11 Strategisk arbeid

11 Strategisk arbeid

Vedtak i Finansstyret 5. oktober 2004: STRATEGISK UTVALG SAK 21/04 Strategisk arbeid framover Arbeidsgruppen for Strategiarbeid (SAU) ble nedsatt våren 2004 for å utrede behovet for strategiarbeide og foreslå en videre prosess. Dette har resultert i forslag om opprettelse av et strategisk utvalg på Studentersamfundet. SAU har også jobbet frem forslag til fokusområder for et strategisk utvalg. Finansstyret vedtar å nedsette et Strategisk Utvalg for å vurdere den nåværende og fremtidige virksomheten til Studentersamfundet i Trondhjem. Gruppen skal arbeide ut fra formålsparagrafen til Studentersamfundet og eventuelle endringer og tiltak skal være begrunnet i denne. Strategisk utvalg skal ha følgende fokusområder: Arealutnyttelse Hverdagstilbud Kompetanse Samfundet og samfunnet. Arbeidsgruppen for strategiarbeid iverksetter en åpen rekrutteringsprosess for å finne medlemmer til et strategisk utvalg. Arbeidsgruppen intervjuer søkere og innstiller medlemmer til Strategisk Utvalg. Strategisk utvalg skal oppnevnes av og rapportere til Finansstyret, og vil fungere som et utredningsorgan. Endringer av mandat og rammer etter nedsetting av utvalget skal godkjennes av Finansstyret. Arbeidsgruppen for Strategiarbeid (SAU) sin rapport: Hva ønsker man med et nytt Strategisk Utvalg på Studentersamfundet i Trondhjem Hovedgrunnen til å sette ned et nytt strategisk utvalg er for å bevare den gode trenden Studentersamfundet nå er inne i. Medlemsfokuset er sterkt. Medlemstallet og besøket er høyt. Arrangementene og aktivitetene holder et høyt nivå. Økonomien ser ut til å være bedre enn på lenge. Og det ser endelig ut som det kan bli et bygg på Fengselstomta. Men alle disse positive tingene kan også ha negative konsekvenser på Samfundet. Arbeidsbelastning, trivsel og profesjonalisering er stikkord. Vi skal ikke være profesjonelle for enhver pris. Folk skal ha det gøy på jobb, og man skal drive med ting man synes er spennende og interessante. Spørsmålet kan være om man faktisk gjør dette nå, eller om utviklingen de siste årene har gjort at man enten sliter seg ut på feil ting eller at man ikke i stor nok grad har fått tilpasset Samfundet til dagens forventninger og krav. Det er dette vi kan trenge et nytt Strategisk Utvalg til. Et åpent organ som kan se på både dagens virksomhet og

fremtidige utviklingsmuligheter for hvordan vi skal være det naturlige samlingspunktet for studentene i Trondheim. Finansstyret satte i mai ned en gruppe som skulle arbeide med forarbeidet til et mulig SU. Medlemmene i denne gruppen har bred erfaring fra Samfundet, og disse skulle arbeide med å identifisere de viktigste utfordringene Samfundet står foran, samt å foreslå noen målsettinger for den fremtidige virksomheten. Det vi trenger nå er en diskusjon blant alle gjengene om hvorvidt det er disse områdene Samfundet trenger å fokusere mest på. Her trenger vi innspill fra dere. Hvilke områder synes dere det er mest viktig at Samfundet ser på, og hvorfor nettopp disse? Arbeidsgruppen har kommet opp med fire områder som vi vil presentere litt nærmere nedover i dokumentet. Arealbruk og arealutnyttelse Et nybygg på Fengselstomta (Klostergaten 9) har blitt diskutert lenge, men man er kanskje nærmere en realisering av dette nå enn noen gang tidligere. Dette bygget skal benyttes som jobb-, øvings- og møtearealer og er beregnet til ca 1000 m² netto. Med dette får man frigjort plass på offentlige arealer som misbrukes til slik virksomhet i dag. Vi får muligheten til å ha flere arrangementer som er åpne for alle medlemmene. Samtidig kan bygget også frigjøre plass inne på dagens private områder som kan brukes på andre måter. Hvordan og hva? Det er opp til gjengene. Hvordan er arealene i dag i forhold til jobben dere skal gjøre, sosiale hensyn, møtevirksomhet, lagerplass etc..? Og hvordan mener dere at dette bør være? Hva synes dere bør være i et nytt bygg? Hverdagstilbudet Samfundet er godt etablert som studentenes foretrukne utelivsplass i helgene. Besøket er godt og tilbudene er gode og innarbeidede. Men hvordan ligger vi an på hverdagene? Hvordan kan vi få medlemmene til å bruke Huset mer på en vanlig tirsdag eller onsdag? Bør man tenke mer som man gjør i helgene, eller skal man tenke som man gjør i dag? Skal man tenke helt nytt, eller skal kanskje alt dette kombineres? Kan man aktivisere flere medlemmer i kunstneriske innslag, og kan disse bidra på andre måter for å øke hverdagstilbudene? MKPs undersøkelse fra våren 2004 viser at kafé er studenters fritidssyssel nummer én, men de er sjelden på Samfundet for dette. Kan og bør vi gjøre noe her? Igjen; det er opp til gjengene. Hvordan kan vi få mer til å skje på Huset på hverdager, og hvordan kan vi få dette til uten at det skal påvirke arbeidsbelastningen og trivselen til de som må jobbe med det..? Kompetanse Kompetanse er et gjennomgangstema i slike prosjekter på Samfundet. Fokus har ofte vært kompetanseoverføring, mens vi denne gangen heller foreslår å se på utnyttelse av kompetanse. Enkelt og greit: gjør vi de tingene hver enkelt gjeng er best til? Bruker gjengene mesteparten av tiden på det de primært skal arbeide med, eller påvirkes det av andre oppgaver som kanskje ikke er like viktige? Har vi det gøy mens vi jobber, og jobber vi med de tingene vi synes er spennende og interessante? Hvis ikke: hva bør gjøres med det? Og dette gjelder både for Studentersamfundet som helhet og for gjengene spesifikt. Har vi riktig fokus og arbeidsoppgaver? Samfundet og Samfunnet Det er mange ting som påvirker Studentersamfundet i dag, og kanskje enda flere som vil påvirke oss i fremtiden. Kvalitetsreformen er et godt eksempel som påvirker både studievaner

og engasjement. Rekrutteringsgrunnlaget for medlemmer og gjengmedlemmer er en annen ting. Om få år kan vi for eksempel få mye større studentkull enn vi har i dag. Lover og regler, vaner og uvaner hos studentene, forhold til samarbeidspartnere og konkurrenter. Hva kan vi gjøre med dette? Hvordan kan vi få tak i og bruke denne informasjonen på en god måte? Hvordan kan vi tilpasse oss, og hvordan kan dette påvirke driften i dag og i fremtiden? Vi har nå foreslått fire hovedområder der arbeidsgruppen mener at Samfundet trenger å se på dagens virksomhet og fremtidige muligheter. Det vi trenger nå er innspill fra alle dere som er med på driften. Hva synes dere er de viktigste tingene Samfundet bør se på, og hvilke tanker har dere rundt de temaene som er foreslått her? Det er viktig at dere får diskutert dette nøye både i gjengene og blant gjengene, for dette er en mulighet til å gjøre Samfundet enda bedre og for å sikre at vi står like sterkt om ikke sterkere om 10, 15 og kanskje 50 år.

Vedtak fra Finansstyrets referater: MEDLEMSKORTPROSJEKTET SAK 22/02 Medlemskortprosjektet Andreas Jordell og Amund Tøftum redegjorde for status for medlemskortprosjektet. "Markedsplan medlemskort Studentersamfundet" ble overlevert. Rapporten er skrevet i forbindelse med faget "Markedsføring og entreprenørskap" ved NTNU. Finansstyret gir sin tilslutning til medlemskortprosjektets framlagte visjon og målsetninger. Finansstyret ber om at budsjett for kampanjer høsten 2002 framlegges på førstkommende møte. SAK 19/03 Medlemskortprosjektet Medlemskortprosjektet ble satt i gang våren 2002 for å bidra til å øke medlemstallet ved Studentersamfundet. Andreas Jordell går av etter et år som leder for prosjektet og det skal settes sammen en ny gruppe. Gjengsekretariatet har innstilt Christian Waale Hansen som ny leder for perioden fram til våren 2004. Finansstyret takker Andreas Jordell for god innsats i jobben som leder for Medlemskortprosjektet 2002/2003. Finansstyret godkjenner Christian Waale Hansen som ny leder for Medlemskort-prosjektet og ønsker lykke til i oppfølgingen og videreføringen av Medlemskortprosjektet 2002/2003. Finansstyret ber Gjengsekretariatet følge opp videre arbeid i Medlemskortprosjektet og koordinere budsjettering av høstens tiltak. Finansstyret anser at det er satt av tilstrekkelige midler til tiltak i driftsbudsjettet. SAK 18/05 Sluttrapport fra Medlemskortprosjektet Medlemskortprosjektet ble opprettet i 2002 med formål å øke salget av medlemskort, samt se på utviklingen av dette. Prosjektet går nå mot slutten og prosjektleder Christian Waale Hansen har levert en sluttrapport til Finansstyret. Finansstyret tar Medlemskortprosjektets rapport til orientering og berømmer gruppen for innsatsen. Det bes om at Medlemskortprosjektet leverer en innstilling til Finansstyret på møtet i august, hvor ansvarsplassering for videre oppfølging klargjøres.

INTENSJONSAVTALE OM OPPFØRING AV NYBYGG

NYBYGG PÅ «FENGSELSTOMTA» Vedtak gjort i Finansstyrets møter som omhandler arbeidet med Klostergata 9, «Fengselstomta»: 20. mai 2003 SAK 16/03 Videre arbeid med Fengselstomta Finansstyret ønsker å vurdere alternativer for utbygging av Fengselstomta, Klostergata 9. Finansstyret nedsetter en arbeidsgruppe bestående av Gisle Aasgaard, Hans Bøhle Aarhus og Håvard Hamnaberg (leder) som bes utrede muligheter og skissere en eventuell løsning, inklusive arealbehov, byggemulighet, finansiering, eierskap og prosjektorganisering. 2. september 2003 SAK 26/03 Fengselstomta Arbeidsgruppa som ble nedsatt i mai (sak 16/03) har levert rapport og skisse til videre arbeid. Håvard Hamnaberg redegjorde på møtet. Det planlegges nå med en bygning i størrelsesorden 1000 m². NTNU har gitt tilsagn om 7 millioner til prosjektet. En viktig del av det videre arbeidet er å sikre øvrig finansiering til prosjektet. Finansstyret går inn for å fortsette arbeidet med løsningen som er foreslått av arbeidsgruppen som ble opprettet i mai, se sak 16/03. Finansstyret ber arbeidsgruppen fortsette utredningen og rekruttere medlemmer etter behov. Finansstyret vedtar å fremme følgende sak for Studentersamfundet: «Studentersamfundet i Trondhjem, samlet til møte 17. september 2003, ber Finansstyret arbeide videre med planene om å realisere et bygg på eiendommen Klostergata 9, Fengselstomta, innen rammene som er presentert.» 11. mai 2004 SAK 08/04 Fengselstomta Prosjektgruppen som har arbeidet med utbygging av Fengselstomta har i samarbeid kommet fram til et løsningsforslag der NTNU setter opp et bygg som Studentersamfundet kan benytte vederlagsfritt. NTNU vil eie bygg og tomt, mens Studentersamfundet vil står for driften av bygget. Ved videre utbygging av eiendommen vil Studersamfundet ha mulighet til å øke arealet ytterligere. Foreløpige kalkyler viser at Studentersamfundet må regne med følgende engangskostnader ved en utbygging: Inventar med 500.000 kroner og

tilpasninger av Samfundsbygningen med 750.000 kroner. Videre regnes det med at årlige driftskostnader i intervallet 400.000 600.000 kroner for bygningen, noe som tilsvarer 40-80% av resultatet fra kafèdriften utenom helgene. Videre peker man på at deler av arealet er tiltenkt enheter med egen økonomi og at disse kan dekke deler av driftskostnadene. Det er ønskelig å behandle saken i Studentersamfundet før videre avtalearbeid og forprosjektering noe som kan gjøres sommeren 2004. Styret har foreslått å avholde Samfundsmøte 19. mai 2004. Finansstyret går inn for å fortsette arbeidet med framlagt løsning for realisering av et bygg på eiendommen Klostergata 9 i samarbeid med NTNU. Finansstyret vedtar å fremme følgende sak for Studentersamfundet:. «Studentersamfundet i Trondhjem, samlet til møte 19. mai 2004, gir sin tilslutning til framlagte planer og løsningsrammer for å realisere et bygg på eiendommen Klostergata 9, Fengselstomta. Finansstyret gis fullmakt til å inngå avtaler med NTNU om bebygging og bruk av eiendommen, herunder fullmakt til å overdra eiendommen Klostergata 9 til NTNU.» Finansstyret ber Styret avholde Samfundsmøte der saken kan behandles, fortrinnsvis 19. mai 2004. 5. oktober 2004 SAK 22/04 Fengselstomta romplan og organisering fremover Fengselstomtprosjektet (FTP) har utarbeidet en romplan for nybygg på fengselstomta. FTP har i romplanen lagt vekt på å avlaste offentlige arealer, bedre arbeidsforholdene for ansatte, bedre arbeidsforholdene for Mediastud og festivalene samt frigjøre private arealer. Romplanen har vært til høring hos alle gjengene. FTP ønsker i sitt videre arbeid å fortsette med Håvard Hamnaberg som leder, Hallstein Havåg og Eirik Sæther, samt knytte til seg nye medlemmer for videre arbeid med byggeprosjektet på Fengselstomta og konsekvenser dette vil få i Samfundsbygningen. Finansstyret gir tilslutning til fremlagte forslag til romplan for nybygg på fengselstomta. FTP gis fullmakt til å gjøre mindre vesentlige endringer i romplanen. Finansstyret ber eksisterende arbeidsgruppe arbeide videre med realiseringen av fengselstomtprosjektet med Hamnaberg som leder. Gruppen gis fullmakt til å rekruttere nye medarbeidere, slik at gruppen vil utgjøre 10 medlemmer totalt. Finansstyret forventer kontinuerlig rapportering.

16. november 2004 SAK 29/04 Utbygging av Klostergata 9 (Fengselstomta) Fengselstomtprosjektet v/leder Håvard Hamnaberg orienterte om status for prosjektet: Rekrutteringen er ferdig og prosjektorganisasjonen er fulltallig. Prosjekteringsarbeidet rundt nybygget er stilt i bero i påvente av løsning for veien bak Samfundsygningen; det ventes en avklaring i mai 2005. Det pågår forhandlinger med NTNU om avtaleverket for eiendomsoverdragelsen og utbyggingen. Hamnaberg presenterte struktur og prinsipper for avtaleverket. Det er gjort en initiell analyse av kostnadene som må bæres av Studentersamfundet. Det kan regnes med 200 tusen kroner til prosjektering av ombygginger i Samfundsbygningen i 2005, mens kostnader til ombyggingen anslås til 2 millioner kroner, der 50% søkes dekket av eksterne bidragsytere, og inngår i revidert vedlikeholdsplan for perioden 1997-2006. Det kan videre regnes med 300 tusen kroner til anskaffelse av inventar i 2006. 5. april 2005 SAK 09/05 Finansstyret er tilfreds med resultatene fra arbeidet i Fengselstomtprosjektet så langt. Finansstyret ber Fengselstomtprosjektet innhente en tredjepartsvurdering av avtaleverket med hensyn på ivaretakelse av Studentersamfundets langsiktige interesser i eiendommen og bygningen. Fengselstomtutbygging Forhandlingene med NTNU har ført fram til forslag til avtaler: Intensjonsavtale for utbyggingen, avtale om salg av eiendommen og langsiktig leieavtale for bygget. Prinsippene i avtalene er at NTNU vil sette opp et bygg etter Studentersamfundes ønsker og retningslinjer på rundt 1000 kvm, innenfor en ramme på 22 millioner kroner. Studentersamfundet vil leie bygningen vederlagsfritt i 99 år og stå for driftsutgifter og indre vedlikehold. NTNU vil overta eiendommen Klostergata 9 gratis og kunne disponere denne til videre utbygging. Inntil videre utbygging vil bruk av av tomten kunne avtales med NTNU, mens ved en utbygging vil Studentersamfundet ha mulighet til å forhandle om mer arealer. På den tekniske siden er det tegnet et skisseprosjekt og utarbeidet en romplan. Prosjekteringsarbeidet rundt nybygget er stilt i bero i påvente av løsning for veien bak Samfundsbygningen. Det er satt igang en reguleringsprosess som normalt tar ett år regnet fra sommeren 2004. Videre arbeides det med å justere eiendomsgrensene mellom Fengselstomta og Samfundsbygningen. Tidsaspektet for disse prosessene fører til at utbyggingen må legges fram til behandling i Studentersamfundet.

Finansstyret gir sin tilslutning til framlagte forslag til avtaler om salg, utbygging og bruk av eiendommen Klostergata 9, Fengselstomta. Finansstyret vedtar å fremme følgende sak for Studentersamfundet: «Studentersamfundet i Trondhjem, samlet til møte 20. april 2005, gir sin tilslutning til prinsippene i framlagte avtaler og planer for å realisere et bygg på eiendommen Klostergata 9, Fengselstomta, herunder overdragelse av eiendommen Klostergata 9 til NTNU og inngåelse av en langsiktig leieavtale i et bygg reist av NTNU. Finansstyret gis fullmakt til å inngå avtaler med NTNU om utbygging, salg, leie og bruk av eiendommen. Fullmakten omfatter redaksjonelle endringer av avtalene innenfor framlagt prinsipper og gis en varighet på et år.» Forutsatt tilslutning fra Studentersamfundet gir Finansstyret leder fullmakt til å inngå avtaler på vegne av Finansstyret vedrørende salg, utbygging og leie av Klostergata 9, herunder å signere dokumenter sammen med Studentersamfundets leder. 24. mai 2005 SAK 23/05 Oppnevning av ny leder for Fengselstomtprosjektet I sak 16/03 ble Fengselstomtprosjektet (FTP) opprettet med Håvard Hamnaberg som leder, for å utrede muligheter for nybygg på fengselstomta. Hamnaberg har nå gitt beskjed om at han ønsker å fratre som leder i FTP. SAK 24/05 Finansstyret utnevner Hallstein Havåg som ny leder av Fengselstomtprosjektet. Konsekvensprosjektet ansvar for oppfølging I forbindelse med den planlagte utbyggingen på Fengselstomta vil en del av de offentlige og private arealene i dagens Samfundsbygning måtte omdisponeres og/eller ombygges. Dette er en nødvendig del av arbeidet med å maksimere effekten av nybygget slik at det kommer flest mulig av Samfundets ansatte og aktive til gode. En plan for disse omdisponeringene må gjøres samlet for å få en helhetlig løsning, og må være klar i god tid før nybygget står ferdig. Finansstyret ber Fengselstomtprosjektet lede prosessen med ombygginger av Samfundsbygningen som konsekvens av utbyggingen på fengselstomta. Det er en forutsetning at arbeidet blir gjennomført i forståelse med gjengene på Huset, D-gjengen og Samfundets byggekomite.

REFERAT GJENGSSJEFSSEMINAR VÅREN 2006 (24. 26. februar 2006) Tilstede: Gjengsjefene, de tre redaktørene for MediaStud og ISFiT-styret. Av disse var følgende var ikke tilstede: 2 fra ISFiT-styret, LIM-sjef I tillegg var studentassistent i Ledelse i Praksis (LiP), Harris Utne, tilstede. Fredag 24. februar: Det ble ønsket velkommen av GS, og alle tilstede presenterte seg. Kort LiP-orientering ved Harris Utne og Stian Samset Hoem. Deretter følgte en kort diskusjon om hva deltakerne selv ønsket å få ut av seminaret? Hvilke temaer vil vi diskutere? Følgende temaer kom opp: - Arrangementer utenfor semesteret (Charlotte, FK) - Avsluttende oppgave LiP (Mari,Styret) - GSK-møtene (Ove, GSK) - Samarbeid mellom gjenger (Odd, KiSS) - GS sin rolle (Stian, GS) - Motivasjon (Linn, TSS) - Pangenes rolle Lørdag 25. februar: Plenumsdiskusjon: - GSKs rolle og funksjon - Røyking på hybler - Barsystem på hybler Organisering av gruppediskusjoner. Følgende temaer ble diskutert: - Motivasjon o Arbeidsbelastning o Skole og frivillighet - Husfølelse - Regelbrudd og hybelregler. - Arrangementer utenfor semesteret - Samarbeid mellom gjenger Resultatene fra disse diskusjonene ble presentert i plenum, og etter at denne runden var gjennomført oppsummertes de konkrete tiltakene: o Styret og LIM skal se på muligheten for å lage Sleppfest for Samfundetprogrammet i lik linje med hva ISFiT og UKA gjør. o Det ble ytret ønske om å ha lesesal i klubben 2 dager i uka: KK kan administrere denne. GS tar saken. o Arrangering av Super-GSM hvert semester for å kartlegge arbeidsbelastning og spesielle behov for semesteret som helhet. GS er ansvarlig. o Gjengsjefene oppfordres til å besøke ulike gjenger og fortelle hva de driver med. o Styret skal lage et Samfundsmøte om Samfundet og Samfundsmøter.

Sjur Atle Henriksen fra Strategisk Utvalg (SU) kom og informerte om hva SU jobber med. Deretter fulgte en diskusjon om hybelregler og regelbrudd. Følgende tema ble tatt opp: - Rydding av arealer i forhold til rømningsvei og brannsikkerhet. - Hvilke sanksjoner kan man bruke for at det skal ha noen virkning - Stenge hybel ved gjentatte/grove brudd på reglene Det ble foreslått at gjengsjefene skal bruke tid på å prate med sine respektive om disse problemene. Søndag 26. februar: Forelesning i Ledelse i Praksis ved Endre Sjøvold: Konflikthåndtering. Diskusjon: Etter UKA, før ISFiT. Hva kan man lære av arrangeringen av UKA og ISFiT-2005 som man kan ta videre for ISFiT- 2007?