Helse Sør-Øst RHF Teknologi og ehelse/regionale standarder, prosedyrer, brukerveiledninger og opplæring for DIPS/Regionale Standardområder DIPS Standard: Organisasjonsoppsett Utgave: 1.00 Utarbeidet/revidert av: RSKD Godkjent av: Robert Nystuen Gjelder fra: 26.02.2016 Side 1 av 5 1. Beskrivelse av tema For å oppnå effektiv økonomi- og virksomhetsstyring ønsker HFene å se aktivitet og ressursutnyttelse i DIPS relatert til kostnadssteder og ressurstilhørighet i henholdsvis Økonomi- og HR-system. Derfor er det mange aktuelle interessenter til organisasjonsoppsett: Kliniske aktører Analyseenheter Forvaltere Økonomi HR Organisasjonsavdeling/enhet DIPS er primært tilrettelagt for å plassere planlagt og utført behandling både medisinsk faglig og fysisk. Dette er i henhold til NPR sine krav til rapportering på tjenestested, fagenhet og behandlingssted (ref. 3). Det er også mulig å synliggjøre tjenesteutøvende ressursers organisatoriske tilhørighet, der dette avviker fra pasientens fysiske plassering. Eksempelvis: HR; Personalet på en post kan være organisatorisk knyttet til en avdeling/seksjon f.eks. «avdeling for sykepleie». PAS; Det fysiske stedet må komme tydelig frem blant annet for å fortelle personalet hvilke pasienter de har ansvaret for når de er på vakt f.eks «Post 1, Post 2». Organisasjonsoppsettet i DIPS brukes til: Pasientadministrativ knytning til medisinskfaglige problemstillinger Arbeidsprosesshåndtering ved hjelp av automatisk elektronisk arbeidsflyt Integrasjoner med 3.part systemer (lab, rtg, etc) Ressursutnyttelse, bemanning i forbindelse med klinisk aktivitet Tilgangsstyring Intern virksomhetsstyring Ekstern rapportering (Helsedirektoratet/NPR, SSB) Økonomioppfølging DIPS er et pasientadministrativt journalsystem (PAS/EPJ) og brukes som: Dokumentasjon av faglige problemstillinger Planlegging av pasientbehandling og ressursbruk Registrering av utført behandling med tilhørende brukte ressurser HFene tilstreber å kunne utnytte ressursene optimalt. Ressursutnyttelse er ofte bakgrunnen for endringsbehov. Det er krevende å gjøre endringer manuelt i mange system, som også øker risikoen for feil. HSØ har et behov for at organisasjonsendringer skal foregå maskinelt fra RESH til alle aktuelle IT-system. Teknisk funksjonalitet for fullt ut å kunne gjennomføre en maskinell oppdatering er i dag ikke på plass. Det er imidlertid en forutsetning på sikt for integrerte system at RESH-id brukes som identifikator i denne løsningen. RESH er Nasjonalt registrer over enheter i spesialisthelsetjenesten. Strukturen i dette systemet er strengt Utskrift er kun gyldig på utskriftsdato
hierarkisk, med muligheter for tilleggsinformasjon om hvilken type/betegnelse (ref. 2) den organisatoriske enhet er. 2. Standard Prinsipper for organisasjonsoppsettet i DIPS: Organisasjonsoppsettet skal settes opp slik den reelt er i HFet. Det er pasientflyten som skal være førende for organisasjonsoppsettet Det medisinske ansvaret synliggjøres ved registrering av aktivitet (fig. 3 i kapittel 3.1.4). Hovedregelen skal være å bruke samme nivå i DIPS som i RESH. Omsorgsnivå skal ikke være årsak til at man legger enhet på avdelingsnivå i DIPS. Omsorgsnivå må alltid registreres i tillegg til organisatorisk enhet i DIPS. Alle dimensjonene/aksene i DIPS skal tas i bruk ved opprettelse av avdeling og seksjon. I vedlegg 1 er det en mer detaljert beskrivelse av hva som bør ligge i de ulike nivåene i DIPS. Forutsetninger å kunne følge prinsippene for organisasjonsoppsett: Styringsdata/ledelsesinformasjon internt må basere seg på utvidet NPR-melding, som gir informasjon om aktivitet på geografi og viser aktivitet på lavere nivå enn der DRG fordeles (avdelingsnivå=tjenesteenhet i NPR-meldingen). HFet må etablere rutiner og opprette en arena/forum for å kunne ivareta behov ved organisasjonsendringer. Hensikten er å hjelpe klinikken til å få gjort hensiktsmessige endringer i de ulike organisasjonskartene, slik at både rapportering og funksjonalitet blir ivaretatt. Integrasjoner krever at alle enheter i DIPS er registrert i RESH-databasen. I virksomhetsarkitektur er bruk av RESH-id ved integrasjoner en viktig faktor. En maskinell oppdatering av ulike organisasjonskart forutsetter at man i RESH markerer hva den enkelte enhet er ment å speile, ved å angi organisatorisk betegnelse (f.eks. avdeling, seksjon, poliklinikk, sengepost) (ref. 2). Referansedokumentet mangler imidlertid en klar definisjon på hva som ligger i de ulike betegnelsene. 3. Begrepsoversikt Begrep Forklaring Hensikt PAS Pasientadministrativt system Skal ivareta: Pasientadministrativt arbeid (Rutiner og arbeid med formaliteter ved mottak av pasienter i behandlingssystemet). Omfatter administrasjon av henvisninger, venteliste, inntak, overflytting, utskriving, avslutning av konsultasjonsserier, kontroller og andre avtaler) (Volven.no) Pasientadministrative data (Personopplysninger og data om en persons kontakt med helsevesenet, som ikke omfatter EPJ Elektronisk pasientjournal rent helsefaglig informasjon) (Volven.no) Journal hvor informasjonen er elektronisk lagret på en slik måte at den kan gjenfinnes og gjenbrukes. En elektronisk pasientjournal kan også inneholde referanse til papirdokumenter, bilder og annen informasjon som er lagret utenfor journalen. (Volven.no) Side 2 av 5
SSB Statistisk sentralbyrå NPR Norsk pasientregister (Helsedirektoratet) NPR-melding Samling dokumenter som spesifiserer registrering og rapportering av opplysninger til Norsk Pasientregister. Utvidet NPRmeldinmelding Uttrekk basert på NPR- i DIPS, som innehar mer detaljer / flere attributter Begrep Forklaring Hensikt RESH Nasjonalt register over Enheter i Spesialisthelsetjenesten RESH-id NIS-kode DRG Identifikasjonsnummer på enhet (løpenummer) Nasjonalt avdelingskodeverk (IK44/89). Enkelte HF benevner dette som NPR-kode Diagnose Relaterte Grupper Offisielt standardisert uttrekk fra PAS, spesifisert av Helsedirektoratet, for å gi nasjonal statistikk (KITH.no) Gi bedre og mer informasjon til intern oppfølging og styring. Et verktøy til å øke kvaliteten på helsestatistikken i Norge (KITH.no) En unik nøkkel for enhet i det nasjonale RESH (KITH.no) (KITH.no) Gir en oversiktlig beskrivelse av aktiviteten ved sykehusene. Systemet gjør det også mulig å sammenligne sykehus, selv om disse skulle behandle helt ulike pasienter. (KITH.no) BKM Behandlerkravmelding Benyttes til å fremsette refusjonskrav ovenfor HELFO. (Helseøkonomiforvaltning) OF Oracle financial Økonomi og regnskapssystem HF Fag-område Medisinsk ansvar HR SP Virksomhetsarkitektur Organisatorisk type i DIPS Lokalisering av type ventelistested Helseforetak Se definert kodeverk (OID 8451/8626) på www.volven.no. Hvordan det enkelte HF/enhet har organisert ansvar for ulike medisinske diagnoser Human resource Sykehuspartner Beskrivelse/strategi for helhetlig perspektiv i alle IKT-aktiviteter Organisatorisk betegnelse (ref. 2): Klinikk, avdeling, seksjon, post, poliklinikk Poliklinikk Kategorisering av spesialiteter, deriblant medisinske Det fagområdet innen medisin som har ansvaret for pasienten Koordinert og systematisk organisasjons- og IKT-utvikling styrt av virksomhetens strategier og faktiske behov både på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå, sikring av langsiktig fleksibilitet i IKT-porteføljen samt reduksjon av kostnader som følge av mindre ukoordinert lokal utvikling Side 3 av 5
Referanser RHF/13/03/01.07-03 Vedlegg 2: Enhetlig bruk av org.nivå i DIPS Side 4 av 5
Side 5 av 5