BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: 06.04.2017 17/7556 17/83317 Saksbehandler: Knut Skov Pedersen Saksansvarlig: Ove Myrvåg Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Formannskapet 18.04.2017 075/17 Formannskapet 02.05.2017 094/17 Utvalg for samarbeid 10.05.2017 018/17 Virksomhetsanalyse for organisasjon, styring og utvikling Formannskapet-18.04.2017-075/17 Vedtak: Saken utsettes. Rådmannens forslag til vedtak: Virksomhetsanalysen tas til orientering. SAKEN I KORTE TREKK Virksomhetsanalysene konkretiserer de overordnede føringer fra kommunens hovedmål, via hovedgrep og delmål for sektoren til viktige innsatser pr. område. Formålet er å gi en beskrivelse av sektoren og virksomhetene, og via sektorens hovedgrep, skisserer rådmannen foreløpige forslag til viktige innsatser og endring av ressursbruken for virksomhetene for kommende handlingsprogramperiode. Det er utarbeidet en virksomhetsanalyse for hver sektor. Virksomhetsanalysene danner grunnlaget for temamøter i hovedutvalgene, og intensjonen er at hovedutvalgene involveres tidlig i handlingsprogramprosessen. I temamøtene ønskes det at problemstillinger og løsninger diskuteres. Formål og bakgrunn Virksomhetsanalysene utgjør første fase av rådmannens arbeid med forslag til handlingsprogram for 2018 2021. Virksomhetsanalysene har fokus på resultatvurderinger og analyse av virksomhetene, og beskriver områdenes omstillingsbehov og utviklingsmuligheter. Virksomhetsanalysene inneholder deler av det som tidligere ble rapportert i årsrapporten.
Hovedtrekkene i det langsiktige utfordringsbildet Det økonomiske utfordringsbildet er lite endret de siste årene og hovedtrekkene i det langsiktige utfordringsbildet er: Befolkningsvekst og vedlikeholdsetterslep krever store investeringer i sosial infrastruktur. Antall eldre over 80 år vil øke kraftig. Det blir færre yrkesaktive per pensjonist i perioden 2017 2035. I årene frem mot 2022 2023 har vi handlingsrom til å omstille tjenestene til fremtidig bærekraft. Økende klimautfordringer krever at kommunen må ta nødvendige miljøhensyn i planlegging, utbygging, og drift av tjenester. Teknologiske utviklingen i samfunnet stiller krav og forventninger til kommunen om digitalisering og investering i teknologi samt effektivisering og omstilling som følge av dette. Strategi for arbeidet med handlingsprogram 2018 2021 For å møte disse utfordringene vil det fortsatt være nødvendig med fokus på løpende omstilling, og strategien fra de to siste handlingsprogrammene videreføres: Å rigge kommunene for langsiktig bærekraft. Vi tenker langt og handler nå. Omstilling for langsiktig bærekraft Gjennom langsiktige strukturelle grep må det sikres et driftsresultat som kan bære kommunens langsiktige investeringsnivå, utvikle driftsformer som er bærekraftige også på lang sikt, og utvikle en organisasjon som understøtter dette. Hovedfokuset i Handlingsprogram 2018 2021 vil være å sikre realisering og videreføring av vedtatte tiltak og å sikre resultatoppnåelse i tråd med målsettingen. Rådmannen ser på nåværende tidspunkt ikke behov for ytterligere økning i innsparingstiltakene utover nivået vedtatt i Handlingsprogram 2017 2020. Målet for de samlede innsparingene i forhold til budsjett 2016 er 187 mill. i 2018 stigende til 280 mill. i 2020/2021. Utfordringen vil ligge i å sikre realisering av den samlede innsparingen kommunen har satt seg ambisjoner om å nå, og å supplere med alternative tiltak der det viser seg nødvendig. Dersom rammebetingelser og forutsetninger endres må nivået vurderes på nytt. Kommunens visjon og hovedmål Kommunens visjon er: Sammen skaper vi fremtiden: mangfold raushet bærekraft Sammen er visjonens viktigste budskap. Visjonen angir også noen kvaliteter som vi ønsker skal prege bærumssamfunnet: mangfold: å sette pris på og respektere forskjellighet raushet: følelsen av et fellesskap, noe som er større enn oss selv bærekraft: å tenke på fremtiden når vi gjør våre valg, de unges begrep. Visjonen er et løfte om medvirkning og involvering til næringsliv, innbyggere, organisasjoner, frivillighet og kommunen i utviklingen av bærumssamfunnet. Som kommunens svar på det langsiktige utfordringsbildet som trekkes opp for Bærum samfunnet, er det behov for felles mål og strategier for Bærum kommune. Følgende langsiktige hovedmål frem mot 2035 legges til grunn for kommunens arbeid: Bærekraftige tjenester som gir innbyggerne mulighet for økt selvhjulpenhet, mestring og læring.
Balansert samfunnsutvikling - mangfoldig, grønn og urban. En innovativ og endringsdyktig organisasjon med gjennomføringskraft. Dialog og medvirkning for bedre løsninger. Overordnet økonomisk handlingsrom Bærum har en sunn økonomi og et moderat gjeldsnivå sammenlignet med andre kommuner. Økonomien vil imidlertid bli utfordret fremover gjennom blant annet økt investeringsaktivitet som følge av forventet befolkningsvekst og mulige strammere økonomiske rammer HR/medarbeidere Kommunens situasjon når det gjelder medarbeidere er i positiv utvikling på mange områder. Turnover er lav og det er rekordstor søkning til ledige stillinger, selv om det på enkelte områder kan være utfordringer. Sykefraværet er redusert, men målet er ytterligere nedgang. Seniortiltakene er evaluert, og avviklet. Ny livsfasepolitikk er vedtatt. Innovasjon er satt tydelig på dagsorden og Bærum ble i 2016 kåret til årets innovasjonskommune. Kunnskapssenteret er etablert med sitt tilbud om høyskoleutdanning som kommunen trenger i et langsiktig perspektiv. Beskrivelse av sektoren og virksomhetene Sektoren omfatter kommunens øverste ledelse og sentraliserte stabs- og støtteenheter i tillegg til politiske organer, kemner og kommunerevisjon. Hovedoppgaven er å ivareta den overordnede ledelsen og virksomhetsstyringen av hele kommunen, i tillegg til å levere fellestjenester og understøtte utvikling på tvers av hele kommunen. Tiltak og viktige innsatser innenfor området er kommuneovergripende og virker på tvers av programområder og sektorer. Samhandlingen mellom alle enhetene innenfor sektoren og med sektorene for øvrig må være god, og mulighetene til å spare penger også innenfor områder som blir tilført ekstra ressurser må utnyttes. Både Digitalisering og IT samt Eiendom er dels internfinansierte områder og ivaretar og forvalter samtidig store investeringer på vegne av andre. Dette betyr at budsjettene er spredt på tvers av områdene i kommunen. En vesentlig del av budsjettet for eiendomsfunksjoner fremkommer under FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) og utbygging. Virksomhetsanalysen beskriver hver virksomhet på følgende områder: Økonomi og nøkkeltall: Driftsutgifter og inntekter Ressursbruk sammenlignet med andre kommuner Produktivitet og effektivitet Driftsindikatorer Rapportering på vedtatte handlingsprogramtiltak Behovsutvikling Aktuelle oppfølgingspunkter For Eiendom inneholder virksomhetsanalysen også en statusrapportering på Eiendomsstrategien og erstatter på grunn av stort overlapp egen politisk orienteringssak med dette som tema. Sektorens hovedgrep for å møte kommunens hovedmål og utfordringer Med utgangspunkt i beskrivelsen av sektoren og virksomhetene konkluderer virksomhetesanalysen med følgende hovedgrep: Bærekraftige tjenester som gir innbyggerne mulighet for økt selvhjulpenhet, mestring og læring. Grep som gjøres for å sikre god organisasjon, styring og utvikling for kommunen som helhet er avgjørende for å ha en
god og effektiv drift ute i tjenestene. Dette arbeidet ledes av de ulike områdene innen Sektor Administrasjon inkludert Eiendom og IT. Flere av de store prosjektene som nå er enten i plan- eller i gjennomføringsfasen vil gi betydelige effekter også for tjenestenes kostnader. Balansert samfunnsutvikling - mangfoldig, grønn og urban. Økende klimautfordringer krever at kommunen må ta nødvendige miljøhensyn i planlegging, utbygging, og drift av tjenester. Byggebransjen står for 40 prosent av klimagassutslipp, og kommunen vil gjennom å spisse sin miljøprofil i nybygg- og rehabilitering bidra til mer klimakloke bygninger. Det må også tenkes klokt for å oppfylle målsetting om «grønn IT». En innovativ og endringsdyktig organisasjon med gjennomføringskraft. Bærum må finne sin rolle innenfor den nasjonale satsingen på digitalisering av offentlige tjenester, og det vil kreve økte ressurser innenfor noen områder for å ta ut gevinster på andre områder. Dette viser erfaringene fra for eksempel satsingen på velferdsteknologi, og digital læring. Dialog og medvirkning for bedre løsninger. I tett samarbeid med politisk ledelse vil utarbeide et «Veikart for innbyggerdialog og medvirkning». Dette veikartet vil være til hjelp både for politikere og kommunens ansatte i arbeidet med å ta i bruk innbyggernes kompetanse og ressurser i den videre utviklingen av kommunen og de tjenestene som ytes til kommunens innbyggere. Foreløpig forslag til viktige innsatser og endring av ressursbruken Kapittel 4 i virksomhetsanalysen beskriver viktige innsatser og forslag til endringer av ressursinnsatsen. Innen Organisasjon, styring og utvikling rettes oppmerksomheten mot følgende områder: Felles satsinger Fortsatt styrket strategisk og langsiktig styring Synliggjøring av «Bærumskompetansen» Etablering av et forsknings- og innovasjonsfond. Dialog og medvirkning Felles prosjektmetodikk Realisering av innovasjonsstrategien Videreføre forbedringsarbeidet innen stab- og støttefunksjonene Realisering av anskaffelsesstrategien Bidra til arbeidet med Klimaklok kommune Digitalisering og IT Implementering av Digitaliseringsstrategi for Bærum kommune Endringer i struktur for beslutninger om IT i Bærum kommune Felles retningslinjer og styrende dokumenter slik at alle er beveger seg in en felles retning Oppdatering av organisasjon og kompetanse for å: øke stabilitet og forutsigbarhet i eksisterende tjenesteproduksjon IDAG, øke utviklingstakten for nye systemer og tjenester I MORGEN utvikle bedre kommunale tjenester sammen med tjenesteansvarlige PÅ LANG SIKT. Bedre og mer bevisst bruk av leverandører for å oppnå skalerbarhet i leveranser av IT tjenester. Eiendom Fortsatt rigging av eiendomsvirksomheten for måloppnåelse og gjennomføring Planmessig og styrt oppgradering, vedlikehold og formuesbevaring Styring av investeringer i tråd med nytt investeringsreglement Styrket innsats på energi- og klimaledelse Videreutvikle systemer som understøtter styring av eiendomsvirksomheten Øke gjennomføringskraft for investeringer og vedlikehold Bygge for fremtiden digitalisert, klimaklokt og energigjerrig
Status for eiendomsstrategien Gjennom behandling av eiendomsstrategien i 2015 fastsatte kommunestyret et høyt ambisjonsnivå for kommunens bygningsmasse, og ga retning og langsiktige mål for kommunens eiendomsvirksomhet i et tiårsperspektiv. I strategien er det definert en første gjennomføringsfase (2015-2017) med egne tiltak og mål. Virksomhetsanalysens kapittel 4.3.2 rapporterer på status for disse målene. Realisering av strategien innebærer et stort utviklings- og omstillingsarbeid samtidig som det er kraftig økning i oppdragsmengde. Arbeidet som nå pågår er ambisiøst og krevende, det betinger godt helhetsblikk, stor samhandlingsflate, tverrfaglig involvering og også modning. Ingen av tiltakene er «quick-fix». Det arbeides hver dag med viktige skritt i riktig retning. Mye er i rute, men noe krever også mer tid enn først forutsatt. Enkelte av de planlagte tiltakene og politiske sakene er derfor forskjøvet noe. Denne virksomhetsanalysen viser status for eiendomsstrategien våren 2017. Selve strategien skal evalueres og rulleres i 2018. De viktigste innsatsene for Eiendomsområdet er fortsatt knyttet til arbeidet med å levere på mål og tiltak i Eiendomsstrategien med delstrategier og oppfølgingssaker og underbygger sektorens hovedsatsinger og behov. Virksomhetsanalysens kapittel 4.3 viser status i forhold til gjennomføring av eiendomsstrategien. Det er lagt frem flere sentrale politiske saker i kjølvannet av eiendomsstrategien, herunder Delstrategi for oppgradering og vedlikehold, saker om OPS som gjennomføringsmodell flere boligsaker og senest seminar/sak om rimelige boliger. Rådmannen vil fremsende flere aktuelle eiendomssaker før sommeren 2017, herunder: Verneverdige bygninger brannverntiltak og vedlikehold. Status for realisering av delstrategi for oppgradering og vedlikehold. Skoler Ny standard og konsept i skolebygg Kommunens kontorarbeidsplasser i Sandvika konseptvurdering Kommunegården Den 6. juni 2017 arrangeres eiendomsseminar for Formannskapet og Eierutvalget med tema: Helhetlig eiendomsvirksomhet i kommunen. Seminaret vil følges opp med to sentrale politiske saker: Helhetlig eiendomsvirksomhet i kommunen optimalisering av organisering og eierskap. Kommunen som grunneier og eiendomsbesitter i bolig-. by og stedsutvikling Modeller og virkemidler. Disse vil igjen være viktige grunnlag for utvikling av Eierstrategi for Bærum kommunale Eiendomsselskap HR medarbeidere Program for innovasjonsledelse (LUP) videreføres i 2018, slik at resterende tjenestesteder får opplæring. Nytt opplegg for leder- og organisasjonsutvikling som blant annet inkluderer e-læring iverksettes. Tiltak som forsterker ønsket leder og kulturutvikling iverksettes innenfor vedtatte rammer. Fortsatt satsing på oppbygging og videreutvikling av Kunnskapssenteret i Sandvika I arbeidet med HP 2018 2021 vil disse områdene være et grunnlag for prioritering av tiltak. Prosess/medvirkning internt og eksternt
Virksomhetsanalysene for sektorene brukes som grunnlag for temamøter i hovedutvalgene og formannskapet i april. Rådmannen vil legge frem forslag til handlingsprogram 2018 2021 27. september. Det vises også til FSK-sak 202/16 Økonomisk rapportering og årshjul behandlet i møte 29.11.2016, og FSK-sak 058/17 Handlingsprogram 2018 2021 Prosess og økonomisk Handlingsrom behandlet i møte 21.03.2017. Vedlegg: Virksomhetsanalyse organisasjon, styring og utvikling 3547978 Behandlingen i møtet 18.04.2017 Formannskapet Saken ble utsatt. Formannskapet-18.04.2017-075/17: Vedtak: Saken utsettes.