YTELSESBESKRIVELSE FOR Byggherreombud () Prosjektnr: 11899 Nybygg Politiet og Statens Vegvesen Stord Dato: 06.02.2014 Doculive-nummer 201400630 Side 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning... 3 2 Byggefasen... 3 2.1 Generelle ytelser... 3 2.1.1 Dagbok... 3 2.1.2 Møter... 3 2.1.3 Rapportering... 3 2.1.4 Dokumenthåndtering... 4 2.2 Utførelseskontroll... 4 2.3 Kvalitetssikring... 4 2.4 Fremdrift... 4 2.4.1 Generelt... 4 2.4.2 Innhold fremdriftsplan... 5 2.5 Endringer, varsler og krav... 5 2.6 Økonomi / fakturabehandling... 5 2.7 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA... 6 2.8 Ytre miljø... 6 2.8.1 Tropisk tømmer... 6 2.8.2 Riving... 7 2.8.3 Farlige stoffer... 7 2.8.4 Avfall... 7 2.9 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse... 7 2.9.1 Generelt... 7 2.9.2 Ferdigbefaring... 7 2.9.3 Prøvedriftsperioden... 8 2.9.4 Overtakelse... 8 2.9.5 Innflytting... 8 3 Reklamasjonsfasen... 8 4 Tekniske byggherreombud (TBO)... 9 5 Rettslige konflikter... 9 Side 2 av 9
1 Innledning NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggherreombudoppdrag og Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for byggherreombudoppdrag (Byggherreombudboka) forutsetter at omfanget av byggherreombudens (BO) oppdrag fremgår av en ytelsesbeskrivelse. Denne ytelsesbeskrivelse for byggherreombud () spesifiserer hvilke ytelser BO skal levere i forbindelse med dette byggherreombudoppdraget. er standardisert for Statsbyggs prosjekter. Prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser vil fremgå i egne bokser i slutten av enkelte kapitler. Hvis ikke annet er angitt i de prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser i denne ytelsesbeskrivelsen, skal alle ytelser nevnt i dette dokumentet medtas. Det henvises til NS 8403 pkt 3.2.1 og konkurransegrunnlaget for en orientering om prosjektet og oppdraget. 2 Byggefasen 2.1 Generelle ytelser 2.1.1 Dagbok BO skal 2.1.2 Møter føre dagbok som dokumenterer hendelser og forhold på byggeplassen. Dagboken skal være egnet til å rekonstruere hendelsesforløp og å avklare årsakssammenhenger i byggeprosessen. Delta på byggemøter og byggherremøter, samt vernerunder. 2.1.3 Rapportering BO skal hver måned frem til og med prøvedriftsperioden er ferdig oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal oversendes senest 5 kalenderdager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: Rapportere SHA-status for totalentreprenør, inkludert oversikt over RUH er, arbeidete timer, skader, fravær og avfallsmengder. Rapportering skal skje i SAMBA. BO skal selv gjennomføre en SHA-inspeksjon hver måned i tillegg til vernerunder og rapportere fra denne. Endringer, varsler og krav: Komplett oversikt over status på alle forventede og godkjente endringer, varsler og krav på alle entrepriser (ref. pkt. 2.5 om endringer, varsler og krav). Rent-tørt-bygg: En redegjørelse og vurdering av status i forhold til entreprenørenes overholdelse av Statsbyggs krav til rent tørt bygg på våre byggeplasser. Fremdrift: Status for fremdriften. Fremtidige forhold som kan være kritiske for fremdriften skal påpekes og tiltak skal foreslås. Ved forsinkelser skal ansvars- og årsakssammenhenger angis. Side 3 av 9
Kontroller: Vurdering av kvaliteten på entreprisearbeidene ved stikkprøvekontroll. De kontroller som BO har utført i perioden skal dokumenteres ved at utfylte kontrollskjema vedlegges månedsrapporten. Andre kritiske forhold: Andre forhold som kan påvirke prosjektet skal redegjøres for. 2.1.4 Dokumenthåndtering kontrollere at leveranseplan fra PG er i henhold til gjeldende fremdriftsplan. Sørge for at reviderte leveranseplaner godkjennes av entreprenørene (fremdrift og omfang). 2.2 Utførelseskontroll BO skal gjennomføre systematisk og dokumentert stikkprøvekontroll av entreprenørers og leverandørers kontraktsarbeider. Dersom ikke annet er avtalt, omfatter utførelseskontrollen både bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Nærmere spesifisert skal BO: utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. BOs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av PL. dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. kontrollere at det holdes orden på byggeplassen, at det er ryddig og oversiktlig og at beskrevet nivå i bok 0 for rent-tørt-bygg følges. 2.3 Kvalitetssikring 2.4 Fremdrift 2.4.1 Generelt gjennomgå kontrakten med totalentreprenør og gjøre seg godt kjent med tegninger, beskrivelser, Bok 0, riggplaner osv. følge opp at totalentreprenør gjennomfører egenkontroll som UTF/KUT iht plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter og kontrakten med Statsbygg. gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av totalentreprenør Kontrollere at totalentreprenør fører avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Sørge for at avvik lukkes. delta i kvalitetsrevisjoner i byggeperioden. Side 4 av 9
påse at fremdriften på byggeplassen følger forutsetningene i omforent hovedfremdriftsplan. 2.4.2 Innhold fremdriftsplan BO skal sørge for at omforent fremdriftsplan for totalentreprenør byggefasens detaljplan - er detaljert, viser avhengigheter og er brutt ned på håndterbare aktiviteter. Planen skal skille mellom ulike bygg, etasjer, fløyer, soner etc. Fremdriftsplanen skal brytes ned til 2 4 ukers planer hvis det er hensiktsmessig. Som SHA-koordinator iht byggherreforskriften 13, skal BO samordne gjennomføringen av prosjektet slik at bestemmelser om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt ved: avgjørelser i forbindelse med tekniske og/eller organisasjonsmessige valg, og ved å planlegge de forskjellige arbeider eller arbeidsfaser som vil foregå samtidig eller etter hverandre, fastsettelse av den tid det vil ta å fullføre slike arbeider eller arbeidsfaser. 2.5 Endringer, varsler og krav ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringslister, varsler og krav. Kontrollere at totalentreprenør fører logg over endringsmeldinger. ta stilling til prisnivået i tilbudene fra entreprenørene. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. kontrollere at alle arbeider som utføres på byggeplassen er skriftlig avtalt. behandle mottatt tilleggskrav fra entreprenør og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL. Dersom det er behov for lengre behandlingstid, avklares dette med PL under hensyntagen til svarfrister i entreprisekontraktene. For tilleggskrav som uten tvil skal avvises, sender BO begrunnet avslag til entreprenør med kopi til PL. Begrunnelse for å akseptere eller avvise tilleggskrav skal angis med henvisning til aktuell(e) bestemmelser i kontrakt, Norsk Standard osv. støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev, delta i forhandlinger med entreprenører når uenigheter eller konflikter gjøre dette påkrevd, se for øvrig pkt 6 om ytelser hvis en sak utvikler seg til en rettslig konflikt. vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra entreprenør. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser herunder kritiske/ikke kritisk aktivitet/linje, gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til entreprenør, se for øvrig pkt 6 om ytelser hvis en sak utvikler seg til rettslig konflikt. 2.6 Økonomi / fakturabehandling Statsbygg behandler alle fakturaer elektronisk. BO vil få tilgang til Statsbyggs elektroniske fakturabehandlingssystem (FABEL). Side 5 av 9
Alle entreprenørfakturaer vil bli stilet til Statsbygg sentralt for innscanning. Statsbygg har sentralt scanningssenter i Porsgrunn. Deretter sendes faktura elektronisk til BO som skal kontrollere fakturaene i samråd med de prosjekterende. kontrollere alle fakturaer fra totalentreprenør mot bestillinger og produksjon. BOs fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak. Statsbygg kan kreve refundert rentebelastning som skyldes at BO har attestert og videresendt fakturaer senere enn 1 uke etter mottak. BO må ikke holde tilbake fakturaer fordi beløpet er omstridt, delvis opparbeidet eller liknende. BO har tre valg i FABEL: 1) Godkjenne hele fakturaen for utbetaling 2) Godkjenne deler av fakturaen for utbetaling 3) Avslå fakturaen. Dersom BO avslår eller kun godkjenner deler av beløpet må BO begrunne dette i eget kommentarfelt (Kommentar fra ekstern) i FABEL. Etter avtale med PL, sender BO brev til entreprenøren med begrunnelse for delvis utbetaling eller avslag. Ved delvis utbetaling må det angis om fakturabeløpet er avkortet (entreprenøren må sende kredittfaktura) eller om restbeløpet vil bli utbetalt senere (entreprenøren må sende utbetalingsanmodning). Fakturaer som avslås er dem som ikke er i samsvar med utført arbeid eller bestilling, og dem som ikke formelt er i orden iht. kontrakt og forretningsrutiner. Ved avslag sørger PL for at faktura returneres til entreprenør. føre fortløpende attestasjonsregnskap og sammenholde dette med Statsbyggs økonomisystem ved behov. kontrollere sluttoppgjørene for totalentreprenør 2.7 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA BO skal være SHA-koordinator for utførelse (KU), jf. Byggherreforskriften og prosjektets SHA-plan (vedlagt som del av konkurransegrunnlaget). KUs oppgaver fremgår i vedlagte skjema Byggherreforskriften oppgavefordeling (16-01-M12). 2.8 Ytre miljø BO skal gjøre seg kjent med konkrete miljømål og krav for prosjektet, og følge opp at entreprenører og underentreprenører kjenner til målene og følger kravene, herunder krav til avfallsplan og avfallsregnskap. Eventuelle miljømål er angitt i bok 0. Miljøkrav er angitt direkte i entreprisebeskrivelsene, i bok 0, i plan for SHA og ytre miljø, samt i Blåboka. påse at kontraktarbeidet ikke kommer i konflikt med rødlistede arter, se http://www.artsdatabanken.no/article.aspx?m=273&amid=8288 2.8.1 Tropisk tømmer kontrollere at det ikke blir benyttet eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra fredet skog i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. etterspørre dokumentasjon på alt trevirke som han får mistanke om kan være tropisk tømmer eller fredet skog. Side 6 av 9
straks underrette Statsbygg om alle forekomster av tropisk tømmer eller fredet skog som planlegges benyttet eller er benyttet i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Slik underretning skal også gis ved mistanke om det samme. 2.8.2 Riving Ved eventuelle rivningsoppdrag skal BO: 2.8.3 Farlige stoffer sikre at dette utføres på en miljømessig forsvarlig måte iht. utarbeidet miljøsaneringsbeskrivelse, gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer og Statsbyggs anvisninger. 2.8.4 Avfall sette seg inn i stoffer og materialer på myndighetenes Prioritetsliste og REACH- Forskriften (ECHA databasen/kandidatlista). følge opp at entreprenørene rapporterer om evt. bruk av slike stoffer og er bevisste på å benytte disse stoffene i minst mulig grad. påse at entreprenøren overholder substitusjonsplikten. BO skal følge opp at avfall behandles på en forsvarlig måte og at kildesortering gjennomføres iht. Statsbyggs anvisninger. følge opp at hovedbedrift kvartalsvis rapporterer om avfallsmengder og kildesortering på byggeplassen. månedlig utarbeide samlede avfallsrapporter med grad av måloppnåelse for sorteringsgrad. 2.9 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse 2.9.1 Generelt 2.9.2 Ferdigbefaring i god tid planlegge og organisere gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser, i henhold til kontraktsbestemmelsene for de enkelte entreprisene. koordinere opplæringen av driftspersonale og brukere for alle entrepriser. kontrollere og evt. purre opp at alle entreprenører leverer egenkontrollskjemaer. sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer (evt. sammen med Statsbygg) for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. innkalle til, lede og referere fra alle ferdigbefaringer. Side 7 av 9
2.9.3 Prøvedriftsperioden For entrepriser der det er avtalt en prøvedriftsperiode etter ferdigbefaringene, skal BO: 2.9.4 Overtakelse innkalle til, lede og føre protokoll (iht Statsbyggs mal) fra formelt oppstartsmøte for prøvedriftsperioden for hver entreprise. innkalle til og delta i felles oppstartsmøte for prøvedriftsperioden. BO skal skrive referat fra møtet, og sørge for at dette godkjennes av alle kontraktspartene. i prøvedriftsperioden følge opp at feil fra ferdigbefaringen, entreprenørens egenkontrolltester, byggherrestyrte tester/tverrfaglige tester samt feil og mangler avdekket i prøvedriftsperioden, snarest blir utbedret. BO skal gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer. samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden fra PG og oversende PL før overtakelsen. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av feil i prøvedriftsperioden. BO skal følge opp at alle feil utbedres snarest mulig. kontrollere eventuelle etterarbeider og feilrettinger i samråd med de prosjekterende. 2.9.5 Innflytting innkalle til og delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. PL leder overtakelsesforretningene. sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signert av kontraktspartene. følge opp at brukstillatelse foreligger før innflytting. koordinere entreprenørenes utbedring av mangler i forhold til brukerens innflytting. 3 Reklamasjonsfasen følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i reklamasjonsperioden. BO skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig. kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider i samråd med de prosjekterende. i samråd med PL innkalle til, lede, og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, to- og treårsbefaringer. Side 8 av 9
vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf kontraktsbestemmelsene. melde fra til Statsbygg om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. 4 Tekniske byggherreombud (TBO) Teknisk byggherreombud skal ikke inngå i BOs ytelser. BO skal derimot følge opp de tekniske arbeidene på lik linje med de resterende arbeidene og holde PL løpende orientert på lik linje med krav som ellers er beskrevet i den samlede forespørsel. 5 Rettslige konflikter Byggherreombuden skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med eventuelle rettslige konflikter med entreprenører og leverandører. Dette gjelder også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av kontrakten. Side 9 av 9