MØTEPROTOKOLL Skedsmo kontrollutvalg Dato: 03.04.2017 kl. 08:00 Sted: Formannskapssalen, Skedsmo rådhus Arkivsak: 15/00008 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Trine Wollum, leder Kaveh Abdali Kjell Tore Wirum Elin Garcia John Nordeide Øyvind Skaarer, nestleder Andre: Protokollfører: Avdelingssjef ved kommunalteknisk avdeling Birger Marøy møtte under sak 22. Fra Romerike revisjon møtte Avdelingsleder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oddny R. Nordvik. Forvaltningsrevisorene Øyvind Nordbrønn og Lars-Ivar Nysterud møtte under sak 25. Utvalgssekretær Mona Moengen, Rokus Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 22, 21, 23 28. SAKSKART Side Saker til behandling 21/17 16/00120-7 Godkjenning av protokoll 3 22/17 15/00244-17 Orientering om kommunens informasjon til innbyggere på Holt/ Vestvollen 4 23/17 17/00040-1 24/17 17/00040-2 Status for det administrative arbeidet i forbindelse med kommunereformen Kontrollutvalgets oppgaver ved kommunesammenslåing 5 6 25/17 16/00034-15 Forvaltningsrevisjon eiendomsskatt 7 1
26/17 15/00270-7 Orientering fra revisor 8 27/17 28/17 16/00033-20 15/00218-25 Referater 9 Eventuelt 10 Det var ingen merknader til innkallingen. Møtet ble hevet kl. 12. Trine Wollum Leder for kontrollutvalget 2
Saker til behandling 21/17 Godkjenning av protokoll 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 21/17 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 13.3.2017 godkjennes. Leder hadde innspill til protokollen som ble tatt inn. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 13.3.2017 godkjennes. 3
22/17 Orientering om kommunens informasjon til innbyggere på Holt/ Vestvollen 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 22/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Avdelingsleder kommunalteknikk Birger Marøy la frem saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget ber om å få oversendt kommunens rapportering til Fylkesmannen. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 4
23/17 Status for det administrative arbeidet i forbindelse med kommunereformen 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 23/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering Kontrollutvalget ønsker å bli holdt orientert om det administrative arbeidet fremover. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 5
24/17 Kontrollutvalgets oppgaver ved kommunesammenslåing 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 24/17 Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget vil ha en sak om innstilling til fellesnemd på valg av revisor i maimøtet. Leder orienterte om fellesmøte med lederne i kontrollutvalgene i Fet og Sørum 15.3 og møte som skal være 4.4. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. 6
25/17 Forvaltningsrevisjon eiendomsskatt 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 25/17 Kontrollutvalget ser med bekymring det store antallet klager kommunen har mottatt etter retakseringen av boliger, og viser til revisjonsrapportens funn og anbefalinger. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyre ber rådmannen følge opp rapportens funn og anbefalinger, herunder: a. Tydeliggjøre hvordan retningslinjene for fastsettelse av takster og klagebehandling skal forstås av de aktuelle instansene i kommunen. b. Iverksette tiltak som fører til at skatteyter i større grad blir gjort kjent med de prinsippene som ligger til grunn for fastsettelse av selve taksten på eiendommen. c. Sørge for at nedsettelse av takst som følge av medhold på klager, får tilsvarende konsekvens for åpenbart likeartede eiendommer hvor det ikke er fremsatt klage. 2. Kommunestyret ber kontrollutvalget innhente tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan rapporten er fulgt opp våren 2018. Kontrollutvalget ønsker å få ytterligere spørsmål belyst. Behandlingen utsettes i påvente av dette. Det ble satt frem et nytt forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget utsetter behandlingen av rapporten i påvente av ytterligere undersøkelser. 2. Kontrollutvalget bestiller en undersøkelse av hvilken praksis som ble lagt til grunn for fastsettelse av takst i sakkyndig nemd. kommunens besiktigelse av eiendom kommunens behandling av boliger med høy standard 3. Revisjonen legger frem en prosjektplan til neste møte. 7
26/17 Orientering fra revisor 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 26/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Revisjonen orienterte om at etterrevisjon på forvaltningsrevisjonsprosjektet Eiendomsforvaltning, eiendomsstrategi, drift og vedlikehold har startet opp. Til spørsmålet om revidert fremdriftsplan på forvaltningsrevisjon på internkontroll, sa revisjonen at de ikke så seg i stand til å forsere prosjektet. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 8
27/17 Referater 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 27/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering Kontrollutvalget tar saken til orientering 9
28/17 Eventuelt 1 Skedsmo kontrollutvalg 03.04.2017 28/17 Ingen saker meldt inn Kjell Tore Wirum oversendte en sak om oppfølging av lovlighetskontroll fra FrP. Saken settes opp til behandling i neste møte. Sak om oppfølging av lovlighetskontroll settes opp til behandling i neste møte 10