Årsmelding 2007 - Kontrollutvalet Innleiing: Kommunelova (KL) kapittel 12 omhandlar internt tilsyn og kontroll samt revisjon. Fylkestinget har det øvste tilsynsansvaret med den fylkeskommunale forvaltninga, jfr KL 76. Fylkestinget vel eit kontrollutval til å føre det løpande tilsynet med den fylkeskommunale forvaltninga, jfr. KL 77. Kontrollutvalet har i valperioden 2003 2007 slik samansetning: Leiar: Jostein Kvalsvik (FRP) Nestleiar: Ingrid Astor (H) Medlemar: Einar Kjerpeseth (SP) Kari Maria Rutle Fjærestad (AP) Ottar Hov (V) Varamedlemar: Møtande vara: Elin Merete Førde (FRP) 2. vara: Marit Antonsen (KRF) 3. vara: Grethe Lysen (SV) 4. vara: Per Birger Lomheim (SP) 5. vara: Jon-Rasmus L. Vik (AP) Leiar og møtande varamedlem er også representantar i fylkestinget. I perioden 2007 2011 har kontrollutvalet slik samansetting: Leiar: Claus Kvamme (H) Nestleiar: Per Rune Vereide (SP) Medlemar: Kari Maria Rutle Fjærestad (AP) Siri-Bente Fuhr (Frp) Helge Torstad (Krf) Varamedlemar: Møtande vara: Ottar Hov (V) 2. vara: Ranveig Årskog (SP) 3. vara: Per Bjarne Molnes (AP) 4. vara: Oddvar Østerbø (H) 5. vara: Lars-Svein Drabløs (Frp) I det politiske organisasjonskartet er kontrollutvalet direkte underlagt fylkestinget og dette medfører at kontrollutvalet har ein uavhengig ståstad i høve til andre fylkeskommunale politiske og administrative organ. Det er følgjeleg berre fylkestinget som kan instruere kontrollutvalet. Kontrollutvalet sitt formål: Kontrollutvalet sitt formål er å medverke til at fylkeskommunen sine oppgåver vert løyste på ein best mogleg måte i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Side 1 av 9
Kontrollutvalet sin visjon er frå 2003 og har følgjande ordlyd: Kontroll og tilsyn i Sogn og Fjordane fylkeskommune skal bidra til å sikre fylkeskommunen ein best mogleg forvaltning av ressursane, og til føremon for både fellesskapet og enkeltmennesket. Kontrollutvalet sine oppgåver: Kontrollutvalet sine oppgåver er heimla direkte i kommunelova kapittel 12 og i forskrift om kontrollutval (forskrifta) fastsett av Kommunal og regionaldepartementet. Både lov og forskrift har vore igjennom ei endring, og gjeldande regelverk trådde i kraft 1.7.2004. Denne lovendringa førte til at oppgåver vart presisert. Kontrollutvalet fikk nye oppgåver, til dømes selskapskontroll. Lovendringa medførte også ei endring i organiseringa av kontrollutvalet sitt arbeid med krav om sekretariatsbistand som er uavhengig frå både administrasjon og revisjon. Endringane har såleis ført til eit klårare skilje mellom bestilling og utføring av revisjonstenester. Oppgåvene til kontrollutvalet er i forskrifta delt inn i 5 kapittel: - Kapittel 3 Alminnelege reglar om kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver - Kapittel 4 Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon - Kapittel 5 Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon - Kapittel 6 Selskapskontroll - Kapittel 7 Særlege oppgåver for kontrollutvalet Tilsyn og kontrolloppgåvene er såleis todelt, der den eine oppgåva rettar seg mot tilsyn med forvaltninga i fylkeskommunen og den andre oppgåva rettar seg mot utføringa av revisjonsoppgåvene. Budsjett og rekneskap: For 2007 hadde kontrollutvalet eit opprinneleg budsjett på 4,1 mill. kroner, fordelt på kontrollutvalet, sekretariat og kjøp av revisjonstenester. Dette vart vedteke redusert med 0,6 mill kr. i FT sak 9/07 på grunn av tilgodehavande beløp i SF revisjon IKS, slik at revidert budsjett vart på 3,5 mill. kroner. Beløpet på 0,6 mill kroner vart vedteke lagt inn som eit ekstraordinært driftstilskot til SF revisjon IKS. Budsjettoppfølging har vore utført per tertial. Rekneskap for 2007 viser eit forbruk på 2,5 mill. Innsparingane på 1,0 mill kroner i høve til budsjett fordelte seg slik: Kjøp av revisjonstenester 0,63 mill kroner Kontrollutval 0,21 mill. kroner Sekretariat 0,16 mill kroner Kontrollutvalet hadde ei innsparing på kjøp av revisjonstenester i 2007 på 0,63 mill kroner. Dette var midlar som var avsatt til tilleggsbestillingar for kjøp av revisjonsteneseter i 2007. Innsparinga på 0,21 mill kroner for kontrollutvalet viser seg å vere innsparingar på reise, kurs og tapt arbeidsforteneste. Sekretariatet hadde ei innsparing i høve til budsjett på 0,16 mill. kroner som stort sett er mindreforbruk på reiseutgifter og kurs/konferansar. Side 2 av 9
Sogn og Fjordane Revisjon IKS: Sogn og Fjordane Fylkeskommune har ved etablering av Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon IKS) forplikta seg til å kjøpe sitt behov for revisjon av dette selskapet. Dette er eit interkommunalt selskap der Sogn og Fjordane Fylkeskommune har ein eigarandel på 40%. Kommunane i Sogn regionråd og Høyanger kommune er og medeigarar i selskapet. Selskapet har vore i drift sidan 01.01.2005. Den som føretek revisjon av Sogn og Fjordane Fylkeskommune skal kontinuerlig vurdere si uavhengigheit. Oppdragsansvarleg revisorar har skriftlig gitt sin eigenvurdering av dette til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvala: Fylkestinget skal sørgje for at kontrollutvalet har tilfredsstillande sekretærbistand. Med verknad frå 01.01.05 vart det etablert eit eige sekretariat for kontrollutvalet. Sekretariatet består av tre årsverk og har kontorstad på Leikanger. Organisatorisk er sekretariatet direkte plassert under kontrollutvalet, og det medfører at kontrollutvalet har arbeidsgjevaransvaret for sekretariatet. Slik organisering er nødvendig for å sikre uavhengigheit til resten av organisasjonen som er gjenstand for kontroll og tilsyn. Sogn og Fjordane Fylkeskommune har inngått ein 4-årig avtale om sekretariatsfunksjon for kontrollutvala med kommunane i Sogn regionråd og Høyanger kommune med verknad frå 01.01.2005. I avtalen om felles sekretariatsfunksjon står det at det skal haldast kontaktmøte mellom leiarane i kontrollutvalet og sekretariatsleiar minst to gonger i året. I 2007 var det gjennomført kontaktmøte i mai og desember. Dei tilsette i sekretariatet 2007: Astrid Lernes Sekretariatsleiar (Permisjon frå 24.11.2007) Einar Ulla Rådgjevar (Fungerande sekretariatsleiar frå 24.11.2007) Bente Johnsen Rygg Rådgjevar Arbeid i utvalet i 2007: I 2007 vart det halde 8 møte i kontrollutvalet og 35 saker vart handsama. Kontrollutvalet har hatt skriv og meldingar, både offentlege og ikkje offentlege, som fast sak på sakslista. I desse sakene har kontrollutvalet handsama ulike brev, notat og munnlege orienteringar. Møta i kontrollutvalet er lukka. Fylkesordførar og oppdragsansvarleg revisor har møte- og talerett. Oppdragsansvarleg revisor har også rett til å få sine uttaler på møte protokollert. Kopiar av møteinnkalling og saksliste vert sendt fylkesrådmann og varamedlemane til orientering. Viktige saker som vart handsama i 2007: Kjøp av revisjonstenester Kjøp av revisjonstenester frå SF revisjon IKS skal baserast på eit årleg bestillardokument der det kjem fram kva basistenester selskapet skal utføre og pris for desse tenestene. Bestillingsdokumentet vart handsama og vedteke på Side 3 av 9
kontrollutvalsmøte 24.1. 2007 i sak 01/07 og sendt til SF revisjon IKS innan utgangen av januar 2007 Bestilling av forprosjekt forvaltningsrevisjon Administrasjonskostnader Utvalet handsama som sak 02/07 bestilling av forprosjekt forvaltningsrevisjon på området administrasjonskostnader i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Bestillingsdokumentet vart sendt SF revisjon IKS. Bestilling av 2 forprosjekt i forvaltningsrevisjon, Miljøkoordinatorar i den vidaregåande skulen og Internasjonalt arbeid/samarbeid Kontrollutvalet handsama i sak 6/07 bestilling av forprosjekt 1. Miljøkoordinatorar i den vidaregåande skulen 2. Internasjonalt arbeid/samarbeid Bestillingsdokument vart sendt SF revisjon IKS. Forprosjektrapport Miljøkoordinatorar i den vidaregåande skulen Som sak 8/07 handsama kontrollutvalet forprosjektrapporten (notatet) om miljøkoordinatorar i den vidaregåande skulen. Utvalet tok notatet til etterretning og bestilte ikkje hovudprosjekt. Bestilling av selskapskontroll Utvalet handsama i sak 9/07 bestilling av selskapskontroll ein oppdatert kartlegging av fylkeskommunen sitt eigarskap i selskap, i tillegg til eigarskapskontroll i Sogn og Fjordane teater L/L. Bestillinga vart sendt SF revisjon IKS. Årsmelding 2006 Kontrollutvalet har som sak 10/07 handsama si årsmelding for 2006. Årsmeldinga vart sendt fylkestinget til orientering. Uttale til årsrekneskapet 2006 for Sogn og Fjordane Fylkeskommune Kontrollutvalet har som sak 13/07 gitt sin uttale til årsrekneskapen 2006 for Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Uttalen vart sendt til fylkestinget med kopi til fylkesutvalet. Kjøp av revisjonstenester 2006 økonomisk mellomverande med SF revisjon IKS Kontrollutvalet handsama i sak 14/07 denne saka. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Administrasjonskostnadar i fylkeskommunen Kontrollutvalet vedtok i sak 15/07 å bestille forvaltningsrevisjonsprosjekt på området Administrasjonskostnader i fylkeskommunen. Bestillinga vart sendt SF revisjon IKS med leveringsfrist 20. august 2007. Rådgjevingstenesta i vidaregåande skule notat etter forvaltningsrevisjon Utvalet handsama i sak 17/07 notat datert 10. mai 2007 frå SF revisjon IKS vedr. denne saka. Utvalet gjorde følgjande vedtak: 1. Kontrollutvalet tek notat etter forvaltningsrevisjon om rådgjevingstenesta i vidaregåande skule til orientering. Side 4 av 9
2. Rapportering til fylkestinget på området rådgjevingstenesta i høve til plan for forvaltningsrevisjon anbefalast utført i årsmeldinga for 2007. 3. Kontrollutvalet er ikkje nøgd med revisjonsdialogen som har vore i prosjektet, og vil i komande bestillingar av forvaltningsrevisjonsprosjekt oppfordre til ein god revisjonsdialog i alle fasar av prosjektet. Selskapskontroll oppdatert oversikt over fylkeskommunalt eigarskap, mottatt leveranse frå SF revisjon IKS Kontrollutvalet vedtok i sak 18/07 å ta oversikt over fylkeskommunalt eigarskap pr. 01.05.07 til orientering. Fråsegn frå kontrollutvalet Evaluering av revisjons- og tilsynsordninga Denne saka vart lagt fram for kontrollutvalet av kontrollutvalsleiar. Utvalet gjorde vedtak i sak 21/07, og vedtaket vart slik: Kontrollutvalet viser til evalueringsrapport, sak 37/07 i Sogn Regionråd og regionrådet sitt vedtak og anbefaling til sine kommunar. Kontrollutvalet sluttar seg til vedtaket sitt punkt 1. Når det gjeld punkt 2 i Sogn Regionråd sitt vedtak og vurderingane til rådmannsgruppa sluttar kontrollutvalet seg til dette. Kontrollutvalet viser til evalueringsrapporten som syner at ein er svært tilfreds med den finansielle revisjonen, og mindre tilfreds med det som er utført av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet støttar av den grunn punkt 2 i vedtaket. Kontrollutvalet føreset at ein lyser ut på anbod forvaltningsrevisjon i form av ein rammeavtale der ein bind seg til eit revisjonsselskap for ein periode. Ein ordning der ein skal ut på anbod med kvart prosjekt vil i praksis ikkje fungere då val av revisor skal vedtakast av fylkestinget. Vedrørande sekretariatet er kontrollutvalet ikkje einig med rådmannsgruppa sine konklusjonar når det gjeld kompetanse og kva sekretariatet sine oppgåver skulle være. Fylkestinget handsama i 2004 to saker gjeldande ny sekretariatsfunksjon, FT-sak 19/04 og sak FT-sak 39/04. I begge desse sakene er aktuelle oppgåver for eit sekretariat omtala, og i sak 39/04 vedtok også fylkestinget avtale mellom fylkeskommunen og kommunane i Indre Sogn om sekretariatsfunksjon for kontrollutvala. Tilsvarande saker og avtale vart også handsama i kommunane i Sogn Regionråd. I gjeldande avtale om felles sekretariatsfunksjon er det eit eige punkt om kjøp av tenester og kva for aktuelle tenester sekretariatet skal utføre. Ut frå dette har det vore kontrollutvalet sin føresetnad at sekretariatet skulle vere sakshandsamar og ha nødvendig kompetanse for å kunne utføre tenestene. Kontrollutvalet synes punkt 3 i vedtaket i Sogn Regionråd er leitt, då evalueringsrapporten skriv at ein er svært tilfreds med det arbeidet som har vore utført i sekretariatet. Kontrollutvalet vil anbefale at ein opprettheld ordninga med eige sekretariat, og at dette sekretariatet i framtida også kan ta på seg oppgåver som selskapskontroll og overordna analyse av den fylkeskommunale verksemda. Side 5 av 9
Kontrollutvalet si anbefaling til fylkestinget vil ut frå dette vere: 1. Kontrollutvalet vil anbefale å nytte vårt eige selskap SF revisjon IKS til finansiell revisjon, men vi anbefalar å fortsette ordninga med kjøp av tenester etter prinsippet om bestillardokument og betaling av tenestene etter medgått tid. 2. Kontrollutvalet vil anbefale eit samarbeid med kommunane i Sogn regionråd og Høyanger kommune om å konkurranseutsette forvaltningsrevisjonen. 3. Dagens ordning med eige sekretariat for kontrollutvalet må bestå. Fylkestinget bør også oppmode fylkesrådmann om å gå i dialog med kommunane for å prøve å oppretthalde samarbeidet om felles sekretariatsfunksjon også for framtida. Rapport etter forvaltningsrevisjon Kvalitetssikring av Kostra-rapportering, rapportering av administrasjonskostnader I sak 22/07 vedtok kontrollutvalet å rå fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapport etter forvaltningsrevisjon om kvalitetssikring av Kostra-rapportering, rapportering av administrasjonskostnader til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å følgje opp dei tilrådingane som kjen fram av rapporten. Risikoanalyse av Fjord1 Nordvestlandske AS bestilling Dette er eit fellesprosjekt mellom kontrollutvala i Møre og Romsdal fylke og fylkeskommunen i Sogn og Fjordane. Kontrollutvalet vedtok i sak 24/07 prosjektbestilling for risikoanalyse av Fjord1 Nordvestlandske AS. Vedtaket omfatta også eit punkt der fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal med bistand frå Sogn og Fjordane revisjon IKS skulle utføre analysen. I vedtaket var også eit punkt om utforming av skisse for prosjektplan. Prosjektplanen vart vedteken i sak 33/07. Møtebøker for fylkesutvalet og hovudutvala til desisjon I sak 25/07 vedtok kontrollutvalet å godkjenne møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala for perioden 01.09.06 30.09.07. Saka vart sendt til fylkestinget for endeleg handsaming. Budsjett 2008/Økonomiplan 2008 2011 Kontrollutvalet vedtok i sak 26/07 budsjett 2008/Økonomiplan 2008 2011 på programområde 11 Kontrollorgan. Budsjettet er tredelt, kontrollutvalet, sekretariatet og kjøp av tenester. Kjøp av revisjonstenester 2007 Tillegg for reisetid Utvalet vedtok i sak 28/07 at avtalt pris i bestillingsdokumentet skulle leggast til grunn for pris 2007. Avbestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Innovasjon og næringsutvikling Kontrollutvalet vedtok å stoppe bestilt forvaltningsrevisjonsprosjekt hovudprosjekt Side 6 av 9
på området innovasjon og næringsutvikling. Prosjektet var bestilt 30.10.2006, men var ikkje kome særleg langt. Argumentasjonen for å stanse prosjektet var at den manglande progresjonen kunne tyda på mogelegheit for at risikofaktoren som overordna analyse peikte på ikkje er nokon risikofaktor lenger, slik at problemstillinga som vart lagt til grunn i bestillinga heller ikkje er aktuell lenger. Vedtaket inneheldt også ei oppmoding til det nye kontrollutvalet om å vurdere dette området i arbeidet med overordna analyse. Møteplan 2008 I sak 34/07 vedtok utvalet møteplanen for 2008. Evaluering av revisjons- og tilsynsordninga Kontrollutvalet hadde sak om evaluering av revisjons- og tilsynsordninga til handsaming i sak 35/07. Administrasjonen la fram saka for utvalet og det vart gjort følgjande vedtak, som tilråding til fylkestinget: 1. Fylkestinget tek til orientering rapporten frå KS-Konsulent AS om evaluering av revisjons- og tilsynsordninga, jfr vedlegg 1. 2. Fylkestinget føreset at Sogn og Fjordane Revisjon IKS, sekretariatet for kontrollutvalet og kontrollutvalet følgjer opp tilrådingane i rapporten. 3. Fylkeskommunen held fram som eigar i Sogn og Fjordane Revisjon IKS under føresetnad av at fleirtalet av eigarkommunane (tilsvarande minst 40% eigarskap) også held fram som eigarar i selskapet. 4. Oppgåvene til Sogn og Fjordane revisjon IKS vert i hovudsak avgrensa til finansiell revisjon, under føresetnad av at fleirtalet av eigarkommunane (tilsvarande minst 40 % eigarskap) vedtek dette. 5. Tenester innanfor forvaltningsrevisjon vert å kjøpe i marknaden, ut frå dei behov fylkestinget/kontrollutvalet har. Sogn og Fjordane revisjon IKS skal kunne vere tilbydar av forvaltningsrevisjon, saman med andre aktuelle tilbydarar. 6. Fylkestinget går inn for ei vidareføring av samarbeidet om kontrollutvalssekretariatet. Fylkestinget tek likevel til orientering at Sogn regionråd tilrår at kommunane seier opp avtalen med fylkeskommunen om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvala med verknad frå 1.1.2009. Sak om organisering av sekretariatet vert å ta opp til ny handsaming på fylkestinget i april 2008. Andre forhold Kontrollutvalet som arbeidsgjevar Kontrollutvalet har arbeidsgjevaransvaret for sekretariatet, og har som ein følgje av dette handsama fleire saker som fell inn under dette saksfeltet. Det har vore saker om forhandling og vurdering av løn, delegering av mynde og konstituering av sekretariatsleiar. Dokumentet arbeidsreglement, verdigrunnlag, kriterium for god leiarpraksis, etiske retningslinjer og prinsipp i Sogn og Fjordane fylkeskommune har vore diskutert. Oppfølging av kompetanseplan for sekretariatet har vore tema i kontrollutvalet. Side 7 av 9
Orienteringssaker Kontrollutvalet har gjennom heile året innhenta opplysningar og stilt spørsmål til administrasjonen på mange ulike områder. Mottatt informasjon har vore vurdert av utvalet og eventuelt følgt opp vidare. Sjuefråversrapportar er døme på dette. Kontrollutvalet har også som oppgåve å sjå til at revisjonsmerknadar vert følgt opp. Kontrollutvalet har mottatt kopi av revisorbrev nr 01/2007 samt svar frå administrasjonen. Breva er teke til orientering. Vidare har kontrollutvalet vore orientert om kontaktmøtar mellom sekretariat og dei samarbeidande kontrollutvala representert ved leiarane. Møtebøker Møtebøkene vart i møte 27.11.2007 fordelt på dei nye medlemmane i utvalet etter følgjande oppsett: a. Fylkesutvalet Claus Kvamme b. Finansutvalet Claus Kvamme c. HU opplæring Per Rune Vereide d. HU plan og næring Helge Torstad e. HU samferdsel Kari Maria Rutle Fjærestad f. HU kultur Siri-Bente Fuhr g. Trafikktryggingsutvalet Claus Kvamme h. Hovudsamarbeidsutvalet Siri-Bente Fuhr i. Kontaktutvalet Kari Maria Rutle Fjærestad j. Likestillingsutvalet Per Rune Vereide k. Vestlandsrådet Helge Torstad l. Fylkesrådet for eldre Claus Kvamme m. Fylkesrådet for funksjonshemma Siri-Bente Fuhr n. Protokoller knytt til lønsforhandlingar Kari Maria Rutle Fjærestad o. Fylkesutvalet som klagenemnd Claus Kvamme Kurs/konferanser Medlemmane i kontrollutvalet har deltatt på ulike kurs og seminar/ konferansar gjennom året. Her nemner vi Norges Kommunerevisorforbund sin kontrollutvalskonferanse og Forum for Kontroll og Tilsyn sin fagkonferanse. Oppsummering: 2007 har vore eit aktivt år med mange utfordrande og interessante oppgåver og saker. Kontrollutvalet har i 2007 lagt fram for fylkestinget 1 rapport frå forvaltningsrevisjon, men fleire forvaltningsrevisjonsprosjekt er satt i gang. Bestillingsrutinar og -skjema for kjøp av revisjonstenester er satt i system, og det arbeidast kontinuerlig med å få gode og meir effektive rutinar på plass. Kontrollutvalet og sekretariatet håpar også det gode samarbeidet med fylkesadministrasjonen vil fortsette i 2008. Årsmeldinga vert lagt fram for fylkestinget av kontrollutvalet. 21. mai 2008 Side 8 av 9
Claus Kvamme Per Rune Vereide Kari Maria Rutle Fjærestad Leiar Siri-Bente Fuhr Helge Torstad Side 9 av 9