HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 55/16 Orienteringssaker Vedlegg Kunngjøring anskaffelse Helseplattformen Saksbehandler Ansvarlig direktør Mads E. Berg Saksmappe 15/637 Torbjørg Vanvik Dato for styremøte 15. og 16. juni 2016 Vedlegg og andre saksdokumenter: Anskaffelsesstrategi (unntatt offentlighet jf. offl. 23, 1. ledd) Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Sak108/15 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 16/16 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen GJELDENDE FORUTSETNINGER 2012: Vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. Hovedmålene er: Standardisering Informasjonsdeling gjennom hele pasientforløp Journalsystemer i strukturert form og med aktiv beslutningsstøtte til klinisk aktivitet Bedre ressursutnyttelse og pasientlogistikk, samt redusert pasienttransport Bedre prioriterings- og gjennomføringsevne «Styret ber administrerende direktør legge vekt på samhandling med kommunehelsetjenesten og fastlegene, samt andre offentlige og private aktører i det videre arbeidet. «Tiltaksområde 1 Pasientbehandling og samhandling: 1.1 Bytte ut elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt system 1
2013: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II, Handlingsplan 2013-2018, og ber om at denne legges til grunn for videre arbeid med IKT i foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør videreføre det forberedende arbeidet for utskifting av nåværende pasientadministrative system og journalsystem i foretaksgruppen. 2014: Styringsgruppe ehelse oversender saken til adm.dir. Helse Midt- Norge RHF med anbefaling om at det arbeides videre med planlegging av et prosjekt for realisering av alternativ 2 i programstyrets anbefaling; - Et helhetlig endringsprogram innen hele helsetjenesten i Midt- Norge på tvers av nivåene understøttet av ny felles systemløsning. 2015: Vedtak fra sak 53/15: 1. Styret i HMN RHF gir sin tilslutning til den beskrevne styringsmodellen og ber administrerende direktør om å utarbeide et eget mandat til styringsgruppen for styring av anskaffelsesprogrammet. Styret forutsetter å få seg forelagt forslag til endelig styringsmodell når samarbeidet med aktuelle kommuner er avklart. 2. Styret ber administrerende direktør om at anskaffelsesprogrammet mobiliserer ressurser innenfor tildelte rammer slik at det kan utarbeides et grunnlag for publisering av anskaffelsen som forelegges styret for vedtak i tråd med tidligere føringer gitt i IKT strategi (sak 82/12) og IKT Handlingsplan (sak 53/13). 3. Styret gir sin tilslutning til at det etableres et kvalitetssikringsregime med fire pilarer og ber om at det utarbeides en kvalitetssikringsplan med anbefalte revisjonspunkter for den eksterne kvalitetssikringen på sentrale milepæler/beslutningspunkter som forelegges styret til godkjenning. 2
BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon. Programorganisasjonen har fått navnet Helseplattformen. FAKTISKE OPPLYSNINGER Status for Helseplattformen: Nedenfor gis det en kort oppsummering av aktiviteter siden styresaken 4. februar 2016 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Hovedaktiviteter og fokusområder siden forrige styresak: Helse Midt-Norge mottok 29. februar brev fra Helse- og omsorgsdepartementet der vi ble informert om at Direktoratet for e-helse skulle vurdere «om arbeidet i Midt- Norge kan være en del av det nasjonale arbeidet med «Én innbygger, én journal»». Se beskrivelse under punktet om «Nasjonal prosess». Programmet har siden februar jobbet løpende med Direktoratet for e-helse for å bidra til vurderingen som sammen med direktoratets anbefaling om Helseplattformens nasjonale status skal sendes til HOD. Det er i perioden jobbet med en revidering av samarbeidsavtalen med Trondheim kommune. Se nærmere beskrivelse under punktet «Samarbeidsavtale med Trondheim kommune». Det har vært behov for noen mindre justeringer i anskaffelsesstrategi og kunngjøringsdokumenter som følge av den nasjonale prosessen. Se beskrivelse i punktet «Anskaffelsesstrategi og kunngjøring». Programmet har i perioden januar til april gjennomført tre runder med større arbeidsmøter med bred deltagelse av representanter fra helsetjenesten (HF/RHF, kommuner og fastleger), hvor disse har bidratt med å definere behov for funksjonalitet i en ny løsning og gitt innspill til kravspesifikasjonen. Programmet har i etterkant arbeidet mot første komplette versjon av kravspesifikasjon. Arbeidet holder fremdrift i henhold til plan. Risikostyring og kvalitetssikring Programmets ledergruppe og nøkkelpersoner i programmet arbeider jevnlig med oppdatering av programmets risiki og relevante tiltak Kommunikasjon og forankring Helseplattformen har orientert om sin aktivitet i en rekke ulike fora tilknyttet linjeorganisasjonen i sykehusene, som styremøter, direktørmøter, tillitsvalgte og helseforetakenes hovedledelser. I tillegg er det blant annet orientert hos interessenter som KomUTog Legeforeningen lokalt og regionalt. Det vil i tiden fremover være økt fokus på kommunikasjon ut mot helseforetak og kommuner. 3
Fremdrift Programmet er i rute med arbeidet med kravspesifikasjon, men milepæler for kunngjøring, oppstart dialogen og tidspunkt for signering av kontrakt må endres når den nasjonale prosessen er avklart. Nasjonal prosess: Helse Midt-Norge RHF mottok 29.02.2016 et brev fra Helse- og omsorgsdepartementet, der det ble informert om at Direktoratet for e-helse er bedt om å vurdere «om arbeidet i Midt- Norge kan være en del av det nasjonale arbeidet med «Én innbygger, én journal» ( )». I perioden med direktoratets utredning er det gjennomført en rekke samarbeidsmøter mellom direktoratet og representanter fra Helseplattformen, der mulige modeller for Helseplattformens nasjonale rolle er beskrevet, drøftet og vurdert. Direktoratets initielle vurdering ble behandlet av Nasjonalt e-helsestyre i møtet 14. april, der styret ba om en nærmere utredning av saken. Direktoratet oversendte deretter sin samlede anbefaling til departementet 18. april. Departementets tilsvar støttet videre utredning av utvalgte modeller, og de ba om at statlige og kommunale aktørers mening i saken ble belyst. I videreføringen av utredningen har direktoratet arrangert et sektormøte med bred deltakelse fra kommuner, RHF og brukerrepresentanter, lagt frem en ekstraordinær sak i NUIT (Prioriteringsutvalget for nasjonale IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren) og gjennomført to bilaterale kommunemøter, der formålet var å informere om utredningen og få innspill til den endelige anbefalingen. I tillegg har Helseplattformen i perioden gjennomført egne møter med de øvrige regionale helseforetakene, samt Oslo kommune, for å sørge for tilstrekkelig forståelse for det grunnleggende behovet for nytt PAS/EPJ i Midt-Norge og Helse Midt- Norges intensjoner rundt en eventuell nasjonal rolle. Direktoratet for e-helse sin reviderte utredning ble behandlet i Nasjonalt e-helsestyre 6. juni. Det gjøres nå en samlet vurdering, før direktoratet overleverer sin anbefaling til departementet innen 10. juni. Den vil bli presentert på overordnet nivå på styremøtet sammen med eventuelle tilbakemeldinger fra departement, som måtte komme i tidsrommet fra dette saksgrunnlaget er sendt ut til HMN RHFs styremøte gjennomføres 15.juni. Samarbeidsavtale med Trondheim kommune: Formannskapet i Trondheim kommune vedtok i sitt møte 8. mars 2016 at «Formannskapet ber rådmannen om å utarbeide en forpliktende samarbeidsavtale med Helse Midt-Norge RHF om anskaffelse av felles pasientjournalsystem for sykehus, kommuner og fastleger.» I saksunderlag som grunnlag for vedtaket var det inkludert en forutsetning for Trondheim kommunes deltagelse i anskaffelsen at Helseplattformen får nasjonal status (se sak «Nasjonal prosess» ovenfor). Øvrige kommuner i Midt-Norge kan delta i konkurransen i form av signert samarbeidsavtale eller fullmakt. Per 1. juni 2016 har 81 av 85 kommuner signert. 4
Arbeidet med å ferdigstille ny samarbeidsavtale mellom HMN RHF og Trondheim kommune pågår. Intensjonen er at denne skal være ferdigstilt i løpet av juni. Anskaffelsesstrategi og kunngjøring: Anskaffelsesstrategiens overordnede formål er å sikre oppnåelse av de vedtatte effekt- og resultatmål for anskaffelsen, innenfor gjeldende kostnads- og tidsrammer med akseptabel risiko. RHF- styret forventes i styrets møte 29. juni å ta stilling til at kunngjøring av anskaffelsen kan gjennomføres, og at det til grunn for dette foreligger en anskaffelsesstrategi som er: - Forankret i linja gjennom faglig referansegruppe - Behandlet i programstyret - Behandlet i HF- styrene - Gjennomgått av ekstern kvalitetssikrer - Gjennomgått med administrerende direktør ved HMN RHF Styret forelegges et samlet strategidokument (vedlegg unntatt offentlighet jf. offl. 23, 1. ledd). Det forutsettes at styret i møtet den 29. juni får seg forelagt eventuelle endringer som måtte følge av forventet avklaring om nasjonal forankring av Helseplattformen, og eventuelle innspill fra Trondheim kommune. Ved kunngjøringen av konkurransen om Helseplattformen skal det publiseres en samling av dokumenter og bilag, heretter kalt «kunngjøringsdokumentene», som setter rammene for anskaffelsesprosessen og kontraktens omfang ved signering. Videre fastsettes her hvilke krav som stilles til leverandørenes leveringsevne med hensyn til kompetanse og erfaring, kapasitet og økonomiske styrke. Formålet med dokumentene er å gjøre konkurransen forutsigbar og gjennomsiktig for leverandørene som vurderer å delta og sikre at de leverandørene som inviteres til å gi tilbud har nødvendig gjennomføringsevne. Kunngjøringsdokumentene er basert på anskaffelsesstrategien med underlagsdokumenter. Helseplattformen kunngjør konkurransen ved å publisere kvalifikasjonsgrunnlag på www.doffin.no (den nasjonale databasen for offentlige innkjøp) og TED (Tender Electronic Daily, dvs. EUs database for offentlige innkjøp). ADM. DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Anbefalt vedtak er unntatt offentlighet jf. offl. 23, 1. ledd. Styret anbefales for øvrig å ta saken til orientering. 5