil få ei klar bedring i 4. kvartal. Viser her til tabell 3 som viser de undersøkelsene vi overholder frist på og de vi har fristbrudd på. Figur 2. Figur 3. Figur 3 viser at vi i 3 kvartal har en økning i fristoversittelser. Dette skyldes ferieavviklingen i sommer samt at vi i sommer åpnet undersøkelse på sakene fra 2008-2010. Det har i tillegg
vært endel kompliserte barnevernsaker under undersøkelse. Dette er faglig utfordrende saker der barn og familier ofte har sammensatte behov som det noen ganger vil være nødvendig å utvide undersøkelsene til 6mnd. (Dette er gyldige fristbrudd) Den største utforingen nå i forhold til å overholde 3 måneders fristen er ventetid på uttalelser fra ulike faginstanser. Det har vært stort påtrykk fra barnevernet om uttalelser i denne perioden og det har kommet tilbakemeldinger på kapasitets- og prioritetsproblemer samt slitasje fra samarbeidsinstanser. Vi vil følge opp denne utviklingen. Ekstern innleid bistand, en omlegging og utvikling av rutiner, tilførsel av personellressurser samt en motivert og dyktig stab har gjort dette mulig. Antallet henleggelser er fortsatt mellom 50 og 60 %. Dette er sammenlignbart med resten av landet. Fylkesmannen har uttrykt tilfredshet med utviklingen på dette området og MNS barnevern. Figuren billedliggjør også utfordringen for MNS barnevern slik den fremsto ved inngangen til 2012 og som dannet grunnlag for fylkesmannens vurdering. Figur 2 viser samvariasjonen mellom antall meldinger og antallet igangsatte undersøkelser. Denne illustrerer og dokumenterer den samme utviklingen. Figuren viser også at antallet meldinger har en økende trend. Det er litt tidlig å konkludere om dette er midlertidig økning, et nytt nivå eller en økende trend. 2. Henleggelsespraksis Barnevernet har rettet opp lovanvendelsen i saker som blir henlagt og forbedret rutinene og hevet kvaliteten i undersøkelsessakene. Fylkesmannen har muntlig gitt beskjed om at systemsaken er avsluttet. Status vil følges opp gjennom løpende dialog mellom fylkesmannen og MNS samt via stikkontroller. Det er fortsatt enkeltsaker som vil bli fulgt opp fra Fylkesmannens side. Samtidig sliter virksomheten fortsatt med å følge opp med tiltaksplaner, vedtak og evalueringskrav. Dette skyldes hovedsakelig manglede personellressurser først og fremst i tiltaksapparatet, men også sakbehandlerkapasitet. Kontoret har også en kompetanseutfordring som det må arbeides strukturert og langsiktig med. Nye stillinger er nå besatt og det forventes forbedringer på dette området i tiden framover. Det er igangsatt arbeid med å utarbeide tiltaksplaner for alle barn med hjelpetiltak og det er forventet at vi vil komme i mål med dette arbeidet på nyåret. 3. Anmeldelsespraksis og beskyttelseskravet Vi mener fortsatt at vi har en nulltoleranse i forhold til anmeldelse av vold i nære relasjoner, men konstaterer at dette er en del av anmeldelsesgrunnlaget og avventer konklusjoner derifra. Denne delen av tilsynssaken er heller ikke avsluttet fra Fylkesmannens side. Når det gjelder beskyttelseskravet mener vi at vi har forbedret praksis på dette området gjennom den gjennomgangen og justering av praksis vi har foretatt i forhold til omsorgstiltak. Det vises til eget punkt om dette. I denne sammenhengen konstaterer vi at vi har fått medhold i fylkesnemnd i alle saker og at vi nærmer oss landsgjennomsnittet i antallet saker. Fylkesmannen holdes løpende orientert i enkeltsakene der omsorgstiltak iverksettes. Vi har forberedt og fremmet mange saker for fylkesnemnda hittil i år og dette er svært ressurskrevende for tjenesten.
4. Enkeltsaker MNS barnevern skal rapportere fortløpende på de 11 sakene som er gjenåpnet fra henleggelser fra perioden 2008 2010. I tillegg gjenstår noen enkeltsaker der evalueringsrapporter skal innrapporteres løpende. Det totale inntrykket er at vi har god kontroll på disse sakene. Enkeltsaker blir kvittert ut etter hvert som rapportene blir innsendt. Dette vil ta tid da det er evalueringene som skal innsendes og endringsarbeid tar tid. Noen saker vil også kunne bli kvittert ut etter at undersøkelsene er gjennomført. Av disse 11 sakene er en undersøkelsesrapport innsendt, en er klar for innsending, 3 barn har flyttet ut fra vårt distrikt og 6 er fortsatt under undersøkelse. Fylkesmannen har i dialogmøte gjort MNS oppmerksom på at det kan komme erstatningssaker i kjølvannet av denne saken. Det har generelt vært økende fokus på erstatninger til enkeltpersoner som ikke har fått den hjelp eller tilbud de har hatt krav på i norsk offentlig forvaltning. Erstatningssakene har til nå vært håndtert kommunevis. Samarbeidskommunene bør gå igjennom rutinene for å forberede seg på at saker som er håndtert av det interkommunale barnevernet etter hvert som disse vil kunne dukke opp. Prioriteringer Tilsynssaken har vist at det er behov for full gjennomgang av MNS barnevern. Svaret på utfordringen ligger i det igangsatte utviklingsprosjektet (behandlet i forbindelse med sak om handlingsprogram 2013 2016 sak 35/12). Men i den situasjonen som vi har vært i har det vært nødvendig å gjøre noen prioriteringer. 1. Tilsynssaken har prioritert seg selv, men arbeidet med dette er nå gradvis trappet ned ettersom systemsaken og mange enkeltsaker er avsluttet. 2. Arbeid med fristoverskridelser. Arbeidet med å ta etter for etterslep og gjenopptakelser som følge av tilsynssaken er i ferd med å avsluttes. Vi skal nå over i løpende drift, men det betyr ikke at fokuset på kvalitet, kapasitet og effektivitet blir mindre. 3. Ny grundig gjennomgang av forståelsen for når det er grunnlag for omsorgstiltak. Dette har to hovedbegrunnelser: a. Beskyttelseskravet som er gjort til tilsynstema. Fylkesmannen mener at vi ikke har sikret barn godt nok i forhold til kravene i barnekonvensjonen og barnevernloven. b. Midtre Namdal har hatt betydelig lavere antall barn under omsorg enn de kommuner som vi kan sammenligne oss med. Samtidig har kostnaden pr barn i omsorgstiltak vært til dels betydelig høyere. Arbeidet har pågått ca ett år, og det er for tidlig å si noe om hvor lang tid det vil gå før vi kan si at situasjonen har stabilisert seg og på hvilket nivå dette vil være. 4. Utvikling av tiltaksapparatet. Prioritet fra våren 2013. Arbeidet vil ha prioritet ut prosjektperioden. Det er gjort en grundig revurdering av når omsorgsovertakelse skal brukes som tiltak. Vi mener at det er viktig og riktig å starte med de barna som har det verst. Nyorienteringen har ført til
flere frivillige plasseringer, flere akuttplasseringer og flere saker for fylkesnemnd. Antallet barn som har omsorg utenfor familien har økt fra 20 i 2011 til 30 i 2012 og er pr i dag 54 barn i et tiltak utenfor familien. MNS barnevern har behandlet 23 familier i fylkesnemnd hittil i år. 4 nye saker er oversendt fylkesnemnd og venter nå på behandling, mens 2 saker er under utredning. Vi har siden 1. jan foretatt 5 akuttplasseringer. Antallet fylkesnemndsaker har tidligere år (før 2011) variert mellom 4 og 6 pr år. Det er i tillegg behandlet mange saker i tingrett (Klage på akuttvedtak eller vedtak fattet av fylkesnemnd).det er mulig at det er en «pukkeleffekt» pga. etterslep akkurat nå, men det nye nivået på saker i fylkesnemnd og tingrett vil ligge betydelig over tidligere nivå i årene framover. Sammenligning med andre barnevern i fylket kan tilsi at nivået vil ligge mellom 15 og 20 saker pr år. Tall fra fylkesnemnda over antall saker viser (saker er familier som kan omhandle flere barn): Kommune Antall innbyggere 2010 2011 2012 Til 25.09.13 Namsos 13 035 3 6 5 17 Overhalla 3 696 1 3 2 2 Namdalseid 1 704 0 0 0 0 Fosnes 663 0 0 3 0 Flatanger 1 145 0 0 2 0 Sum MNS (+Flatanger) 20 243 4 9 12 19 Stjørdal 21 392 21 15 37 25 Steinkjer 22 379 27 23 46 27 Levanger 19 078 13 24 43 15 Verdal 14 539 6 11 16 15 Denne prioriteringen har beslaglagt store deler av saksbehandlerkapasiteten og er hovedbegrunnelsen for at vi fortsatt sliter på andre områder. Noen eksempler: 68 pågående saker mangler pr i dag saksbehandler. Det betyr at de kun følges opp på et minimumsnivå. Vi har ikke lukket tidligere påpekt avvik med krav om tiltaksplaner i alle saker. Det har i tillegg kommet et lovkrav om evaluering av tiltak. Ettersom tiltaksplaner mangler blir det også avvik på evaluering. Vi har rettet fokus på tiltaksplaner og har startet arbeidet med å lukke dette avviket. Vi har utfordringer med å innfri lovkravene i forhold til oppfølging av fosterheimer bl.a. mht. hjemmebesøk både fra saksbehandler og tilsynsfører. Vi har mange nyansatte og delvis nyutdannede saksbehandlere som det er krevende å lære opp og gi tilstrekkelig veiledning til for å sikre at de får den opplæringen de har behov for. Utviklingsprosjektet Det er en utfordring å drive utviklingsarbeid med såpass stort press på basisorganisasjonen. Barnevern er også en beredskapsorganisasjon som må agere når «alarmen» går. Det er utfordrende å drive systematisk utviklingsarbeid med langsiktige målsettinger i denne type organisasjoner. Under gis en kort oppsummering av status.
1. Vi er godt i gang med rutineutviklingsarbeidet. Visma som leverandør av fagprogrammet er engasjert i arbeidet og rutinene integreres som del av fagprogrammet som forutsatt. Noe arbeid gjenstår og dette er et system som kontinuerlig må vedlikeholdes og videreutvikles. 2. Det er utlyst og ansatt i 3 årsverk (jurist og tiltaksstillinger). Kontoret har fortsatt vakanser som vil forsøkes fylt i løpet av høsten. 3. Rammeavtale med privat konsulentfirma FRI AS er underskrevet etter anbudskonkurranse med en minimums ramme på 500 000. I utvelgelse av oppgaver som overlates til konsulentselskapet legges det nå mer vekt på opplæring og overføring av kunnskap til fast stab. 4. Arbeid med resultatindikatorer er gjort i forhold til undersøkelsesfasen, men det gjenstår fortsatt mye arbeid i forhold til resten av virksomhetsområdet. 5. 3 ledere deltar i lederutdanning igangsatt av FMNT og HiNT. God tilbakemelding fra våre ansatte og nyttig for utviklingsarbeidet. Programmet avsluttes i desember. 6. Kompetanseheving er et prioritert arbeidsområde. Vi har fokus på teamutvikling og det å sette rammer for teamene. Hvilke ansvarsoppgaver ligger under hvert team og hva er teamleders ansvarsområde. Vi kartlegger hvert enkelt teams samlede kompetanse og ser på om vi har kunnskap vi ikke klarer å benytte pr. i dag. Vi ser at vi har opplæringsbehov i staben og jobber for å få individuelle opplæringsplaner for tjenesten og hver enkelt ansatt. Det er satt av tid på interndagene som er månedlig til opplæring fremover da det er behov for å styrke kollektiv faglig selvtillit. Vi har en abonnementsavtale med Visma som leverer fagprogrammet og de er her 4 ganger pr. år og har opplæring for ansatte. Dette er en viktig del av opplæringspakken for nyansatte. I forhold til kompetanseutfordringer benytter vi også FRI AS til veiledning og opplæring. I tillegg ser vi at vi er sårbare på økonomisk administrativ kompetanse. 7. Økonomirutiner er under utarbeidelse. Denne jobben gjøres sammen med økonomiavdelingen. Vi har lite skriftlige rutiner for vårt arbeid med økonomi og ser behovet for å ha mer oversikt for å kunne bedre stipulere kostnader fremover i tid. Vårt fagsystem og regnskapssystemet skaper en del utfordringer som vi jobber med å finne gode løsninger for å forbedre. 8. Det er igangsatt personalrettede tiltak med et helsefremmende perspektiv. Korttidsfraværet er fortsatt høyt, men det er registrert en nedgang i langstidsfraværet. Vi har hatt et tilbud fra Træn våren 2013 og dette er evaluert og de ansatte mener at dette har vært et godt tiltak. Vi har interndager der vi har hatt fokus på arbeidsmiljø og motivasjon. 9. Det er underskrevet avtale med Nordlandsforskning som har ansvar for et større forskningsrådsfinansiert prosjekt som skal se på tiltaksapparatet i barnevernet. MNS er en av 4 barneverntjenester i landet som deltar i programmet. Forskningsprogrammets feltarbeid skal foregå i 2014 og dette passer godt med framdriften i utviklingsprosjektet å få delta i et forskningsprogram med fokus på fagutvikling på det tidspunktet.
Vi mener fortsatt at vi har en god plan for utviklingsarbeidet. Utgangspunktet var et toårig prosjekt. Det er sannsynlig at arbeidet vil strekke seg inn i 2015 før vi igjen kan gå over i en stabil driftsfase. Sammenligning av driftsutgifter MNS barnevern/andre Netto driftsutgifter inkl. tiltak per innbygger 0-17 år 2004 2011 2012 Forhold til egen Forhold Forhold til til Økning Forhold til egen Forhold til Forhold Økning Forhold til egen Forhold til Forhold til kommunegruppe Nord- landet u 2004 - kommune- Nord- til landet 2011 - kommune- Nord- landet u Kommune Kroner Trøndelag Oslo Kroner 2011 gruppe Trøndelag u Oslo Kroner 2012 gruppe Trøndelag Oslo Namsos 1 473-55,4-41,4-59,1 3 997 271,4-34,2-34,6-35,4 5537 1 540,0-16,8-21,6-18,9 Overhalla 1 786-40,8-28,9-50,4 3 429 192,0-53,0-43,9-44,6 3593 164,0-56,6-49,1-47,4 Namdalseid 1 906-23,6-24,2-47,0 3 935 206,5-29,7-35,6-36,5 4061 126,0-31,2-42,5-40,5 Fosnes 609-75,6-75,8-83,1 11 032 1 811,5 97,1 80,5 78,2 13850 2 818,0 134,7 96,2 102,8 Fosnes har en atypisk endring knyttet til en bruker som pga. av kommunestørrelsen får dette utslaget. Generelt viser tabellen at kommunene hadde betydelig lavere utgifter til barnevernet i 2004 enn landet for øvrig. Selv om kostnadene har økt kraftig til 2011, ligger fortsatt kostnadene for de tre største kommunene betydelig under landet for øvrig. Sammenligner vi med kommunegruppene ligger kommunene fra 53 % under for Overhalla sin del til 30 % under for Namdalseid sin del. Hovedårsaken til differansen er at vi fortsatt har færre barn med barneverntiltak enn kommunestørrelsene skulle tilsi. Det betyr at det er stor sannsynlighet for at barnevernutgiftene fortsatt vil øke. Bildet for barnevernsutgifter bekreftes av Agenda Kaupangs utredning for Namsos kommune. De gir et bilde av ressursbruken i Namsos kommune på følgende måte:
De skriver i sin oppsummering: 1.9 Barnevern Gjennomgangen av barneverntjenestene viser at Namsos kommune har lave netto driftsutgifter til barnevern. En viktig årsak til at de kommunale utgiftene er lave, synes i første rekke å ha sammenheng med lave utgifter pr. bruker: o Utgiftene pr. barn plassert utenfor hjemmet er store o Andel barn med undersøkelse og tiltak er stor o Bemanningen er moderat og profesjonell o Saksbehandlingstiden er for stor o Utgiftene har økt relativt mye de siste årene Namsos har et teoretisk innsparingspotensial innenfor barnevern på 2,1 mill. kr målt mot Os, og noe mindre i forhold til Stjørdal og Førde. Vi tror fokus innenfor barnevern i første omgang likevel heller bør ligge på å få ned andelen saker med behandlingstid over 3 måneder enn å redusere kostnadene. Virkningen på sikt kan bli den samme. Det er også viktig å følge opp barn med plassering utenfor hjemmet økonomisk. Barnevernet trenger en styrket bemanning. Man må regne med at utgiftene vil øke i begynnelsen. Mulige nye tiltak Arbeidsmengden er fortsatt svært stor. Vi ser nå to store utfordringer begge knyttet til personellressurser for å få gjennomført alt som «står i kø»: 1. Ansatte i tiltak. Tiltakskapasiteten er alt for lav i barnevernet pr i dag. To nye stillinger fra høsten 2013 vil bedre dette forholdet. Det betyr at vedtatte tiltak om veiledningsarbeid i familier og av ungdommer med sosiale problemer og atferdsavvik kan iverksettes og følges opp bl.a. med lovpålagte evalueringsrapporter. Fylkesmannen har påpekt at det i for stor grad er satt inn kompenserende tiltak, en vurdering som vi deler. Vi mener at det vil være nødvendig å fortsatt se på muligheter for økning av denne kapasiteten også med hensyn til type kompetanse. Det er signalisert fortsatt opptrapping av øremerkede stillinger fra staten i neste års statsbudsjett. Vi vil komme tilbake til dette når statsbudsjettet er klart og tilskudd til stillingene ev utlyses. 2. Administrativ lederstøtte/økonomisk administrativ kompetanse Arbeid med stillingsutlysninger, ansettelser, personaloppfølging (ikke veiledning på fag), rapportering og utvikling av økonomisystemer er en stor utfordring å få tid til av faglig leder. Dette løses ofte i fagstyrte organisasjoner med lederstøtte. Forslaget er at vi forsøker å finne interne løsninger på dette på kort sikt, men vi har tidligere varslet at vi vil komme tilbake til dette i budsjettsaken for 2014. Det er også bruk for fagkompetansen i oppfølgingsarbeidet for vedtak. Pr i dag er det saksbehandlerne som følger opp også de økonomisk/administrative sidene ved en sak. Disse har nødvendigvis ikke rett kompetanse til dette arbeidet og det er også lite kompetanseeffektivt. Som Agenda Kaupang påpeker, er
det mulig økonomisk gevinst å hente her. MNS har lave utgifter til omsorgstiltak, men svært høye utgifter pr barn i omsorgstiltak. Rett kompetanse og rett fokus vil sannsynligvis begrense forventet utgiftsøkning knyttet til omsorgstiltak.