BÆRUM KOMMUNE KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Trinn 1 BEGRENSET ANBUDSKONKURRANSE Konkurranse i to trinn etter forskrift til lov om offentlige anskaffelser Rammeavtale for kjøp av Kommunikasjonstjenester Websaksnr 15/149740 2015 Bærum kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 BAKGRUNN FOR ANSKAFFELSEN... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 4 1.4 OPPDRAGSGIVERS BEHOV... 4 1.5 ANSKAFFELSENS OMFANG... 5 1.6 VEDLEGGSOVERSIKT... 5 1.7 FREMDRIFTSPLAN... 5 1.8 KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE... 6 1.9 FORBUD MOT SOSIAL DUMPING... 6 1.10 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 REGLER FOR KONKURRANSEN... 6 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 6 2.3 OFFENTLIGHET... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.2 OBLIGATORISKE KRAV... 7 3.3 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 3.4 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 8 3.5 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 8 4 BRUK AV UNDERLEVERANDØR... 9 5 KRAV TIL SØKNADEN... 9 5.1 SØKNADENS UTFORMING... 9 5.2 KOMPLETT SØKNAD SKAL BESTÅ AV... 10 5.3 DELTILBUD... 10 5.4 ALTERNATIVE TILBUD... 10 5.5 INNLEVERINGSSTED... 10 6 UTVELGELSE AV KVALIFISERTE LEVERANDØRER... 11 Bærum kommune 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Bærum kommune v/forurensning og renovasjon (F&Rs), innbyr til begrenset anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av kommunikasjonstjenester innenfor grafisk design- og markedsføring. For informasjon om Bærum kommune, se www.baerum.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post Junaid Aftab Anskaffelsesenheten junaid.aftab@baerum.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, vedrørende anbudskonkurransen, enn nevnte kontaktperson. Dersom en leverandør finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Alle spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget må sendes inn -6- dager før søknadsfristen. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt sin interesse for konkurransen. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. 1.2 Bakgrunn for anskaffelsen Bærum kommune har i dag ca. 118.000 innbyggere og ca. 45.000 renovasjonsabonnenter. I løpet av 2014 ble det samlet inn ca. 21.000 tonn restavfall, ca. 8.000 tonn papir, papp og drikkekartonger, ca. 1.700 tonn glass- og metallemballasje, samt ca. 900 tonn plastemballasje fra husholdningene i Bærum. Dagens renovasjonsordning innebærer at restavfall, papp/papir og plastemballasje sorteres i sorte, oransje og gjennomsiktige sekker som hentes og gjenvinnes til henholdsvis strøm og energi, gjenvunnet papp/papir, og nye plastprodukter. Glass- og metallemballsje kan leveres til 50 returpunkt i hele kommunen. Dette hentes og gjenvinnes til nye glass- og metallprodukter. Bærum kommune 3
Større typer avfall og hageavfall leveres til Isi gjenvinningsstasjon. Gjenstander som fremdeles kan benyttes av andre oppfordrer vi å levere til mottak for gjenbruk på gjenvinningsstasjon. Bærum kommune v/ F&R skal innføre ny renovasjonsordning fra høsten 2016 som skal fases inn områdevis i kommunen. De største endringene i renovasjonsplanen innebærer at husholdningsavfallet skal oppbevares i beholdere og at innbyggerne skal sortere ut matavfall. Innbyggerne vil få utdelt en beholder for papp/papir (valgfritt, kan fortsette å bruke oransje sekk som før) og en tokammerbeholder for matavfall og restavfall (ikke valgfritt). Plastemballasje skal fremdeles oppbevares i sekk og bringeordningen for glass- og metallemballasje og farlig avfall opprettholdes. I forbindelse med dette oppstår det et informasjons- og kunnskapsbehov hos innbyggerne. 1.3 Anskaffelsens formål Formålet med denne anskaffelsen er å sikre tilgang til innovative og nytenkende kommunikasjonstjenester innenfor grafisk design- og markedsføring i forbindelse med innføring av nye renovasjonsordning. Anskaffelsen skal dekke behov for å kommunisere med innbyggerne innen alt fra utarbeidelse av budskap og slagord, brukerundersøkelser, analyser og kampanjemåling, massekommunikasjon, målgruppespesifikke kommunikasjonstiltak, kampanjer, innsikt og strategisk rådgivning, reklame, PR-tjenester, design, analyse, foto og filmproduksjon. Målet med kommunikasjonen er at husholdningsavfallet kildesorteres riktig og at innbyggerne er forberedt og motiverte på å ta i bruk ny renovasjonsordning i 2016. Kommunikasjon og markedsføring vil være viktige tiltak for å forberede innbyggerne på å ta i bruk den nye renovasjonsordningen. Tiden før levering av nye beholdere og oppstart av ny ordning kan sees på som en kritisk fase. Innbyggerne må vite hva de skal gjøre når og må ha forstått nytteverdien av den nye ordningen. Målrettet kunnskap for å ta i bruk den nye renovasjonsordningen og for å skape motivasjon til å sortere ut matavfallet riktig. Tjenestestedet Forurensning og renovasjon har ansvaret for kommunal avfallshåndtering ved 45.000 husstander i Bærum. Det innebærer innsamling av restavfall, papp, papir og drikkekartong og plastemballasje hjemme hos innbyggerne. Glass- og metallemballasje og farlig avfall bringes til nærmeste returpunkt eller til Isi gjenvinningsstasjon. 1.4 Oppdragsgivers behov Anskaffelsen skal dekke oppdragsgivers behov for: Kommunikasjon- og markedsføringstjenester: Nytenkende og kreativ bruk av virkemidler og kanaler Slagord og budskap Interessent-/målgruppeanalyse Utvikling av markedsføringsstrategi/kommunikasjonsstrategi Utvikle tiltak i samsvar med markedsføringsstrategien Utvikle markedsføring- og reklamemateriell Håndtere mediekjøp Kampanjemåling og brukerundersøkelser Bærum kommune 4
PR-tjenester Digital rådgivning og produksjon (kreativ bruk av sosiale medier) Tjenester innenfor grafisk design: Grafisk design av profil for prosjektet «Ny renovasjonsordning 2016» Grafisk design av logo for prosjektet Kommunikasjonskampanje med kildesortering som tema, med fulldistribuert DM Diverse brosjyrer og informasjonsblad Plakater Foto og animert illustrasjoner Profilering på kjøretøy og containere Reklamevideo Markedsføringsmateriell, eksempelvis standmateriell og gi bort artikler Listene anses som ikke uttømmende. Bærum kommune vil i løpet av 2016 inngå avtale for kjøp av trykkeritjenester. Valgt leverandør må kunne tilby trykkeritjenester, dersom det blir aktuelt, i en mellomperiode. 1.5 Anskaffelsens omfang Avtalens omfang vil variere etter Bærum kommunes v/f &R løpende behov. Det vil være størst behov for kjøp av tjenester det første avtaleåret. Avtalens verdi estimeres til et sted mellom NOK 3-6 millioner eksklusive merverdiavgift over en periode på 4 år. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som forpliktende for oppdragsgiver. Bærum kommune v/ F& R vil være kontraktspart og det er bare disse som er forpliktet til å bruke rammeavtalen. 1.6 Vedleggsoversikt Kvalifikasjonsgrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 - Forpliktelseserklæring for underleverandør Vedlegg 2 Søknadsbrev Vedlegg 3 Dokumentasjon for erfaring 1.7 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no 13.11.2015 Trinn 1. Frist for å levere forespørsel eller 17.12.2015 kl. 10:00 søknad om kvalifisering til deltakelse i konkurransen Trinn 2. Utsendelse av konkurransegrunnlag Uke 52 (Estimat) til kvalifiserte leverandører Oppstart av kontrakt Uke 14 (Estimat) Bærum kommune 5
Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.8 Kontrakt og kontraktsperiode Oppdragsgiver har til hensikt å inngå én rammeavtale med 1 leverandør for kjøp av kommunikasjonstjenester. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt. Kontrakten har en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse én eller flere ganger inntil 2 år. Maksimal kontraktsperiode skal normalt ikke overstige 4 år inkl opsjoner. 1.9 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Oppdragsgiver krever i kontrakten at leverandøren og evt. underleverandør(er) på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som er nevnt i forskriften 5 er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og evt. underleverandøren(e) ikke etterlever kravene. 1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen søknadsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i søknaden, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av søknadsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlig anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsen er omfattet av forskriftens Del I og III. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres etter en begrenset anbudskonkurranse. 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov 2006-05-19 nr. 16 - Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) jf. FOA 3-5 og 3-6. Bærum kommune 6
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: 3.2 Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Alternativt kan Leverandør selv hente ut attest for skatt og mva fra Altinn.no Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Krav 3 Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Bærum kommune 7
3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Krav 4 Økonomi Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er risikoklasse 5 (kredittverdig) tilsvarende A- Kredittverdighet. Leverandører med lavere score vil bli avvist. Dokumentasjonskrav Oppdragsgiver vil selv innhente utvidet rapport. Rapporten inneholder bl.a. revisors beretning, negative betalingsanmerkninger, regnskap og ratinghistorikk, og baserer seg på siste kjente regnskapstall. For norske selskaper som leverer inn tilbud på vegne av et utenlandsk selskap, vil utvidet rapport fra det norske selskapet bli vurdert. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne dokumentere at kravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil det likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Krav 5 - Gjennomføringsevne Det kreves meget god gjennomføringsevne og at leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre ihht kontrakten. Krav 6 - Erfaring Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag og tjenester. Dokumentasjonskrav En oversikt over leverandørens: - totale bemanning - en beskrivelse av alle (med underleverandører) kompetanseområder - Systemer for arbeidsmetode og tidsstyring og gjennomføring av oppdrag. Beskrivelse av de viktigste leveransene eller utførte tjenester de siste tre år som dokumenterer meget god erfaring med tilsvarende oppdrag. Beskrivelsen må inneholde: - Oppdragsgivers navn og kontaktinformasjon for referanseinnhenting. - Opplysninger volum, verdi og tidspunkt for oppdraget. - En beskrivelse av hvilke tjenester leverandøren har levert i forbindelse med Bærum kommune 8
Krav Dokumentasjonskrav oppdraget. - Hvilken erfaring leverandøren har med å levere tjenester innenfor område/tema: Kildesortering Renovasjon/ avfallsbransjen Klimabudskap - Hvilken effekt har leverandør oppnådd med tidligere oppdrag: Atferdsendring/effekt, brukerundersøkelser 4 BRUK AV UNDERLEVERANDØR Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene under punkt 3.4. og 3.5, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - vedlegg 6, samt en kort beskrivelse av hvilke(n) kapasitet(er) underleverandør skal utføre. 5 KRAV TIL SØKNADEN 5.1 Søknadens utforming Leverandør skal forsikre seg om at søknaden som leveres er i henhold til dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Det er leverandørens ansvar å levere en korrekt og komplett søknad. Søknaden skal være skriftlig og leveres på norsk i merket og lukket konvolutt/forsendelse. Søknaden skal merkes: 15/149740 Rammeavtale for kjøp av kommunikasjonstjenester Anskaffelsesenheten v/junaid Aftab. Søknadsbrevet skal være datert og signert av en person som har fullmakt til å signere på vegne av leverandøren. Søknaden kan ikke leveres per e-post Søknaden skal leveres i to eksemplarer i papirversjon. I tillegg skal søknaden leveres på minnepinne på følgende måte: 1. Fullstendig tilbud i PDF-format. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / én fil i PDF-format. 2. Eventuelt sladdet søknad i PDF-format. Dersom leverandøren mener det er relevant, kan det i tillegg leveres en kopi av søknaden der opplysninger som leverandøren Bærum kommune 9
anser som taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Sladdet kopi leveres som ett dokument / én fil i PDF-format. 5.2 Komplett søknad skal bestå av Søknaden skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Skilleark Signert søknadsbrev. Se vedlegg 2 Søknadsbrev 1 Skatteattest, jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 3 punkt 3.3. Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. 4 punkt 3.4. Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 5 punkt 3.5. Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør, jf. punkt 4, jf. vedlegg 1 6 til kvalifikasjonsgrunnlaget, jf. punkt 4 Annet 7 5.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget i trinn 2. 5.4 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud i trinn 2. 5.5 Innleveringssted Søknaden kan leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Bærum kommune Anskaffelsesenheten v/junaid Aftab 1304 Sandvika Postadresse: v/junaid Aftab Bærum kommune Anskaffelsesenheten 1304 SANDVIKA Bærum kommune 10
6 UTVELGELSE AV KVALIFISERTE LEVERANDØRER Dersom det melder seg flere enn 5 8 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner i punkt 3.2, 3.3, 3.4 og 3.5 krav 5, vil oppdragsgiver rangere leverandørene ut fra deres grad av oppfyllelse i punkt 3.5, krav 6 Erfaring. Dersom leverandørene etter vår vurdering har meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag, vil Oppdragsgiver ved utvelgelsen vektlegge leverandørens erfaring med oppdrag innen: - Kildesortering - Renovasjon/ avfallsbransjen - Klimabudskap - Hvilken effekt har leverandør oppnådd med tidligere oppdrag, herunder atferdsendring/effekt, brukerundersøkelser Listen er satt opp i prioritert rekkefølge. Bærum kommune 11