KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Bedre styringsdata og statistikk om offentlige anskaffelser (Konsulentoppdrag) OAstat 2012 Saksnr. 2012/502 Tilbudsfrist : 30.08.2012 kl. 12:00 konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 1/11
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Omfang og pris... 4 1.4 Avgresning... 4 1.5 Deltilbud... 4 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.7 Kunngjøring... 5 1.8 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Taushetsplikt... 6 2.3 Forbehold og avvik... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 7 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 7 2.6 Tilleggsopplysninger... 7 3 Kvalifikasjonskrav... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Vektingsmodell... 9 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 9 5.1 Innlevering av tilbud... 10 5.2 Tilbudets utforming... 10 6 Vedlegg... 11 konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 2/11
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Difi ble opprettet 1. Januar 2008, og består av tidligere Statskonsult, Norge.no og E- handelssekretariatet. Det er underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet og gjennomfører også oppdrag for flere andre departementer. Difi skal bidra til effektivisering av forvaltningen med tiltak på tvers av forvaltning. Difi vektlegger spesielt tiltak rettet mot bedre offentlige anskaffelser, økt digitalisering, og effektiv ledelse, styring og organisering. Difi har rundt 230 ansatte og har kontor i Oslo og Leikanger. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: E-post: Martin Standley, Mona Stormo Andressen martin.standley@difi.no, mona.stormo.andersen@difi.no Eventuelle spørsmål skal sendes til begge kontaktpersoner per e-post. Tidsrom for spørsmål/henvendelser til kontaktpersonene sommeren 2012: Uke 29 og 30, svar vil foreligge fortløpende. Uke 32, 33 og 34 med frist fredag 24.august.Svar vil foreligge fortløpende. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersonene eller i annen form enn e-post hva gjelder anbudskonkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Det offentlige kjøper for 350-400 mrd kroner per år. Dette representerer ca. 15% av BNP. Regjeringen satser på å maksimere samfunnseffektiviteten av anskaffelser dvs. å få mest mulig samfunnsnytte med minst mulig kostnad både finansiell men også miljømessig og sosialt. Samfunnsnytten kan både bestå av direkte virkninger (som f.eks. offentlig tjenesteproduksjon), og også indirekte (f.eks. skape innovasjon). Departementene har et behov for å følge opp hvordan anskaffelser bidrar til hvert sitt politikkområde: f.eks. Miljøverndepartementet vil følge opp hvordan anskaffelsene belaster miljøet, og hvordan miljøhensyn i anskaffelsene reduserer miljøbelastningen og motiverer leverandører til å lage mer miljøeffektive løsninger som også kan tilbys andre kunder. Det er også behov for bedre styringsdata som kan gi et bedre grunnlag for virksomhetsledelse, etatsstyringsenheter, interne og eksterne revisorer for å vurdere kvaliteten på anskaffelser og iverksette egnet forbedringstiltak. Styringsdata vil også kunne brukes til å følge opp tiltakene. konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 3/11
Utfordringen er at det finnes forholdsvis lite data om anskaffelser hvem kjøper hva, av hvem, til hvilken pris. Dette prosjektet er et forprosjekt for å kartlegge situasjonen både når det gjelder behov for statistikk og tilgang på data og å foreslå en prioritert liste av tiltak for å gjøre relevant data tilgjengelig. Det er et premiss for prosjektet at man skal maksimere bruk av eksisterende data (f.eks. Doffin, regnskap, elektronisk handel o.l.) og minimere behov for ny datainnsamling/rapportering. Det er også et premiss at prosjektet skal maksimere nytten av data som gjøres tilgjengelig innenfor virksomheten, i styring av virksomhetene og til politiske og offentlige formål, i tråd med føringer om åpne offentlige data 1, men samtidig ivareta lovfestede vilkår, som f.eks. personvern og rikets sikkerhet. Det finnes mye kunnskap og erfaringer om disse temaene i Difi og i forvaltningen. Det forventes at leverandøren tar ansvar for å samle, strukturere og utnytte denne kompetansen i prosjektet. Dette bør avspeiles i prosjektforslaget. 1.3 Omfang og pris Anskaffelsen er definert som oppdrag bestående av en hovedleveranse A og B med pris på 600 000,- eks.moms, i tilegg eventuelle opsjoner begrenset oppad til 300 000,-eks.moms. Det vil si at leverandøren har prosjektansvar og er ansvarlig for resultatene og deres kvalitet, men gjennomføringen skal inkludere både dialog med relevante aktører og kvalitetssikringstiltak i samarbeid med oppdragsgiver underveis. Leverandøren skal spesifisere hvordan dette er tenkt gjort i tilbudet. Omfang er nærmere beskrevet i bilag 1. 1.4 Avgresning Det forventes ikke utredning eller statistikk innhentet fra leverandørenes salgstall. Formålet er bearbeidelse av data som beskriver det offentliges atferd, ikke leverandørenes endrede atferd som resultat av det offentlige. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt - Kravspesifikasjon. 1.5 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 1 http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/rundskriv/2011/fellesforinger-2012.html 3 konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 4/11
Del 2 Kontraktshenvisning med de bilag som angitt i tabellen. Merk at bilagene 1, 5 og 8 er vedlagt, de andre viser vi til bilagsmaler til Statens standardavtale. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Bilag 1: Kundens beskrivelse av oppdraget (kravspesifikasjon) Bilag 2: Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan, inkludert bemanningsplan som viser tilbudt personell til ulike deler av leveransen Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet tilbud kompetanse og pris, merk: Egen mal vedlagt, avviker fra SSA. Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten, se bilagsmal til SSA. Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen, se bilagsmal til SSA. Bilag 8: Ikke-uttømmende oversikt over behov for styringsdata og statistikk om offentlige anskaffelser. X x X Nei Ingen mal fra oppdragsgiver 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.8 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 04.07.2012 Frist for å levere tilbud 30.08.2012, kl 12.00 Tilbudsåpning 30.08.2012, kl 13.00 Tilbudets vedståelsesfrist 30.11.2012, kl 12.00 Evaluering 03-07.september 2012 Meddelelse om tildeling 07.09. 2012 Klagefrist leverandører 18.09.12, kl 12.00 Kontraktsinngåelse 18.09.12, kl 13.00 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 5/11
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 6/11
2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Versjon 1.0 Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2012/502, og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr e-post. 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) HMS- egenerklæring undertegnet av bemyndiget person. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 7/11
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Versjon 1.0 Dokumentasjonskrav eksempler Kredittvurdering/ rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har miljøpolicy Kvalitetssikring Dokumentasjonskrav Kopi av miljøpolicy vedtatt av ledelse eller miljøsertifikat fra 3. part. Redegjørelse angående foretakets kvalitetssikringssystem. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Merk spesielt at prisen for hovedleveransen skal være på kr. 600 000 eks. moms. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kvalitetskriterier: Kriterium Løsningsforslag I hvilken grad løsningsforslaget i tilbudet ivaretar 1. Anskaffelses formål og kravspesifikasjon 2. Kvalitetskravene i kravspesifikasjon, bl.a. ifm med dialog underveis med oppdragsgiver og Dokumentasjonskrav - Plan for metode og gjennomføring (bilag 2) o inkludert kommunikasjonsplan med Difi som oppdragsgiver samt eksterne parter i tilknytning til informasjonsinnhenting, samt bemanningsplan for de ulike konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 8/11
Kriterium potensielle datakilder 3. Minimal risiko for ikkeoppnåelse av leveransen innenfor tidsrammen Teamets samlet formell utdannelse og praktisk erfaring i følgende fagfelt: 1. Offentlige utredninger med kost/nytte analyser 2. Prosjekterfaring 3. Regnskapssystemer og - rapporter 4. Offentlige Anskaffelser 5. Offentlig ledelse og målog resultatstyring (KPI o.l.) 6. Innsamling, behandling av økonomiske data og relatert statistikk Dokumentasjonskrav delleveransene (i bilag 3 og 5). o Inkludert oversikt over risiko og tiltak for å sikre tidsrammen (i bilag 3) Fylles ut i samlet tilbud kompetanse og pris skjema (bilag 5) og dokumenteres i CVer og beskrivelser av relevante prosjekter (se punkt 5.2 om krav til tilbudets utforming). 4.1 Vektingsmodell Maks 40 poeng for løsningsforslaget Maks 20 poeng for pkt 1 og 10 for hvert av pkt. 2 og 3. Maks 40 poeng for kompetanse og erfaring: 1 poeng for relevant 3-års grad (Bachelor el lign) 1 ekstra poeng for relevant 4-års grad (Masters el. Lign) eller mer 1 poeng for prosjektdeltager eller 2 for PL i hvert relevant prosjekt inntil 3 prosjekter. Det vil si at for hvert fagområde kan det skåres maks 2 for formell utdannelse, 6 for relevant prosjekterfaring (3 prosjekter ganger 2). Til sammen blir det 8 per fagområde, totalt 40 for alle de 5 fagområder. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 9/11
5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes/leveres til: Navn: Direktoratet for forvaltning og IKT Adresse: Postboks 8115 Dep, 0032 Oslo Mottatt på følgende adresse innen fristen: Grev Wedels plass 9, 0151 Oslo, i resepsjonen 5.etg. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. (2012/502) v/martin Standley. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Nr Innhold Kommentar 0 Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget med evt. spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. T1 Skatteattest Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret T2 MVA-attest Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. T3 HMS-egenerklæring. Undertegnet av bemyndiget person. T4 Firmaattest. T5 Kredittvurdering Med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap T6 Kvalitetssikring Redegjørelse av foretakets konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 10/11
kvalitetssikringssystem. T7 Prosjektreferanser Beskrivelse av relevante prosjekter samt dens oppdragsgiveres kontaktopplysninger T8 Miljøledelse Kopi av virksomhetens miljøpolicy eller miljøsertifisering T9 T10 T11 T12 Leverandørens spesifikasjon av oppdraget Leverandørens beskrivelse av oppdragets gjennomføring Samlet tilbud kompetanse og pris Formell utdannelse og praktisk erfaring Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2 skal inkludere tilbudt personell på en slik måte at det fremkommer hvilken ressurs som skal brukes til enhver tid (bemanningsplan). Dette skal fremkomme i bilag 3 til kontrakten, prosjekt og fremdriftsplan. Utfylt i bilag 5 til kontrakten, se vedlagt. CV er er for tilbudt personell 6 Vedlegg Del 2 - Kontrakthenvisning m/ bilag 1, 5 og 8 konkurransegrunnlag-oastat2012-1.0 - Difi saksnr 2012/502 11/11