Tertialrapport Sykehuspartner HF 1.tertial 2015 Sykehuspartner HF 0
Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag... 1 2 Økonomi og kostnadseffektivisering... 3 2.1 Økonomiske nøkkeltall... 4 3 Tjenesteleveranser... 5 3.1 Prosjektleveranser... 5 3.2 Driftsleveranser... 6 4 Kundetilfredshet... 8 4.1 Kunderapport... 8 4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling... 8 5 Medarbeidere... 9 6 Måloppnåelse... 10 7 Risikovurdering... 13 7.1 Risikoområder... 13 7.2 Risikovurdering... 13 7.3 Risikostyring og tiltak... 14 8 Vedlegg 1 - Øvrige styringskrav og tiltak... 16 9 Vedlegg 2 - Bestillinger i Oppdragsdokumentet... 19 9.1 IKT... 19 9.2 Digital fornying portefølje-, program- og prosjektstyring... 20 9.3... 22 9.4 Innkjøp og logistikk... 25 Sykehuspartner HF 0
1 Sammendrag Utarbeidelse av rapporten er tilpasset dato for behandling i styret i Sykehuspartner 13.mai 2015. Tallmateriale og vurderinger av økonomi, tjenesteleveranser, kundetilfredshet og medarbeidere er derfor oppdatert pr mars 2015. Øvrige vurderinger er foretatt på bakgrunn av informasjon tilgjengelig pr 1.tertial. Økonomi og kostnadseffektivisering Resultatet pr mars viser et akkumulert resultat med 31,2 MNOK som er i henhold til budsjett. Akkumulerte inntekter fra prosjekter har utviklet seg positivt, og ligger nå tilnærmet i henhold til budsjett. I budsjettet for 2015 er det stilt vesentlig krav til kostnadseffektivisering, og det er derfor tilfredsstillende å rapportere et resultat pr 1. tertial som er i henhold til budsjett. Bruken av ekstern bistand er lavere enn tidligere år, egenandelen av Sykehuspartners ansatte i digital fornying øker i tråd med våre mål for 2015 og arbeidet knyttet til å redusere og standardisere applikasjonsporteføljen til HSØ er igangsatt. For IKT-Service følger vi planen om å effektivisere brukerstøtte med bedre selvbetjeningsløsninger. Økonomi og Regnskap har vist over flere år en effektivisering og man følger planen om å nå målet med å øke produktiviteten knyttet til antall LTO`er produsert pr medarbeider til 970 ved utgangen av 2015. Tjenesteleveranser Ressurstilgangen til Digital fornying og Nytt Østfoldsykehus er pr mars tilfredsstillende med 100 % av bestilte ressurser levert. Omleggingsprosjektet ved SIHF nådde en viktig milepæl med 7000 klienter på 70 lokasjoner som ble lagt om til standard HSØ plattform. Oppgradering av Flexlab anses som vellykket på VVHF og STHF. Den første milepælen for idriftsettelse av Nytt Østfoldsykehus (KIB1) er nådd med solid innsats frem til oppstartsdato og et solid beredskapsapparat er på plass for å støtte videre ibruktakelse. Våre ansatte har levert en solid innsats i et krevende prosjekt, og sykehusets løsninger fremstår i dag som et av Nord-Europas mest moderne. Antall timer levert til tjenesteendringer er på nivå med 2014, men leveransebacklogen er fremdeles høy. Det er iverksatt tiltak for å redusere backloggen for å få bedre samsvar mellom foretakenes investeringsbudsjetter, Sykehuspartners leveranseevne og mål om applikasjonssanering i HSØ. Antall kritiske hendelser har hatt en negativ utvikling i 2015, og fortsetter å øke i mars. Ahus skiller seg ut mhp mange kritiske feil i perioden, og det er iverksatt ekstraordinære tiltak for å avhjelpe situasjonen. I stort skyldes ustabiliteten på Ahus aldrende plattform, og det langsiktige tiltaket vil være en full omlegging av foretaket. Det har i 2015 vært historisk mange endringer fra både prosjekter og drift, som kan ha sammenheng med den negative utviklingen på kritiske feil. Kundetilfredshet Kundetilfredshet og brukertilfredshet er begge pr mars noe lavere enn målsettingen. Sykehuspartner arbeider langsiktig med styrking av kundeundersøkelser, brukerundersøkelser og tilbakemeldingskanaler for å sikre tydeligere tilbakemeldinger og relevante tiltak. Vi får mange positive tilbakemeldinger på våre prosjektleveranser. Dette anses å være av stor betydning for Sykehuspartners omdømme. Medarbeidere Turnover er fortsatt noe økende. Her er det iverksatt tiltak for å lage system for sluttsamtaler og analyser av disse. Sykefravær i januar-mars er høyere enn tilsvarende måneder i fjor i flere av våre virksomhetsområder. Pr nå er det uklart om det handler om sesongvariasjon knyttet til influensa, eller om vi ser en negativ trend. Sykehuspartner HF 1
Måloppnåelse I henhold til Sykehuspartner sin virksomhetsplan og de etablerte målene for 2015 er vi inne i en god utvikling. De viktigste tiltakene som skal bidra til målrettet modernisering og utvikling er i rute: Prosjektene knyttet Digital Fornying, Nytt Østfoldsykehus og prosjektene bestilt av foretakene leveres hovedsakelig som planlagt. Det er oppnådd viktige resultater innen standardisering og konsolidering av tjenestekatalogen. Målet om å forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene er avhengig av resultater som leveres fra drifts- og forvaltningsområdet innenfor jenester. Resultatene ligger noe bak forventningene til tross for iverksatte kortsiktige og langsiktige tiltak. Som nevnt over øker antall kritiske hendelser og leveransekvalitet er fortsatt noe uforutsigbar for en del av IKT leveranser utenom prosjekter. Det jobbes med langsiktige og strukturelle tiltak som vil ha god effekt over tid. Risikovurdering Det pekes på fire vesentlige risikoområder pr 1.tertial 2015. Det første er fortsatt uforutsigbarhet knyttet til leveranse av tjenesteendringer og SLA-oppgraderinger for IKT-tjenester. Det andre er prosessen for etablering av en langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur som skaper usikkerheten i organisasjonen og krever høyt lederfokus. Det tredje er en stadig større endringsaktivitet som kombinert med en aldrende infrastruktur og systemportefølje øker risiko for kritiske feil. Den fjerde er en økning av pensjonskostnader som kan få konsekvens for resultatet. Risikovurdering med tilhørende tiltak er beskrevet i kapittel 7. Sykehuspartner HF 2
2 Økonomi og kostnadseffektivisering Oppdaterte NRS pensjonsberegninger fra januar 2015 viser en kostnadsøkning (utover det som allerede inngår i budsjettet) i 2015 med ca. 26 MNOK. Foreløpige signaler tyder på at Sykehuspartner ikke får denne økte kostnaden kompensert slik som de øvrige helseforetakene. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Økte pensjonskostnader Stram kostnadskontroll for eventuelt å absorbere økte pensjonskostnader innenfor eksisterende budsjett VO- og stabsdirektører Justering av ambisjonsnivå i Digital fornying Tett oppfølging av behovsutvikling og eventuelt justering av plan for rekruttering AD og økonomidirektør Sykehuspartner HF 3
2.1 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 4
3 Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Ressursstatus Digital fornying og SØK vs. andre prosjekter ved utgangen av mars Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK er tilfredsstillende. Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i mars er 100 % totalt. Ressurser fra Sykehuspartner står for 47 % av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying. Prosjekttjenester merker et økende behov for bistand til tjenesteendringer og SLAoppgraderinger. Forecasten viser noe reduksjon i ressursbehov fra august. Størst reduksjon sees i programmene SØK IKT. Det arbeides tett med programledelsene i Digital fornying om ressursplaner til høsten. RKL viser et jevnt ressursbehov hele 2015. Den første milepælen for idriftsettelse av Nytt Østfoldsykehus (KIB1) er nådd med solid innsats frem til oppstartsdato og et solid beredskapsapparat er på plass for å støtte videre ibruktakelse. Våre ansatte har levert en solid innsats i et krevende prosjekt, og sykehusets løsninger fremstår i dag som et av Nord-Europas mest moderne. Vi har produksjonssatt et nytt elektronisk kurvesystem, ny regional lab-løsning, meldings- og prosesstyringssystem med elektroniske tavler, nettbrett og mobile enheter, samt flyttet driften av felles IKTløsninger fra Fredrikstad til nytt regionalt datasenter i Oslo. Omleggingsprosjektet ved SIHF nådde i mars en viktig milepæl. Samtlige 70 lokasjoner har fått lagt om til standard HSØ plattform. Omleggingen innebærer en endring på 7000 klienter og berører 10 500 brukere. I forbindelse med omleggingen ble en del av sikker print løsningen og dynamisk arbeidsflate rullet ut på Sykehuset Innlandet. Oppgradering av Flexlab, hovedverktøyet på laboratoriet for medisinsk biokjemi, ble oppgradert på VVHF og STHF. Oppgraderingene ansees vellykkede. Sykehuspartner HF 5
3.2 Driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester: Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. I mars har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten økning på 3% ift. februar. Økningen skyldes blant annet en betydelig økning av bestillinger i mars måned på ca. + 50% over gjennomsnittlig ca. 100 saker i måned. Det forventes at en stor del av disse ekstra bestillingene håndteres raskt ut i fra deres art, feks kjøp av printere og ulike standard oppdrag. 43 % av de avtalte leveranser er i tilbudsfasen og 57 % til gjennomføring i mars. Det gjenspeiler stort sett en status quo på vår leveranseevne. Basert på føringer fra RHF om prioritering av økonomiske midler og retningslinjer for utvikling av tjenester (standardisering/konsolidering) er det forventet at en del av backloggen for tjenesteendringer reduseres i løpet av de kommende månedene. Parallelt jobbes det med å prioritere innkommende saker sammen med kunder basert på deres budsjett og områdeplaner samt SPs føringer fra RHF og leveransekapasitet. Dette skal sikre relevante og dermed færre bestillinger. På litt lengre sikt forventes det også en økning i vår leveransekapasitet knyttet til tjenesteendringer knyttet implementering av den regionale forvaltningsmodellen og vårt nye leveransestyringsapparat. Sykehuspartner HF 6
Kritiske hendelser OBS! Hendelser knyttet til systemet Metavision er med i statistikkene selv om løsningen pr mars ikke var overlevert til SP. Sett i forhold til gjennomsnittet pr. måned i 2014 har antall kritiske hendelser økt betydelig i 2015. Vi ser en økning i forhold til månedsgjennomsnittet i 2014 på 29% i januar, 35% i februar og 74% i mars. Ahus og OUS ligger fortsatt høyt med hendelser fordelt på mange tjenester. For å stabilisere drift på Ahus er det etablert et prosjekt som fokuserer på identifiserte svakheter. For OUS er det ingen klar sammenheng mellom årsakene til hendelser i mars. To tjenester har vært spesielt berørt og bidro til halvparten av økt antall hendelser fra februar: PAPS-løsningen på SVHF og DIPS på SSHF. I tillegg viser statistikk for innmeldte endringsbehov at aktivitetsnivået rundt løsningene er høyere enn noen gang. Naturligvis står SØHF for mye av økningen i aktivitetsnivå (KIB1 i PNØ-programmet). Dette har blant annet gitt seg utslag i mange hendelser knyttet til Metavision-løsningen, som anses som en umoden tjeneste og binder opp mange Sykehuspartners ressurser. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Høy stabil backlog i Fokus på opprydding i gamle/nedprioriterte Direktør tjenesteendringer bestillinger av tjenesteendringer Økende antall kritiske hendelser Bistå aktivt i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for utskifting av gammel teknologi Gjennomføre stabiliseringsprosjekt på Ahus Løpende vurdere aktivitetsnivå på prosjekt og endringer opp mot sikker og stabil drift Direktør Direktør Direktør Sykehuspartner HF 7
4 Kundetilfredshet 4.1 Kundetilfredshet I all hovedsak er alle helseforetak tilfreds med HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk og prosjekttjenester. Spesifikt er PNØ og sykehuset Østfold godt fornøyd med Sykehuspartners prosjektleveranser til Nytt Østfoldsykehus. Flere av helseforetakene rapporterer også positive erfaringer med Brukerstøtte samt at samarbeidet med kundeansvarlig og deres team fungerer godt. Samarbeidet knyttet til flere enkelt-aktiviteter blir også fremhevet, for eksempel Dips kartlegging på Sykehuset Telemark. Helseforetakene opplever fortsatt utfordringer i forhold til IKT Leveranse. Utfordringene består hovedsakelig av avvik mellom HF ets områdeplan og Sykehuspartner sin kapasitet; leveranser som blir utsatt samt bestillinger som ikke blir prioritert i henhold til foretakets forventninger. Sykehuspartner arbeider kontinuerlig med å ferdigstille omforente leveranseplaner som del av kundeplanene. Hensikten med dette er å avstemme forventningsnivået til begge parter. Ahus, Vestre Viken og Sørlandet Sykehus rapporterer fortsatt betydelig bekymring i forhold til IKT Drift og Forvaltning. I all hovedsak dreier dette seg om konsekvensene av en aldrende infrastruktur. Sykehuspartner har fortsatt stort fokus på å avverge og rette kritiske feil for alle foretak. 4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? Generelt er det noe lavere brukertilfredshet enn målsettingen på 75 %, samt noen mindre forskjeller mellom ulike deler av organisasjonen. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Generelt lavere brukertilfredshet enn målsetting (75 %) Videreføring av arbeid med systematisering og dypere analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger Kundedirektør Sykehuspartner HF 8
5 Medarbeidere Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Økende turnover Gjennomføre foreløpig/forenklet analyse av sluttårsaker Rutiner for gjennomføring av sluttsamtaler i forbindelse med endt arbeidsforhold skal gjennomgås, og sikre at denne kunnskapen systematiseres og nyttegjøres. HR-direktør HR-direktør 21.april 1.juni Sykehuspartner HF 9
6 Måloppnåelse Sykehuspartner har vedtatt 12 mål for 2015. Vår vurdering av måloppnåelse pr 1.tertial illustreres med følgende figur: Fargeindikator: Grønn Gul Rød Definisjon: Ingen tiltak nødvendig; forventet full måloppnåelse Behov for tiltak; forventet delvis eller full måloppnåelse Behov for tiltak; stor risiko for manglende måloppnåelse Overordnet utvikling på mål 2015 1. Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene 1. tertial 2. tertial 1.1 Sikre sikker og stabil drift Samlet sett leverer Sykehuspartner sikker og stabil drift som gir god oppetid på tilgjengelighet av tjenester i porteføljen. Likevel har antall kritiske hendelser økt betydelig i 2015; de knyttes til aldrende systemer/infrastruktur og økt aktivitetsnivået som medfører mange parallelle endringer. Kortsiktige tiltak er iverksatt (se rapporten del1). Langsiktige tiltak bygger på en mer proaktiv drift på tvers av HFene ved evaluering av hovedkomponenter og prosesser samt etablering av teknologimålbilder pr. foretak. 1.2 Sikre forutsigbare leveranser Sykehuspartner leverer tjenestene sine med ulike grad av forutsigbarhet på tvers av tjenesteporteføljen. Det er høy leveransepresisjon for tjenester innenfor, Innkjøp og logistikk og regionale prosjekter. Når det gjelder porteføljen knyttet til IKT-tjenester jobbes det med innføring av prioriterings- og styringsmekanismer samt metodikk (prosjekt) som skal sikre økt forutsigbarhet (tid/kvalitet) for både leveranser av prosjekter, SLAoppgraderinger og tjenesteendringer. Generelt er prioriteringsregimet samt plan og ressursstyring for oppgaver utenom regionale prosjekter er i ferd til å bli fullt operativt. Målingsregimet for leveransepresisjon er under utvikling. Sykehuspartner HF 10
1. Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene 1. tertial 2. tertial 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester Regional forvaltning for de regionale kliniske tjenestene PAS/EPJ, Lab, Radiologi, Kurve og Fødejournal er etablert mht å ha ansatt ressurser, etablert tjenestebeskrivelser og å utføre arbeid. Etableringsgrad varierer avhengig av tjenesten. HSØ regionalt senter for klinisk IKT er under etablering. 1.4 Modernisere klientporteføljen Prosjektet for å modernisere klienter for OUS og mottaksorganisasjon i Sykehuspartner samarbeider godt for å sikre gjennomføring og at antall kritiske feil er under kontroll under klientomleggingen. Utskifting av PC er i regionen har i årets første måneder vært krevende på grunn av forsinkelse i avtale for leasing. Nå er dette løst, og vi forventer en økt utskiftingstakt for resten av året. Status pr 1.tertial er 5 000 pc er, og vi må øke takten for å nå målet på 20 000 for 2015. 1.5 Øke kunde- og brukertilfredshet Brukertilfredshet måles fortløpende når det gjelder opplevd håndtering av saken. Den er under målet (75%) med 69% fornøyde brukere. Kundetilfredshet måles to ganger i året og målingen gjennomføres i mai. Parallelt er det opprettet nye samhandlingsarenaer mellom prosjekt og foretak med fokus på prosjekter (6 av 10). Vi har igangsatt et arbeid for systematisering og bedre analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger som skal implementeres i 2015. 2. Bidra til målrettet modernisering og utvikling 1. tertial 2. tertial 2.1 Bidra til vellykket oppstart av nytt Østfoldsykehus KIB1: Prosjektet er i henhold til plan. Oppstart går som planlagt. SP beredskapsapparat på plass. Mottaksapparatet er operativt og rekruttering pågår iht. behov og plan. 2.2 Bidra til realisering av Digital fornying Sykehuspartner leverer på et svært tilfredsstillende nivå: 96% innen leveransefrist (mål:95%) og 87% av utnyttelsesgrad av prosjektledere (mål: 85%) og 45% av ressurser er ansatt i Sykehuspartner. 2.3 Standardisere og konsolidere applikasjoner Samlet sett har Sykehuspartner stort fokus på å bidra til at HFene standardiserer sine tjenester. Standardisering av HR- /økonomitjenester med implementering av ERP er iht. plan. Standardisering og konsolidering av IKT-tjenester er et pågående arbeid som gjennomføres gjennom omleggingsprosjekter (OUS) og sanering av tjenestekatalogen i samarbeid med HFene (p.t. reduksjon på 12,7% for over 30% av katalogen som er gjennomgått). Det jobbes med en helhetlig plan for ytterligere å redusere applikasjonsporteføljen med 20%. Sykehuspartner HF 11
2. Bidra til målrettet modernisering og utvikling 1. tertial 2. tertial 2.4 Bistå helseforetakene og eier med prosjekttjenester etter behov Samlet sett bistår Sykehuspartner helseforetakene og eier iht. behovet. Alle prioriterte prosjekter/fokusområder er i rute iht. plan: Prosjekt Ventetid og fristbrudd, MTU-prosjekter, prosjektleveranser fra, kundedrevet innovasjon (Medicloud plattform), Forskning, Eiendom og prehospitale tjenester. 3. Videreutvikle Sykehuspartner for å sikre kostnadseffektive tjenester 3.1 Sikre kostnadseffektivisering Samlet sett er Sykehuspartner i rute ved iverksettelse av tiltak som skal bidra til kostnadseffektivisering. I budsjettet for 2015 er det stilt vesentlig krav til kostnadseffektivisering, og det er derfor tilfredsstillende å rapportere et resultat pr 1. tertial som er i henhold til budsjett. Dekningsgrad for deltakelse av Sykehuspartners ansatte i Digital fornying øker månedlig med 47% i mars (mål 55%). Det forventes en bedring i produktivitet i HR mot sommer etter reorganiseringen. Tiltak knyttet til reduksjon av samtaletid i brukerstøtte er i startfasen. Etablering av en ny kontrakt for HSØ forsyningssenter er iht. plan 3.2 Etablere langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur Sykehuspartner bidrar med kapasitet og kompetanse i IMP anskaffelsesprosjekt. Dette prosjektet er så langt gjennomført i henhold til gjeldende tidsplan, og vi får gode tilbakemeldinger på profesjonalitet og faglig deltakelse. Samtidig oppleves dette arbeidet periodevis som svært krevende for organisasjonen. På den ene siden beslaglegger prosjektet sentrale nøkkelmedarbeidere i IKT-tjenester, samtidig som omfanget av arbeidet er mer krevende enn tidligere antatt. Sykehuspartner er i oppstarten av å etablere et internt OU-prosjekt for å forberede egen organisasjon for en ev anskaffelse. Dette arbeidet er ressursmessig krevende. 3.3 Bedre virksomhetsstyring Sykehuspartner etablerer en ny styringsmodell både på strategisk og operativt nivå. Dette innebærer etablering av nye rapporteringsrutiner og prosesser gjennom et felles rapporteringssenter, samt etablering av system for risikostyring/-håndtering. Sykehuspartner er også i tett dialog med konsernrevisjonen, og følger opp avvik fra tidligere revisjoner. Ny rolle som kvalitetssjef er opprettet og det er foretatt ansettelse i stillingen. 1. tertial 2. tertial Sykehuspartner HF 12
7 Risikovurdering 7.1 Risikoområder Definisjon av risikoområder 1. Økonomi iht. budsjett: Avvik mellom og budsjett 2. Sikker og stabil drift: Tilgjengelighet av driftstjenester for brukere 3. Leveranseforutsigbarhet: Avtalte leveranser levert iht. tid, kost, kvalitet 4. Prosjektleveranse (PNØ/DF): Avtalte prosjektleveranser for PNØ/DF levert iht. avtalt tid, kost, kvalitet 5. Langsiktig samarbeidsavtale: Konsekvens for løpende drift 6. Kompetanse: Utvikling av kompetanse som trengs i framtiden 7. Omdømme: Omtale av Sykehuspartner, tillitsnivå blant kundene våre 7.2 Risikovurdering Sykehuspartner HF 13
7.3 Risikostyring og tiltak # Risikoområde Vurdering (Sann.het/ konsekv.) 1 Økonomi iht. budsjett Moderat / moderat Forklaring for risikofaktorer Tiltak Ansvarlig Utviklingen så langt i år viser en god kostnadskontroll i hele organisasjonen. Imidlertid har vi fått et krav om inndekning av økte pensjonskostnader som ikke var forutsatt i budsjettet. Hvis vi ikke finner en løsning på dette, innebærer det en stor risiko for budsjettavvik. Avklaring med RHF om finansiering av økt pensjonskostnader Fortsatt streng kostnadskontroll AD VO direktørene 2 Sikker og stabil drift 3 Leveranseforutsigbarhet 4 Prosjektleveranse (PNØ/DF) Liten / alvorlig Stor / moderat Liten / Lav Trenden så langt i år viser en økning i kritiske IKTdriftshendelser. Dette har sammenheng med aldrende infrastruktur, høyt antall endringer og stor prosjektaktivitet. Konsekvensen er bortfall av kritiske systemer og mulige konsekvenser for sykehusdriften. Fortsatt uforutsigbarhet knyttet til leveranse av tjenesteendringer og SLAoppgraderinger for IKT-tjenester. Mulig konsekvens er noe inntekt- og omdømmetap. Status så langt i år viser prosjektleveranser i henhold til plan for både nytt Østfoldsykehus og Digital fornying. En revurdering av ambisjonsnivået i Digital fornying vil kunne påvirke behovet for ressurser fra Sykehuspartner. Fokus på kontinuerlig overvåking og kontroll Videre fokus på utskiftning av komponenter. Strengere endringskontroll og prioritering av aktivitetsnivå. Implementere organisasjon og prosesser for leveransestyring. Tett dialog med Fornyingsstyrets programkontor og HSØ. Løpende vurdering av rekrutteringsplan opp mot ressursbehov i Digital fornying. Systemansvarlig tjenesteproduksjon Leveransestyring IKT- T Seksjons- /enhetslede re og tjenesteansvarlig PT direktør 5 Langsiktig samarbeidsavtale Moderat / moderat Arbeidet med langsiktig samarbeidsavtale medfører en krevende samtidighet med andre pågående prosesser, og krever stor deltakelse fra Sykehuspartners ledere og medarbeidere. Åpen dialogprosess med mulige leverandører skaper usikkerhet i organisasjonen. Gjennomføre hyppige informasjonsmøter internt. Involvere prosjekteier i internt informasjonsarbeid. Utrede og beskrive mulige konsekvenser for Sykehuspartner ved ulike alternativer. AD direktør HR-direktør Sykehuspartner HF 14
# Risikoområde Vurdering (Sann.het/ konsekv.) 6 Kompetanse Liten / moderat 7 Omdømme Moderat / Lav Forklaring for risikofaktorer Tiltak Ansvarlig Mulige omorganiseringer knyttet til nasjonal organisering (), inngåelse av en avtale med en strategisk partner eller endring i forvaltningsmodell kan føre til usikkerhet. Mulig konsekvens er tap av kompetanse. Tap av omdømme knyttet til ovennevnte risikoer. God informasjon til ansatte. Kompetansestrategi Fokus på dokumentasjon og opplæring for å beholde kompetanse. Aktiv risikostyring (Se ovennevnte tiltak). Forsterke dialog med kunder og eier. Utarbeide og iverksette kommunikasjonsplan. AD VO direktørene AD VO direktørene Kunder & Kommunika sjon Sykehuspartner HF 15
8 Vedlegg 1 - Øvrige styringskrav og tiltak I oppdragsdokument 2015 stilles detaljerte krav til Sykehuspartner som ikke direkte dekkes av Sykehuspartner sine mål. Dette er tiltak og krav som skal gjennomføres i 2015 og som styret vil holdes orientert om. Nr Styringskrav Ansvar Kommentar 1. Levere et positivt resultat på minimum 30 Økonomi Resultat pr mars 2015 er tilnærmet på millioner kroner for 2015. budsjett 2. Sykehuspartner skal synliggjøre konkurransedyktighet ved å dokumentere kostnadseffektivitet og kvalitet. 3. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 ha utarbeidet tjenestekatalog for 2015 for hvert tjenesteområde. Tjenestekatalogene skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. 4. Sykehuspartner skal klargjøre årsak til kritiske hendelser, iverksette korrektive tiltak og bedrive god risikohåndtering for å imøtegå dette. 5. Sykehuspartner skal gjennomføre ROS- og beredskapsanalyser i forhold til kritiske tjenester og leveranser. Sykehuspartner skal også bidra til foretaksgruppen for øvrig ved å yte bistand til helseforetakenes ROSog beredskapsanalyser innen IKT. 6. Følge opp og rapportere på tiltak fra revisjonsrapport 2014 fra konsernrevisjonen 7. Helseforetaket skal innføre miljøledelse etter ISO 14001-standard og være sertifisert av Det norske Veritas innen 31. desember 2015. 8. Helseforetaket skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. 9. Følge opp, og rapportere på, tiltak beskrevet i Helse Sør-Østs antikorrupsjonsprogram Økonomi Kvalitet Kvalitet Kvalitet Kvalitet Budsjett 2015 har resultatkrav på 30 MNOK som representerer en betydelig effektivisering. Tjenestekatalogen for 2015 ble sendt 4. mars til RHF. Gjøres gjennom månedlig rapport og et intern analyseteam ROS-fabrikken er etablert i seksjon Sikkerhet i IKT-tjenester som håndterer dette. Noen tiltak er gjennomført. Andre tiltak planlagt gjennomført Q1-3 følges opp løpende. Ventet sluttført Q2 2015: Revisjon for sertifisering gjennomføres i uke 17 med sluttmøte 23. april, hvor frist for tilbakemelding på korrigerende tiltak vil oppgis. Sykehuspartner deltar i nasjonal gruppe for utvikling av måleindikatorer for å sikre samsvar i målinger på tvers av helseforetakene. Målinger er ikke igangsatt, men data er lett tilgjengelig for igangsetting når enighet er nådd om hva som skal måles og hvordan. Ventet oppstart Q3 2015 som vil inkludere også anskaffelser gjort tidligere i 2015. Planlagt gjennomført høsten 2015 Sykehuspartner HF 16
Nr Styringskrav Ansvar Kommentar 10. Kartlagt og beskrevet kompetansebehov og kompetansegap for perioden 2016-2020 i tråd med de vedtatte strategier innen Sykehuspartners tjenesteområder (IKT, innkjøp) og konkrete oppdrag som er gitt SP. 11. Gjennomført og fulgt opp medarbeiderundersøkelse. 12. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 utarbeide retningslinjer for ekstern kommunikasjon knyttet til Sykehuspartners tjenester til helseforetakene. Retningslinjene skal utarbeides i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF som ivaretar forankring i forhold til de øvrige helseforetakene. 13. Sykehuspartner skal ha etablert en fullmaktsstruktur som er i samsvar med de regionale retningslinjene og tilpasset helseforetakets behov 14. Helseforetaket skal inneha kompetanse og ha kjennskap til god praksis i sin forvaltning av fullmaktsstrukturen for å forebygge rollekonflikter som kan oppstå ved delegering av fullmakter. 15. Styret i helseforetaket skal gjennomgå fullmaktsstrukturen minimum ved oppnevnelse av nytt styre og når det gjøres endringer som styret forventes å være kjent med. 16. Sykehuspartner skal drive god virksomhetsstyring i tråd med retningslinjer gitt av Helse Sør-Øst RHF. 17. Sykehuspartner som felles tjenesteleverandør skal utvikle god kunderelasjon til øvrige helseforetak slik at disse opplever at fellestjenesteleverandør innenfor gitte rammer og standarder gir merverdi. HR HR Kunder og Kommunika sjon AD Økonomi HR Økonomi AD Virksomhetsstyring Kunder og Kommunikasjon Arbeidet er påbegynt ved å samle fakta og kartlegge vedtatte strategier. Arbeidet vil bli fullført innen 31.12.2015. Det er over 90 % av alle enheter som har gjennomført oppfølgingsmøte med sine ansatte. Gitt organisatoriske endringer og trykk på organisasjonen er dette meget tilfredsstillende i f.h.t mål på 90%. Retningslinjer er utarbeidet og gjennomgått med kommunikasjonsavdelingen i Helse Sør-Øst Fullmaktsstruktur er revidert og godkjent i styremøte 19.mars EyeShare benyttes for inngående fakturaflyt. Moderat risiko for feil ved inngåelse av avtaler. Innføring av ERP vil bedre kontroll på avtaleinngåelse. Fullmaktsstrukturen ble vedtatt på første styremøte i 2015. Det er etablert styringsfora mellom SP HF og RHF i tråd med retningslinjer gitt av Helse Sør-Øst RHF. Kundeplaner er etablert og kommunisert. Dedikerte kundeansvarlige er etablert pr. helseforetak/kunde. Månedlig kunderapportering som synliggjør kundens perspektiv på SP sine leveranser er etablert. Statusmøter med kundene gjennomføres månedlig og direktørmøter halvårlig. Sykehuspartner HF 17
Nr Styringskrav Ansvar Kommentar 18. Sykehuspartner skal ikke etablere nye tjenester eller lokale tjenester uten at dette er godkjent av Helse Sør-Øst RHF. HR-ØR Sykehuspartner forvalter de retningslinjene gitt av HSØ. Sykehuspartner har fått ansvaret for å godkjenne nye tjenester, men det er ikke gitt klar myndighet til å stoppe noe. Ansvarsfordeling og myndighet er under avklaring med RHF. Sykehuspartner HF 18
9 Vedlegg 2 - Bestillinger i Oppdragsdokumentet Nedenstående er en komplett oversikt over alle bestillinger gitt i oppdragsdokumentet 2015. Oversikten er et verktøy for å sikre at alle bestillinger gitt i oppdragsdokumentet, og som ikke eksplisitt nevnes i virksomhetsplanen, følges opp. 9.1 IKT Overordnet 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal levere stabil, sikker og effektiv drift av kritiske tjenester i helseforetakene. Sykehuspartner skal sikre gjennomføring av regionalt prioriterte prosjekter i tråd med strategier, føringer og planer, herunder: levere tjenester til prosjekt Nytt østfoldsykehus IKT i henhold til plan. Sikre stabil og sikker oppstart av IKT-tjenestene i nytt sykehus. Levere tjenester til programmet Digital fornying. Sykehuspartner skal etablere og videreutvikle forvaltning av regionale tjenester og ta et særlig ansvar for å forberede mottak og forvaltning av systemer/løsninger når disse er klar til å settes i drift. Drift: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Unngå at kritiske hendelser og andre driftsavvik oppstår. Dersom avvik skjer, skal avvik bli rettet opp hurtig og i henhold til gjeldene SLA-avtaler. Avvik skal danne grunnlag for læring. Jf. Måloppnåelse 1.1 Sikre sikker og stabil drift Jf. Måloppnåelse 2.2 Bidra til vellykket oppstart av Nytt Østfoldsykehus og 2.3 Bidra til realisering av Digital Fornying Jf. Måloppnåelse 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester Etablert forvaltning for overleverte regionale tjenestene. Avhengighet til regionalt senter for klinisk og RHF mht innføring av full regional forvaltning i hht modell. Arbeidet har hatt god fremdrift. Er truet av at to kritiske RHF ressurser slutter. Det pågår videre arbeid med å forbedre rutiner for mottak av leveranser fra prosjekter til ordinær drift og forvaltning. Jf. Måloppnåelse 1.1 Sikre sikker og stabil drift Pågående utskifting av gamle og kritiske komponenter. Overlevering av umodne løsninger fra PNØ binder driftsressurser i feilsøk og utførelse av workarounds, - noe som tar fokus bort fra proaktivt vedlikehold. Jf. Styringsparameter 2015 løsningstid. Apparat for å håndtere kritiske hendelser er etablert og fungerer godt. Alle avvik følges opp gjennom en definert prosess (Problem Management) og læringspunkter rutes tilbake til fagavdelingene. Pågående arbeid med å sikre at fagavdelinger følger videre opp. Sykehuspartner HF 19
Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal styrke driftssikkerheten av kritiske tjenester til øvrige helseforetak. Kritiske hendelser skal håndteres innen avtalt responstid (SLA). Sykehuspartner skal redusere applikasjonsporteføljen og foreslå standardisering og konsolidering overfor Helse Sør-Øst RHF Antall kritiske hendelser og nedetid skal reduseres sammenlignet med antall kritiske hendelser og nedetid i 2014. 20 % reduksjon i applikasjonsporteføljen i forhold til inngangen 2015. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Antall kritiske hendelser Løsningstid for kritiske hendelser. Antall applikasjoner Jf. Måloppnåelse 1.1.Sikre sikker og stabil drift Det er etablert et prosjekt for å iverksette tiltak for stabilisering på AHUS. Videre er det fokus på dokumentasjon av kjente feil, forbedring av løsningstid og forsterkning av overvåking. Effekten av arbeidet reduseres pga stor økning i antall changer. Totalt økning i 1. tertial på 29,8% Jf. Styringsparameter 2015 løsningstid Jf. Måloppnåelse 2.3 Standardisere og konsolidere applikasjoner Reduksjon pågår i løpende prosjekter, i hovedsak OUS omlegging, konkrete forslag til standardisering og konsolidering vil komme i Q3/Q4. Jf. Tjenesteleveranse Kritiske hendelser Jf. Måloppnåelse 1.1.Sikre sikker og stabil drift Jf. Måloppnåelse 2.3 Standardisere og konsolidere applikasjoner Se over. Reduksjon ikke tallfestet pt. Status Januar: Februar: 43 stk 45 stk Mars: 58 stk Uten fristbrudd Jan 12 27 Feb 19 19 mar 11 36 2812 Med fristbrudd 9.2 Digital fornying portefølje-, program- og prosjektstyring Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status PT Sykehuspartner skal bidra til IKT-prosjektenes gjennomføring, og understøtte Helse Sør-Øst RHFs gjennomføring av IKT-prosjekter. Dette omfatter tilstrekkelig kapasitet med riktig kompetanse innenfor ledelse og gjennomføring av prioriterte programmer og prosjekter. Jf. Måloppnåelse 2.2 Bidra til realisering av Digital Fornying Sykehuspartner HF 20
Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status PT Sykehuspartner skal levere i henhold til leveranseplan for Nytt østfoldsykehus. PT/ PT PT PT PT I henhold til bestilling fra Helse Sør-Øst RHF skal Sykehuspartner levere nødvendig kapasitet og kompetanse, inkludert oppfølging, for å bidra til gjennomføringen av Digital fornying. Sykehuspartner har ansvar for å sikre vellykket mottak, tjenesteleveranse samt forvaltning av løsninger levert av Digital fornying til øvrige helseforetak. Sykehuspartner skal i prosjektene utnytte interne ressurser før eksterne ressurser anskaffes. Andelen interne ressurser skal overstige 55 % i 2015. Alle prosjektbehov skal være levert innen leveransefrist. Sykehuspartner har ansvar for prosjektstyringsmetoden PPM og skal videreutvikle dette til å omfatte rapportering på prosjektøkonomi, omfang og realisert verdi i forhold til kostnader påløpt. System for å følge opp bruk av kvalitetssjekklister skal være etablert innen 1. april 2015. Alle prosjektledere skal være opplært i metodikk for risikorapportering og -oppfølging per 1. mars 2015. Jf. Måloppnåelse 2.1 Bidra til vellykket oppstart av Nytt Østfoldsykehus Jf. Styringsparameter Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt og Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ Jf. Måloppnåelse 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester Jf. Styringsparameter Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ Det er en økende trend for Q1, fra 43 % i januar til 47 % i mars Innføring av rapportering på prosjektøkonomi, omfang og realisert verdig (EVM prosjektet) pågår iht plan Regimet godkjent av FPK innen frist. Noen aktiviteter er forsinket pga EVM, og er overført fra 1. til 2. halvår. Sluttdato opprettholdes. Kurs gjennomført innen frist PT Sykehuspartner skal ha en utnyttelsesgrad på minst 85 % for sine prosjektressurser. 87 %; Denne KPI en har stabilisert seg på et svært tilfredsstillende nivå og det forventes at nivået vil holde seg også fremover. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter PT Sykehuspartner skal løpende rapportere på bruk av eksterne og interne ressurser i prosjekter og tjenesteleveranser Status Fulgt opp. Rapporter produseres månedlig. Forvaltning Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Sykehuspartner skal sikre effektivt mottak, drift og forvaltning av regionale løsninger. Sykehuspartner skal drive god leveransestyring og planmessig oppgradering av regionale og lokale tjenester for øvrige helseforetak Jf. Måloppnåelse 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester og 3.3 Bedre virksomhetsstyring Det jobbes med å forbedre rutinene for mottak fra prosjektene. For leveransestyring er det utarbeidet en første leveranseplan for 2015 som Sykehuspartner HF 21
inkluderer både prosjekter, større SLAoppgraderinger og tjenesteendringer. Det er utarbeidet planer for de regionale løsningene som er overlevert til forvaltning. De store lokale tjenestene som det er forvaltning av, er planlagt så langt det er avklart behov/ønsker hos kunden Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Bidra i implementeringen av regional forvaltning av regionale IKT-tjenester. Forvalte applikasjoner i henhold til regional applikasjonsplan. Etablere tjenesteansvarlig og forvaltningsorganisasjon per regional IKTløsning. Sykehuspartner skal i tillegg til SLA er, innen 1. mars 2015, utarbeide en omforent kundeplan, hvor leveranseplaner er gjensidig forankret mellom Sykehuspartner og helseforetakene. Rammer for arbeidet avklares i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Planen skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Utvikle forslag til system for prioritering av endringsbehov i tråd med regionale føringer og de vedtatte områdeplaner for helseforetakene innen 1. mai 2015 Jf. Måloppnåelse 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester Meget aktiv deltakelse i dette arbeidet. Utfordring ved at modellansvarlig i RHF bytter jobb og regional systemansvarlig skal bort et år. Kan sette implementeringen i fare Forvaltning gjennomføres iht føringer i regional forvaltningmodell Jf. Måloppnåelse 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester Jf. Måloppnåelse 3.3 Bedre virksomhetsstyring Dialog med KOK, og hvor det innen 1.mai skal være avtalt overleveringsmøter med hver enkelt KA. Tidsplan er noe justert for å sikre at grunnlag for leveranseplan reflekterer arbeide som gjøres med nedjustering av backlog. Forslag til prioriteringsmekanismer vil bli forelagt HSØ RHF innen 1.mai. 9.3 Drift: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Sykehuspartner skal sikre kostnadseffektiv drift og leveranse av HR-tjenester til avtalt og stabil kvalitet, til hele helseregionen. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal levere HR-tjenester til øvrige helseforetak til avtalt pris og kvalitet. Leveransekravene følger av tjenesteavtale mellom SP og HFene, samt at det er satt interne effektiviseringsmål som følges opp i månedlig virksomhetsrapportering. Følger av tjenesteavtale mellom HF og SP og leveransene leveres med få avvik. Sykehuspartner HF 22
Sykehuspartner skal realisere effektiviseringer av tjenesteproduksjonen og synliggjøre konkurransedyktighet. Sykehuspartner skal bidra til effektivisering av HR-tjenestene og arbeidsprosessene i øvrige helseforetak. Sykehuspartners leveranse konkretiseres i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal levere tjenester til prosjekt Ventetid og fristbrudd, som ledes av Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners leveranse konkretiseres i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Følger interne mål om effektivisering av saksbehandlerprosessene i tråd med bemanningsplan 2012 2016, samt at reduksjon i antall henvendelser til HR BS skal reduseres. Konkurransedyktighet måles med gjennomføring av årlig benchmarksundersøkelse utført av E&Y (utføres hver høst). Jf. Måloppnåelse 2.4 Bistå helseforetak og eier med prosjekttjenester etter behov SP bistår HFene gjennom å tilrettelegge for beste praksis på arbeidsprosesser gjennom blant annet felles LEAN prosjekt med HFene, samt utvikling av støttesystemer som automatiserer / effektiviserer administrative prosesser i HFene. Hovedaktiviteter er forankret i regional HR handlingsplan og følger av prioriteringer og bestillinger fra premissgiver. Jf. Måloppnåelse 2.4 Bistå helseforetak og eier med prosjekttjenester etter behov Det er utarbeidet egen handlingsplan for rådgivningstjenester knyttet til fristbrudd og ventetid som følges i tråd med premissgivers prioriteringer. Sykehuspartner HF 23
Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Etterlevelse av SLA målene for oppetid og feilretting som er beskrevet i tjenesteavtalene (mål: 0 brudd). Rapportert brukertilfredshet (mål 75 % på spørsmål om generell brukertilfredshet). Kostnadseffektivitet dokumenteres årlig gjennom beregning av antall lønns- og trekkoppgaver per årsverk i lønnsproduksjonen (mål: 970) og gjennom benchmarking med sammenlignbar virksomhet. Effektivisering dokumenteres gjennom måling og dokumentasjon fra hver enkelt oppgave og rapporteres samlet i årlig melding. Status Tilgjengelighet på tjenestene er innenfor avtalt SLA med HFene Det gjennomføres en årlig undersøkelse om kundetilfredshet (ledere). HR tjenester har månedlig oppfølging av temperaturmålingene knyttet til fornøydhetsgrad på henvendelser til HR BS med tilsvarende krav på tilfredshet. Kostnadseffektivitet er en del av løpende virksomhetsrapportering og er i henhold til plan. Benchmark: ref pkt over om dokumentasjon av konkurransedyktighet Løpende driftsaktivitet Utvikling av HR-tjenestene Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Det skal innen 1.mars 2015 utarbeides en oppdatert handlingsplan for HR-tjenestene. Planen skal omfatte mål for 2015 og understøtte det langsiktige arbeidet innenfor HR. Sykehuspartner skal utvikle HR-tjenestene slik at brukeropplevelsen bedres i forhold til tilgjengelighet og bruk. Sykehuspartner skal bidra til at tjenestene forvaltes og vedlikeholdes slik at de ivaretar endringer i rammebetingelser. Tilpasningene integreres i ordinær drift. Utviklingsbehov som krever større investeringer og dermed ikke kan holdes innen tjenesteprisen må utredes av Sykehuspartner og forelegges Helse Sør-Øst RHF. Handlingsplan ble utarbeidet til 01. februar etter avtale med RHF og følges opp gjennom faste møter med premissgiver Del av løpende videreutviklingsarbeid. Et mål som er satt knyttet til dette er å tilby deler av Personalportalen på mobil plattform. Dette er i henhold til plan og kan tilbys fra og med nov/des 2015, forutsatt finansiering av tjenesten Følger av løpende drift og myndighetspålagte krav som krever ekstra finansiering løftes til Premissgiver i RHF et. Pr i dag er det to myndighetspålagte aktiviteter: Oppgradere integrasjon mot nytt Helsepersonellregister (HPR) og ny integrasjonsløsning opp mot nytt Legestillingsregister (LSR 2.0) Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Fremdrift i tiltak i henhold til handlingsplan for HR. Status Fremdrift følger av prioritering og bestillinger fra premissgiver i RHFet Sykehuspartner HF 24
Økonomitjenester Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Effektiv forvaltning og drift av regional ERPløsning. Forvaltning og drift er under etablering / tidlig startfase og modellen følger den standard som er etablert av regionale HR tjenester. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Helse Sør-Øst RHF vil i samarbeid med Sykehuspartner utvikle relevante styringsparametere for tjenesten (responstid, oppetid, kostnader etc.). Status Det er etablert regionalt arbeid på dette for å få enhetlig og standardisert rapportering på ERP området (Eks Vinn Vinn prosjektet ledet av RHF et) 9.4 Innkjøp og logistikk Drift Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Sykehuspartner skal gjennom programmet Vinn-Vinn delta aktivt i det videre arbeidet med operasjonalisering av strategiplan for innkjøp og logistikk 2013-2016. Sykehuspartner skal innarbeide kompetanseog metodeutvikling for nasjonale og regionale innkjøps- og logistikkprosesser. Status SP deltar aktivt i regionalt forbedringsprosjekt vinn-vinn og nasjonalt prosjekt NSSIL. SP har gjennom vinn-vinn utarbeidet utkast til revidert metodikk, og gjennomfører regionale kompetansehevende kurs for alle helseforetakene. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Ok Sykehuspartner skal på vegne av Helse Sør-Øst RHF gjennomføre anskaffelser og avtaleforvaltning i henhold til anskaffelsesplan vedtatt av Helse Sør-Øst RHF. Helse Sør-Øst RHF er kontraktspart i alle anskaffelser. Sykehuspartner skal ferdigstille og videreutvikle påbegynte oppdrag fra 2014. Sykehuspartner skal iverksette målstyring for ledetider og resultater i regionale anskaffelsesprosjekter, for hele verdikjeden. Sykehuspartner skal følge opp kundetilfredshet for de tjenester Sykehuspartner leverer. Sykehuspartner skal, i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF, koordinere, administrere og videreutvikle konseptet for kompetanseutvikling etablert i Vinn-Vinn. I prosess. SP er regional pilot for nye KPIer og målinger gjennom vinn-vinn. Kundetilfredshetsundersøkelse planlagt gjennomført i 3 kvartal 2015. Første regionale kurs gjennomføres nå med 6 kurs i regi av SP. Sykehuspartner HF 25
Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Måle og rapportere ledetider og resultater i regionale anskaffelsesprosjekter. Kundetilfredshet hos helseforetakene med hovedfokus på fellesforsyningssenter. Effekter og gevinster av arbeidet med regionale anskaffelsesprosjekter. Status SP er regional pilot for nye KPIer og målinger gjennom vinn-vinn. Kundetilfredshetsundersøkelse planlagt gjennomført i 3 kvartal 2015. SP er regional pilot for nye KPIer og målinger gjennom vinn-vinn. Kategoribasert innkjøp Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Ok Sykehuspartner skal delta i Helse Sør-Øst RHFs arbeid med koordinering og standardisering av kategoriarbeidet regionalt og nasjonalt. Sykehuspartner skal i alt regionalt kategoriarbeid bidra med metodikk og systemer for anskaffelser, standardisering av krav, kontrakter, dokumentasjon, juridisk kvalitetssikring og rådgivning i forhold til offentlige anskaffelser. Helse Sør-Øst RHF er avtalepart. Sykehuspartner skal ha tilstrekkelig kapasitet og bygge tilstrekkelig kompetanse for å ta kategoriansvar for eksterne helsetjenester og IKT. For eksterne helsetjenester er kategoriansvaret avgrenset til å gjennomføre anskaffelser på oppdrag fra Helse Sør Øst RHF. Sykehuspartner skal understøtte leverandørstyring og delta aktivt i leverandøroppfølgingen i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal bidra i arbeidet med utforming av kategoristrategier for eksterne helsetjenester og IKT slik at disse av Helse Sør- Øst RHF kan besluttes innen 31. mars 2015 Ok Kategoriorganisering for IKT og eksterne helsetjenester er innført i 1 kvartal 2015. Ok Det er utarbeidet kategoriplaner for hhv IKT og eksterne helsetjenester. Kategoriplaner er overlevert HSØ innen frist Forsyning: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Sykehuspartner skal gjennom Helse Sør-Øst Forsyningssenter levere en grossisttjeneste for helseforetakene. Status Ansvaret for HSØ FS er pr 01.01.2015 overtatt fra HSØ RHF. Sykehuspartner HF 26
Sykehuspartner skal drive kontinuerlig forbedringsarbeid og har ansvar for drift og økonomi for Helse Sør-Øst Forsyningssenter Sykehuspartner skal bidra til at det tilrettelegges for en mer kostnadseffektiv verdikjede for vareforsyning i Helse Sør-Øst. SP har etablert et forbedringsprosjekt for å gjennomføre aktiviteter knyttet til utvikling og forbedring. SP deltar gjennom vinn-vinn ift forbedringer av regional forsyningskjede. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal inneha nødvendig kapasitet og kompetanse til å kunne integrere grossisttjeneste for helseforetakene i Sykehuspartners organisasjon. Sykehuspartner skal etablere aktivitetsplaner for forbedring og arbeide aktivt for å forbedre fakturerings- og innbetalingsrutinene ved Helse Sør-Øst Forsyningssenter. Sykehuspartner skal gjennomføre en pilot hvor Helse Sør-Øst Forsyningssenter forplikter seg til kjøp av et gitt volum. Ansvaret for HSØ FS er pr 01.01.2015 overtatt fra HSØ RHF. I tillegg er 2 nye stillinger utlyst i april mnd for utvikling av tjenesten. SP har etablert et forbedringsprosjekt for å gjennomføre aktiviteter knyttet til utvikling og forbedring. Pilot er planlagt. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Logistikkmålinger med fokus på hele verdikjeden og spesielt målinger for å synliggjøre drift og økonomisk utvikling ved Helse Sør-Øst Forsyningssenter. Status SP er regional pilot for nye KPIer og målinger gjennom vinn-vinn. Sykehuspartner HF 27