Rapporteringsplan for "Samanom ein betre kommune"2013-2015, pulje 2 Det tas forbehold om eventuelle endringer. Kommuner som avslutter progra mmet før skal levere sluttrapport senes 15. november i avslutningsåret. All korrespondanse kan sendes som e-post: postmottak@krd.dep.no År Frist Hva Merkes Cr.1 0 1. N 1.mai Oppstartsrapportering (utfylt skjema) Innsendelse av prosjektplan, Prosjektplan skal inneholde: Målsettinger Målbart utgangspunkt før prosjektstart på målsettinger Milepælsplan Risikoanalyse Tiltak som skal prøves ut Oversikt over organisering av prosjektet Beskrivelse av hvordan resultater i prosjektet skal implementeres (gevinstrealisering) 1. Melde fra om hele tilskuddsbeløpet for september 2013 benyttes Melde fra om kommunen ønsker å fortsette i 2014 (jmf. Tilskuddsbrevet) 15. Anmodning om utbetaling av tilskudd november med oppstilling av bruk av midler 2013 (jmf. Tilskuddsbrevet) 1.februar Årsrapportering 1. juni Revisorgodkjent regnskap for 2013 (jmf Tilskuddsbrevet) september Halvårsrapportering Melde fra om hele tilskuddsbeløpet for 2014 benyttes Melde fra om kommunen ønsker å fortsette i 2015 Sak 12/982 Oppstartrapporteing og prosjektplan pulje 2 Sak 12/985 Saman om; Tilbakemelding om bruk av tilskudd og fortsettelse i 2014 Sak 12/985 Saman om: Anmodning om utbetaling av tilskudd Sak 12/982 Saman om: Årsrapportering 2013 pulje 2 Sak 12/985 Saman om: Revisorgodkjent regnskap 2013 i
Lfl 2016 15. november 1.februar 1.juni 1. september Anmodning om utbetaling av tilskudd med oppstilling av bruk av midler 2014 Årsrapportering Revisorgodkjent regnskap for 2014 Halw r r ortering Melde fra om hele tilskuddsbeløpet for 2015 benyttes 15. Anmodning om utbetaling av tilskudd november 2015 Sluttrapportering Evaluering med minimum følgende punkter: Målbart utgangspunkt for prosjektet og resultat ved prosjektslutt Hvilke tiltak det har vært arbeidet med i prosjektet? Viktigste suksesskriterier for oppnådd resultat? (Eventuelt dersom resultatet ikke har blitt som forventet hva antar dere er årsaken) Hva har vært den viktigste læringen? Hvordan skal kommunen innarbeide erfaringene i organisasjonen etter prosjektslutt? Regnskap for hele prosjektperioden 15. juni Revisorgodkjent regnskap for 2015 2
Oppstartsrapportering 1.1 Betin elser i tilskuddsbrev Vi godtar betingelsene som fremgår av tilskuddsbrevet 2013 Ja Nei 1.2 Omfang av prosjektet Hvor lenge skal prosjektet pågå: 2012 2013 2014 2015 1.3 Organisering av prosjektet Hvordan er deltakelsen fra partene ivaretatt i prosjektet? Styringsgruppe Part Hvem Sett kryss Har ikke styringsgruppe Politikere Administrasjon Ansatterepresentanter Prosjektgruppe(r) /Arbeidsgruppe (r) Part Hvem Sett kryss Har ikke prosjektgruppe(r)/arbeidsgruppe(r) Politikere Administrasjon Ansatterepresentanter 3
Er prosjektleder avklart? Ja Nei Hvor stor stillingsandel har prosjektleder til dette arbeidet? 100 % Mellom 50 og 100 % 50 % Under 50 % Ikke avklart 1.4 Hvilket tema arbeides det med (gjerne flere kryss) Nærvær Heltid Kompetanse-rekruttering Omdømme, spesifiser: 1.5 Målsettinger i prosjektet I dette setter dere opp effektmål, resultatmål og mål for drivere til prosjektet/programmet. Det kan hende dere har andre definisjoner på målsettingene i prosjektet. Vi har benyttet følgende definisjoner på målsettingene. Effektmål (overordnet mål/hensikt) Hvilke effekter/gevinster ønsker prosjekteier(e)/oppdragsgiver å oppnå med prosjektet? Hva er hensikten med prosjektet? Resultatmål Hvilket resultat skal foreligge ved slutten prosjektet, og som det skal rapporteres på underveis i prosjektet? Hva er utgangspunktet (0-punktet)? Når og hvor ofte skal dere Drivere er forhold som påvirker resultat og effekten. Hva er det som påvirker resultater og effekter? Hvordan kan dere måle og undersøke dette underveis? 4
* Sett kryss Har ikke kommet så langt enda Dersom ikke mål: Hva arbeides det med? Effektmål Når Resultat siste siste måling måling Resultatmål Når Resultat siste siste måling måling Drivere Når Resultat siste siste måling måling 1.6 Tiltak Her fyller dere inn på det temaet/de temaene dere arbeider med. Dere kan sette kryss ved flere tiltaksgrupper. Spesifiser tiltakene i stikkordforms. Har ikke kommet så lang enda Dersom dere ikke har kommet så langt enda. Beskriv hva det arbeides med Sett kryss 5
Nærvær: Tiltaksgruppe Individrettede tiltak (Tr.v I titrettelegging oppfqlging) Prosjektrettede tiltak (Prioriterte grupper/områder) Fundamenteringstiltak (Struktur, kultur, prosedyrer, rutiner) Forprosjekt Sett kryss Spesifiser tiltak Heltid Tiltaksgruppe Sett kryss Spesifiser tiltak Arbeidstidsordninger Vikarordninger Endring av stillingsstørrelse Kompetansetiltak Kompetanse/rekruttering Tiltaksgruppe Strategisk kompetanseplan Sett kryss Spesifiser tiltak Kultur for læring Kursing (lederkurs, introduksjonskurs og lignende) Kompetanseportal Samarbeid med skoler/høgskoler 6
Omdømme Tiltaksgruppe Sett kryss Spesifiser tiltak Identitet og bevissthet hos medarbeidere Kunnskap hos lederne Kunnskap og identitet hos innbyggerne Ekstern informasjon 1.7 Hva ønsker vi å fremheve fra vårt prosjekt Her skriver dere om noe dere har kommet fram til, oppnådd i prosjektet. Det kan også være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om. Prosjektplanen skal vedlegges. 7
Årsrapportering Lti Det tas forbehold om rapporteringsopplegget. Endringer sendes prosjektet i god tid før rapporteringsfrist. 1.8 Om prosjektet 1.8.1 Hvilket tema arbeides det med (gjerne flere kryss) Nærvær Heltid Kompetanse-rekruttering Omdømme, spesifiser: 1.8.2 Mål I dette setter dere opp effektmål, resultatmål og mål for drivere til prosjektet/programmet. Det kan hende dere har andre definisjoner på målsettingene i prosjektet. Vi har benyttet følgende definisjoner på målsettingene. Effektmål (overordnet mål/hensikt) Hvilke effekter/gevinster ønsker prosjekteier(e)/oppdragsgiver å oppnå med prosjektet? Hva er hensikten med prosjektet? Resultatmål Hvilket resultat skal foreligge ved slutten prosjektet, og som det skal rapporteres på underveis i prosjektet? Hva er utgangspunktet (0-punktet)? Når og hvor ofte skal dere Drivere er forhold som påvirker resultat og effekten. Hva er det som påvirker resultater og effekter? Hvordan kan dere måle og undersøke dette underveis? 8
Effektmål Når Resultat siste siste måling måling Resultatmål Når Resultat siste siste måling måling Drivere Når Resultat siste siste måling måling 1.8.3 Tiltak Her fyller dere inn på det temaet/de temaene dere arbeider med. Dere kan sette kryss ved flere tiltaksgrupper. Spesifiser tiltakene i stikkordforms. Næryær: Tiltaksgruppe Individrettede tiltak (Trivsel, tilrettelegging oppfølging) Prosjektrettede tiltak (Prioriterte grupper/områder) Fundamenteringstiltak (Struktur, kultur, prosedyrer, rutiner) Forprosjekt Sett kryss Spesifiser tiltak 9
Heltid Tiltaksg Jppe Sett kryss Spesifiser thiak Arbeidstidsordninger Vikarordninger Endring av stillingsstørrelse Kompetansetiltak Kompetanse/rekruttering Tiltaksgruppe Strategisk kompetanseplan Sett kryss Spesifiser tiltak Kultur for læring Kursing (lederkurs, introduksjonskurs og lignende) Kompetanseportal Samarbeid med skoler/høgskoler 10
Omdømme Tiltaksgruppe Identitet og bevissthet hos medarbeidere Sett kryss Spesifiser tiltak - - - Kunnskdp nos lederne Kunnskap og identitet hos innbyggerne Ekstern informasjon 11
1.9 Egenevaluering av arbeidet så tangt Her gjør dere kvalitative vurderinger av arbeidet så langt. Matrisen er hentet fra Innocos modell for vurdering av gode innovasionstiltak "De fem fundamenter sanns nli heten for suksess". Denne finnes på prt,grammets nectsider. Styringsgruppen/prosjektgruppen kan i felleskap diskutere seg igjennom hvert enkelt punkt, og gi punktet en score fra 1-6, der 1 er lavt og 6 er høyt. En måte å sette karakter på er at hver enkelt setter sin karakter og at den laveste karakteren blir stående, eventuelt et gjennomsnitt av hver enkelts karakter. Behov (hensikt) Hva er behovet? I hvilken grad har vi foretatt undersøkelser for å komme fram til behovet? (Gjettet? Gjorde undersøkelser blant brukere/ansatte, identifiserte oss med brukere/ansatte) Resultat Løsning (tiltak) Løser tiltakene det aktuelle behovet/hensikten? I hvilken grad har vi målt at løsningen/tiltaket dekker behovet? Prosjektleder I hvilken grad har vi støttet opp om prosjektleder? Team (prosjektgruppe/styringsgruppe) Hvordan har vi satt sammen prosjektgruppen/styringsgruppe? I hvilken grad har vi fått den kompetansen vi trenger i prosjektgruppe/styringsgruppe? I hvilken grad har teamene støttet prosjektleder? Forankring I hvilken grad har vi oppnådd god forankring hos partene? Var de ansatte interesserte i få oppgaven løst? Var mål og hensikt forstått av alle? Var de ulike interessentene involvert i prosjektet eller ble de kun oppdatert? Endringer i forhold til prosjektplan Hvilke endringer er gjort Førte gjennomgangen til at dere så et behov for endring? Hva? 12
* Bruk gjerne resultatene fra gjennomgangen til å revidere prosjektplan. 1.10 Hva ønsker vi å fremheve fra vårt prosjekt Her skriver dere om noe dere har kommet fram til, oppnådd i prosjektet. Det kan også være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om. 13
Halvårsrapportering 2014 Vi tar forbehold om endringer i opplegget for halvårsrapporteringen. Eventuelle endringer vil formidles til prosjektleder i god tid før rapporteringen. Følger prosjektet planlagt fremdrift Dersom nei: Hvorfor følger ikke prosjektet fremdrift? Forsinkelser : Beskriv Ja Nei Hvilke aktiviteter er gjennomført siden forrige rapportering? Hva ønsker vi å fremheve av prosjektet så langt? 14