Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune

Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune Vedtatt i kommunestyret 22.06.2017, sak K-17/66

INNHOLD: 1 INNLEDNING... 3 2 METODER FOR NEDBEMANNING... 3 A. Naturlig avgang... 3 B. Vakante stillinger... 4 C. Intern omplassering... 4 D. Oppsigelser... 5 3 OPPSIGELSER - NÆRMERE OM LOV OG AVTALEVERK... 5 4 OPPSIGELSER - KOMMUNENS VURDERING... 6 4.1 Følgende forhold skal vektlegges:... 6 4.2 Flytting av arbeidstakere/endring av arbeidsoppgaver... 7 4.3 Opphør av arbeidsforhold ved overgang til pensjon... 7 4.4 Permisjon uten lønn for å tiltre annen stilling utenfor kommunen... 8 4.5 Fortrinnsrett etter AML 14-2... 8 5 DEFINISJON AV VIRKSOMHETSOMRÅDER I ÅMLI KOMMUNE... 9 6 VURDERINGER I ENHETENE - UTARBEIDING AV BEMANNINGSOVERSIKT M.V.... 9 Side 2 av 9 Vår ref.: 2017/277-7 Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune

1 INNLEDNING I forbindelse med omstillingsarbeidet kan kommunen komme opp i en situasjon der arbeidstakere blir overflødige. Det vil da bli nødvendig å avklare hvilke ansatte/personer som skal bekle de resterende stillinger. Bestemmelsene i lov- og avtaleverk gir føringer for hvordan oppsigelser skal håndteres i kommunene og disse retningslinjer er derfor å betrakte som et supplement til gjeldende lov- og avtaleverk. Nedbemanning/omplassering kan også være aktuelt i tider utenom store omstillingsprosesser og retningslinjene er derfor generelle retningslinjer for Åmli kommune. Det er administrasjonsutvalget som er tillagt oppsigelsesmyndighet for alle stillinger i Åmli kommune, med unntak av rådmann, og det må derfor i hvert enkelt tilfelle utarbeides sak til administrasjonsutvalget før kommunen eventuelt går til oppsigelse. Rådmannen har imidlertid myndighet til å sende ut varsel om oppsigelse basert på føringer i lover, avtaleverk og retningslinjer. 2 METODER FOR NEDBEMANNING Nødvendig nedbemanning kan i prinsippet løses på følgende måter: A. Naturlig avgang B. Holde budsjetterte stillinger vakante C. Intern omplassering til ledige stillinger D. Oppsigelser A. Naturlig avgang Naturlig avgang skjer på en av flere måter: - arbeidstakere slutter etter eget ønske - arbeidstakere slutter grunnet overgang til pensjon - spesielle tiltak Fratreden etter eget ønske Normalt vil alle organisasjoner ha en viss gjennomtrekk ved at arbeidstakere selv sier opp sin stilling av ulike årsaker. Overgang til pensjon. Det er normalt 4 ulike pensjonsordninger som er aktuelle: - overgang til alderspensjon fra folketrygden ved fylte 67 år samordnet med tjenestepensjon - AFP - Avtalefestet pensjon - gjelder fra fylte 62 år - overgang til tjenestepensjon ved oppnådd særaldersgrense - overgang til uførepensjon i de tilfeller bedriftsintern attføring ikke lar seg gjennomføre. Ved naturlig avgang er det viktig for kommunen å bruke de muligheter dette åpner til å vurdere omplassering av arbeidstakere som er/blir overtallige på grunn av nedbemanning eller er kommet i en situasjon der de ikke lenger kan utføre sitt vanlige arbeide av helsemessige årsaker, jf. Arbeidsmiljøloven 4-6. Spesielle tiltak I enkelte særtilfeller kan det være aktuelt for kommunen å vurdere spesielle tiltak for å bringe et arbeidsforhold til opphør. Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune Vår ref.: 2017/277-7 Side 3 av 9

Dette kan være: - sluttvederlag som gis som engangsutbetaling eller som lønn en fastsatt periode utover normal oppsigelsestid - førtidspensjonering der kommunen dekker pensjonen/mellomlegget inntil normalalder for uttak av pensjon etter vanlige regler inntreffer - permisjon med lønn for gjennomføring av utdanning eller omskolering for enten seiv å si opp eller for å kvalifisere seg for andre stillinger i kommunen B. Vakante stillinger Det kan være aktuelt å la være å ansette i vakante (ledige) budsjetterte stillinger for kortere eller lengre tidsrom. I hvor stor grad dette tiltaket kan benyttes avhenger av hvilke stillinger som blir vakante og om oppgavene kan sløyfes, utsettes, omfordeles eller løses på andre måter. C. Intern omplassering For overtallige personer der arbeidsforholdet ikke opphører ved naturlig avgang, må kommunen undersøke mulighetene for intern omplassering. Det er ikke saklig å si opp arbeidstakere uten først å ha utnyttet mulighetene for omplasseringer. Dette følger av Arbeidsmiljølovens 15-7 (2) der det heter: «Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiveren har annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker.» Med passende arbeid forstås det arbeid/stillinger som en arbeidstaker er kvalifisert for. Hovedtariffavtalens kap. 1, fellesbestemmelser, 3.4.1, inneholder også føringer på hvordan omplassering kan/skal skje: Ved omplassering/overgang til lavere lønnet stilling i samme kommune pga. omorganisering, sykdom, skade, rasjonalisering eller andre grunner som ikke skyldes arbeidstakerens forhold, skal arbeidstakeren beholde sin nåværende Iønnsplassering som en personlig ordning. Dersom det er flere personer som er overtallige og som må omplasseres, skal disse omplasseres i prioriteringsrekkefølge ut fra de samme kriterier man bruker ved oppsigelser. Se opplistingen under pkt. 4 hvor det er angitt hvilke forhold som skal vektlegges. De personer man ut fra en slik vurdering ikke kan omplasseres, må om nødvendig sies opp. I den forbindelse er det likevel viktig først å vurdere om det er noen som kan ha rettskrav på stillingen, fordi det i stor grad er samme stilling som vedkommende hadde før omstillingen. Ved ledige stillinger i en avdeling må nærmeste leder gi melding til leder for rådmannens stab. Før stillingen kan lyses ut, må det avklares om det er aktuelle kandidater som har fortrinnsrett til stillingen. Dette kan være overtallige personer i en nedbemanningssituasjon eller det kan være bedriftsinterne attføringskandidater. Forutsetningen for omplassering er at arbeidstakeren er kvalifisert for den nye stillingen eller at arbeidstakeren, etter tiltak godkjent - evt. tilrettelagt - av kommunen, kan skaffe seg de nødvendige kvalifikasjoner innen den tidsfrist kommunen setter. Arbeidstakerens egen oppfatning har betydning. Plikten til å tilby annet passende arbeid gjelder som utgangspunkt også mindre attraktive stillinger som i utgangspunktet har lavere lønn, redusert stillingsprosent eller mindre ansvarsfulle arbeidsoppgaver. Side 4 av 9 Vår ref.: 2017/277-7 Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune

I første rekke skal omplassering forsøkes innenfor den avdelingen den aktuelle omplasseringskandidaten arbeider. Dersom dette ikke er mulig, vil hele kommunen være omplasseringsområde. D. Oppsigelser Det er en klar målsetning å komme gjennom omstillingsprosesser uten å måtte ty til oppsigelser. Omstillingene kan likevel være av en slik størrelsesorden at det ikke kan gis garantier. Imidlertid skal alle andre muligheter være prøvd før oppsigelser blir vurdert. Skal vi unngå oppsigelser, må man ha klare prosedyrer for hvordan omstillingen skal implementeres og hvorvidt og hvordan tiltak skal iverksettes overfor overtallig personell. I en vurdering om man vil gå til oppsigelse, er det er en klar forutsetning at alle beslutninger som blir fattet skal ha et saklig grunnlag og være i overensstemmelse med de bestemmelser/føringer som lov- og avtaleverk gir. 3 OPPSIGELSER - NÆRMERE OM LOV OG AVTALEVERK Arbeidsmiljøloven gir ufravikelige bestemmelser som bl.a. slår fast at oppsigelse skal ha et saklig grunnlag, jfr. 15-7 i loven. Et kommunestyrevedtak om betydelige reduserte økonomiske rammer eller kutt i tjenester kan være et slikt saklig grunnlag for å iverksette en oppsigelsesprosess og i siste omgang vedtak om oppsigelse/er. Arbeidsmiljøloven har også bestemmelser som regulerer framgangsmåte ved oppsigelser, sikrer arbeidstaker en fortrinnsrett ved oppsigelse grunnet i virksomhetens forhold osv. Kommuneloven regulerer bl.a. hvem i kommunen som utøver arbeidsgiveransvaret. Denne myndigheten tilligger kommunestyret, men i praksis er myndigheten delegert rådmannen. Forvaltningsloven har bestemmelser om individuell saksbehandling som kommer til anvendelse i oppsigelsessaker i kommunene og Opplæringsloven kan komme til anvendelse når det gjelder undervisningspersonalet. Det er også bestemmelser i Hovedavtalen som særlig gjelder hensynet til arbeidstakerorganisasjonenes medvirkning som skal bidra til å sikre at det treffes gyldige oppsigelsesvedtak. Det vises til Arbeidsmiljølovens kap. 15. Det er forskjellige forhold som skal vektlegges: bemanningssammensetning kompetanse vurdering av den belastning en oppsigelse vil få for arbeidstakeren i forhold til den effekt det vil ha for arbeidsgiver å bringe arbeidsforholdet til opphør. tjenestetid Se ellers nærmere beskrivelse under pkt. 4 nedenfor. I Hovedtariffavtalen er det kap. 3 som regulerer oppsigelse- og omplassering. Det vises spesielt til 3-3 som sier. «Ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først, jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2) og Hovedavtalen del B 1-4-1 og del C 3-1.» Undervisningspersonale med særskilt stillingsvern fra før 1.8.1999 iht. grunnskoleloven eller rettsvilkårsavtalen omfattes ikke av bestemmelsen i første ledd om rangering etter tjenestetid.» Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune Vår ref.: 2017/277-7 Side 5 av 9

4 OPPSIGELSER - KOMMUNENS VURDERING Brukerne skal stå i fokus i all kommunal planlegging. Ut fra dette vil det være et mål for kommunen å få best mulig kvalitet på sine tjenester, noe som bl.a. betyr at kommunen vil satse på både å beholde kompetanse og utvikle kompetanse i sin organisasjon. Kommunen vil etter dette vektlegge kompetanse også ved vurdering av opphør av et arbeidsforhold. Tjenestetid er viktig, men ikke alene avgjørende. Når det i HTA kap. 1 3, pkt. 3.3. er fastsatt "under ellers like vilkår, betyr dette at kommunen ved utvelgelse av hvilke personer som skal sies opp, kan ta hensyn til forskjellige kvalifikasjoner, erfaring og anvendelighet generelt eller på spesielle felter når dette er saklig begrunnet i virksomhetens behov. Det er saklig å legge vekt på hvilke oppgaver virksomheten står tilbake med etter at driftsinnskrenkninger eller rasjonalisering er foretatt. 4.1 Følgende forhold skal vektlegges: Kompetanse. Kompetanse, herunder formell og reell kompetanse og personlig egnethet. Personlig egnethet skal ikke benyttes dersom arbeidsgiver ikke tidligere har gjort arbeidstaker oppmerksom på at vedkommende for eksempel har dårlige samarbeidsevner. Personlig egnethet vil eks.vis også gjelde klasseledelse for undervisningspersonalet og samspill/kommunikasjon med barn for ansatte i barnehage og SFO, og samspill/kommunikasjon med brukere og pårørende for andre yrkesgrupper. Arbeidsgivers behov for å beholde arbeidstakere med ønsket kompetanse vil være spesielt viktig i situasjoner hvor avdelingene får betydelig reduserte økonomiske rammer. Bemanningssammensetning. Sikre forsvarlig sammensetning alder og kjønn på sikt. Tungtveiende sosiale forhold. Yrkeshemninger, forsørgelsesbyrde, mobilitet, særlige gjeldsforhold, alternative jobbmuligheter. Eldre arbeidstakere Det skal tas særlige hensyn til eldre arbeidstakere, særlig i kombinasjon med lang ansiennitet. Langvarige sykefravær (over 1 år) og hvor det ikke er snarlige utsikter for tilbakeføring i opprinnelig stilling En eventuell oppsigelse av ansatt som er sykmeldt i løpet av første 12 måneder av fraværet vil ikke være saklig begrunnet dersom oppsigelsen skyldes sykefraværet, jf. AML`s regler. Er det ikke utsikter etter denne perioden for at arbeidstaker snarlig kommer tilbake i stillingen vil det lange fraværet og hensynet til oppgaver som skal utføres på arbeidsplassen, arbeidssituasjonen for andre ansatte m.m. kunne resultere i at denne arbeidstakeren likevel sies opp. Tjenestetid. Ansienniteten blir avgjørende når andre kriterier medfører at arbeidstakere står likt. Kommunen vil foreta en utvelgelse basert på en totalvurdering av de forhold som er skissert ovenfor. Pkt. 4 kan sammenfattes til følgende overordnede prinsipp: Ansiennitetsprinsippet, eller tjenestetidprinsippet, legges til grunn ved nedbemanning når andre forhold står likt, jfr. HTA kap. 1, 3, pkt. 3.3. Side 6 av 9 Vår ref.: 2017/277-7 Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune

4.2 Flytting av arbeidstakere/endring av arbeidsoppgaver Det kan bli aktuelt å flytte arbeidstakere til andre oppgaver eller til oppgaver som skal videreføres etter en nedbemanningsprosess. Dette kan arbeidsgiver gjøre i kraft av sin styringsrett. Styringsretten er den kompetanse arbeidsgiver har til ensidig å foreta endringer i de oppgaver arbeidstaker skal utføre. Arbeidsgiver kan ensidig foreta endringer i arbeidstakers oppgaver så lenge dette skjer innenfor grunnpreget i stillingen og etter en saklig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Dersom det er aktuelt med endringer som ikke er innenfor grunnpreget i stillingen, er det tale om en endringsoppsigelse som skal vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle av den aktuelle enheten og leder for rådmannen stab, om nødvendig etter konsultasjon med KS. Arbeidsgiver vil ha en styringsrett og også en styringsplikt i forhold til at arbeidsoppgaver blir løst på en best mulig og rasjonell måte i forhold til de budsjettmidler som er til disposisjon. Nærmere om tjenestetid: Hovedtariffavtalen definerer tjenestetiden lik den ansattes tjenestetid i kommunen. Tjenestetiden skal være sammenhengende og tilsettingsforholdet må ikke vare avbrutt. Tjenestetiden i kommunen er den tiden den ansatte har arbeidet i Åmli kommune. Følgende forhold avbryter ikke tjenestetidopptjeningen: pliktig førstegangstjeneste/repetisjonsøvelse i Forsvaret lovbestemte permisjoner ved svangerskap, omsorg og sykdom permisjoner innvilget med hjemmel i kommunens permisjonsreglement med unntak av permisjoner for å arbeide for annen arbeidsgiver med mindre dette er i regi av hjelpeorganisasjoner i offentlig regi eller i regi av organisasjoner som mottar offentlig støtte. Deltidsstillinger reduserer ikke tjenestetidberegningen. Det er tilsettingstiden og ikke stillingsstørrelsen som er kriteriet. Dersom en fast ansatt har flere tilsettingsforhold, herunder vikariater, forstås tjenestetid som en sammenhengende tjeneste, inklusiv vikarperiodene. Som sammenhengende tjeneste i vikarperioder forstås også ekstrahjelp og timelønte som har arbeidet 14 timer eller mer pr. uke over en periode på 6 måneder eller mer. Opphold i slik tjeneste ut over en måned avbryter den sammenhengende tjeneste. For ansatte som arbeider ved virksomheter som stenger aktiviteten jul og sommer m.v., avbrytes ikke den sammenhengende tjeneste. Dersom spesielle forhold skulle tilsi en fravikelse av reglene om tjenestetid, kan reglene fravikes etter drøfting med aktuelle arbeidstakerorganisasjoner. 4.3 Opphør av arbeidsforhold ved overgang til pensjon Ved overtallighet vil kommunen primært avslutte arbeidsforholdet til arbeidstakere som oppfyller følgende forutsetninger: 1) personer som har rett til alderspensjon fra folketrygden (nå ved fylte 67 år) 2) personer som oppnår særaldersgrense og som har full eller tilnærmet full opptjeningstid (30 år) Kommunen skal også undersøke om personer som kan gå av med AFP ønsker å slutte. Her må man være oppmerksom på at dette er en rettighet disse arbeidstakerne har og ikke en plikt. Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune Vår ref.: 2017/277-7 Side 7 av 9

Det kan også være ønskelig/nødvendig å beholde den kompetanse disse personer besitter i organisasjonen og det av denne grunn ikke er aktuelt å avslutte arbeidsforholdet. Ved eventuelt uttak av AFP vil kommunen spare Iønn- og sosiale utgifter, men må dekke kommunens andel av utjevningsordningen for AFP-ordningen. Det blir selvsagt ingen innsparingseffekt dersom AFP-pensjonisten må erstattes. 4.4 Permisjon uten lønn for å tiltre annen stilling utenfor kommunen Overtallige kan gis permisjon uten lønn i inntil 6 måneder for å gå inn i stilling hos annen arbeidsgiver. Det vil gi overtallige mulighet for å prøve seg i stilling hos annen arbeidsgiver og 6 måneder tilsvarer prøvetiden for stillinger i stat, kommune og fylkeskommune. Dersom slik permisjon innvilges kan det være aktuelt å sette nærmere vilkår for en slik permisjon. Eks.vis skriftlig informere innen en angitt frist at vedkommende ønsker å komme tilbake, at arbeidstaker må akseptere eventuelt annen likeverdig stilling annet sted i kommunen dersom vedkommende ønsker å komme tilbake m.m. 4.5 Fortrinnsrett etter AML 14-2 Etter reglene i AML 14-2 har ansatte som er sagt opp, og som har vært ansatt i minst 12 måneder i de to siste år, fortrinnsrett til ny ansettelse når arbeidstaker er kvalifisert for stillingen. Fortrinnsretten gjelder i ett år fra oppsigelsesfristens utløp og gjelder arbeidstakere som har vært ansatt i minst 12 måneder i de to siste år. Ordningen gjelder ikke for arbeidstaker i vikariat. Fortrinnsretten faller bort dersom arbeidstaker ikke har akseptert et tilbud om ansettelse i en passende stilling senest 14 dager etter at tilbudet ble mottatt ( 14-2 nr. 5). Side 8 av 9 Vår ref.: 2017/277-7 Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune

5 DEFINISJON AV VIRKSOMHETSOMRÅDER I ÅMLI KOMMUNE I Hovedtariffavtalens kap. 1, fellesbestemmelser, 3.3 heter det: Ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først, jf. arbeidsmiljøloven 15-7 (2) og Hovedavtalen del B 1-4-1 og del C 3-1. Det er etter dette nødvendig å definere virksomhetsområder i kommunen: Følgende enheter og avdelinger utgjør egne virksomhetsområder i Åmli kommune: Oppvekst Helse og velferd samt Habilitering og ressurs Samfunn og rådmannens stab Dvs. at nedbemanning og identifisering av overtallige foregår innenfor hver enkelt av disse virksomhetsområdene. Når det gjelder omplasseringsområdet, vil hele kommunen være omplasseringsområde for overtallige personale. Forutsetningen for omplassering er under alle omstendigheter at arbeidstakeren er kvalifisert for den stillingen vedkommende skal/kan omplasseres i eller etter kommunens vurdering/tiltak kan skaffes de nødvendige kvalifikasjoner. Dersom det er flere personer som er overtallige og som må omplasseres, skal disse omplasseres i prioritetsrekkefølge ut fra de samme kriterier man bruker ved oppsigelser. Se opplistingen under pkt. 4 hvor det er angitt hvilke forhold som skal vektlegges. 6 VURDERINGER I ENHETENE - UTARBEIDING AV BEMANNINGSOVERSIKT M.V. Det er nødvendig at det gjennomføres en ensartet og ryddig prosedyre i en nedbemanningsprosess. Kommunestyrets vedtatte økonomiplan for aktuelle år legges til grunn. Basert på økonomiplanen foretas det en administrativ vurdering av hvilke oppgaver som skal løses innenfor hver enhet og hvordan tjenesten skal organiseres innenfor de rammer som økonomiplanen stiller til disposisjon. Den enkelte enhetsleder har ansvar for dette. Det forutsettes at vurderingen drøftes med fagforeninger representert ved den aktuelle enheten. Vurderingen skal munne ut i en bemanningsoversikt der antall stillingshjemler, hjemmelsinnehaver, hvem som arbeider som vikar og - i tilfelle - hvem som "eier" stillingen framgår. Det skal også framgå om - og i tilfelle - hvor mange stillingshjemler som må bringes til opphør for at enhetens driftsutgifter kan holdes innenfor den økonomiske ramme som er stilt til disposisjon av kommunestyret. Når disse oversiktene foreligger fra alle enheter, vil det være et sentralt ansvar å koordinere dette og vurdere omplasseringsmuligheter og eventuelle oppsigelser. Vedtatt: Retningslinjer ved nedbemanning i Åmli kommune Vår ref.: 2017/277-7 Side 9 av 9