Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: 02.10.2014 Tidspunkt: 11:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Arild Legland Øyvind Nordbø Ranveig Næss Turid Glesnes Arne Holmefjord Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem FRP SP H AP FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Berit Fløysand Jarl Ottmar Reinsnes Unni-Renate Moe Elin Molven Wilhelmsen Stilling Rådmann Økonomisjef Rekneskapsrevisor i Deloitte AS Spesialrådgjevar i Hordaland Fylkeskommune Arild Legland utvalsleiar Elin Molven Wilhelmsen utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 31/14 PS 32/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 33/14 Rådmannen orienterer - Kva som er /vil verta gjort i høve forbetringsområda som kom fram i revisjonsrapport nr. 4. frå Deloitte AS 2014/160 PS 34/14 Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeidet 2014 - Status 2014/159 PS 35/14 PS 36/14 PS 37/14 PS 38/14 Forslag til budsjett 2015 for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune Forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning i Fusa kommune - Status Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune Meldingar 2014/159 2014/327 2014/165 RS 7/14 Vedtak KST - Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016. Fusa kommune. RS 8/14 Vedtak KST - Revidert plan for selskapskontroll 2012-2014. Fusa kommune. 2014/157 2014/158 RS 9/14 Vedtak KST - Kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen i Fusa kommune. 2014/164 RS 10/14 Vedtak KST - Årsmelding 2013 for kontrollutvalet. 2014/167 RS 11/14 Vedtak KST - 1. tertialrapport 2014. 2014/160 RS 12/14 Selskapskontroll BRB - Status pr. august 2014 2014/368 RS 13/14 Nytt styrevervregister 2014/174 PS 39/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/161 PS 40/14 Eventuelt PS 31/14 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart godkjent.
PS 32/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram merknader til møteprotokollen. Møteprotokoll frå møtet 23.5.2014 vart godkjent. PS 33/14 Rådmannen orienterer - Kva som er /vil verta gjort i høve forbetringsområda som kom fram i revisjonsrapport nr. 4. frå Deloitte AS Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Berit Fløysand og økonomisjef Jarl Ottmar Reinsnes orienterte om status i samband med forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 4 frå Deloitte, og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det har vore ei stor utskifting av personale innan økonomiavdelinga i kommunen den siste tida. Det har også vore ein del sjukemelding. Administrasjonen arbeider for å få på plass revisor sine tilrådingar som kjem fram i revisjonsrapport nr. 4. frå 2013. Slik rådmannen ser det så er det framleis ein veg å gå når deg gjeld å få på plass fleire av punkta i rapporten. Dette skyldast fleire tilhøve. Ein kan nemna systemmessige utfordringar og for lite ressursar på personalområde der det er få personar eller vakanse i viktige stillingar til å utføra desse oppgåvene. Vedtak i saka var samrøystes. Informasjonen vart teken til orientering. PS 34/14 Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeidet 2014 - Status Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering.
Rådmannen orienterte om at sekretariatet har motteke feile tal i høve kontrollutvalet sitt rekneskap 2014. På bakgrunn av dette vert saka sett opp på nytt til kontrollutvalet sitt møte den 4.12.2014. Rådmannen lova at kommunen skal syta for at kontrollutvalet skal få rette opplysningar i høve eige budsjett, slik at det er råd å ha ein god oversikt, samt kontroll over rekneskapet for ettertida. Vedtaket vart samrøystes. Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Kontrollutvalet ynskjer saka opp på nytt i møtet den 4.12.2014. PS 35/14 Forslag til budsjett 2015 for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune Forslag til innstilling Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget for 2015 slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2015. Kontrollutvalet gjekk gjennom saka. Framlegg til vedtak vart samrøstes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget for 2015 slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2015. PS 36/14 Forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning i Fusa kommune - Status Løypemeldinga vert teken til orientering.
Deloitte AS ved Unni-Renate Moe kom med ei kort løypemelding i høve forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektet er noko forseinka. Rapporten vert difor ikkje lagt fram for kontrollutvalet til handsaming før 4.12.2014. Etter den nye planen skal kommunestyret handsama rapporten i møtet 18.12.2014. Kontrollutvalet ynskjer å få tilsendt rapporten snarast, slik at dei får god tid til førebuing av saka til neste møte. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Løypemeldinga vert teken til orientering. PS 37/14 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. Deloitte AS ved Unni-Renate Moe orienterte i saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. PS 38/14 Meldingar Kontrollutvalet gjekk gjennom referatsakene og fatta samrøystes vedtak. Referatsak 11/14 1.tertialrapport 2014: Kontrollutvalet er uroa over at: «Skule - Delen 10 - klassingar som trivst på skulen er lågare enn landsnivået».
vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tok referatsakene til orientering. PS 39/14 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom møteprotokollane. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 40/14 Eventuelt Det vart ikkje teke noko opp under eventuelt.