Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl

Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Tidspunkt: 19.05.2015 kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384 e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Høbøl, 13.05.2015 Harald Westby Leder (sign.) -1-

Kontrollutvalget Hobøls møte 19.05.2015 Sakliste U.off. PS 15/7 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.02.2015 PS 15/8 Hobøl kommunes årsregnskap og årsberetning 2014 - kontrollutvalgets uttalelse PS 15/9 Hobøl kommunes skatteregnskap for 2014 PS 15/10 PS 15/11 PS 15/12 Forvaltningsrevisjonsrapport "Krise og beredskapsplan", Hobøl kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-

Saksnr.: 2015/6818 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 56280/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 19.05.2015 15/7 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.02.2015 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.02.2015 godkjennes. Rakkestad, 31.03.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.02.2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10.02.2015 legges frem til godkjenning. -3-

Møteprotokoll Kontrollutvalget Hobøl Møtedato: 10.02.2015, Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 16:45 Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Fra til saksnr.: 15/1 15/6 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Harald Westby, Leder X Lars Ødeby X Asmer Helez, meldt forfall Sissel Jøssang innkaldt og meldt forfall Synnøve Wangberg x Ihlebekk, Simen Gjølsjø ikke møtt Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Bjørn Sjøvold og Økonomisjef Anne-Lise Ringerike Møtende fra revisjonen: Fagansvarlig forvaltningsrevisjon Anita Rønningen Møtende fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær)... Harald Westby Lars Ødeby Asmer Helez Leder. Synnøve Wangberg Ihlebekk. Simen Gjølsjø Merknader Kontrollutvalget Hobøls møte 10.02.2015 Sakliste PS 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014 PS 15/2 PS 15/3 Referater Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune PS 15/4 Orienteringssak - Budsjett 2015 PS 15/5 PS 15/6 Informasjon fra revisjonen Eventuelt -4-

PS 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014, godkjennes Rakkestad, 03.02.15 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling 10.02.2015: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 10.02.2015: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 08.12.2014, godkjennes PS 15/2 Referater Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: De vedlagte referater tas til orientering Rakkestad, 03.02.2015 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling 10.02.2015: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 10.02.2015: De vedlagte referater tas til orientering PS 15/3 Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Hobøl: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune, vedtas -5-

Rakkestad, 03.02.15 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling 10.02.2015: Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget Hobøls vedtak og innstilling 10.02.2015som fremlegges til behandling for kommunestyret i Hobøl: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Hobøl kommune, vedtas PS 15/4 Orienteringssak - Budsjett 2015 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Rådmanns redegjørelse tas til orientering Rakkestad, 03.02.15 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling 10.02.2015: Rådmannen Bjørn Sjøvold, supplert av økonomisjef Anne-Lise Ringerike, orienterte om kommunens budsjett for 2015 og den økonomiske utviklingen i kommunen. Rådmannen understreket at den økonomiske situasjonen i kommunen er ytterst alvorlig. Bruttoutgiftene må reduseres med 10 15 mill. kr for å få balanse. Politikerne må enten vedta en økning av inntektene eller redusere utgiftene og rådmannen vil sørge for konkrete forslag. God ledelse på alle nivå er viktig og en ser at dette bl.a. har betydning for sykefraværet. Kommunen har ikke et spesielt høyt gjeldsnivå. Det skal investeres i infrastrukturen bl.a. ved fornyelse av vann- og avløpsnettet og bygges flere boliger for vanskeligstilte. Planleggingen av idrettshall videreføres. Kommunens servicetorg bygges om. På spørsmål om skolenes «Besseggen-turer» svarte rådmannen at skolene ikke lenger har midler til å tilby disse gratis og foreldrene må derfor overta ansvaret for eventuelle turer. Det ble spurt om situasjonen ved Ringvoll skole ved rektors sykefravær. Rådmannen orienterte om at skolen har en stedfortrederordning, men at knappe ressurser gjør skolen sårbar. Rådmannen orienterte om kommunens arbeid med kommunereformen. Han understreket at dette arbeidet skal foregår i full åpenhet. -6-

Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 10.02.2015: Rådmanns redegjørelse tas til orientering. PS 15/5 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 03.02.15 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling 10.02.2015: Revisjonen ga følgende informasjon: - Forvaltningsrevisjonen av kommunens beredskapsarbeid har oppstartmøte neste fredag. - Forvaltningsrevisjonen er styrket ved en ny fast ansettelse og en ansatt i en engasjementstilling for ett år. - Rita Elnes er ansatt som ny distriktsrevisor og vil trolig tiltre etter påske. - Revisjonen har hatt møte med fylkesmannen om samordningen av tilsynet med kommunene. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 10.02.2015: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. PS 15/6 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 03.02.15 Anita Rovedal daglig leder -7-

Kontrollutvalget Hobøls behandling 10.02.2015: Ingen saker ble tatt opp Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling 10.02.2015: -8-

Saksnr.: 2015/6818 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 66343/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 19.05.2015 15/8 Hobøl kommunes årsregnskap og årsberetning 2014 - kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Hobøl kommune slik det fremgår av vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Rakkestad, 20.04.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2014 for Hobøl kommune utkast 2. Revisors beretning 2014, av 24.04.2015 3. Revisjonsbrev av 05.05.2015 fra IØKR IKS 4. Hobøl kommunes årsregnskap 2014 - sendes direkte til KU i dropbox av kommunen. 5. Rådmannens årsberetning 2014. sendes direkte til KU i dropbox av kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner jfr. kommuneloven avgi uttalelse om årsregnskapet. Forskriftens 7 angir følgende om kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. -9-

Jfr. kommuneloven 48 skal kommunen for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dersom revisor påpeker forhold i årsregnskapet skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp, samt rapportere dersom det foreligger tidligere saker som etter utvalgets mening ikke har blitt fulgt opp på tilfredsstillende måte. Med henvisning til hva departementet uttaler, bør kommunes budsjett og regnskap, rådmannens årsberetning, distriktrevisors beretning og revisjonsbrev være dokumenter kontrollutvalget legger til grunn når det avgir uttalelse. Tidsfrister for regnskapsavleggelsen, årsrapport og revisors beretning: Regnskapet skal avlegges av fagsjef for regnskap innen 15. februar Årsberetning fra rådmann skal avgis med frist 31. mars Revisors beretning skal avgis med frist 15. april Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen 1. juli Vurdering Årsregnskapet og årsrapport er ikke avlagt innen frist fastsatt i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, dermed er revisors frist for beretning flyttet tilsvarende. Revisors beretning er avlagt med forbehold, dvs at revisor har funnet avvik av en slik karakter at det er nødvendig at det påpekes. Forbeholdet omhandler bestemmelsene i kommunueloven 45 og 46. Investeringsbudsjettet skal justeres mht. faktisk fremdrift på kommunens investeringsprosjekter. Hobøl kommune ikke har vedtatt budsjettjusteringer av investeringsbudsjettet i vesentlig grad for 2014. Kommunens driftsregnskap 2014 er avlagt med et negativt netto driftsresultat på kr. 12 463 553,06 og regnskapsmessig merforbruk på kr. 13 574 583,53. Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader Kommunens netto driftsresultat utgjør -3,8 % av driftsinntekter i 2014. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Revisjonen vil være til stede i møtet og kan om ønskelig besvare eventuelle spørsmål fra utvalget. Sekretariatet anbefaler utvalget å benytte seg av denne muligheten, og viser for øvrig til revisjonsbrevet av 05.05.2015. Sekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2014 for Hobøl kommune som det fremgår av vedlegg 1 til saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. -10-

Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Kommunestyret i Hobøl kommune Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2015/6818-5-65034/2015-IDBREM 510/138 16.04.2015 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Hobøl kommune I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet endelig vedtas i kommunestyremøte. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 19.05.2015 behandlet årsregnskapet 2014 for Hobøl kommune. Grunnlaget for behandlingen har vært kommunens årsregnskap, rådmannens årsberetning, revisors beretning og revisjonsbrevet. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret: Årsregnskap og årsberetning er ikke avlagt etter gjeldende tidsfrister. Revisors beretning er avlagt 24.04.2015. Revisor har avlagt beretning med forbehold om budsjettet. Forbeholdet begrunnes med at kommunen ikke har foretatt nødvendige budsjettjusteringer mht. faktisk fremdrift på kommunens investeringsprosjekter. Kommunens driftsregnskap 2014 er avlagt med et negativt netto driftsresultat på kr. 12 463 553,06 og regnskapsmessig merforbruk på kr. 13 574 583,53 Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2013/14. Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat i 2014 utgjør -3,8 % av driftsinntekter. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Besøks- og Postadresse: Industriveien 6. 1890 Rakkestad Org.nr.: 987 424 354 E-postadresse: anirov@fredrikstad.kommune.no Webadresse: www.iokus.no Mobil: 908 55 384 Bankkonto: 1050 14 16733-11-

Saksnummer 2015/6818-65034/2015 Kontrollutvalget anmoder om at revisjonsbrevet av 05.05.2015 følger saken til kommunestyret og ber kommunestyret spesielt merke seg følgende punkter i brevet: o Kommunens økonomiske utvikling Da kommunen ikke har vært stand til å dekke inn de store merutgifter fra tidligere år i tråd med kravene i kommuneloven 48, har kommunen vært oppført i «ROBEK-registeret.» Fylkesmannen har foretatt lovlighetskontroll av budsjettet og budsjettvedtaket, og funnet budsjettet for 2014 lovlig. o Sykepengerestanser Kommunen har avsatt 1,8 mill til gode i sykepengerestanser, og det foreligger en risiko for at noen av restansene ikke blir utbetalt til kommunen. o Likviditet Det er en forverring i fra 2013 i forhold til negativ kortsiktig likviditet til drift, og revisjonen bemerker at det også i 2014 kan ha vært benyttet likvider fra lånemidler til betaling av driftsutgifter. o Finansforvaltning Rådmannen skal rapportere på status for gjeldsforvaltning, revisjonen kan ikke se at slik rapportering foreligger, og forholdet er derfor omtalt i revisors beretning under «andre forhold» Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til årsregnskapet 2014 for Hobøl kommune og slutter seg til revisors beretning av 24. april 2015. Med hilsen Harald Westby Leder av kontrollutvalget Kopi til eksterne mottakere: Formannskapet i Hobøl kommune -12-

Saksnr.: 2015/6818 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 61527/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 19.05.2015 15/9 Hobøl kommunes skatteregnskap for 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Hobøl kommune 2014 til orientering. Rakkestad, 13.04.2015 Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Skatteoppkreverens årsrapport 2014, inkludert skatteregnskapet for 2014 Kontrollrapport 2014, fra Skatteetaten, Skatt Øst, datert 15.02.2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Revisjonen av skatteregnskapet ble i 2004 overført til Riksrevisjonen. Kontrollutvalget har etter dette ingen pålagt, formell oppgave med å behandle skatteregnskapet, eller skatteinnfordringen som funksjon. Skatteinnfordring er imidlertid en viktig lovpålagt kommunal oppgave, og i tråd med dette bør kontrollutvalget følge opp administrasjonens gjennomføring av denne oppgaven. I likhet med tidligere år har skatteoppkreveren lagt frem årsrapport for hele området. I henhold til instruks plikter skatteoppkrever å gi kommune-/bystyret de opplysninger og oppgaver som er nødvendig for tilsyn med den kommunale forvaltningen. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer. Vurdering Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse om skatteregnskapet for 2014, samt Skatteetatens kontrollrapport for 2014, til orientering. -22-

Saksnr.: 2015/6818 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 78241/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 19.05.2015 15/10 Forvaltningsrevisjonsrapport "Krise og beredskapsplan", Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem for Hobøl kommunestyre til behandling: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Krise og beredskapsplan» i Hobøl kommune tas til orientering. 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: Det skal utarbeides en risiko og sårbarhetsanalyse som inneholder de momenter revisjonen trekker frem i sin anbefaling nr 1 i revisjonsrapporten. Risikoene som fremkommer av den helhetlige ROS-analysen skal styre planverket for krise og beredskap. Beredskapsplanen oppdateres slik at det som blir beskrevet som kriseledelse i organisasjonskartet, og deres hovedoppgaver ved en eventuell krise, faktisk er gjeldende ut fra den listen kommunen praktiserer som kriseledelse. Kriseledelsen gjør prinsipielle drøftinger rundt hvilke situasjoner kriseledelse kontra kriseteam skal settes. Det skal vurderes en vaktordning, eventuelt en døgnkontinuerlig telefon, i forbindelse med kriseberedskap. Samarbeidet med andre kommuner skal formaliseres og tydeliggjøres i beredskapsplanen. Det skal vurderes om også andre samarbeid kan være hensiktsmessige med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede resurser. Det skal utarbeides en samlet oversikt over hvilke resurser kommunen selv har til rådighet hvis det skulle oppstå uønskede hendelser, og hvilke resurser som eventuelt er tilgjengelige hos andre aktører. Beredskapsplanen skal til enhver tid være oppdatert, og minimum revideres en gang pr år. Kriseledelsen skal gjøres kjent med de rutiner som finnes for oppdatering av planen, og kommunen må vurdere om oppdateringsrutinene er gode nok. Kommunen må ha fokus på relevante øvelser, samt gjennomføre og evaluere disse. Det må fremkomme av beredskapsplanen når, hvor og hva som skal øves. Det skal utarbeides en opplæringsplan for området som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. 3. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 11 «( ) revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret.» -37-

Rakkestad, 07.05.2015 Anita Rovedal daglig leder Sammendrag I henhold til kommuneloven kap 12 78 og forskrift om revisjon kapittel 3 6 skal det i hver kommune utføres forvaltningsrevisjon, hvorpå revisjonen skal rapportere resultatene av sin revisjon til kontrollutvalget. I sak 14/23 om plan for forvaltningsrevisjon vedtok kontrollutvalget at forvaltningsrevisjonsprosjekt «Krise og beredskapsplaner» skulle gjennomføres i løpet av planperioden. Planen er vedtatt i kommunestyret i sak 14/73. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Krise og beredskapsplan», Hobøl kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger Rapporten er skrevet på bakgrunn av problemstillingen «Er kommunal ROS-analyse, kriseog beredskapsplan utformet i overenstemmelse med statlige føringer? Herunder om kommunen har tilfredsstillende rutiner og prosedyrer for varsling og ansvarsfordeling ved kriser og ulykker? På grunnlag av kontrollhandlinger gjennom intervju, dokumentkontroller og spørreundersøkelse, finner revisjonen at kommunen har planverk for en krise eller berdeskapssituasjon, som til en viss grad oppfyller innholdskravet beskrevet i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Imidlertid foreligger det ikke ROS-analyse, hvilket anses som brudd på forskriften. Revisjonen finner også at planen har mangler og flere forbedringsområder. På bakgrunn av sine funn fremmer revisor 10 anbefalinger for forbedringsområder: 1. Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet en risiko og sårbarhetsanalyse. 2. Revisjonen anbefaler at det er risikoene som fremkommer av den helhetlige ROSanalysen, som styrer planverk for krise og beredskap. 3. Revisjonen anbefaler at beredskapsplanen blir oppdatert slik at de som blir beskrevet som kriseledelsen i organisasjonskart, og deres hovedoppgaver ved en eventuell krise, faktisk er gjeldende ut fra den listen kommunen praktiserer som kriseledelse. 4. Siden det er noe uklarhet rundt kriseteam kontra kriseledelse, anbefaler revisjonen kriseledelsen å gjøre prinsipielle drøftinger rundt hvilke situasjoner kriseledelse skal settes. 5. Revisjonen anbefaler kommunen å vurdere vaktordning, eventuelt en døgnkontinuerlig telefon, i forbindelse med kriseberedskap. 6. Revisjonen vurderer som positivt at Hobøl kommune samarbeider med andre kommuner, og anbefaler kommunen å formalisere slike samarbeid, og tydeliggjøre dem i beredskapsplanen. Kommunen bør videre gjøre vurderinger på om også andre samarbeid kan være hensiktsmessig med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede ressurser. 7. Revisjonen anbefaler kommunen å utarbeide en samlet oversikt over hvilke resurser kommunen selv har til rådighet, og hvilke resurser som eventuelt er tilgjengelige hos andre aktører, hvis det skulle oppstå uønskede hendelser. 8. Revisjonen anbefaler at kommunens beredskapsplan til enhver tid er oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr år. Videre bør kriseledelsen gjøres kjent med -38-

de rutiner som finnes for oppdatering av planen, og eventuelt bør kommunen gjøre vurderinger på om oppdateringsrutinene er gode nok. 9. Revisjonen anbefaler kommunen om ha fokus på relevante øvelser, og gjennomføre og evaluere disse. Det bør også fremkomme av beredskapsplanen når, og hvor, og hva som skal øves. 10. Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet en opplæringsplan for området som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Rådmannen slutter seg til revisjonens anbefalinger i sin tilbakemelding, og gjør rede for hvordan de enkelte anbefalinger i rapporten vil følges opp videre. Sekretariatet ber kontrollutvalget samtidig merke seg at det opplyses om at fylkesmannen også vil gjennomføre tilsyn i forhold til Hobøl kommunes beredskapsarbeid. Vurdering Rapporten anses, etter sekretariatets syn, å være i samsvar med kontrollutvalgets bestilling, samt at problemstillingen i rapporten besvares. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten og rådmannens tilbakemeldinger til orientering. Revisjonen vil være til stede og tilgjengelige for å besvare spørsmål fra utvalget når saken behandles. -39-

Saksnr.: 2015/6818 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 56288/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 19.05.2015 15/11 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, 31.03.2015 Anita Rovedal daglig leder -70-

Saksnr.: 2015/6818 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 56293/2015 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl 19.05.2015 15/12 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad, 31.03.2015 Anita Rovedal daglig leder -71-