Halden Håndballforening Protokoll til styremøte (utvidet) Dato: Torsdag 23. mars Tid: kl. 19:30 Sted: Hjortsberghallen, klubbrom Tilstede: Vara: Andre: Forfall: Protokollfører: Kjersti Gjøsund, Inger Lise Røsnæs, Ole André Amundsen, Anne-Grete Elders Tollefsen, Kjell Åge Holter Øyvind Liland Kathrine Kollegård Magnusson, Kai Henning Melberg, Gry Lindhaugen, Vibeke Røstengen, Karen Anette Røsnæs, Andreas Berger Orud, Line Heli-Hansen, Frøydis Aarum (styremedlem) Malin Stanes,, Anne Kloster, Romek Josefsen, Stein Cato Røsnæs, Bjørn Trygve Johansen, Hanne Ramfjord Aakre, Trine Grip, Inger Lise Røsnæs Saksliste 14/17 Orienteringssaker... 2 15/17 Økonomi... 2 Kontonummer og organisasjonsnummer... 2 16/17 Medlemskapsforpliktelser... 3 Dugnader og andre inntektsbringende aktiviteter:... 3 17/17 Sportslig... 3 Dommere... 3 Påmelding av lag... 3 Seniorlag... 4 Trenere... 4 18/17 Marked... 4 Klubbfarger og drakter... 4 Logo... 4 19/17 Arrangement... 4 Eventuelt... 5 Sparebankstiftelsen 15 000,-... 5 Facebookside for Trenerside og oppmannside... 5
14/17 Orienteringssaker Informasjonsmøtet med Region Øst Kjell Åge, Kjersti, Øyvind og Inger Lise deltok på informasjonsmøtet i Råde. Det ble informert om sesongen 2017/2018, endringer som gjelder for regionen og frister for påmeldinger, kurs mv. Nytt av året er tredeling av nivå for aldersklassen J11 til J18. Regionen anbefaler sterkt at påmelding av lag går gjennom en dedikert person, slik at klubbene ikke risikerer dobbeltregisteringer. Kurs i KlubbAdmin Anne-Grete, Gry og Inger Lise har deltatt på kurs i KlubbAdmin. Dette er et system for medlemsadministrasjon, medlemsfakturering, samordnet rapportering, politiattester m.v. Systemet har kobling mot MinIdrett. Når organisasjonsnummer er på plass skal det tegnes avtale med BuyPass slik at vi får satt opp faktureringssystemet. Tilbakeføring av medlemmer Når serien er avsluttet for det enkelte lag, kan vi starte å melde overgang fra Degernes til Halden Håndball. For de lagene som skal på cup, må det først avklares med arrangør om annen klubb enn den som er påmeldt kan stille. Vi spiller formelt for Degernes ut mai. Lagene får beskjed via lagets facebook-/e-postgruppe når overgangsmeldingene kan starte. For spillere over 16 år vil det medføre en overgangskostnad på kr 515 per person. Denne utgiften må Halden Håndball dekke. J15 er ferdig med sin sesong, og vil bli første lag som melder overgang. 15/17 Økonomi Per dags dato har vi fått skriftlig tilsagn på kr 581 950,-. Vi er godt innafor når det gjelder startkapital for klubben, men vi har fortsatt et stykke igjen når det gjelder å skaffe sponsorer til den daglige driften. Kontonummer og organisasjonsnummer Halden Håndball er nå formelt registrert og godkjent av Brønnøysund. Vårt organisasjonsnummer er: 918 750 754. Alt er nå på plass for å kunne opprette konto i bank. Vedtak : Bankkontoer og underslagsforsikring: Anne-Grete og Gry følger opp: 1. Opprette konto for Halden Håndball i Berg Sparebank. Bankkontoen skal disponeres av: Anne-Grete Tollefsen Gry Lindhaugen Inger Lise Røsnæs Kjersti Gjøsund 2. Tegne underslagsforsikring og eventuelt ansvarsforsikring. Det må undersøkes hvilket selskap som gir best vilkår til lavest mulig pris. 3. Opprette VIPPS Styremøte - protokoll - 23-03-2017 - utvidet Side 2 av 5
16/17 Medlemskapsforpliktelser Styret er enige om at man foreløpig opprettholder treningsavgifter fra gamle Halden HK, men at man i stedet forsøker å redusere antall inntektsbringende aktiviteter som loddsalg m.v. Treningsavgift for sesong 2017/2018: Medlem Treningsavgift per sesong Håndballskolen Kr. 1.000,- Jenter 8 Kr. 1.400,- Jenter 9 Kr. 1.400,- Jenter 10 Kr. 1.400,- Jenter 11 Kr. 1.800,- Jenter 12 Kr. 1.800,- Jenter 13 Kr. 1.800,- Jenter 14 Kr. 3.200,- Jenter 15 Kr. 3.200,- Jenter 16 Kr. 3.200,- Jenter 18 Kr. 3.200,- Senior Kr. 3.200,- Trenere, oppmenn, styret - Støttemedlem, foresatte m.fl. - Det gis søskenmoderasjon: Det betales full treningsavgift for første barn, 30 % reduksjon for barn nummer to og 50 % reduksjon på øvrige. Dugnader og andre inntektsbringende aktiviteter: Loddsalg mv.: Inntil to inntektsbringende aktiviteter ala loddsalg, kalendere, basar el.l. Der det er flere aktive søsken, vil det bli gitt en moderasjon på antall lodd el.l. Dugnader for foreningen: Det forventes deltagelse på en eksternt rettet dugnad per år, i tillegg til interne arrangementer. Lagdugnader: Lagene har anledning til å inngå lagsdugnader. Det gis et fribeløp per lag på kr 5000 per påmeldt lag per sesong. Hvis det er to påmeldte lag er fribeløpet kr 10 000, er det tre påmeldte lag er fribeløpet kr 15 000. Alle dugnadsinntekter over fribeløpene fordeles 70 % til laget og 30 % til foreningen. 17/17 Sportslig Dommere Endelig frist for å melde inn dommere er 22. mai. Da må dommerne selv ha godkjent oss som oppdragsgiver. I tillegg til barnedommer, er vi avhengig av å sende seks dommere på trener 1 kurs. Vi er også avhengig av å knytte til oss to dommere over 19 år. Dersom treneravtale tegnes med Tico, vil han og hans makker inngå i dette dommerteamet. Kjersti gir Andreas gis tilgang i SA som dommerkontakt. Andreas følger opp påmeldinger til dommer 1 kurs. Påmelding av lag Frist for påmelding av lag er 1. mai. Innen den tid må vi skaffe oversikt over antall lag og hvilke nivå Styremøte - protokoll - 23-03-2017 - utvidet Side 3 av 5
disse skal meldes på. Sportslig innkaller til møte med dagens trenere for å få deres synspunkter. NHF Region Øst anbefaler at en person får ansvaret for å registrere lag i Sportsadmin. Sportslig leder innkaller trenere til informasjonsmøte tirsdag 28. mars. Seniorlag Styret har sendt søknad til region Øst om å få starte opp et seniorlag i 3. divisjon. Foreløpig har vi fått negativ respons på søknaden. Det må avklares hvorvidt det er grunnlag for å anke svaret vi har fått fra regionen. Kjersti og IL ser på det formelle og ankemuligheter. Sportslig vurderer om søknaden kan konkretiseres ytterligere. Dersom en ankesak er lite realistisk, må det vurderes om det er grunnlag for å starte opp et eget K6-lag eller om man skal se på mulige samarbeid med Tistedalen. Trenere Sportslig har pågående samtaler med Tico om å trene J18 og et seniorlag eller J16. Sportslig leder følger opp saken og utarbeider et avtaleforslag som fremmes på neste møte. Sportslig utarbeider et avtaleutkast som behandles på neste styremøte. 18/17 Marked Klubbfarger og drakter Valg av klubbfarge vil i noe utstrekning påvirkes av hvilken leverandør som velges og hvilket fargeutvalg leverandøren kan tilby. Malin og Line har hatt samtaler med noen leverandører og vil avtale mer formelle møter framover for å få konkrete tilbud. Det er viktig at vi får fremskaffet gode gjenkjøpsavtaler og at disse kommer spillerne til gode. Vi vil i mest mulig grad handle lokalt. Det skal være enkelt for både foreningen og for foresatte å skaffe klubbtøy og ev. supporterutstyr. Kjell Åge bistår arbeidsgruppen i forhandlingene med ulike leverandører. Logo Logo må komme på plass så snart som mulig. Kai-Henning og Vibeke avtaler møte med potensiell designer. 19/17 Arrangement Det ble diskutert om det skulle avholdes felles sesongavslutning for lagene i år. I og med at spillerne for tiden tilhører Degernes, ble utvidet styre enige om at sesongavslutningen vi utgår i år, og at det i stedet er opp til lagene å bestemme om de ønsker egen sesongavslutning. Styret går i stedet for en skikkelig kick-off ved sesongstart. Det vil ikke bli avholdt felles sesongavslutning i år. Styremøte - protokoll - 23-03-2017 - utvidet Side 4 av 5
Eventuelt Sparebankstiftelsen 15 000,- Det må presiseres at midlene som ble tildelt lagene fra Sparebankstiftelsen ikke kan benyttes til å betale cup. Disse midlene er forbehold å dekke utstyr og annet materiell lagene har behov for ut sesongen. Andreas gjør innkjøp av utstyr og materiell på vegne av lagene Facebookside for Trenerside og oppmannside Det er behov for å kommunisere ut til trenere og oppmenn. For å sikre at alle nås, foreslås det å opprette egne facebook-grupper for dem. Vibeke og Kai-Henning oppretter to grupper på facebook: Halden Håndball Trenere Halden Håndball Oppmenn Styremøte - protokoll - 23-03-2017 - utvidet Side 5 av 5