MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 16.01.2017 kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen, Asker rådhus Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Ole Willy Sandbekk, Erling Bergsaker, Kirsti Kierulf fra 16.15, Astrid Nesland, Petter Berntsen, William Norset. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Director Øyvind Sunde, BDO under sakene 1 4. Forvaltningsrevisor Tina Amundsen BDO, møtte under sakene 1 3. Protokollfører: Utvalgssekretær Mona Moengen, Rokus SAKSKART Side Saker til behandling 1/17 15/00243-9 2/17 16/00115-3 Henvendelse til kontrollutvalget angående klage på plan- og byggesaksbehandling Undersøkelse - regelverk for statsstøtte til attføringsbedrifter 3 4 3/17 17/00001-1 Bestillingsdialog nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt 5 4/17 16/00087-7 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 6 5/17 16/00020-3 Kontrollutvalgets årsrapport 2016 7 6/17 15/00240-22 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 8 1
7/17 8/17 15/00242-25 15/00241-27 Referater 9 Eventuelt 10 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl. 18 Asker, 16.01.2017 Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder Kirsti Kierulf William Norset Astrid Nesland Petter Berntsen 2
Saker til behandling 1/17 Henvendelse til kontrollutvalget angående klage på plan- og byggesaksbehandling 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 1/17 Saken legges frem uten forslag til innstilling. Odd Jahr har bedt om at saken utsettes til neste møte, da han ønsket å opplyse saken ytterligere. Saken utsettes til neste møte. 3
2/17 Undersøkelse - regelverk for statsstøtte til attføringsbedrifter 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 2/17 1. Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll med Asker Produkt og notat om statsstøtteregelverk og Asker Produkt til orientering. 2. Rapporten og notatet sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: a. Kommunestyret tar revisjonsrapporten og notatet til orientering. b. Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp anbefalingene i revisjonsrapporten og notatet om statsstøtteregelverk. c. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp primo 2018. Revisor la frem notatet og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Det ble lagt frem et nytt forslag til tiltak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll med Asker Produkt og notat om statsstøtteregelverk og Asker Produkt til orientering. 2. Rapporten og notatet sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: a. Kommunestyret tar revisjonsrapporten og notatet til orientering. b. Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp anbefalingene i revisjonsrapporten og notatet om statsstøtteregelverk, herunder i. Asker kommune bør etablere konkrete målsettinger med sitt eierskap i Asker Produkt AS. ii. Avklare selskapets forhold til EØS-regelverket iii. Sikre at Asker Produkts arbeidsmarkedstiltak er i tråd med statsstøtteregelverket. c. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp høsten 2017. 4
3/17 Bestillingsdialog nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 3/17 Kontrollutvalget ber revisor komme tilbake med en prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen tema X til møtet 20. mars. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på --- timer. Kontrollutvalget drøftet saken og ber revisor komme tilbake med et problem notat om i hvilken grad de etiske retningslinjene etterleves. Kontrollutvalget foretok endringer i Plan for forvaltningsrevisjon. Det ble lagt frem et nytt forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber revisor komme tilbake med problemnotat om etterlevelse av kommunens etiske terningslinjer. Det settes av inntil 25 timer til dette. 5
4/17 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 4/17 6
5/17 Kontrollutvalgets årsrapport 2016 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 5/17 1. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. 2. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2016 til orientering. Kontrollutvalget drøftet det fremlagte forslaget til årsrapport, og kom med sine innspill. Innspillene innarbeides før saken oversendes kommunestyret. 1. Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. 2. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2016 til orientering. 7
6/17 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 6/17 Medlemmene orienterte hverandre. 8
7/17 Referater 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 7/17 Leder orienterte blant annet fra behandlingen av kontrollutvalgets saker i kommunestyret i desember. 9
8/17 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 16.01.2017 8/17 Ingen saker meldt til behandling. Ingen vedtak. 10