KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV inertluftsystem for brannsikring av Oslo kommunes byarkiv
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,65 mill kroner ekskl. mva.)... 4 1.4.4 FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 (gjelder for vareanskaffelser)... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune... 4 1.7 Tilleggsopplysninger... 4 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 7 2.11 Offentlighet... 7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.13 Internbud... 7 2.14 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 8 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 8 4.2 Tildelingskriteriene... 9 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang... 10 VEDLEGG... 10 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av inertluftsystem. Oppdraget innebærer levering, installasjon og idriftsettelse av system for produksjon av inertluft for å betjene magasiner i Byarkivet i Maridalsveien 3. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Marte K. Rosvoldsve E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Telefaks : 22 17 33 16 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post eller telefaks. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oslo kommune har sitt byarkiv i Maridalsveien 3 i Oslo. Lokalene omfatter to magasiner lokalisert i 2. og 3. underetasje. Magasinene inneholder for det meste dokumenter og bøker plassert i reoler. Magasinene har egne systemer for resirkulering og filtrering av luft, samt systemer for befukting, avfukting og kjøling. Oppdraget omfatter levering av et komplett system for generering av inertluft - atmosfære inkludert all utrustning for regulering, samt alle nødvendige arbeider for prosjektering og idriftsettelse av systemet. Levering av rør for distribusjon av inertluft til magasinene er ikke inkludert i oppdraget, men spesifikasjon av nødvendige rør, samt nødvendige ventiler for styring, skal være inkludert. Inertluftsystemet skal tilknyttes omluftsystemene som betjener magasinene og distribueres via disse. 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke/dato Aktivitet 37 Kunngjøring av konkurranse 22.09. eller etter avtale Tilbudsbefaring 06.10. Tilbudsfrist 06.10. Tilbudsåpning Uke 41/42 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 41/42 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 41/42 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 43 Klagefrist Uke 43 Kontraktsinngåelse Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 3
2 måneder etter tilbudsfristens utløp Vedståelsesfrist 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Fra kontraktssignering til forpliktelsene etter kontrakten er opphørt. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg 2. Vedlagte kontraktsformular vil bli fullstendig fylt ut ved kontraktsinngåelsen. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.4.4 FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 (gjelder for vareanskaffelser) Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via Doffin. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse om inertluftsystem, og sendes til: postmottak@eby.oslo.kommune.no Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 4
1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Doffin.no. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 06.10.2010 kl.12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud inertluftsystem. Tilbudet skal være utarbeidet på norsk og leveres i 2 papireksemplarer. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på Cd-rom. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Besøksadresse: Christian Krohgs gate 16, 3. etasje, 0186 Oslo Postadresse: Postboks 491 Sentrum, 0105 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 5
Dokumentasjon Skilleark Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg 4), jf. punkt 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 5 punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 6 3.3.2 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 7 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 8 Fullstendig utfylt tilbudsskjema i henhold til vedlegg 3 9 Sladdet utgave av tilbudet 10 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 2 måneder fra tilbudsfristens utløp. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring 22.09.2010 kl 12:00 eller etter nærmere avtale. Oppmøtested er utenfor Byarkivet, Maridalsveien 3. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referat fra tilbudsbefaringen(e) legges ut på Doffin som genererer dette til registrerte e-mail adresser. Reiseutgifter eller andre utgifter i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 6
2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Det forutsettes at leverandør som inngir forespørsel i konkurransen ved dette også samtykker i at medlemmer av bydelsutvalget kan gis innsyn i eventuelle avtaler leverandøren inngår med den respektive bydel. Eventuelt innsyn i taushetsbelagte opplysninger vil bli avgitt i lukket møte, der de som gis innsyn har underskrevet taushetserklæring i forhold til forvaltingslovens bestemmelser om taushetsbelagte opplysninger. 2.11 Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. 2.13 Internbud I denne konkurransen åpnes det for at Oslo kommunes øvrige virksomheter kan forespørre om å delta i konkurransen. 2.14 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 7
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift forhold med hensyn til skatte- og som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås merverdiavgiftsinnbetaling ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (se vedlegg nr 4) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Signert HMS-egenerklæring Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets, God økonomi årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 8
Tilbudsåpning vil finne sted i Christian Krohgs gate 16 den 06.10.2010 kl. 13:00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Fastpris 40 % Fullstendig utfylt tilbudsskjema, se vedlegg 3. Kvalitet, herunder funksjonalitet (blant annet brukervennlighet) rask produksjon av inertluft (raskere enn minimumskravet på 24 timer) driftsstabilitet effektiv løsning for tilknytning til varmegjenvinningssystem. 40 % Beskrivelse av kompressor, inertluft generator, kontrollsystem og inertluftsystemets funksjonalitet samt bilder eller tegninger av kompressor, inertluft generator og kontrollsystem. Beskrivelse av kapasitet på produksjon av inertluft utover minimumskravet på 24 timer Opplysninger om gjennomsnittlig tid mellom driftsavbrudd Beskrivelse av mulige løsninger for tilkobling til varmegjenvinningssystem. Referanser fra maksimalt to tidligere leveranser av tilsvarende system (dersom tilsvarende system ikke er levert av leverandøren tidligere, så kan underleverandørens referanser fra levering av tilsvarende utstyr oppgis. OBS! Referansen må være sluttbrukeren av systemet). Opplysninger som skal oppgis er navn på foretak som mottok systemet (sluttbruker), tidspunkt for levering, navn på kontaktperson og telefonnummer til kontaktperson slik at oppdragsgiver kan ta kontakt. Miljøegenskaper, herunder 10 % Energibruk energieffektivitet Leveringstidspunkt 10 % Dato for ferdigstillelse av kontraktsarbeidet Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 9
4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Dato: 14.09.2010 Laila Olafsen Marte Keysan Rosvoldsve VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon med tegninger Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Tilbudsskjema Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 10