Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 29.08.2012 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1
Saksliste PS 2012/51 PS 2012/52 PS 2012/53 PS 2012/54 RS 2012/14 PS 2012/55 PS 2012/56 PS 2012/57 PS 2012/58 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr Økonomirapport per juli 2012/984 Utlysninger med forbehold om politisk godkjenning - endelig godkjenning 2012/2936 Utlysing av stillinger - godkjenning 2012/2936 Stillinger i enhet for plan, byggesak og geodata Sykefraværsstatistikker og rapporter pr. 31.5. og 30.6.12 2012/3282 2012/1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2
Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 20.06.2012 Tidspunkt: 16:00:16:45 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden Rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Christoffersen Leder KRF Ellen Simensen Medlem AP Asle Milde Medlem Ansattes repr. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lena Beate Karlsen NESTL H Roy Eilertsen MEDL SV Sverre Stang MEDL V Kirsti Rørmyr Medlem Ansattes repr. Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Bente C Gulbrandsen Roy Eilertsen AP Inger S. Brännvall Kirsti Rørmyr Ansattes repr. Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Toril Bjerkeli Rådmannens representant/personalsjef Side 3
Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Morten Christoffersen Utvalgsleder Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssekretær Side 4
Saksliste PS 2012/43 PS 2012/44 PS 2012/45 PS 2012/46 RS 2012/13 PS 2012/47 PS 2012/48 PS 2012/49 PS 2012/50 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2012/3215 Økonomirapport Sentral / Felles pr. mai 2012 2012/984 Oppfølging av vedtak i sak PS 2012/34 - Lønnsreduksjoner 2012/713 Utlysning av stillinger - godkjenning 2012/2936 Stillinger i enhet for plan, byggesak og geodata 2012/3282 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 5
PS 2012/43 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen ble godkjent. PS 2012/44 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Sakslisten ble enstemmig godkjent. Vedtak: Sakslisten ble godkjent. PS 2012/45 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokoll fra forrige møte ble godkjent. PS 2012/46 Referatsaker Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Ellen Simensen, Ap og Bente Gulbrandsen, Ap fremmet følgende protokolltilførsel: Protokolltilførsel: Vi beklager sterkt at skrivet prosedyre og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning er satt i verk uten politisk behandling. I fasen 1 i dokumentet står det følgende: Bemanningsplaner skal utarbeides før arbeidet med nedbemanning starter. Side 6
Nedbanningen/overflytting er startet uten at de ulike etatene i kommunen har samme prosedyrer. Rådmannen og øvrige fagforbund sier at kompetanse er det første og mest sentrale kriteriet for utvelgelse og nedbemanning, dette forutsetter vi at ansatte i Halden kommune innehar. Vi fastsetter at som ved nedbemanning/omorganisering ellers, vektlegges ansiennitet. Halden kommune er en IA bedrift og har derved påtatt seg å følge IA-avtalen som har som hovedmål og: «Å hindre og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet». Ved og ikke å ha IA-avalen som en av de sentrale kriterier, risikerer Halden kommune å øke frafallet i arbeidslivet. Vedtak: Referatsaken ble enstemmig tatt til orientering. Protokolltilførsel: Vi beklager sterkt at skrivet prosedyre og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning er satt i verk uten politisk behandling. I fasen 1 i dokumentet står det følgende: Bemanningsplaner skal utarbeides før arbeidet med nedbemanning starter. Nedbanningen/overflytting er startet uten at de ulike etatene i kommunen har samme prosedyrer. Rådmannen og øvrige fagforbund sier at kompetanse er det første og mest sentrale kriteriet for utvelgelse og nedbemanning, dette forutsetter vi at ansatte i Halden kommune innehar. Vi fastsetter at som ved nedbemanning/omorganisering ellers, vektlegges ansiennitet. Halden kommune er en IA bedrift og har derved påtatt seg å følge IA-avtalen som har som hovedmål og: «Å hindre og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet». Ved og ikke å ha IA-avalen som en av de sentrale kriterier, risikerer Halden kommune å øke frafallet i arbeidslivet. RS 2012/13 Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning PS 2012/47 Økonomirapport Sentral / Felles pr. mai 2012 Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Ellen Simensen, Ap og Bente Gulbrandsen, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak: Side 7
Det vises til budsjett for 2012 at det under punkt 2 og 3 står om hovedutvalgets økonomiske ansvar. Ut i fra de opplysninger hovedutvalget nå gjennom sak 2012/47 er gjort kjent med, er det store avvik som det ikke er fremmet forslag til inndekning for. Det innkalles til møte i hovedutvalg for administrasjon får forslag til inndekning foreligger. Rådmannens innstilling ble satt opp mot Simensen og Gulbrandsens forslag til vedtak. Simensen og Gulbrandsens forslag til vedtak ble vedtatt med 4 mot 1 stemme (Krf). Vedtak: Det vises til budsjett for 2012 at det under punkt 2 og 3 står om hovedutvalgets økonomiske ansvar. Ut i fra de opplysninger hovedutvalget nå gjennom sak 2012/47 er gjort kjent med, er det store avvik som det ikke er fremmet forslag til inndekning for. Det innkalles til møte i hovedutvalg for administrasjon får forslag til inndekning foreligger. PS 2012/48 Oppfølging av vedtak i sak PS 2012/34 - Lønnsreduksjoner Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Ellen Simensen og Bente Gulbrandsen, Ap, fremmet forslag til vedtak: Viser til sak i kommunestyret PS 2012/34 «Nye tiltak for å skaffe balanse mellom inntekter og løpende utgifter». Fremmer derfor forslaget fremmet av opposisjonen i sak PS 2012/34. Asle Milde og Inger S. Brännvall, ans.repr. fremmet utsettelsesforslag: Milde og Brännvalls utsettelsesforslag fikk 2 stemmer (ans.repr) og falt. Milde og Brännvall fremmet forslag til nytt pkt. 2 i rådmannens innstilling: Saken utsettes inntil drøftinger mellom rådmannen og HTV er gjennomført, jfr. Hovedavtalen. Saken utdypes nærmere med konsekvensutredninger når den settes opp på nytt. Pkt. 1 i rådmannens innstilling ble votert opp mot Simensen og Gulbrandsens forslag til vedtak: Pkt. 1 i rådmannens innstilling fikk 3 stemmer (Krf, ans.repr.) og vedtatt. Milde og Brännvall fremmet forslag til nytt pkt. 2 i rådmannens innstilling: Milde og Brännvalls forslag til vedtak fikk 4 stemmer (Ap, ans.repr.) mot 1 stemme (krf) og vedtatt. Ellen Simensen og Bente Gulbrandsen, Ap fremmet protokolltilførsel: Protokolltilførsel: Ettersom vi vanskelig kan se at en lønnsreduksjon på 67 mill. kr. vil kunne føre til oppsigelser, brudd på arbeidsmiljøloven og brudd på lovpålagte oppgaver kommunen har ovenfor byens innbyggere, stemmer vi nei til dette forslaget. Under KS 10.05.2012 sak 2012/34 ble Ap, SV, Frp Side 8
og Pp`s forslag forkastet. Dette er beklagelig da mye av innsparingene alt kunne vært iverksatt og økonomien derved vært bedret. Vedtak: 1. Saken tas til orientering 2. Saken utdypes nærmere med konsekvensutredninger når den settes opp på nytt. Saken utdypes nærmere med konsekvensutredninger når den settes opp på nytt. Protokolltilførsel: Ettersom vi vanskelig kan se at en lønnsreduksjon på 67 mill. kr. vil kunne føre til oppsigelser, brudd på arbeidsmiljøloven og brudd på lovpålagte oppgaver kommunen har ovenfor byens innbyggere, stemmer vi nei til dette forslaget. Under KS 10.05.2012 sak 2012/34 ble Ap, SV, Frp og Pp`s forslag forkastet. Dette er beklagelig da mye av innsparingene alt kunne vært iverksatt og økonomien derved vært bedret. PS 2012/49 Utlysning av stillinger - godkjenning Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Rådmannens representant personalsjef Toril Bjerkeli fremmet tilleggsforslag med nytt pkt. 2 i rådmannens innstilling: Hovedutvalg for administrasjon godkjenner også ekstern utlysning av et vikariat i 30% for pedagogisk leder i Isebakke barnehage for perioden 01.08.12-31-07-13. Rådmannens innstilling samt Bjerkelis tilleggsforslag med nytt pkt. 2 i rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. (Krf, Ap, ans.repr.). Vedtak: 1. Hovedutvalget for administrasjon godkjenner at ledige stillinger utlyses eksternt og internt slik framlagte liste viser. 2. Hovedutvalg for administrasjon godkjenner også ekstern utlysning av et vikariat i 30% for pedagogisk leder i Isebakke barnehage for perioden 01.08.12-31-07-13. PS 2012/50 Stillinger i enhet for plan, byggesak og geodata Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Morten Christoffersen, Krf, fremmet utsettelsesforslag: Saken utsettes til neste møte. Christoffersens utsettelsesforslag ble enstemmig vedtatt. (Krf, Ap og ans.repr.) Side 9
Vedtak: Saken utsettes til neste møte. Side 10
Side 11
PS 2012/51 Godkjenning av innkalling PS 2012/52 Godkjenning av saksliste PS 2012/53 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 12
PS 2012/54 Referatsaker Side 13
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 151 2012/984-14 15.08.2012 Elin Cathrine Hagen Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Økonomirapport per juli 2012 Budsjettet for 2012 ble vedtatt i kommunestyret 15.12.2011 sak PS 2011/ 104. I henhold til vedtakets punkt 3 skal rådmannen påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig enhetenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til Hovedutvalgene, Formannskapet og kommunestyret. Ved avvik som kan medføre budsjettoverskridelser skal rådmannen umiddelbart legge fram alternative forslag til inndekning for aktuelt politisk organ i henhold til dette vedtaket og delegeringsreglementet. Rådmannen fremlegger med dette enhetenes økonomi og status på vedtatte tiltak ved utgangen av juli. Prognosen per utgangen av juli viser et forventet merforbruk på 64,5 mkr ved utgangen av juli 2012. Det arbeides kontinuerlig med tiltak for å møte vedtaket om reduksjon i lønnsutgifter, jfr rådmannens orientering i kommunestyret 28.06.2012. Prognosen per juli er totalt 7,1 mkr bedre enn ved rapporteringen i mai. Fellesinntektene har en forbedret prognose med 2,8 mkr på grunn av en forventning om høyere rammetilskudd, skatteinntekter, bedre rentenetto samt større andel mva- kompensasjon enn hva som tidligere er beregnet. Følgende områder har i denne økonomirapporten redusert de negative avvikene i forhold til økonomirapporten per mai: Sentral/ felles (2,9 mkr), Teknisk og kultur (1,8 mkr) og Undervisning og oppvekst (0,6 mkr). Helse og omsorg er tilnærmet uendret. Økningen i lønnsoppgjøret tilsvarer totalt ca 8 mkr og er ikke innarbeidet i prognosen. Vedtaket om to nye avdelinger ved kommunale barnehager vil medføre en kostnadsøkning. Denne kostnadsøkningen kan også medføre økt utbetaling til de private barnehagene. Kostnadsøkningen i forbindelse med dette er ikke med i prognosen. Side 14
Avviket per juli fordelt på de ulike områdene: Fellesinntekter -15,1 Sentral/ Felles (inkl NAV) -7,7 Teknisk og kultur -13,1 Undervisning og oppvekst -2,0 Helse og omsorg -26,5 Prognoseavvik per juli -64,5 Likviditeten er fortsatt anstrengt og det har vært nødvendig å bruke trekkrettigheten fra 10. til 13. august. Tiltaksrapportering og rapportering på verbaldelen i budsjettet er vedlegg til økonomirapporten. Teknisk og kultur har ikke oppdatert sine rapporter og disse er derfor ikke med som vedlegg. 1 Vedlegg økonomirapport per juli Side 2 av 2 Side 15
Side 16
Side 17
Side 18
Side 19
Side 20
Side 21
Side 22
Side 23
Side 24
Side 25
Side 26
Side 27
Side 28
Side 29
Side 30
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 400 2012/2936-6 16.08.2012 Toril Bjerkeli Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/55 29.08.2012 Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Utlysninger med forbehold om politisk godkjenning - endelig godkjenning Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: <navn på medsaksbehandlere fylles ut> Sammendrag av saken: I løpet av sommeren har det vært behov for interne og eksterne utlysning av enkelte stillinger. Rådmannens representant i utvalget/personalsjef har avklart med utvalgsleder at bestemte stillinger lyses ut med forbehold om politisk godkjenning under forutsetning av at dette framlegges til endelig godkjenning i administrasjonsutvalgets første møte i høsthalvåret. Det vises til vedtak i sak 2012/34 vedr. behandling av ansettelsessaker i administrasjonsutvalget retningslinjer, vedtakets pkt. 1, 1.ledd: Ledige stillinger og vikariater kan ved særskilte behov lyses ut med forbehold om politisk godkjenning. Rådmannens innstilling: Utlysning av stillingene opplistet i saksutredningen godkjennes. Saksutredning: Rådmannens representant i utvalget/personalsjef har kontaktet utvalgsleder ang. behov for utlysning av flg. stillinger: Kommunalavdeling undervisning og oppvekst: - 77 % stilling som assistent vikariat - ved Strupe ungdomsskole bygg B for skoleåret 2012/2013. Stillingsinnehaver har søkt om og fått innvilget permisjon fra stillingen. Intern utlysning. Side 31
- 90 % fast stilling som vernepleier/fagarbeider ved Tistedal skole - avdeling «gul». Det er behov for ytterligere bemanning for elev med særskilte behov. Intern utlysning. Kommunalavdeling helse og omsorg: - Sykepleierstillinger i ressurspool (50, 75 og 100 % stillinger) Mangel på fagstillinger i ressurspool. Ekstern utlysning (2.gangs utlysning) - Sykepleierstillinger ved Halden sykehjem, 4.avdeling 54.61 % - vakant stilling 52.11 % - vakant stilling 51.76 % - vakant stilling 17.17 % - vakant stilling Ekstern utlysning. - 50 % fast stilling som jordmor Pga. oppsigelse fra ansatt er det behov for utlysing og tilsetting av 50 % fast jordmor. Ekstern utlysning. Kommunalavdeling personal, økonomi og utvikling: - 100 % stilling som økonomikonsulent i plan og økonomi ekstern utlysning En av økonomikonsulentene er ansatt i stillingen som regnskapssjef, og det er behov for å erstatte vedkommende. Økonomikonsulenten skal bl.a. være kontaktperson mot kommunalavdeling undervisning og oppvekst. Ekstern utlysning. - 100 % stilling som innkjøpskonsulent En av de to økonomikonsulentene har sagt opp stillingen og må erstattes mht,. anbudsinnhenting og gjennomgang av eksisterende og utarbeiding av nye rammeavtaler Intern utlysning. Utlysningene legges med dette fram for endelig godkjenning i administrasjonsutvalget. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Side 32
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 400 2012/2936-7 21.08.2012 Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/56 29.08.2012 Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Utlysing av stillinger - godkjenning Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Anita Skagen. Sammendrag av saken: Det vises til tidligere PS-sak 2012/34 Behandling av ansettelsessaker i hovedutvalget for administrasjon retningslinjer, hvor det bl.a. ble fattet følgende vedtak pkt. 1 og 2: 1. Utlysing av faste stillinger, vikariater av lengre varighet og engasjementer legges fram for hovedutvalget for godkjenning etter framlagt liste med kort begrunnelse og konsekvens. 2. Ledige stillinger og vikariater kan ved særskilte behov lyses ut med forbehold om politisk godkjenning. Rådmannens innstilling: Hovedutvalget for administrasjon godkjenner at ledige stillinger utlyses intern/eksternt og forlengelse av konstituering i kommunalsjefstilling undervisning og oppvekst slik framlagte liste viser. Saksutredning: Kommunalavdeling undervisning og oppvekst Forlengelse av konstituering Rektor Ulf Ellingsen er konstituert i stillingen som kommunalsjef undervisning og oppvekst fra medio april 2012 tom 15. september 2012 etter at Marie Axelssen sluttet. I påvente av tilsetting av rådmann, som selv bør foreta ansettelse av sine kommunalsjefer, forlenges konstitueringen foreløpig tom 31. desember 2012. Side 33
Dersom det blir behov for ytterligere forlengelse av konstitueringen, legges dette fram som egen sak til administrasjonsutvalget 05.12.12. Kommunalavdeling helse og omsorg Utlysing av 100 % fast stilling som avdelingsleder for ressurspool Ved oppstart av prosjektet med igangsetting av ressurspool ble det konstituert avdelingsleder inntil utlysning og ansettelse var på plass. Det er helt nødvendig med en fast avdelingsleder for denne avdelingen som er planlagt med inntil 100 personer. Avdelingsleder skal ha personal- og økonomiansvar på lik linje med øvrige avdelingsledere. Det er behov for en person med fagkompetanse i helse, samt lederutdanning/erfaring. På det tidspunktet prosjektet ble startet opp, var det ingen av de interne som ansås kvalifiserte og interesserte i stillingen. Dette har ikke endret seg, og på den bakgrunn ønskes en ekstern utlysning. Det søkes om ekstern utlysing av avdelingsleder for ressurspool i 100 % fast stilling. Rekruttering av sykepleiere Da det er vanskelig å rekruttere sykepleiere til ledige stillinger og vi til en hver tid er i mangel av sykepleiere, best det om godkjenning for utlysing og tilsetting av sykepleiere i Halden kommune. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 34
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 2012/3282-1 05.06.2012 Håvard Tafjord Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/50 20.06.2012 Hovedutvalg for administrasjon 2012/57 29.08.2012 Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Stillinger i enhet for plan, byggesak og geodata Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak traff 14.3.2012 følgende vedtak: «Administrasjonen gis fullmakt til å ansette inntil 3 personer i engasjementstillinger innen plan og byggesak. Stillingene brukes til å behandle plan- og byggesaker som vil innbringe gebyrer som kan dekke lønnskostnadene og til å utføre vedtatte plansaker hvor det alternativt må brukes innleid konsulenthjelp (eksempelvis Sentrumsplan).» Rådmannens innstilling: Hovedutvalg for administrasjon gir rådmannen fullmakt til å eksternt lyse ut tre stillinger som byggesaksbehandlere i byggesaksavdelingen. Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 20.06.2012 Behandling: Morten Christoffersen, Krf, fremmet utsettelsesforslag: Saken utsettes til neste møte. Christoffersens utsettelsesforslag ble enstemmig vedtatt. (Krf, Ap og ans.repr.) Vedtak: Saken utsettes til neste møte. Side 35
Saksutredning: Bakgrunn Enhet for plan byggesak og geodata behandler saker etter plan og bygningsloven. Det er viktig for både kommunens økonomi og byens innbyggere og næringsliv at det er tilstrekkelig saksbehandlingskapasitet i denne enheten. Enheten har i dag store restanser av ubehandlede saker, og saksbehandlingstiden for mange av disse sakene vil overskride de lovpålagte tidsfrister for saksbehandling etter plan- og bygningsloven. Byggesaksavdelingen hadde pr 1.1.2012 8 medarbeidere, og det var planlagt en mindre oppbemanning for å møte utfordringene med økt saksmengde og økte krav til saksbehandlingen, herunder lovpålagte oppgaver som veiledning, tilsyn og ulovlighetsoppfølging som det pr tiden ikke er tid til å utføre på en tilfredsstillende måte. Fra 1.7.2012 reduseres avdelingen med 2 medarbeidere. I tillegg er to medarbeidere langtidssykemeldt og en er i fødselspermisjon. Dette medfører at byggesaksavdelingen fra 1. juli 2012 frem til desember vil ha 4 medarbeidere og fra og med desember 5 medarbeidere. Man må også påregne en stor økning av restanser utover høsten 2012 på grunn av ekstra lav saksbehandlingskapasitet under ferieavviklingen i sommer. Byggesaksavdelingen klarer i dag ikke å utføre de oppgaver som etter loven er tillagt den kommunale bygningsmyndigheten uten at avdelingen styrkes med flere kvalifiserte medarbeidere. Avdelingen vil heller ikke klare å overholde lovgitte saksbehandlingsfrister for ordinær byggesaksbehandling, samt at man i større grad må nedprioritere søknader om dispensasjoner. Dette vil ytterligere forverres etter 1. juli 2012. Virkningene av dette vil være et dårligere tilbud til byens innbyggere og næringsliv ved at saksbehandlingstidene blir lengre i alle typer saker og at det ikke er tid til å føre kontroll med ulovlige byggetiltak og tilsyn i byggesaker. Det vil også medføre at det blir mindre tid til veiledning, som igjen vil medføre dårligere kvalitet på innsendte søknader som krever retting før vedtak kan treffes. I tillegg vil man risikere at kommunens gebyrinntekter avkortes eller faller helt bort i mange saker. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Egen og andre administrative enheters anliggende I formannskapets vedtak i sak PS 12/45 og kommunestyrets vedtak i samme sak fremgår det at man skal søke å styrke avdelingen med interne overføringer av medarbeidere. Pr. i dag finnes ansatte med relevant kompetanse på høyskole- eller universitetsnivå i rådmannens stab og i enhet for teknisk forvaltning. Rådmannen kan likevel ikke se at disse kan overføres til byggesak uten at dette medfører problemer med saksbehandlingen i avdelingene de flyttes fra. Økonomi Kommunens saksbehandling av byggesaker finansieres i stor grad av gebyrinntekter. Den økonomiske konsekvensen for kommunen ved lengre fristoverskridelser er at kommunen gebyrer som finansierer saksbehandlingen avkortes eller helt faller bort. Det er således avgjørende for finansieringen av byggesaksbehandlingen og kommunens økonomi at byggesaksavdelingen er bemannet med tilstrekkelig antall kompetente medarbeidere. Personal- og organisasjonsspørsmål Side 36
Byggesaksavdelingen hadde pr 1.1.2012 åtte medarbeidere. Fra 1.7.2012 vil det være fire medarbeidere i avdelingen, fem fra desember. På grunn av stor arbeidsmengde i avdelingen var det i 2011 planlagt en mindre oppbemanning. Behovet i avdelingen er således blitt vurdert til 9-10 medarbeidere for å klare å utføre de lovpålagte oppgavene. Når kravet til produksjon over tid overstiger kapasiteten slik at byggesaksavdelingen ikke klarer å behandle de innkomne sakene innen fristene vil dette kunne få konsekvenser for personalet ved økt fare for sykefravær eller at medarbeidere velger å finne seg annet arbeid andre steder. Konsekvensen av ytterligere reduksjon vil kunne medføre at avdelingen står nesten uten ansatte og man må rekruttere mange nye medarbeidere og bygge opp avdelingen på nytt. Det er knyttet usikkerhet til om man klarer å rekruttere så mange kvalifiserte medarbeidere, slik at man kan opprettholde en forsvarlig saksbehandling etter plan- og bygningsloven Betydning for kommunens næringsutvikling Plan- og bygningsloven er kanskje det viktigste lovverket for utvikling av næringslivet. Forutsigbarhet, rask og riktig saksbehandling legger forholdene til rette for nyetableringer. Redusert kapasitet på byggesak- og planavdelingen vil kunne medføre færre nyetableringer i kommunen, noe som også vil gå ut over det etablerte næringslivet i kommunen, i første omgang byggenæringen. Konklusjon Rådmannen mener at det byggesaksavdelingen må tilføres saksbehandlingskapasitet for å klare å betjene kommunens innbyggere og næringsliv på en tilfredsstillende måte. For å klare å behandle byggesøknader innenfor fristene og ikke miste gebyrer er det umiddelbare behovet 3 nye saksbehandlere. Stillingene er selvfinansierende da lønn dekkes av byggesaksgebyrene. Rådmannen ber derfor administrasjonsutvalget om å få utlyse tre stillinger i byggesaksavdelingen eksternt. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Åsmund Bråtekas Side 37
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 445 2012/1969-4 20.08.2012 Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/58 29.08.2012 Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikker pr. 31.5. og 30.6.12 2 Rapport pr. 31.5. og 30.6.12 for sentral felles 3 Rapport pr. 31.5. og 30.6.12 for Nav 4 Rapport pr. 31.5. og 30.6.12 for undervisning og oppvekst 5 Rapport pr. 31.5. og 30.6.12 for teknisk og kultur 6 Rapport pr. 31.5. og 30.6.12 for helse og omsorg Ikke utsendte vedlegg Sykefraværsstatistikker og rapporter pr. 31.5. og 30.6.12 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Mette Hansen og Benny Karlsen. Sammendrag av saken: Vedlagt saken er sykefraværsstatistikk for hele kommunen, kommunalavdelingene og NAV kommunal del. Statistikken viser tall for 2. kvartal og foreløpige tall for juli måned. Rapportene for kommunalavdelingene og Nav kommunal del viser sykefraværet fordelt på enheter og områder, samt gir en analyse av tallene og sier noe om hvilke tiltak som er iverksatt for å øke nærværet. Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk pr. 31.5. og 30.6.2012 samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 38
Sykefraværsstatistikk pr. 31. juli 12 foreløpige tall Halden kommune totalt Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-40 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 1,5 % 1,3 % 4,8 % 9,2 % 9,7 % 9,2 % Feb 1,5 % 1,5 % 1,3 % 5,0 % 9,3 % 9,0 % 9,4 % Mar 1,4 % 1,2 % 1,5 % 4,4 % 8,4 % 9,0 % 9,2 % 1.kvartal 1,5 % 1,4 % 1,4 % 4,7 % 9,0 % 9,2 % April 1,0 % 1,3 % 1,5 % 4,4 % 8,2 % 8,1 % 9,1 % Mai 0,8 % 1,2 % 1,3 % 4,2 % 7,5 % 7,8 % 8,8 % Juni 0,7 % 0,9 % 1,6 % 4,0 % 7,2 % 7,1 % 8,6 % 2.kvartal 0,8 % 1,1 % 1,5 % 4,2 % 7,6 % 7,7 % Juli 0,2 % 0,6 % 0,8 % 2,7 % 4,2 % 5,6 % August September Sentral felles Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-40 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,8 % 1,2 % 1,0 % 2,3 % 7,2 % 5,0 % 7,2 % Feb 2,5 % 1,2 % 0,1 % 2,2 % 6,1 % 3,8 % 6,7 % Mar 0,8 % 1,1 % 0,7 % 1,5 % 4,1 % 4,7 % 5,8 % 1.kvartal 2,0 % 1,2 % 0,6 % 2,0 % 5,8 % 4,5 % April 1,3 % 1,0 % 1,0 % 1,2 % 4,6 % 3,0 % 5,7 % Mai 1,3 % 1,5 % 0,1 % 2,1 % 5,0 % 4,1 % 5,6 % Juni 1,2 % 0,4 % 0,9 % 2,2 % 4,7 % 3,4 % 5,4 % 2.kvartal 1,3 % 1,0 % 0,7 % 1,8 % 4,8 % 3,5 % Juli 0,1 % 1,1 % 0,2 % 1,7 % 3,1 % 2,6 % August September NAV- kommunal del Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-40 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,7 % 3,1 % 3,2 % 1,9 % 9,9 % 20,8 % 9,9 % Feb 0,2 % 4,2 % 8,1 % 3,2 % 15,7 % 16,0 % 16,2 % Mar 1,4 % 0,0 % 1,2 % 6,6 % 9,1 % 18,2 % 13,9 % 1.kvartal 1,1 % 2,4 % 4,2 % 3,9 % 11,6 % 18,3 % April 1,6 % 0,5 % 2,8 % 1,7 % 6,6 % 7,5 % 12,4 % Mai 1,0 % 1,2 % 1,2 % 4,2 % 7,7 % 6,6 % 11,6 % Juni 0,2 % 0,0 % 0,0 % 6,6 % 6,8 % 5,9 % 10,8 % 2.kvartal 0,9 % 0,6 % 1,3 % 4,2 % 7,0 % 6,7 % Juli 0,2 % 0,0 % 0,0 % 3,3 % 3,4 % 4,8 % August September Undervisning og oppvekst Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-40 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,6 % 1,4 % 1,1 % 5,0 % 9,2 % 8,8 % 9,2 % Feb 1,5 % 1,2 % 1,0 % 5,2 % 8,9 % 8,3 % 9,1 % Mar 1,4 % 0,8 % 1,5 % 4,3 % 8,1 % 8,9 % 9,0 % 1.kvartal 1,5 % 1,1 % 1,2 % 4,8 % 8,7 % 8,7 % pr. pr. pr. pr. Personalavdelingen side 1 av 3 sider 22.08.2012 Side 39
Sykefraværsstatistikk pr. 31. juli 12 foreløpige tall April 1,1 % 1,3 % 1,3 % 4,8 % 8,6 % 6,8 % 9,1 % Mai 0,7 % 1,1 % 1,1 % 4,6 % 7,5 % 7,4 % 8,8 % Juni 0,5 % 0,6 % 0,9 % 4,4 % 6,4 % 6,1 % 8,6 % 2.kvartal 0,8 % 1,0 % 1,1 % 4,6 % 7,5 % 6,8 % August 0,0 % 0,1 % 0,4 % 2,4 % 3,0 % 4,0 % September Teknisk Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-40 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,9 % 1,8 % 2,1 % 2,1 % 7,9 % 4,8 % 7,9 % Feb 0,8 % 1,5 % 1,0 % 3,5 % 7,0 % 6,5 % 7,5 % Mar 1,1 % 1,3 % 1,0 % 2,2 % 5,6 % 7,6 % 7,1 % 1.kvartal 1,3 % 1,5 % 1,4 % 2,6 % 6,8 % 6,3 % April 0,6 % 0,9 % 1,0 % 2,7 % 5,3 % 6,7 % 6,9 % Mai 0,4 % 0,5 % 2,0 % 1,3 % 4,2 % 3,0 % 6,3 % Juni 0,2 % 0,7 % 1,1 % 3,5 % 5,4 % 2,3 % 6,4 % 2.kvartal 0,4 % 0,7 % 1,4 % 2,5 % 5,0 % 4,0 % Juli 0,4 % 0,2 % 1,0 % 1,5 % 3,1 % 3,1 % August Kultur Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-40 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 0,5 % 2,5 % 1,9 % 0,0 % 4,9 % 4,8 % 4,9 % Feb 0,7 % 0,5 % 0,0 % 0,0 % 1,1 % 1,8 % 3,1 % Mar 0,5 % 1,7 % 0,0 % 0,0 % 2,1 % 2,1 % 2,9 % 1.kvartal 0,6 % 1,6 % 0,6 % 0,0 % 2,7 % 2,9 % April 0,0 % 1,5 % 0,0 % 0,0 % 1,5 % 0,8 % 2,8 % Mai 0,3 % 0,9 % 2,8 % 0,7 % 4,7 % 3,5 % 3,1 % Juni 0,2 % 0,0 % 2,7 % 0,8 % 3,7 % 4,0 % 3,3 % 2.kvartal 0,2 % 0,8 % 1,8 % 0,5 % 3,3 % 2,8 % Juli 0,0 % 0,0 % 0,4 % 0,5 % 0,9 % 1,3 % August September Helse og omsorg Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-40 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2011 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,4 % 1,6 % 1,3 % 5,7 % 10,0 % 11,7 % 10,0 % Feb 1,5 % 1,6 % 1,6 % 5,8 % 10,5 % 11,0 % 10,3 % Mar 1,6 % 1,4 % 1,7 % 5,2 % 9,8 % 10,7 % 10,3 % 1.kvartal 1,5 % 1,5 % 1,5 % 5,6 % 10,1 % 11,1 % April 1,0 % 1,3 % 1,8 % 5,0 % 9,2 % 10,6 % 10,1 % Mai 0,9 % 1,3 % 1,5 % 4,8 % 8,5 % 9,8 % 9,8 % Juni 0,8 % 1,3 % 2,3 % 4,0 % 8,4 % 9,5 % 9,6 % 2.kvartal 2,7 % 1,3 % 1,9 % 4,6 % 8,7 % 10,0 % Juli 0,4 % 0,9 % 1,1 % 3,2 % 5,5 % 8,0 % August September pr. pr. pr. Personalavdelingen side 2 av 3 sider 22.08.2012 Side 40
Sykefraværsstatistikk pr. 31. juli 12 foreløpige tall Akkumulert pr dato viser fra 01.01. til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar 01.01.-28.02 mars 01.01.-31.03. april 01.01.-30.04. osv Personalavdelingen side 3 av 3 sider 22.08.2012 Side 41