Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: Tidspunkt: 10:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ola Dale Leiar H Bergfrid Norheim Nestleiar AP Richard Markhus Medlem SP Lin Cathrin Anthun Medlem H Arild Heggland Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Gunnar Husabø Unni Renate Moe Roald Breistein Elin Molven Wilhelmsen Stilling Forvaltningsrevisor i Deloitte AS (ikkje PS 13/16) Rekneskapsrevisor i Deloitte AS (ikkje PS 13/16) Seniorrådgjevar i Hordaland Fylkeskommune (PS 13/16) Spesialrådgjevar i Hordaland Fylkeskommune Ola Dale utvalsleiar Elin Molven Wilhelmsen utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/16 PS 4/16 Vedteke budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2016 i Fusa kommune - Konsekvensar Løypemelding frå revisjonen - Status på økonomiarbeidet i Fusa kommune 2015/ /99 PS 5/16 Møteplan 2016 for kontrollutvalet i Fusa kommune 2015/102 PS 6/16 PS 7/16 PS 8/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan for Fusa kommune Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan for Fusa kommune Forvaltningsrevisjon innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i Fusa kommune - Løypemelding 2015/ / /25 PS 9/16 Kurs i regi av revisjonen for kontrollutvalet i Fusa kommune 2016/34 PS 10/16 RS 1/16 Referatsaker Vedtak KST PS 056/15 - Budsjett 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune 2015/98 RS 2/16 Møteplan 2016 for politiske utval i Fusa kommune. 2014/162 PS 11/16 Gjennomgang av møteprotokollar i Fusa kommune 2015/101 PS 12/16 PS 13/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fusa kommune - Arbeidsmøte 2014/420 2

3 PS 1/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart godkjent. PS 2/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møtet Protokoll frå møtet vart godkjent. PS 3/16 Vedteke budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2016 i Fusa kommune - Konsekvensar Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Sekretariatet informerte at det i kontrollutvalet sitt forslag til budsjett 2016, så var det føreslått ei ramme på kr ,- inklusiv mva. men utan momsrefusjon. Tilsvarande ramme med både moms og momsrefusjon, er på kr Dette siste talet er samanliknbart med løyvinga på kr ,-. Differansen her vert på kr ,-. Dette er ein vesentleg skilnad, noko som igjen medfører reduksjon i kva oppgåver kontrollutvalet faktisk kan få gjennomført i Kontrollutvalet bad om ei auka ramme for 2016 grunna: Lovpålagt analyse- og planarbeid, både for forvaltningsrevisjon og for selskapskontroll, første året i ny valperiode. Oppretthalda vanleg standard med minst ein årleg forvaltningsrevisjon (lovpålagt) og ein aktivitet innan selskapskontroll kvart år. Folkevaldopplæring i starten av ny valperiode. 3

4 Ekstra tiltaksmidlar om noko ekstra støyter til, som kontrollutvalet bør engasjera seg i. Konkurranseutsetting av revisjonstenester, ettersom gjeldande avtale går ut Transaksjonskostnader (byttekostnader) var lagt til, men ikkje kostnader med at avtalen for hausthalvåret (ny avtale) kunne verta dyrare enn noverande avtale frå Sekretariatet har utarbeida eit alternativt forslag til budsjett, i høve den vedtekne budsjettramma. Denne syner kva konsekvensar den vedtekne budsjettramma kan ha for kontroll og tilsynsarbeidet i Dokumentet vart delt ut i møtet. Kontrollutvalet diskuterte saka og var samde om at dei ikkje er nøgd med budsjettramma for 2016, sett i lys av alle oppgåvene dei er pålagt å løysa. Kontrollutvalet er såleis uroa over budsjettramma dei er blitt tildelt, og meiner at den i det minste ikkje burde vore mindre enn budsjettramma for Utvalsleiar har fått mynde frå resten av utvalet til å ta saka snarast opp med ordførar for å finna ei løysing. Kontrollutvalet er ikkje nøgd med tildelt budsjettramme for Kontrollutvalet ynskje ikkje å godta budsjettramma slik ho ligg føre og ber i første omgang om å få ei ramme jf. fjordåret si budsjettramme på kr ,- inkl. mva. utgifter. Utvalsleiar får mynde frå resten av utvalet til å ta saka opp med ordførar for å finna ei løysing. PS 4/16 Løypemelding frå revisjonen - Status på økonomiarbeidet i Fusa kommune Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Rekneskapsrevisor Unni Renate Moe orienterte kontrollutvalet i høve saka og svarte på spørsmål. Revisjonen har ikkje grunnlag for å leggja fram interimsrevisjonsrapport endå. Basert på gjennomgang av regnskapsmateriale, tidligare revisjonsrapportar og møter med kontrollutvalget, rådmannens leiargruppe samt økonomileiinga i kommunen, har revisjonen gjennomført ei risikovurdering. Revisjonen viste oversikt over risikobildet i kommunen i dag. Revisjonen informerer om at interimsrevisjonen er blitt flytta og utsett fleire gonger. Tidspunkt for interimsrevisjon vart flytta til seint i desember på grunn av fråvær hjå kommunen. Revisjonen gjennomførte møter med rådmann og økonomi/lønn angående fremdrift og avslutning av regnskapet. Revisjonen seier at dialogen har heile tida vert god. Det er tatt grep for ferdigstilling av regnskapet for Revisjonen har gjennomført følgjande interimsrevisjon for 2015: Rutiner Reiseregninger Stikkprøver av andre salgs og leigeinntekter, andre overføringsinntekter (herunder tilskudd) Stikkprøver av bilag for utgifter Positivt med at dei har hatt mange møter med rådmann og økonomikontoret for å få på plass ulike oppgåver som skal gjennomførast. Funn i interimsrevisjonen2015: Avstemminger er ikke gjennomført jevnlig. 4

5 Tilganger til lønnssystem o Flere ansatte enn lønnsavdelingen har tilgang. Dette må vi følge opp i årsoppgjørsrevisjonen. Status regnskap 2015: Lovbestemt frist for å avlegge regnskapet er 15. februar. o Regnskapet for 2015 er ikke ferdig per i dag. Det vart ferdig etter fristen også i Revisjonen har bistått med klargjering av noter for Kommunen får bistand fra nabokommuner (Samnanger og Tysnes) for å få ferdigstilla regnskapet. Revisjonen har god og jevnlig kontakt med rådmann og økonomiavdelinga. Revisjonen er planlagt i midten av mars. Då revisjonen ikkje veit når dei mottek regnskapet, kan dei ikkje garantere at beretninga vert avgitt til 15. april. Revisjonen skal ha eit møte med økonomiavdelinga 10. og 11. mars. Kontrollutvalet er svært uroa over situasjonen til kommunen innan økonomiavdelinga, slik den vart presentert frå revisjonen i dag. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. PS 5/16 Møteplan 2016 for kontrollutvalet i Fusa kommune Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2016: Dato: Merknad: Kontrollutvalet diskuterte saka. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. 5

6 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2016: Dato: Merknad: PS 6/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan for Fusa kommune 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Kontrollutvalsmedlem Arild Heggland (V) bad om å få protokollert at han var imot planarbeidet. Dette grunna mellom anna at det var unødvendig med slikt planarbeid generelt, då dei sjølve i kontrollutvalet kunne peika på risikoområde og kvar ein bør gjennomføra forvaltningsrevisjonar. Såleis kunne eit stramt budsjett nyttast på ein betre måte, der ein fekk meir igjen ut av knappe midlar. Sekretariatet opplyste at planarbeidet er eit lovpålagt arbeid. I tillegg så er det viktig å gjennomføra eit planarbeid og ein analyse, slik at utvalet kan vera mest mogleg sikker på at det forvaltningsrevisjonsprosjektet ein vel å gjennomføra, faktisk er det viktigaste område som vert sett på. Forvaltningsrevisor Gunnar Husabø gjekk gjennom prosjektplanen og informerte om planarbeidet generelt og kvifor det var viktig å gjennomføra dette arbeidet. Analysen er viktig for både kontrollutvalet og rådmannen for å sjå og identifisera sårbare områder i kommunen. Framlegg til vedtak vart vedteke med fire røyster, mot Arild Heggland (V) si røyst. 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. 6

7 PS 7/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan for Fusa kommune 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Kontrollutvalsmedlem Arild Heggland (V) bad om å få protokollert at han var imot planarbeidet. Dette grunna mellom anna at det var unødvendig med slikt planarbeid generelt, då dei sjølve i kontrollutvalet kunne peika på risikoområde og kvar ein bør gjennomføra forvaltningsrevisjonar. Såleis kunne eit stramt budsjett nyttast på ein betre måte, der ein fekk meir igjen ut av knappe midlar. Sekretariatet opplyste at planarbeidet er eit lovpålagt arbeid. I tillegg så er det viktig å gjennomføra eit planarbeid og ein analyse, slik at utvalet kan vera mest mogleg sikker på at det sprosjektet ein vel å gjennomføra og såleis er det viktigaste område som vert sett på. Forvaltningsrevisor Gunnar Husabø gjekk gjennom prosjektplanen og informerte om planarbeidet generelt og kvifor det var viktig å gjennomføra dette arbeidet. Analysen er viktig for både kontrollutvalet og rådmannen for å sjå og identifisera sårbare områder i kommunen. Kontrollutvalet bad utvalsleiar om å sjå på kva kommunalt eigde bedrifter kommunen har, i forkant av neste møte. Dette for å gjera jobben med planarbeidet noko enklare og meir rasjonelt for kontrollutvalet. Revisjonen legg fram ei liste med oversikt over alle bedriftene og kommunen sin eigardel i desse i neste kontrollutvalsmøte. Framlegg til vedtak vart vedteke med fire røyster, mot Arild Heggland (V) si røyst. 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. PS 8/16 Forvaltningsrevisjon innan verksemdsstyring og vedtaksoppfølging i Fusa kommune - Løypemelding Utvalet konstaterar at arbeidet med forvaltningsrevisjonen er vorte seinka. Ny frist for å senda ferdig rapport til sekretariatet, med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd, vert sett til

8 Forvaltningsrevisor Gunnar Husabø orienterte om status i forvaltningsrevisjonsprosjektet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Grunnen til at prosjektet ikkje er blitt ferdig pr. i dag, er at administrasjonen ikkje har kunna bidratt med dei opplysningane som revisjonen har bede om. Revisjonen har også kontrakta kommunen fleire gonger og ikkje fått svar, eller det er blitt gløymt å svara attende. No er det avtalt eit intervju med rådmannen i neste veke. Går alt no etter «ny plan», skal kontrollutvalet få rapporten til handsaming i neste møte. Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. PS 9/16 Kurs i regi av revisjonen for kontrollutvalet i Fusa kommune 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan...dato: Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalet diskuterte saka og ber revisjonen om å halda kurs innan ein kombinasjon mellom «Lov om offentleg anskaffingar» og «Skille mellom driftsrekneskapen og investeringsrekenskapen». Kontrollutvalet ynskjer å ha kurset i samband med eit kontrollutvalsmøte (helst mai møtet). Revisjonen kjem attende med tidspunkt for kurset, når dette er klart. Utvalet ber om at kurset vert halde før sumarferien Rådmannen og ordførar, med aktuelle personar frå administrativt og politisk nivå, vert også invitert til å delta på kurset. Dei må sjølv velja ut og melda på aktuelle deltakarar til kurset. 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan «Lov om offentleg anskaffingar» og «Skille mellom driftsrekneskapen og investeringsrekenskapen» før sumarferien i Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. 8

9 PS 10/16 Referatsaker Kontrollutvalet gjekk gjennom referatsakene. Referatsakene vart tekne til orientering. RS 1/16 Vedtak KST PS 056/15 - Budsjett 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune RS 2/16 Møteplan 2016 for politiske utval i Fusa kommune. PS 11/16 Gjennomgang av møteprotokollar i Fusa kommune Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom møteprotokollane. Vedtaket var samrøystes. Møteprotokollane vart tekne til orientering. PS 12/16 Eventuelt Kontrollutvalet har motteke fleire attendemeldingar på at innbyggjarane i kommunen ikkje får svar, eller får seint svar, i høve når dei henvendingar seg til kommunen. Dette uroar kontrollutvalet og dei ynskjer å 9

10 koma attende til dette og be rådmannen om ei orientering om kommunen sine rutinane når til dømes innbyggjarane eller andre henvender seg til kommunen. Det vart ikkje meldt inn noko anna under eventuelt. Kontrollutvalet ynskjer å koma attende til kommunen sine rutinar på henvendingar i eit seinare møte. PS 13/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fusa kommune - Arbeidsmøte Arbeidsmøte utan forslag til vedtak. Møtet vart lukka med heimel i Forvaltningsloven 13. pkt. 2. Seniorrådgjevar Roald Breistein gjekk gjennom konkurransegrunnlaget og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. 10