Gloppen kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Goppen heradshus, formannskapssalen Dato: 18.03.2016 Tid: Kl. 10:00-14:45 Faste representantar som møtte: Bjarne Bø Charlotte Rønne Holtan Frode Fagerli Ingrid Aske Jenny Sorterup Hysing Sakliste Sak nr. Sakstittel 09/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 10/16 Skriv og meldingar 2-2016 11/16 Opplæring i bruk av nettbrett 12/16 Rådmannen orienterer om oppfølging etter forvaltningsrevisjonrapporten - Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen 13/16 Rådmannen orienterer om tilsetting og delegeringsreglement i Gloppen kommune 14/16 Rådmannen orienterer om situasjonen på økonomiavdelinga 15/16 Forventningsavklaring med ordførar og rådmann 16/16 Overordna analyse 17/16 Forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreforma 18/16 Oppfølgingsliste 2-2016 19/16 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat v/arnar Helgheim og Audhild Ragni Vie Alme Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste Rådmannen v/organisasjonssjef Geir Liavåg Strand, Vidar Kjøde og Kjell Otto Solheim i sak 11/16. Rådmann Jan Kåre Fure i sakene 12-16/16. Ordførar Leidulf Gloppestad i sakene 15-16/16. Underskrifter: Frode Fagerli Bjarne Bø Ingrid Aske Charlotte Holtan Jenny S. Hysing
09/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. GLO- 09/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 10/16: Skriv og meldingar 2-2016 Skriv og meldingar vert teke til vitande. Kontrollutvalsleiaren informerte frå NKRF sin kontrollkonferanse på Gardermoen 3. - 4. februar, og delte ut Kontrollutvalsboka. GLO- 10/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert teke til vitande. 11/16: Opplæring i bruk av nettbrett Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Gloppen kontrollutval har fått opplæring i bruk av nettbrett Organisasjonssjef Geir Liavåg Strand, Vidar Kjøde og Kjell Otto Solheim møtte i saka og ga opplæring i bruk av nettbrett. GLO- 11/16 VEDTAK: Gloppen kontrollutval har fått opplæring i bruk av nettbrett Side 2
12/16: Rådmannen orienterer om oppfølging etter forvaltningsrevisjonrapporten - Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen Rådmannen si orientering om oppfølging etter forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen, vert teke til vitande. Rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka og informerte om kva som er gjort av oppfølging etter forvaltningsrevisjon - Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen. Rådmannen vil sende skriftleg dokumentasjon til kontrollutvalet/kommunestyret på oppfølging av funna i rapporten. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste møtte i saka. Revisor påpeika at det må visast til heimel i vedtak der ansvar er delegert. GLO- 12/16 VEDTAK: Rådmannen si orientering om oppfølging etter forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen, vert teke til vitande. 13/16: Rådmannen orienterer om tilsetting og delegeringsreglement i Gloppen kommune Kontrollutvalet tek rådmannen si orientering om tilsetting og delegeringsreglement i Gloppen kommune til vitande. Rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka og orienterte om rutiner for tilsetting og delegering i Gloppen kommune. GLO- 13/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek rådmannen si orientering om tilsetting og delegeringsreglement i Gloppen kommune til vitande. Side 3
14/16: Rådmannen orienterer om situasjonen på økonomiavdelinga Kontrollutvalet tar rådmannen si orientering om situasjonen på økonomiavdelinga til vitande. Rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka og orienterte om at sitasjonen på økonomiavdelinga er god. GLO- 14/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tar rådmannen si orientering om situasjonen på økonomiavdelinga til vitande. 15/16: Forventningsavklaring med ordførar og rådmann Saka vert lagt fram til drøfting. Ordførar Leidulf Gloppestad og rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet kallar inn ordførar og rådmann i aktuelle saker. Ordførar møter i starten av kontrollutvalsmøta dersom det høver. Framlegget vart samrøystes vedteke. GLO- 15/16 VEDTAK: Kontrollutvalet kallar inn ordførar og rådmann i aktuelle saker. Ordførar møter i starten av kontrollutvalsmøta dersom det høver. Side 4
16/16: Overordna analyse Saka vert lagt fram til drøfting. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste møtte, og gjekk gjennom overordna analyse for Gloppen kommune. Ordførar Leidulf Gloppestad og rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet drøftar saka vidare i ekstra møte 2. mai. Framlegget vart samrøystes vedteke. GLO- 16/16 VEDTAK: Kontrollutvalet drøftar saka vidare i ekstra møte 2. mai. 17/16: Forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreforma (Saka går vidare til kommunestyret). Forvaltningsrevisjonsrapport frå Kommunerevisjonen i Nordfjord datert 22.2.2016, om samhandlingsreforma, vert teken til orientering. Innhaldet vert teke med som grunnlag for vidare folkehelsearbeid i kommunen. Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste møtte, og gjekk gjennom rapport for Samhandlingsreforma. Rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka. GLO- 17/16 VEDTAK: Forvaltningsrevisjonsrapport frå Kommunerevisjonen i Nordfjord datert 22.2.2016, om samhandlingsreforma, vert teken til orientering. Innhaldet vert teke med som grunnlag for vidare folkehelsearbeid i kommunen. Side 5
18/16: Oppfølgingsliste 2-2016 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. GLO- 18/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 19/16: Eventuelt SEKOM-sekretariat sende ut e-post 17.3.2015 med invitasjon og program til FKT sin fagkonferanse på Gardermoen 7.- 8. juni. Framlegg til vedtak: 1. Kontrollutvalet ynkjer å delta på FKT sin fagkonferanse med Bjarne Bø, og Frode Fagerli som vara. SEKOM-sekretær sender påmelding til FKT. 2. SEKOM-sekretariat sender ut dokumentet: Kommuneutvalet i Gloppen kommune - Strategiplan for 2008-2011, som meldingssak til neste møte. 3. Kontrollutvalet inviterer dagleg leiar i Trivselshagen til å informere om skade, prosessen og ansvarstilhøva for reperasjon av basseng i Trivselshagen. SEKOM-sekretariat kontaktar sekretariatet for Fylkeskommunen og forhøyrer seg om vidare handsaming i kontrollutvalet hos Fylkeskommunen. Framlegget vart samrøystes vedteke. GLO- 19/16 VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ynkjer å delta på FKT sin fagkonferanse med Bjarne Bø, og Frode Fagerli som vara. SEKOM-sekretær sender påmelding til FKT. 2. SEKOM-sekretariat sender ut dokumentet: Kommuneutvalet i Gloppen kommune - Strategiplan for 2008-2011, som meldingssak til neste møte. 3. Kontrollutvalet inviterer dagleg leiar i Trivselshagen til å informere om skade, prosessen og ansvarstilhøva for reperasjon av basseng i Trivselshagen. SEKOM-sekretariat kontaktar sekretariatet for Fylkeskommunen og forhøyrer seg om vidare handsaming i kontrollutvalet hos Fylkeskommunen. Side 6