Rapportering og oppfølging av prosjekt

Rapportering og oppfølging av prosjekt Henrik Arvidsson SIU Flesland, 13. september 2017

Agenda Rapportering i Erasmus+ Kontroller Flytte midler mellom budsjettposter Oppfølging og veiledning Spørsmål

SIUs forpliktelser Nasjonalkontor for Erasmus+ Oppfølging av prosjekter gjennom hele prosjektsyklusen Informasjon og veiledning Søknadsbehandling og tildelinger Oppfølging av prosjekt underveis Rapportering 3

Rapportering i Erasmus+ 4

Interimrapport Rapporteres fra oppstartdato til og med 31. august 2017 Felles rapport for hele partnerskapet Fremdrift, kommunikasjon og regnskap Oppsummering av aktiviteter og resultater i første år Fremdrift i forhold til planer i søknaden, evt. utfordringer Spredning og bruk av resultatene Prosjektregnskap per 31. august 2017 Sendes gjennom Mobility Tool+ Godkjennes av SIU Frist for innlevering: 30. oktober 2017 5

Utbetaling av midler 2-årige prosjekter Interimrapporten genererer ikke ny utbetaling Siste 20% utbetales etter godkjent sluttrapport (80/20) 3-årige prosjekter 40/40/20 Minst 70% av første utbetaling må være brukt opp for å utløse de neste 40% (hvis ikke må det sendes inn ny interimrapport). 6

Sluttrapport Rapporterer for hele prosjektperioden (felles for hele partnerskapet) Kvalitativ del Fokus på måloppnåelse og resultater Implementering i forhold til beskrivelse i søknaden Virkning og spredning av resultater Levedyktighet hva skjer med resultatene fremover? Statistikk og økonomi Alle tall genereres fra relevant sekjson i Mobility Tool+ Obligatorisk å registrere prosjektet i Erasmus Project Results Platform Får automatisk epost når prosjektet er ferdig Dokumentasjon Vi trenger ingen dokumenter i første omgang Unntak: Exceptional costs og special needs 7

Evaluering av rapporten Kvalitativ evaluering Score 100 poeng, lavere enn 50 poeng kan medføre reduksjon Eksterne og interne eksperter 8

Sluttrapport hva ser vi etter? Relevans: her ser vi mer etter om resultatet er tilpassa sektor eller målgrupper Kvalitet på implementering: resultat av aktiviteter har en oppnådd det som var målet med aktivitetene? Kvalitet på partnerskapet: har alle bidratt inn i prosjektet? Disseminering og virkning: er resultatet tilgjengelig og markedsført utover partnerskapet, og i henhold til søknad? 9

Utbetaling av midler Sluttrapporten skal sendes SIU innen 60 dager etter sluttdato til prosjektet SIU har 60 dager til å evaluere sluttrapporten og utbetale sluttoppgjøret Ved mangelfull rapport/ dokumentasjon, har koordinator 30 dager til å sende dokumentasjonen til SIU 11

Resultater og virkning Rapportene leses og brukes flittig! Møter med prosjektene gir nyttig erfaring Gode eksempler brukes i mange sammenhenger Magasiner Konferanser Rapportering knyttet til resultatoppnåelse og virkning 12

Kontroller SIU og Kommisjonen kan foreta sjekk og revisjon av prosjekter i løpet av prosjektperioden eller 5 år etter at sluttoppgjøret ble utbetalt til koordinatoren All originaldokumentasjon må oppbevares i 5 år 14

Forskjellige typer kontroller Final report check Desk check On the spot check during project implementation On the spot check after completion of the project 15

Vi må få stadfestet at aktiviteten har funnet sted aktiviteten er i trå med reglene (for eks. godkjente land, varighet, type deltakere, samsvar med søknad m.m.) kvaliteten er tilfredsstillende 16

Final report check Evaluering av produkter/aktiviteter ift. søknad Evaluering av raporterte kostnader Desk Check Et antall prosjekt må levere tilleggsinfo (timelister, signerte deltakerlister etc.) For oversikt over hvilken slags dokumentasjon som vi etterspør se Annex III i kontrakten 17

On the spot checks During the project kontroll av resultater så langt i prosjektet kontroll av aktivitetene på stedet After the project kontroll av kostnader opp mot regnskap- og lønnssystem kvalitetssjekk av aktiviteter i forhold til søknad 18

Endringer Det er lov å gjøre endringer i budsjettet. Dere kan overføre opp til 20 % fra en budsjettkategori til en annen (men den nye budsjettkategorien kan ikke øke med mer enn 20 %) Dersom det er budsjettendringer som overstiger 20 %, må det sendes skriftlig søknad Dere kan ikke overføre midler til Project management and implementation eller Exeptional costs Dere kan ikke overføre midler til budsjettkategorier man i utgangspunkt ikke har søkt om (unntatt Special needs) 20

Oppfølging og veiledning Kontaktperson ved SIU Oppstarts- og erfaringsseminar Veiledning på telefon, mail og videomøter Prosjektmøter - monitorering Delta på ulike prosjektaktiviteter in action 22

Takk for oppmerksomheten! henrik.arvidsson@siu.no 24