Hyllestad kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Hyllestad kontrollutval Møtested: Hyllestad kommunehus, formannskapssalen Dato: 21.11.2016 Tid: Kl. 12:00 15:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Første vara Jeanett Herstad (møter fast) Revisor i sak 39 og 40 Rådmannen i sak 39 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: 975 81 418) Sakliste Sak nr. Sakstittel 37/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 38/16 Skriv og meldingar 39/16 Inventar og utstyr, omstillingsorganisasjonen i Hyllestad 40/16 Revisjonsrapport: Eigarskapskontroll, selskapsformer - prosjektplan 41/16 Møteplan 2017 42/16 Oppfølgingsliste 5-2016 43/16 Eventuelt Med helsing Svein Arild Dale Leiar
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 37/16 Hyllestad kontrollutval 21.11.2016 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 38/16 Hyllestad kontrollutval 21.11.2016 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Høyringsuttale NOU 2016-4 (Frå Sekretariatforum i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane) Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.
Sekretærforum for kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Høyring om NOU 2016 4 - Ny kommunelov Tilhøvet mellom kontrollutval, revisjon og kontrollutvalssekretariat Innleiingsvis vil vi gje uttrykk for at det er svært uheldig å svekke kontrollutvala sin funksjon ved å redusere sekretariatet sitt ansvar for å påsjå at sakene i utvalet er forsvarleg utgreidd. At slike oppgåver ligg til sekretariatet er heilt avgjerande for bestiller-utfører modellen i kontroll- og tilsynsordninga vi har i dag. Sekretariatet for kontrollutvalet har tre hovudoppgåver. Dei tre oppgåvene er utgreier, sakshandsamar og administrator. Ved å gå inn for at sekretariatet ikkje kan gjere vurderingar opp mot lover og regler avgrensar utvalet sekretariatet si rolle til berre å vere administrator. Dette vil svekke det kommunale sjølvstyret innanfor kontroll og tilsyn alvorleg. Vi vil særskilt gjere det tydelig overfor departementet at vi ikkje støtter formuleringa i kap. 25.3.4.2: "Etter utvalgets mening har sekretariatet ikke anledning til å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor." Dette er ei formulering som definerer revisjon så vidt at omgrepet blir meiningslaust. Kontrollutvalet må ha mogelegheit til sjølv å vurdere korleis oppgåver som ikkje fell inn under ein meir presis definisjon av revisjon, skal utførast og kven som skal utføre desse oppgåvene. Revisjon er definert gjennom nasjonale og internasjonale standardar. Det er ikkje naturleg å utvide revisjonsomgrepet i kommunelova. Eigarskapskontroll er eit typisk eksempel på ei oppgåve som ikkje er ei revisjonsoppgåve. Dette er, og børe vere, ei oppgåve som kontrollutvalet kan be sekretariatet eller andre kompetente organ om å utføre. Lovutvalet sitt syn vil også svekke kontrollutvalet sitt ansvar for å påsjå at kommunen har ein forsvarleg revisjon. I dette arbeidet har sekretariata i dag ei viktig rolle. Det er avgjerande at kontrollutvalssekretariatet vert oppretthalde som eit organ med kompetanse til å utføre oppgåvene som både utgreier, sakshandsamar og administrator. Det bør vere krav i lov eller forskrift om minst ein tilsett med tre års høgare utdanning i eit kontrollutvalssekretariat. Denne uttalen er utarbeidd av eit sekretærforum som består av sekretariata for alle kommunane i Møre og Romsdal, 17 av kommunane i Sogn og Fjordane i tillegg til sekretariata for Møre og Romsdal fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Leikanger 15.09.2016 Med venleg helsing Einar Ulla Leiar i sekretærforumet
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 39/16 Hyllestad kontrollutval 21.11.2016 Arkiv FE - 210 Sakshandsamar Arnar Helgheim Inventar og utstyr, omstillingsorganisasjonen i Hyllestad Vedlegg i saka: 14.11.2016 Revisjonsrapport Inventar Utstyr Omstillingsorg Hyllestad 6410 14.11.2016 Revisjonsrapport Inventar utstyr Omstillingsorg Hyllestad, d141116 m vedlegg 6411 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet sender rapport om inventar og utstyr frå omstillingsorganisasjonen over til kommunestyret med følgjande uttale: Revisjonsrapport datert 14.11.16 syner at det ikkje kan gjerast greie for ein del av inventar og utstyr som er kjøpt inn og belasta omstillingsorganisasjonen. Kontrollutvalet ber kommunestyret ta stilling til kva som skal gjerast med desse innkjøpa, eventuelt gi formannskapet eller anna utval fullmakt til slik avgjerd. Både ved oppretting av mellombelse prosjektorganisasjonar og i dagleg drift, er det viktig med klare retningsliner for økonomistyring og innkjøp. Det er også viktig at arbeidet kan dokumenterast i ettertid gjennom kommunen sine sak- og arkivsystem. Saksutgreiing: I samband med handsaming av rekneskapen for omstillingsorganisasjonen den 20.9.16, gjorde kontrollutvalet følgjande vedtak: 1. Kontrollutvalet viser til uttale frå revisor, og meiner rekneskapen for omstillingsorganisasjonen kan godkjennast. 2. Kontrollutvalet tingar undersøking frå KRYSS Revisjon knytt til avslutting av prosjektperioden. Problemstilling: Kva inventar og utstyr er kjøpt inn i prosjektperioden og kan det gjerast greie for kva som er gjort med dette etter prosjektavslutning? Kva fullmakter har det vore til innkjøp i omstillingsorganisasjonen, og har desse vore følgde? Denne saka er oppfølging av punkt 2 i vedtaket, og sekretariatet syner til den vedlagde
revisjonsrapporten med vedlegg. Revisor legg ved liste over innkjøp av inventar og utstyr i 2010 2016 som viser eit samla innkjøp på kr 279.465,-. I lista som ligg ved rapporten er det kryssa av «ok» for dei innkjøpa der det er gjort greie for inventar / utstyr som er kjøpt inn. Ca 1/3 av innkjøpa manglar avklaring. Lista frå revisor viser både store og små innkjøp. Det er såleis med ein del innkjøp av «småutstyr» som ein truleg ikkje kan vente at det kan gjerast greie for fleire år etter innkjøpet. Ein del av utstyret som ikkje er gjort greie for, er likevel av ein slik verdi at dei burde kunne gjerast greie for i ettertid. Etter sekretariatet si meining, viser rapporten frå revisor at Hyllestad kommune ikkje har tilfredstillande oversikt over kva som er gjort med inventar og utstyr etter avslutning av prosjektet. Manglande tilgang til innkallingar, møtekart og protokollar gjer det vanskeleg å skaffe oversikt over styret si handsaming både av innkjøp og andre saker. Revisor si oppsummering i rapporten: Sekretariatet syner til siste setning i første avsnitt i oppsummeringa frå revisor: «Etter vår oppfatning er dette inventar og utstyr som er kome på avvegar, og som kommunen sjølv må ta stilling til kva som skal gjerst med dette». Som revisor peikar på, er det naturleg at Hyllestad kommune tek lærdom av saka, og sikrar både tydelege ansvarstilhøve og ikkje minst dokumentasjon både ved prosjekt og i den daglege drifta.
Fra: Terje Førde Sendt: 14. november 2016 15:02 Til: Arnar Helgheim; Bente Nesse; Morten Askvik Kopi: Aud Marit Nyland Eide Emne: Revisjonsrapport Inventar Utstyr Omstillingsorg Hyllestad Vedlegg: Revisjonsrapport Inventar utstyr Omstillingsorg Hyllestad, d141116 m vedlegg.pdf Hei. Viser til telefonsamtale i dag. Vedlagt følgjer vår revisjonsrapport som svar på bestillinga i KU-sak 30/16, 20.09.16, i Kontrollutavlet i Hyllestad. Vi viser at det er eit forholdsvis stort antal innkjøp av inventar og utstyr som ikkje er å finne i kommunen i dag, sjølv om det er innkjøpt, tilvist og bokført i omstillingsorganisasjonen sine budsjettrekneskap for åra 2010-2016. Det er mykje det ikkje er gjort greie for. Vi viser her til vår oversikt, attestert av oss 17.10.16. I den samanheng viser vi også til den oppstillinga som prosjektleiar (udatert) har sett opp i høve kva som er innkjøp av inventar og utstyr, slik han ser det (siste side i vedlegget i svaret frå rådmannen, e-post d. 11.11.16). Denne er det vesentlege manglar i og stemmer ikkje med kva som faktisk og reelt er innkjøpt og som er dokumentert av oss gjennom bilag, rekningar, fakturaer belaste rekneskapen til omstillingsorganisasjonen, og som vi har kopiar av. Vår oppstilling er såleis dokumentert fullt ut; henta frå rekneskapen. Vi viser til ordlyden i revisjonsrapporten og dei vedlegg som følgjer denne; jamfør også rådmannen si tilbakemelding til oss, d. 11.11.16, motteke i dag. Kopi av e-posten går til rådmann, ordførar og vår medarbeidar overfor Hyllestad kommune. Vi er innforstått med at saka kjem til handsaming i Kontrollutvalet i Hyllestad den 21. d.m. Vi vil vere budde på å kunne vere til stades i møtet når denne saka kjem til handsaming. Vi vil der kunne utdjupe våre funn og innhaldet i rapporten noko nærmare om det skulle vere ønskjeleg for kontrollutvalet. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: 99 22 92 27 E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 40/16 Hyllestad kontrollutval 21.11.2016 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Arnar Helgheim Revisjonsrapport: Eigarskapskontroll, selskapsformer - prosjektplan Vedlegg i saka: 14.11.2016 Prosjektplan versjon I Hyllestad kontrollutval 6401 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Prosjektplanen vert godkjent slik den ligg føre. Frist for levering av rapport er 1.6.2017. Saksutgreiing: Vi viser til tinging av revisjonsrapport i møte den 20.9.16 (sak 33/16): Kontrollutvalet tingar revisjonsrapport om Eigarskapskontroll, selskapsformer hjå KRYSS Revisjon. Hovudproblemstilling: Er kommunen ein aktiv eigar med strategi og mål for eigarskapen i dei ulike selskapa? Underproblemstillingar: Kva selskapsformer er kommunen involvert som eigar i? Vurderer kommunen kva som er hensiktsmessig selskapsform? Har kommunen rutinar for informasjonsutveksling med dei som representerer kommunen i generalforsamlingar og tilsvarande? Vert rutinane følgde opp? Er kommunen ein aktiv eigar frammøte, deltaking? Prosjektplan vert handsama i neste møte. Vedlagt er prosjektplan frå KRYSS Revisjon datert 14.11.16.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 41/16 Hyllestad kontrollutval 21.11.2016 Arkiv FE - 033 Sakshandsamar Arnar Helgheim Møteplan 2017 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 7. februar 25. april 13. juni 19. september 5. desember Møtestart kl 10.00. Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat har laga framlegg til møteplan for dei 15 kommunane «våre». Møtetidspunkta er basert på erfaringar frå tidlegare år. Hyllestad kontrollutval har i utgangspunktet hatt 4 møte pr år med eit ekstra møte i år. I framlegget til møteplan for 2017, har vi lagt opp til 5 møte. Vi reknar med handsaming av kommunerekneskapen i møte den 25. april og revisjonsrapport i møte den 13. juni. I så tilfelle, vert det også tinging av ny forvaltningsrevisjon den 13. juni og prosjektplan for nytt prosjekt den 19. september.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 42/16 Hyllestad kontrollutval 21.11.2016 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste 5-2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Sak Dato Status Plan for 26.8.2015 9.6.16, KU-sak 25/16, vedteke tilråding til kommunestyret. forvaltningsrevisjon 13.6.16: Sendt til kommunestyret for handsaming. og selskapskontroll 30.6.16: Kontrollutvalet si tilråding vart vedteken med 11 røyster (mot 5 som røysta for at pri 1 og 2 byter plass). Vedteken prioritering: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Eigarskapskontroll, selskapsformer (A) 2. Innkjøpsområdet (B) 3. Tenestetilbodet psykisk helsevern og rusomsorg (D) 4. Psykososialt miljø i skule/barnehage (G) 5. Prosjektstyring i byggeprosjekt (I) 6. Asylsøkjarar og flyktningar, helse og omsorg (F) 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Møteplan 2016 24.11.15 24.11.15, KU-sak 30/15, vedtak: Hyllestad kontrollutval legg opp til møtetidspunkt på tysdagar kl 10.00 med følgjande møtedatoar i 2016: 23. februar 26. April 9. Juni (ekstra) 30. August Flytta til 20. september 15. november Flytta til 21.11.16 kl 12.00 15.00 25. januar deltek utvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket. 24.11.15, KU-sak 28/15 frå handsaminga: Kontrollutvalet ynskjer at 1. vara vert kalla inn til møta.
Saker og oppgåver for kontrollutvalet Rekneskap for omstillingsorganisasjonen Forvaltningsrevisjon: Eigarskapskontroll, selskapsformer 26.2.16 / 26.4.16 9.6.16, KU-sak 27 (Eventuelt): Møte den 30.8. vert flytta til tysdag 20. September 20.9.16, KU-sak 35 (Eventuelt): Møte den 15. november vert flytta til 21. november kl 12.00 15.00. KU-sak 18/16 den 26.4.16: Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan 20.9.16 KU-sak 30/16, vedtak: Kontrollutvalet viser til uttale frå revisor, og meiner rekneskapen for omstillingsorganisasjonen kan godkjennast. Kontrollutvalet tingar undersøking frå KRYSS Revisjon knytt til avslutting av prosjektperioden. Problemstilling: Kva inventar og utstyr er kjøpt inn i prosjektperioden og kan det gjerast greie for kva som er gjort med dette etter prosjektavslutning? Kva fullmakter har det vore til innkjøp i omstillingsorganisasjonen, og har desse vore følgde? 21.11.16: Punkt 1 sendt til kommunestyret for handsaming. Punkt 2 sendt KRYSS Revisjon for oppfølging. 20.9.16 KU-sak 33/16, vedtak: Kontrollutvalet tingar revisjonsrapport om Eigarskapskontroll, selskapsformer hjå KRYSS Revisjon. Hovudproblemstilling: Er kommunen ein aktiv eigar med strategi og mål for eigarskapen i dei ulike selskapa? Underproblemstillingar: Kva selskapsformer er kommunen involvert som eigar i? Vurderer kommunen kva som er hensiktsmessig selskapsform? Har kommunen rutinar for informasjonsutveksling med dei som representerer kommunen i generalforsamlingar og tilsvarande? Vert rutinane følgde opp? Er kommunen ein aktiv eigar frammøte, deltaking? Budsjett 2017 for kontrollutvalet Prosjektplan vert handsama i neste møte. 21.9.16: Sendt til KRYSS Revisjon for oppfølging. 20.9.16 KU-sak 34/16, vedtak: 21.9.16: Sendt til Hyllestad kommune for innarbeiding i budsjettet.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 43/16 Hyllestad kontrollutval 21.11.2016 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt