Halden Håndballforening Protokoll til styremøte Dato: Torsdag 30. mars Tid: kl. 19:30 Sted: Hjortsberghallen, møterom Møtt: Kjersti Gjøsund, Frøydis Aarum, Ole André Amundsen, Kjell Åge Holter, Inger Lise Røsnæs, Anne-Grete Elders Tollefsen Ikke møtt: Protokollfører: Inger Lise Røsnæs Saksliste 20/17 Godkjenning av protokoller fra styremøter 9.3, 16.3 og 23.3... 2 21/17 Klargjøring av styrets/utvidet styrets fullmakter i møter... 2 22/17 Status økonomi... 2 Fullmakter... 2 Kontonummer... 2 VIPPS... 2 23/17 Status sportslig... 3 Trenere... 3 Kompensere trener på J18 ut sesongen... 3 Seniorlag... 3 Trenerkurs... 3 Dommere... 3 Cup... 4 24/17 Status marked... 4 Logo... 4 Drakter... 4 Sponsorstrategi... 4 Eventuelt... 4 Enjoy fordelsprogram... 4 Informasjonsmail til støttemedlemmer... 5 Kommunikasjon... 5
20/17 Godkjenning av protokoller fra styremøter 9.3, 16.3 og 23.3 Styreprotokollene fra tidligere styremøter er oppdatert med løpende saksnummer og vedtak. Disse ble forelagt styret for formell godkjenning. Sak 11/17 kommentar vedr. Ta sjansen tas bort. Protokoller fra styremøtene 9.3, 16.3 og 23.3 godkjennes. 21/17 Klargjøring av styrets/utvidet styrets fullmakter i møter På kurset Klubbens styrearbeid i praksis ble det tatt opp viktigheten av å ha klare beslutningslinjer. Styret har fram til nå praktisert at alle medlemmer i utvidet styre har like mye stemmerett ved avgjørelse i saker. Da disse formelt sett ikke er en del av styret, vil deres stemmer ikke være avgjørende i viktige saker. Det er derfor behov for å klargjøre styret og utvidet styrets beslutningsmyndighet. Møteinnkallinger og protokoller sendes i framtiden ut til underutvalgenes e-postadresser. «Utvidet styremøter avholdes som ordinære styremøter, der utvidet styre har møte og talerett. Vedtaksretten ligger hos styret alene.» 22/17 Status økonomi Fullmakter Det må fremkomme tydelig hvem som har myndighet til opptre på vegene av idrettslaget (for eksempel signere avtaler, anskaffe utstyr, gjøre innkjøp, godkjenne fakturaer og gjøre betalinger). For å sikre en tydelig rollefordeling og fordeling av autorisasjon, må håndballforeningen utarbeide en fullmaktsmatrise som skal være styregodkjent. Styret delegerer til Økonomi å utarbeide et forslag til fullmaktsmatrise. Økonomiutvalget utarbeider et forslag til fullmaktsmatrise. Kontonummer Det er nå opprettet to kontoer i Berg Sparebank: 1105 29 14983 (Hovedkonto) 1105 29 14991 Saken tas til orientering VIPPS Eika gruppen (Berg Sparebank) vil fra sommeren gå inn på eiersiden av Vipps. Per i dag er det vanskelig/tidkrevende for foreninger å få opprettet egne avtaler med Vipps. Styret anbefales derfor å avvente opprettelse av avtale med Vipps til dette er på plass. Styret oppretter Vipps avtale når avtale med Eika gruppen er på plass. Styremøte - protokoll - 30-03-2017 Side 2 av 5
23/17 Status sportslig Trenere Det ble avholdt et trenermøte tirsdag 28.3. Alle lag med unntak av håndballskolen, J9 og J15 var representert. Det ble diskutert hvilke trenere som kan fortsette til neste år, hvor mange lag det er realistisk å melde på og hvilket nivå som er riktig. Det ble også diskutert mulige samarbeid mellom aldersnivå og med Tistedalen for å kunne stille flere lag. Foreløpig ser det ut som om vi mangler trenere på J14 og en ekstra trener på J16 til neste år. Sportlig utvalg arbeider ut et utkast for lagspåmeldinger Sportslig utvalg arbeider videre med trenerkabalen for neste sesong. Sportslig utvalg utarbeider et forslag til kontrakt med Tico. Kompensere trener på J18 ut sesongen Tico har sagt seg villig til å trene J18 ut sesongen. For dette gis han en kompensasjon som skal dekke kjøreutgifter m.v. Det arbeides med et utkast til trenereavtale for sesong 2017/2018. Tico gis en kompensasjon på kr 10 000,- for å fullføre sesongen med J18. Seniorlag Styret diskuterte hvorvidt det var grunnlag for å anke søknaden om å få spille i 3. divisjon neste år. Selv om det kan være grunnlag for et lag, valgte styret å ikke gå videre med en anke. Styret mener at en eventuelt ankesak kan sette oss i dårlig lys, det er også urettferdig for de lagene som faktisk har kjempet seg opp på dette nivået. Styret går derfor inn for å melde på et lag i 6. divisjon til neste sesong og klatre sakte med sikkert oppover igjen. Styret melder på et lag i 6. divisjon for sesong 2017/2018. Trenerkurs En av trenerne i håndballforeningen holder på med trener 3 utdanning. Utdanningen gjennomføres som et deltidsstudium over 1,5 år med 6 samlinger (3-6 dager). Kursavgiften er på totalt 35 000 per deltager og fordeles over to rater. Styret er forespurt om de kan dekke halvparten av kursavgiften. Styret er i utgangspunktet positive til dette, men ønsker å utarbeide en helhetlig plan for treneropplæring før styret tar et endelig standpunkt. Andre trenere har også ytret ønske om trenerkurs. Det må også eventuelt settes opp en avtale på hva vedkommende skal yte tilbake til håndballforeningen (eks. treneroppgaver, veileder for trenere m.v) mot refusjon av avgiften. Saken tas opp til ny vurdering senere. Dommere Styret har nå fått bekreftet at seks dommere får plass på dommer 1-kurs i regi av SIL. Kurset avholdes første uken etter påske. Andreas Orud følger opp dommerne og melder dem opp til neste sesong. Andres legges inn som dommeransvarlig i Sportsadmin Styremøte - protokoll - 30-03-2017 Side 3 av 5
Cup Flere lag har meldt seg på til cup i løpet av våren og sommeren. Styret ønske å gi støtte til påmeldingsavgiften. Styret dekker påmeldingsavgift på inntil kr 1000 for en cup per påmeldt lag. 24/17 Status marked Logo Kai-Henning, Vibeke og Marius har avholdt møte med grafisk designer Marius Akerbæk. Møtet har resultert i to forslag med ulike fargekombinasjoner. Forslagene ligger vedlagt. Styret mener forslag til logo er ett godt utgangspunkt. Logoen er enkel, tydelig og lett synlig. Det bør vurderes om det er mulig å justere festningssilhuetten og tydeliggjøre denne ytterligere. Noen har gitt uttrykk om at det håndballen ligner en «punktert ball». Er det mulig å justere dette noe? Logoen er et veldig godt utgangspunkt, men styret ønsker noen finjusteringer. Saken sendes tilbake til Kai-Henning og Vibeke som tar dette videre med designer. Drakter Marked har avholdt et møte med Torshov sport vedrørende klesavtale. Leverandøren holder til ved Fredrikstad stadion, men tilbyr også klubbkvelder og handel via nettbutikk. Leverandøren anbefaler Hummel eller Select som merke. Torshov sport har kommet med et godt tilbud som det kan jobbes videre med. Leverandøren gir et godt inntrykk og det er innhentet gode referanser fra andre idrettslag. Det er avtalt møter med G-sport og Salming i uke 14. Saken tas til orientering Sponsorstrategi Marked har jobbet fram et utkast til sponsorstrategi med ulike sponsorpakker (gull, sølv, bronse, lagsponsor og draktsponsorer) Saken tas til orientering. Eventuelt Enjoy fordelsprogram Ole Andre, Kjell Åge og Anne-Grete har hatt et møte med Enjoy fordelsprogram. Dette er et fordelskort som selges til kr 275,-. For det første 80 % som selges får vi 110 kr, for resterende 20 % får vi 275 kr tilbake. Fordelskortet medfører ingen risiko eller kostnader for oss. Det er mange gode tilbud i fordelskortet, men litt begrenset her i Halden. Styret avventer inntil videre å takke ja til dette tilbudet da utvalget av butikker i vår by er for smalt. Saken tas til orientering. Styremøte - protokoll - 30-03-2017 Side 4 av 5
Informasjonsmail til støttemedlemmer Inger Lise har laget et forslag til informasjonsmail som skal sendes ut til alle støttemedlem via KlubbAdmin. Det fremkom ingen forslag til justeringer på møtet. Informasjonsmail sendes ut støttemedlemmer. Kommunikasjon Det er mange engasjerte i personer i utvidet styre som gjerne vil ta i et tak. Dette er bra, men det har også medført at vi til tider har dobbeltkommunisert utad. Det har i enkelte tilfeller skapt misforståelser og kan virke uprofesjonelt utad. Styret må bli tydeligere på hvem som gjør hva. Gruppeledere må også avklare kommunikasjonslinjene i sine grupper. Kommunikasjon skal gå via ledere eller gruppelederne, dersom annet ikke er avtalt. Styremøte - protokoll - 30-03-2017 Side 5 av 5