KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av rammeavtale programvarelisenser og bistand til lisensforvaltning for levering til Arbeidstilsynet Saksnr. 2017/36520 Avtaleperiode: To år + ett år + ett år
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår... 5 2.3 Offentlighet og taushetsplikt... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysninger... 6 2.7 Forbehold og avvik... 6 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)... 8 3.1 Generelt om ESPD... 8 3.2 Nasjonale avvisningsgrunner... 8 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 9 4.1 Skatteattest... 9 4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.... 9 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 9 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 5 TILDELINGSKRITERIER... 11 5.1 Evalueringsmetode... 11 5.2 Evaluering av pris... 11 5.3 Evaluering av kvalitet på tilbudte produkter og tjenester... 11 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 12 6.1 Innlevering av tilbud... 12 6.2 Tilbudets utforming... 12 Skjema 1 Mal for innhold i tilbudsbrev... 14
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Arbeidstilsynet ved Direktoratet for arbeidstilsynet er Oppdragsgiver/Kunde. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Trond Erlend Rotabakk E-post trond.erlend.rotabakk@arbeidstilsynet.no Tlf 903 65 860 Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes til kontaktpersonen gjennom oppdragsgivers portal: https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Registrering i anskaffelsesportalen er nødvendig for å få tilsendt eventuelt oppdatert informasjon/konkurransegrunnlag og for å få levert tilbud se nedenfor. I forbindelse med anbudskonkurransen skal det ikke være kontakt/kommunikasjon med andre enn nevnte kontaktperson hos Oppdragsgiver. Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon (word) Bilag 2 Pris og prisbestemmelser (word) Rammeavtale (pdf) ESPD-dokumentet (xml) Veileder for sladding (pdf) 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsen gjelder rammeavtale for kjøp av lisenser, bistand til lisensforvaltning og lisensvedlikehold til Arbeidstilsynet. Avtalen omfatter: Microsoftlisenser Resten av tilbyders lisenssortiment Lisensadministrasjon både på server- og klientside Lisensforvaltning av over nevnte lisenser Rådgivning vedrørende valgt av riktig lisensportefølje for å: o Få en ryddig oversikt over kundens gjeldende lisensavtaler o Sikre kostnadsoptimal lisensportefølje o Få en løsning som varsler om avtaler som utløper, og varsel før telletidspunkt for avtaler
Avtalen vil ha en varighet på to år. Etter utløpet av toårsperioden har Oppdragsgiver en ensidig opsjon til å forlenge avtalen med ett år + ett år. Oppdragsgiver skal skriftlig varsle Leverandøren minst 30 dager før utløpet av avtaleperioden ved forlengelse, senere dersom Leverandøren aksepterer dette. Avtalen har en antatt verdi på ca NOK 16 mill inkludert opsjoner. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at antatt verdi ikke er bindende for kunden, bare ment som rettledende. Faktisk uttak i forbindelse med rammeavtalen kan bli ikke ubetydelig mindre eller større avhengig av prosjektaktivitet og budsjett for Oppdragsgiver. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av kontraktens bilag 1 Kundens kravspesifikasjon. 1.3 Deltilbud Da Oppdragsgiver vurderer avtalen som en helhet, er det ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 25.09.2017 kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 02.10.2017 kl. 12:00 Tilbudsåpning 02.10.2017 kl. 13:00 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 23.10.2017 Kontraktsinngåelse 06.11.2017 Tilbudets vedståelsesfrist 02.01.2018 Vi gjør oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsåpning er foreløpige.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 13-1(1). I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens 24-8(2) a. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktpersonen. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. 2.3 Offentlighet og taushetsplikt Offentleglova gjelder for allmennhetens innsyn i tilbud, anskaffelsesprotokoll og øvrige saksdokumenter, jf. anskaffelsesforskriftens 7-3. Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jf. offentleglova 23. Offentleglovas bestemmelser om unntaksrett og unntaksplikt for innsyn gjelder. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. anskaffelsesforskriften 7-4, jf. forvaltningsloven 13. På denne bakgrunnen ber vi derfor tilbyderne om i tillegg å sende inn en versjon av det komplette tilbudet der alle opplysninger som Tilbyder anser som forretningshemmeligheter er sladdet. På denne måten blir Oppdragsgiver raskere og bedre i stand til å ta stilling til hva som skal anses som forretningshemmeligheter ved en eventuell innsynsbegjæring.
De aktuelle opplysninger skal sladdes tydelig slik at opplysningene ikke er lesbare. Opplysninger som ikke er foreslått unntatt vil bli ansett akseptert av Leverandøren som offentlige. Dersom det ikke vedlegges noen slik offentlig (sladdet) versjon anses leverandøren å ha akseptert at det ved en begjæring av innsyn kan gis tilgang til tilbudet i sin helhet. Se også vedlagte veileder for sladding. Oppdragsgiver har plikt til å foreta en selvstendig vurdering av om sladdete opplysninger ihht regelverket utgjør forretningshemmeligheter. Enhetspriser anses vanligvis som forretningshemmeligheter, men normalt ikke delsummer og totalsummer. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.4 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i anskaffelsesportalen https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver gjennom Oppdragsgivers anskaffelsesportal. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgiver gjennom Oppdragsgivers anskaffelsesportal. 2.7 Forbehold og avvik Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevante vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal listes opp i tilbudsbrevet (dokument 1) og beskrives/prissettes i leverandørens løsningsspesifikasjon (dokument 3). Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. Tilbyderens henvisning til vedlagte standardiserte leveringsvilkår eller lignende i tilbudet vil bli betraktet som forbehold eller avvik dersom de avviker fra konkurransegrunnlagets konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Slike avvik skal også på en klar og utvetydig måte referere til relevante vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og opplistes i tilbudsbrevet (dokument 1) og beskrives/prissettes i leverandørens løsningsspesifikasjon (dokument 3) for å være gyldig.
Vesentlige forbehold og avvik, samt forbehold, avvik eller uklarheter som kan medføre tvil om hvorledes tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige, vil føre til at tilbudet avvises. På generelt grunnlag anbefales det at Tilbyderen stiller Oppdragsgiver spørsmål om forståelsen av konkurransegrunnlaget, i stedet for å legge forbehold inn i tilbudet. På samme måte anbefales det at Tilbyderen prissetter tilbudet i henhold til risikoen i kontraktsbetingelsene i stedet for å legge inn forbehold.
3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) 3.1 Generelt om ESPD Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut vedlagte ESPD-skjema. Skjemaet skal leveres (elektronisk) sammen med tilbudet. Leverandøren(e) som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. 3.2 Nasjonale avvisningsgrunner I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunne. Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner: - 24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav. - 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
4 KVALIFIKASJONSKRAV For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er angitt nedenfor. Før kontrakt inngås må leverandøren(e) som blir innstilt til kontraktsinngåelse dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de angitte dokumentasjonskravene. 4.1 Skatteattest Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd. 4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv. Krav Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.
4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag til offentlige kunder. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å gjennomføre oppdraget Leverandøren må være godkjent av Microsoft til å selge og vedlikeholde Enterprise avtaler i Norge Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag til offentlige kunder i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. Oversikt over leverandørens organisasjon og bemanning Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av avtalen og angivelse av hvor disse er geografisk plassert. Oversikt over formell kompetanse i forhold til lisensadministrasjon, og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføring av avtalen. Godkjenning skal dokumenteres.
5 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet på tilbudte produkter og tjenester 30 % Se nedenfor 5.1 Evalueringsmetode Det benyttes en karakterskala fra 0,0 10,0 med 10,0 som maksimumskarakter for det enkelte kriterium. Tilbudene vektes forholdsmessig, der det beste tilbudet på hvert kriterium oppnår maksimal poengsum. De andre tilbudene vurderes og poengsettes mot det beste tilbudet på hvert kriterium. Dette gir en maksimal vektet poengoppnåelse på 10,0. 5.2 Evaluering av pris Priser vil bli vurdert av Oppdragsgiver i henhold til prisskjemaet Tilbyderen har utarbeidet. Hver produktgruppe vil bli tillagt vekt ifm evaluering. Det skal være samsvar mellom produktene som er prissatt i prisskjemaet og produktene som er beskrevet i den øvrige besvarelsen. Tilbyderen som etter Oppdragsgivers vurdering har beste pris vil få karakteren 10,0 på dette kriteriet, øvrige Tilbydere får redusert karakter. 5.3 Evaluering av kvalitet på tilbudte produkter og tjenester Kvalitet vil bli vurdert av Oppdragsgiver i henhold til besvarelsen Tilbyderen har utarbeidet, beskrevet og levert samt eventuelle tilbakemeldinger fra referansekunder. Tilbyderen som etter Oppdragsgivers vurdering har gitt tilbudet med den beste produkt-/tjenestekvaliteten, vil få karakteren 10,0 på dette kriteriet. Øvrige Tilbydere vil få redusert karakter etter Oppdragsgivers vurdering.
6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbud Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at påmelding til konkurransen skjer via Oppdragsgivers anskaffelsesportal, se https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Dette innebærer at deltakelse i konkurransen skjer elektronisk. Deltakelse foretas ved å laste opp all etterspurt dokumentasjon innen oppgitt frist via anskaffelsesportalen. Nærmere beskrivelse av gjennomføringen av konkurransen fremgår av anskaffelsesportalen, se https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Legg merke til at det er påkrevet at man logger seg inn i anskaffelsesportalen og registrerer ønske om å delta for å kunne laste opp dokumenter og for å få tilgang til endringer/ tilleggsopplysninger. Nye brukere For nye brukere av denne portalen, vennligst gå til https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no/pages/authenticateuserorinterestedpart y.aspx for å angi et passord for din brukerkonto. Benytt e-postadresse som ditt brukernavn. Du kan også gå til «Logg inn» og opprette brukerkonto fra denne siden. Mistet/glemt passord Hvis man har brukt denne portalen tidligere men har glemt innloggingsinformasjon, gå til https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no/pages/lostpassword.aspx for å sette et nytt passord. Bruk tidligere registrert e-postadresse som brukernavn. Det er tilbyders ansvar at komplett tilbud er oppdragsgiver i hende, på innleveringsstedet (anskaffelsesportalen), innen tilbudsfristens utløp. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet, med bilag samt eventuelle vedlegg, skal utformes på norsk (evt. vedlegg så som brosjyremateriell, produktark etc kan være svensk/dansk/engelskspråklig). Tilbudet skal deles opp i separate dokument som oppsummert nedenfor. Nødvendig informasjon som Tilbyder ønsker å gi, men som det ikke er avsatt plass til i dokumentene, kan føyes til i slutten av dokumentet. Dokument 1: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde (mal for tilbudsbrevet er oppgitt nedenfor Skjema 1): - Referanse til Oppdragsgivers saksnummer - Tilbyderens adresse, telefonnummer og foretaksnummer samt kontaktperson med telefonnummer og epostadresse - Bekreftelse av tilbudets vedståelsesperiode
- Bekreftelse på at tilbudet gis uten forbehold eller en klar og detaljert opplisting av eventuelle forbehold/avvik som også skal nærmere beskrives og prissettes i dokument 3 Leverandørens løsningsspesifikasjon. Forbehold til konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller rammeavtalen som ikke er tydelig opplistet i tilbudsbrevet kan ikke senere påberopes av Tilbyderen. - Signatur av en person som kan forplikte Tilbyderen. Dokument 2: Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal vedlegge ferdig utfylt ESPD-egenerklæringsskjema i standardisert XML-dokumentformat. Dokumentet må innleveres elektronisk. Nærmere informasjon om ESPD-skjemaet finnes på: https://www.anskaffelser.no/leverandorer/slik-moterdu-det-offentliges-krav-til-digitalisering/elektronisk-egenerklaeringsskjema Dokument 3: Bilag 3 Leverandørens løsningsspesifikasjon - Informasjon som Tilbyderen ønsker å gi om og i forbindelse med løsningen/ leveransen - Besvarelse av Oppdragsgivers behov og krav som beskrevet i «Kundens kravspesifikasjon, bilag 1» Dokument 4: Pris- og prisbestemmelser, prisskjema og produsentprisliste - Utfylt dokument: Bilag 2 Pris og prisbestemmelser - Fullstendige produsentprislister (ikke inkludert prosentpåslag) I «Bilag 2 Pris og prisbestemmelser» skal det angis en og kun en påslagsprosent pr varegruppe som skal gjelde alle leverandørens produkter i varegruppen. DET SKAL IKKE LEGGES TIL/FJERNES FELT ELLER TEKST I PRISBILAGENE uten at det er uttrykkelig opplyst fra Oppdragsgiver. Fjernes eller legges felt eller tekst til i prisbilagene kan dette medføre avvisning av tilbudet. Vedlegg: - Komplett sladdet versjon av tilbudet der alle opplysninger som Tilbyder anser som forretningshemmeligheter er sladdet. Se også vedlagte veileder for sladding. - Eventuelle brosjyrer/produktark eller henvisning til slike på internett. Tilbudets oppbygning og struktur: Tilbudet utarbeides i henhold til strukturen ovenfor og utformes slik at det i størst mulig grad kan benyttes som endelige bilag til avtalen. Det skal ikke vedlegges dokument ut over dokumentene beskrevet ovenfor. Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses på en entydig og ryddig måte.
Skjema 1 Mal for innhold i tilbudsbrev Oppdragsgivers referanse: 2017/XXXXX Rammeavtale programvarelisenser og bistand til lisensforvaltning. Kontaktinfo for tilbyder: Tilbyders firmanavn: Tilbyders gateadresse: Tilbyders postadresse: Tilbyders postnr: Tilbyders poststed: Tilbyders foretaksnr: Tilbyders kontaktperson: Kontaktpersons telefonnr: Kontaktpersons epostadr: Tilbudet vedståes i henhold til konkurransegrunnlaget til XX.XX.XXXX. Tilbudet er gitt uten forbehold av noe slag. Tilbudet er gitt med følgende forbehold: Punkt Beskrivelse av forbeholdet Forbeholdene skal beskrives nærmere og prissettes i dokument 3 Leverandørens løsningsspesifikasjon Bedriften AS NN, bemyndiget person