OM DIGITALISERING AV ARKIV Innledning Årets tema er først og fremst valgt fordi det er utrolig aktuelt både for dere som er forvaltningsarkivarer og for oss som er depotarkivarer. Det er første gang jeg bruker disse to begrepene, og jeg er ikke helt sikker på om de er dekkende. Dere har en del depotoppgaver og vi har en del forvaltningsoppgaver, men i all hovedsak går skillet på hvor vi har vårt daglige virke. Dere arbeider i forvaltningen, vi arbeider i en depotinstitusjon. For oss alle er arkivene hovedsaken. Noen vil si selve meningen med livet! De siste 15 år har økende digitaliseringen av arkivene vært et viktig trekk både ved arkivproduksjonen, og som redskap for bevaring og tilgjengeliggjøring av eldre analogt arkivmateriale. Forvaltningen har tatt i bruk flere og flere elektroniske hjelpemidler for å effektivisere og yte oppdaterte tjenester; elektroniske datasystemer som generelle sak-/arkivsystem, fagsystemer for spesialisert saksbehandling, elektronisk pasientjournal, læringsplattformer, portalløsninger for utlegging av sentral informasjon som postlister, møteinnkallinger og dokumenter som skal behandles politisk, elektroniske skjema, e-post, efaktura, valgsystemer osv. Arkivinstitusjonene har bidratt til at stadig mer eldre arkivmateriale blir tilgjengelig i digital form, og opplever forventninger om at mer og mer av det arkivmaterialet vi tar vare på skal bli tilgjengelig nå nett. Vi fikk nylig en egen stortingsmelding om digitalisering av kulturarven. St.meld.nr. 24 (2008-2009) ble godkjent i statsråd 17. april i år. Formålet med meldingen er å skissere en strategi for å bevare kulturarv og å realisere visjonen om best mulig tilgang til kulturarven for flest mulig. Både nasjonalt og internasjonalt legges det opp til storstilt satsning på digitalisering for å kunne gi flest mulig tilgang til vesentlige ressurser som formidler historie, kultur og identitet. 1
Hva er digitalisering? Digitalisering vil si å overføre informasjon som er festet til et analogt medium (for eksempel papir, lydbånd, film) til filer i et digitalt format på et digitalt medium (for eksempel harddisk, CD/DVD, diskett, magnetbånd). Aktuelle digitale formater er for eksempel: Txt, csv, xml for ren tekst Rtf, pdf, doc, htm for formatert tekst (evt. med illustrasjoner) Tif, png, jpg for bilder Mp3, wav for lyd Mpg, avi, wmv for video Mdb,xml, xls for databaser, regneark etc. Digitalisert arkivmateriale vil ofte være opprinnelig papirbasert arkivmateriale som er overført til datamaskinlesbar form ved hjelp av skanning eller transkribering (dvs. avskriving, ofte kalt kilderegistrering). Vi bruker også begrepet digitalisering for å beskrive om den økende bruken av elektroniske hjelpemidler i saksbehandling og arkivproduksjon. Vi skaper arkivene i digitalt, og tar vare på og tilgjengeliggjør dem i digitalt. Vi snakker om behandling av digitalt født materiale. For å beskrive arkivdanningsprosessen som helhet sier vi at den er blitt gjort elektronisk eller at den er digitalisert. Vi hører også begrepet digitalisering brukt for å beskrive en sentral utvikling i samfunnet vårt. Vi opplever at datamaskiner og Internett blir tatt i bruk på alle samfunnsområder: i offentlig forvaltning, i næringslivet, i massemedia, i politisk virksomhet, i helsevesenet, i kulturlivet osv. Denne utviklingen drives fram gjennom et samspill mellom teknologiske, samfunnsmessige og kulturelle krefter. 2
Hvorfor digitalisere arkiv? For å bevare Analogt materiale er sårbart ved hyppig bruk, unngå slitasje Bevare skadet, ødelagt materiale Bøte på tidligere tiders dårlig papirkvalitet og dårlige oppbevaringsforhold Lydbånd av dårlig kvalitet, manglende avspillingsmuligheter Paradoks: selve digitaliseringen byr også på utfordringer mht. bevaring. Det forenkler oppbevaringen, men gir oss utfordringer i forhold til å holde materialet tilgjengelig over tid og teknologiskifter. For å tilgjengeliggjøre Skape en effektiv og moderne forvaltning, selvbetjeningsløsninger og mer effektiv utveksling og tilgang til informasjon For kulturarvsformål, gi grunnlag for kunnskap og opplevelse Det vil nå et mye større publikum enn det vi gjør i dag. Potensielt for å gjøre arkivene og vårt fylkes historie og kultur kjent for egen befolkning og andre, er enormt. 3
Hvordan foregår digitalisering av arkivmateriale? Det finnes ulike former for og produkter av digitalisering 1. Ved skanning eller digital fotografering overføres tekst og/eller bilder (inkludert kart og tegninger e.l) fra papir til digitale bilder. 2. Ved filmskanning overføres bilder fra film (for eksempel mikrofilm) til digitale bilder. 3. Ved en kombinasjon av skanning og OCR-lesning overføres trykt tekst fra papir til ren digital tekst via digitale bilder. 4. Ved transkribering overføres tekst (løpende eller rubrisert tekst) fra papir til digital tekst eller databaser ved manuelle avskriving. 5. Ved digitalisering av lyd overføres lydopptak fra lydbånd, kassetter etc. til lydfiler ved hjelp av en AD-converter. 6. Ved digitalisering av film/video overføres bilde- og lydopptak fra film, videobånd etc. til videofiler ved hjelp av en AD-converter. 7. Ved register- eller katalogoppbygging overføres utvalgt informasjon fra, eller metadata om analoge objekter til databaser ved manuell inntasting. 1) For å skanne eldre arkivmateriale, særlig direkte fra originaldokument må en har svært høy oppløsning for at teksten skal bli leselig. Særlig gjelder dette for håndskrevet tekst. Digitalisering krever derfor omfattende lagrings- og behandlingskapasitet. 2) Dette har Arkivverket gjort en del av, de har skannet kirkebøker som var mikrofilmet på grunn av slitasjen de var utsatt for. Mye brukt av slektsforskere, lokalhistorikere og innen demografisk forskning. 3) OCR-lesing (Optical Character Recognition), Optisk lesing og gjenkjenning av tekst. Enkelte programmer gjenkjenner også bilder, strekkoder eller tabeller. Omgjør skannet tekst til søkbar tekst. Krever at bokstavene er tydelige, ikke håndskrift eller gotisk trykte bokstaver. Den store fordelen er at dokumentet/filen blir søkbart. 4) Mye av digitaliseringsarbeidet har på grunn av kravene til lagrings- og behandlingskapasitet blitt gjort som avskrift, for eksempel av opplysninger i 4
folketellinger og kirkebøker gjort av RHD. Dette er langt mer arbeidskrevende enn både skanning og mikrofilming, men det gir på samme tid helt andre muligheter for bearbeiding og spredning av informasjonsinnholdet. 5) Har en del livsløpsintervjuer fra Berg kommune som kan og bør digitaliseres. Mange kommuner har slikt materiale hos kulturkontoret. 6) Mange kommuner har meter på meter med videofilm av vann- og avløp. Det ville spare både plass og tid å få dette digitalisert. 7) Dette gjør vi når vi legger inn informasjon om alle avleveringer og personer i personregisterbasen vår, og vi gjorde det ved utarbeiding av et møtebokregister for Kåfjord kommune. Digitalisering av analogt materiale er svært arbeidskrevende og derfor kostbart. Det som tar mest tid er å tilrettelegge materialet. Selv på relativt lang sikt vil det derfor ikke være realistisk å satse på å få digitalisert alt analogt materiale som skal bevares for ettertiden. Vi må gjøre et utvalg, og dette utvalget bør følge bestemte kriterier. Hva vi satser mest på har sammenheng med de strategier og signaler som kommer fra sentralt hold, og det vårt eget publikum ønsker. Hva etterspørres mest? Hvem er vårt publikum? 5
Viktige dokumenter Ingen uttømmende liste, men dette er en del sentrale dokumenter og flere av dem blir nevnt i løpet av dette seminaret. Disse gir viktige politiske signaler og retning for digitaliseringsarbeidet. Løsning av forvaltningsoppgaver/ den digitale kommune 2002 enorge 2005 2003 St.meld.nr. 30 (2003-2003) Norge digitalt et felles fundament for verdiskapning 2005 enorge 2009 det digitale spranget 2005 ekommune 2009 det digitale spranget 2006 St.meld.nr. 17 (2006-2007) Et informasjonssamfunn for alle 2008 ekommune 2012 lokal digital agenda 2009 NOU 2009:1 Individ og integritet. Personvern i det digitale samfunn Det som er viktig for oss er at de blant annet handler om kommunenes utnyttelse av informasjonsteknologi for 1) å bli mer effektive og spare penger og 2) gi bedre tjenester til innbyggerne Digitalisering av kulturarv 1999 St.meld.nr. 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og oppleving. Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid og om bygningsmessige rammevilkår på kulturområdet. 2001 TverrsAMBand: Rapport fra arbeidsgruppe for IT og andre sektorovergripende spørsmål innenfor bibliotek, arkiv og museum 2003 ABM-skrift #1: Digitalisering av fotosamlinger 2006 ABM-skrift #32: Kulturarven til alle digitalisering i abm-sektoren 2006 ABM-skrift #34: Ut av mørkerommet. Forvaltning av kulturhistorisk fotografi i Norge 2008 ABM-skrift #50: På nett? Tilgjengelighet og web i abm-sektoren 2008 ABM-skrift #51: Viktig og vakkert. Utvalgskriterier for fotografi 2009 St.meld.nr. 24 (2008 2009). Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv 6