KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rammeavtale for reparasjon og vedlikehold gate- veiutelys. Avtaleperiode 2 år, eks. opsjon 1 + 1 år. Saksnr. 2015/16974 Fredrikstad kommune Hvaler kommune 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Kunngjøring... 4 1.5 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Forbehold og avvik... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Tilleggsopplysninger... 6 3 Kvalifikasjonskrav... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 9 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 10 5.1 Innlevering av tilbud... 10 5.2 Tilbudets utforming... 10 6 Konkurransgrunnlagets dokumenter... 10 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er kommunene Fredrikstad og Hvaler. For ytterligere info: www.fredrikstad.kommune.no og www.hvaler.kommune.no. Fredrikstad kommune er eier av et gatelysnett med ca. 12 000 gatelyspunkt. Ved siden av gatebelysning omfattes også parker, utendørs belysningsanlegg forsynt fra kommunale bygg, lysløyper og andre offentlige areal. Hvaler kommune har ansvar for ca. 600 gate- og veilyspunkt, samt utelys på brygger, etc. Oppdragsgivers kontaktperson for konkurransegjennomføringen er: Navn: Ivar Larsen Postadresse: Postboks 1405, 1602 Fredrikstad e-post ivla@fredrikstad.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Rammeavtalen omfatter utelys som er del av netteiers forsyningsnett, utendørs belysningsanlegg forsynt fra kommunale bygg, lysløyper og belysningsanlegg på andre offentlige areal som ligger innenfor oppdragsgivernes ansvarsområde. Fredrikstad kommune drifter og vedlikeholder belysningsanlegg som har forsyning fra distribusjonsnettet til Hafslund Nett AS og Fredrikstad Nett. Generelt vedlikehold av oppdragsgivernes utebelysning. Med utebelysning forstås gate- gang- sykkelvei- vei- park- og utebelysning i tilknytning til kommunale bygninger, tur- og lysløyper, kai- og bryggebelysning, og øvrige steder hvor oppdragsgiverne eier og har ansvar for utebelysning Feilsøking og -retting på utebelysning før sikring/klemme til gatelysarmatur. Feilsøking og -retting av tennsystemet. Montering av ny komplett utebelysning der oppdragsgiverne er bestiller. Konsulentbistand innen fagfeltet "gatebelysning/utendørsbelysning", i forbindelse med oppdragsgivernes behov ved nyetableringer, rehabiliteringer og godkjenning av privatbygde anlegg før kommunal overtagelse. Innmåling av utelys, montere måleskap. Gjennomføring av sopp- og råtekontroll på anlegg. 3
I tillegg til drift og vedlikehold vil det bli foretatt investeringer i forbindelse med krav knyttet til AMS-forskriften og til en planlagt utskifting til LED-armaturer. I Fredrikstad kommune er det to netteiere, Fredrikstad nett AS og Hafslund nett AS. I Hvaler kommune er det en netteier, Fredrikstad Nett AS. Formål med anskaffelsen er å sikre stabil drift i oppdragsgivers gate- vei og utebelysning. Stipulert årlig kjøpsvolum: Fredrikstad kommune ca. 8-10 mill. kr., i tillegg kommer investeringsmidler for utskifting til led-armaturer på ca. 8 mill.kr. Hvaler kommune ca. 700 900 000 kr. Stipulert kjøpsvolum er basert på oppdragsgivers historiske kjøpsvolum og vedtatte budsjettmidler for inneværende år. Stipulert kjøpsvolum er ikke forpliktende for avtalen, men gir informasjon om stipulert kjøpsvolum på kunngjøringstidspunktet. Kjøpsvolum er avhengig av politiske vedtak og tilgjengelige budsjettmidler for hvert år i avtaleperioden. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 1.5 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Uke 8 Frist for å levere tilbud 5.April 2016 kl 12.00 Tilbudsåpning 5.April 2016 kl 13.00 Tilbudets vedståelsesfrist 31.August 2016 Kontraktsinngåelse Uke 18-19 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 5
2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, saksnummer: 2015/16974 Utelys», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e- post. 6
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Dokumentasjonskrav Skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert selskap. Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utenlandske selskap: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivingen i det land hvor leverandør er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Minimumskrav: Kredittverdig Dokumentasjonskrav Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å behandle personopplysninger. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandør skal ha erfaring fra tilsvarende rammeavtale for offentlig oppdragsgiver de siste 3 år. I fellesført luftledningsnett og for tilgang til tennpunkt i nettstasjoner kreves godkjennelse av det aktuelle nettselskap til å forestå arbeidet. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Gyldige bekreftelser fra netteiere Fredrikstad Nett og Hafslund nett. 7
Krav For prosjektering, utførelse, drift og vedlikehold av elektriske anlegg skal leverandøren være registrert og godkjent i henhold til krav stilt i forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og utstyr. Leverandøren skal være registrert i Elvirksomhetsregisteret hos Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) i rett virkeområde, skal dokumenteres. Dokumentasjonskrav Dokumentasjon på leverandørens registrering og godkjennelse. Det skal oppgis CV på personell som er knyttet til slik godkjennelse. CV for personell er å anse som dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjon. Dokumentasjon på leverandørens registrering DSB. 8
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet 40 % Se evalueringskrav i vedlegg 2. Evaluering kriteriet pris: Laveste totalpris tildeles 10 poeng, de øvrige priser tildeles poeng ut fra formel: laveste pris/tilbudt prisx10. Prispoeng multipliseres med angitt vektprosent. Evaluering kriteriet kvalitet: Tilbyder tildeles skjønnsmessig poeng ut fra skala 1 10, hvor 10 poeng er best. Tildelt poeng multipliseres med angitt vektprosent. 9
5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes til: Navn: Fredrikstad kommune Adresse: Postboks 1405, 1602 Fredrikstad Eller leveres: Navn: Fredrikstad kommune Adresse: Nygårdsgaten 16, Resepsjon Rådhuset Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og tydelig merkes med: «Tilbud, saksnr. 2015/16974 Utelys, v/ Ivar Larsen» Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1) Tilbudsbrev, vedlegg 5, signert av ansvarlig representant for leverandøren. 2) Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 3) Kravspesifikasjon, vedlegg 2: Leverandørens bekreftelse på aksept av kravspesifikasjon. 4) Prisskjema, vedlegg 4 Utfylt prisskjema 6 Konkurransgrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlag Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Vedlegg 3 Kontrakt med bilag Vedlegg 4 Prisskjema Vedlegg 5 Tilbudsbrev Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring Vedlegg 7 Gatelysnorm Fredrikstad kommune Vedlegg 8 Renblad nr 4542 ver. 1.0. 10