Arbeidsbok (mal for eigenprodusert -dokumentasjon) Lovar, forskrifter, standardar kap 6 Kartlegging Handlingsplan Rapportering kap 3 kap 4 kap 5 Mål kap 1 Organisasjon Ansvar Opplæring Revisjon kap 2 kap 7 kap 8 Fylkesrådmannen 01.01.10 Arbeidsbok -
Side 1 av 18 Introduksjon til arbeidsboka -arbeidsboka er kapittel-inndelt på same måte som -systemhandboka. Arbeidsboka er malen for driftseiningane sin eigenproduserte -dokumentasjon. Arbeidsboka skal inneholde den naudsynte -dokumentasjonen for den enkelte driftseining. Her skal ein til dømes finne lokale resultatmål og handlingsplan for å betre arbeidsmiljøet og gjere det sikrare og kven som har ansvaret for at dette vert gjort. Ein skal også finne kva -forskrifter og prosedyrar som gjeld for den enkelte arbeidsplassen i denne arbeidsboka. Arbeidsboka gir ein oversikt over korleis dei ulike driftseiningane og avdelingane skal bygge opp dokumentasjonen på det som blir utført av -aktivitetar. Kvart kapittel i arbeidsboka blir innleia med stikkordsvar på dei faste spørsmåla: kvifor?, kva?, kvar? og korleis? Dette skal gje ei rask og stikkordmessig grunngjeving og forklaring på kva som skal dokumenterast til kvart kapittel. kva som skal ligge ved av dokumentasjon i arbeidsboka (sjekkliste). ulike hjelpeskjema og verktøy som kan lette systemarbeidet med. Alle handbøker og skjema er tilgjengelege elektronisk på: http://www.mrfylke.no/hms Som ledd i Miljøfyrtårnsertifisering er styringsdokument på -området oppdatert 06.02.2007. Dette gjeld -systemhandboka, -arbeidsboka (malen for driftseiningane sin eigenproduserte -dokumentasjon) og -retningslinja som gjeld -koordinator.
Side 2 av 18 1. Mål Kvifor skal vi lage mål? Fordi vi skal ha klare mål med -arbeidet i driftseininga/avdelinga. Fordi vi skal styre aktivitetane mot dei områda det er mest behov for å få resultat. Fordi klare mål verkar motiverande for arbeidet. Gjennom å evaluere korleis ein har nådd måla, kan vi lære og stadig forbetre oss. Kva slags mål skal lagast? Måla skal gjelde området Helse, Miljø og Sikkerheit. På driftseiningsnivå bør det lagast retningsmål og resultatmål (tips: max 4 resultatmål) På avd. nivå skal det lagast resultatmål Resultata skal rapporterast i årsrapporten Resultatmåla skal evt. følgjast opp i handlingsplan. Kvar skal måla finnast? Måla som vert laga for den einskilde driftseininga/avdelinga skal inn i arbeidsboka - kap. 1. Korleis skal måla lagast? Leiar (evt. -koordinator) utarbeider framlegg til mål i samråd med verneombod. Den administrative leiinga godkjenner måla.
Side 3 av 18 Her skal vi finne: (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) Lokale retningsmål Lokale resultatmål
Side 4 av 18 2. Organisasjon Kvifor må vi dokumentere organisasjonen? Ansvarstilhøva skal vere klare for å få ei sikker ramme rundt arbeidet. Det skal ikkje vere tvil for den einskilde tilsette om kven som gjer kva. Det skal heller ikkje vere tvil om kven ein kan kontakte/rette spørsmål til generelt og spesielt i saker som gjeld helse, miljø og sikkerheit. Kva dokumentasjon skal utarbeidast? Det skal lagast organisasjonskart Dei viktigaste ansvarsområda i driftseininga skal vere omtalte, det må gå fram kven som skal gjere kva. Innan -området skal det gjerast klart kven som gjer kva av dei viktigaste -oppgåvene. Namn på sentrale personar. Kvar skal denne dokumentasjonen finnast? Lokale organisasjonskart, ansvarsområde og nøkkelpersonar for driftseininga / avd. skal inn i arbeidsboka - kap. 2 Korleis vert dette laga og halde oppdatert? -koordinator skal utarbeide og halde vedlegga oppdatert i handboka.
Side 5 av 18 Her skal vi finne: (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) a) Lokale organisasjonskart og plassering av ansvar og mynde i driftseinga/avdelinga b) Navn på nøkkelpersonar Leiar -koordinator Verneombod Medlemmer i SAMU/AMU AKAN-kontakt BHT-kontakt (ordning som gjeld og kven ho omfattar i driftseininga/avd.) c) Ansvarsfordeling mellom leiar, evt. -koordinator og verneombod d) Lokal aktivitetskalender
Side 6 av 18 3. Kartlegging og avviksregistrering Kvifor skal vi kartlegge og registrere avvik? Det er frå styresmaktene føresett at kvar verksemd driv systematisk overvaking av -områda. Det er viktig å få informasjon om - og dokumentert om det evt. er avvik i høve til lover, forskrifter, eigne prosedyrar og retningslinjer. Denne informasjonen skal danne grunnlag for tiltak, evt. rapportering og handlingsplan. Kva skal vi registrere? Det er -faktorane som legg føringar på kva ein systematisk skal overvake og registrere. Det vert laga forslag til sjekklister for dei områda ein bør kartleggje. Det er opp til den einskilde driftseininga kva for -faktorar ein særleg vil prioritere / konsentrere seg om frå år til år. Kvar skal avviksdokumentasjonen finnast? Systemet for kartlegging og avviksregistrering skal dokumenterast i kap. 3 i arbeidsboka. Resultatet av dei siste kartleggingane og dokumenterte avvik innan, skal inn i kap. 3 i arbeidsboka Korleis skjer kartlegginga? I aktivitetsplanen/kartleggingssystemet set ein opp når ein vil kartlegge, evt. kva ein vil kartlegge og kven gjer kva. Kartelgginga skal skje i forhold til fastsette retningsliner (jfr Miljøfyrtårn) Alle har ansvar for å melde frå om avvik, næraste leiar registrerer avviket
Side 7 av 18 Her skal vi finne: (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) Kva kartleggingsmetode/-ar som blir brukt (skjema, sjekklister medarbeidarsamtalar, etc.) Kven gjer kva i den årlege, systematiske kartlegginga av faktorane. Dokumentasjon på rutinar for avviksbehandling av hendingar og ulykker i driftseininga Resultata frå den siste systematiske kartlegginga Kopi av evt. utfylte hendings- og ulykkesrapportar.
Side 8 av 18 4. Handlingsplan Kvifor skal vi lage handlingsplan? Avvika som er registerte skal rettast opp. Dei avvika som ikkje kan ordnast straks, skal handterast gjennom dei eksisterande rutinane for budsjett og driftsplanlegging. Kva skal planen innehalde? Plan for avvik som må rettast opp innan, skal vere integrert i dei eksisterande driftsplanane som er knytte opp mot budsjettrutinane. Resultatmåla i kap. 1 skal også følgjast opp i driftsplanen. Kvar skal handlingsplanen finnast? Handlingsplanen skal leggjast ved kap. 4 i arbeidsboka, evt. kan det stå ein referanse til den delen av driftsplanen som inneheld -tiltak. Korleis lagar vi handlingsplanen? Leiar på kvart nivå skal samordne framlegg til tiltak i den eksisterande driftsplanen for å rette opp dei registrerte avvika. Dei avvika som ein t.d. av økonomiske grunnar ikkje kan rette opp sjølv, skal ein melde til neste overordna nivå. -koordinator og verneombod tek del i det førebuande arbeidet. Sjølve handlingsplanen skal behandlast av SAMU/AMU ved driftseininga.
Side 9 av 18 Her skal vi finne (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) Del av driftsplan for -området som bør innehalde: Skjema for -del av driftsplanen (1 året) Skjema for -innspel til økonomiplanen (4-års perioden). Kopi av -delen i siste driftsplan og økonomiplan-innspel
Side 10 av 18 5. Rapportering Kvifor skal vi behandle og rapportere? For å kunne forbetre oss, må vi ha informasjon om avvik. For at dei overordna nivåa i driftseininga og fylket skal få ein dokumentert oversikt over situasjonen, er det nødvendig med faste rutinar for avviksbehandling og rapportering. Årleg rapportering på resultatmål sikrar ei oppfølging av måla. I hovudsak skal ein bruke dei eksisterande rutinane rundt årsrapporteringa - unnataket er alvorlege hendingar og ulykker der korreksjon/handling blir hastesak. Kva skal registrerast og rapporterast? Alle avvik frå sentrale lover og forskrifter eller lokale prosedyrar og standardar, samt hendingar og ulykker, skal registrerast og statistisk rapporterast. Alle vesentlege -forhold med sjukefråver, ulykker, nestenulykker, miljøregistreringar for avfall, energi, innkjøp og transport (miljøfyrtårn). Statistisk informasjon om avvika skal rapporterast oppover periodisk Dokumentasjon på alvorlege avvik skal straks rapporterast oppover langs linja. Kvar skal dokumentasjonen finnast? Kopi av avviksdokumentasjon og status på måla skal leggjast ved i kap. 5 i arbeidsboka. Korleis rapporterer vi? Fortløpande Avvik på standardar og ulykker/hendingar vert sorterte, registrerte, rapporterte og behandla fortløpande av dei ulike nivåa som har ansvar for analyse/oppretting/ forebygging osb. Årleg pr.31.12. Statistisk informasjon om avvika skal rapporterast oppover. Det vert laga ein kort status på resultatmåla frå fylkesrådmannen og leiinga ved driftseiningane. Alt dette vert sendt som ein del av den samla årsrapporten frå dei ulike nivåa.
Side 11 av 18 Her skal vi finne : (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) Fortløpande dokumentasjon på avslutta/kvittert avviksbehandling jfr. utfylte hendings- og ulykkesrapportar. Siste årsrapport med: -årsrapportane skal innehalde følgjande punkt: a. Status på driftseininga sitt systematiske -arbeid b. Status på resultatmåla som er gitt av fylkesrådmannen (kap. 1 i denne handboka) og evt. eigne resultatmål. c. Status på arbeidsmiljøfaktorane med dokumentasjon på avvik som ikkje er retta opp pr 31.12. d. Statistisk informasjon om -arbeidet (skademeldingar, og arbeidsulykker m.m). For dei driftseiningar som er miljøfyrtårnsertifiserte gjeld dette også miljøregistreringar som avfall, energiforbruk og innkjøp og årlig miljørapport. e. Forslag til forbetringar av -tilhøve eller endringar i kvalitetssystemet for.
Side 12 av 18 6. Bibliotek (lover, forskrifter, reglar og prosedyrar) Kvifor må vi ha oversikt over lover forskrifter etc.? Lover, forskrifter og prosedyrar er laga for å bli etterlevd. Det er desse dokumenta som set standardane. Det er viktig at kvar enkelt driftseining og avdeling veit kva standardar som gjeld. Ein må ha system som gir oversikt over desse standardane. Kva krav stiller vi til eit system for slike dokument? For dei lovene og forskriftene som er laga av sentrale styresmakter, er det tilrådeleg at alle driftseiningar har tilgang på eit av desse abonnementa: a) papirbasert/elektronisk abonnement på "À jour - -regelverket utgitt av Tiden Norsk Forlag, (http://www.tiden.no/arbeidsliv) b) elektronisk abonnement på grunnpakken frå Gyldendal Rettsdata AS (http://www.gyldendal.no/rettsdata/) Når det gjeld påverkning av det ytre miljøet elles, finn ein oversikt over forskrifter på http://www.sft.no/lover/forurensningsforskriften/. Kvar driftseining og avdeling skal vite kva for sentrale lover, forskrifter etc. som gjeld for dei sjølve og kvar dei er plasserte, evt. skal ein ha elektronisk tilgang til dei lovene og forskriftene som er omfatta av internkontrollforskriften for helse, miljø og sikkerheit. Kvar driftseining og avdeling skal ha ei oversikt over eigne og fylket sine retningslinjer, prosedyrar og standardar. Kvar skal biblioteksystemet dokumenterast? I arbeidsboka skal det vere ei oversikt over lover, forskrifter etc. og eigne prosedyrar og standardar og kvar dei finnst, evt. skal det vere referert til elektronisk oppslagssystem. Korleis vert bibliotekssystemet laga og vedlikehalde? -koordinator (eller andre med delegert mynde) skal sørgje for at arbeidsboka inneheld: a) ein oppdatert oversikt med referanse over sentrale lovar og forskrifter b) ein oppdatert oversikt med referanse til eigne - og fylket sine prosedyrar, instruksar og standarar.
Side 13 av 18 Her skal vi finne (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) Liste over dei sentrale -lovene og forskriftene som gjeld for driftseininga, med ref. til kvar dei er å finne Referanse til kvar fylket og sektoren sine retningslinjer er å finne Liste over dei lokale prosedyrane, retn.linjene, bransjekrav til miljøfyrtårn etc. med referanse til kvar dei er å finne Vedtekne retningsliner for registrering av -tilhøve som avfall, energi,transport og miljøtilhøve ved innkjøp, etc (gjeld Miljøfyrtårn)
Side 14 av 18 7. Opplæring Kvifor må vi ha system for opplæring? Det er viktig å ha styring med kven som får -relevant opplæring Alle treng fornying og vedlikehald av kunnskap. Kva skal eit slikt system innehalde? Oversikt over kva opplæring dei ulike medarbeidarane har fått I opplæringsplanane skal det gå fram kva -relevant opplæring som skal gjennomførast og korleis ein generelt sikrar og held ved like -kompetansen i driftseininga. Kvar skal opplæringa dokumenterast? Oversikt over opplæring som er gjennomført skal liggje ved arbeidsboka kap. 7 Dersom dette vert ivareteke av andre system, skal det vere referert til dette systemet i kap. 7. Dersom det ikkje er ein eigen opplæringsplan i driftseininga, skal det vere ein plan for kva fagleg opplæring som er planlagt Korleis held vi vedlike vi opplæringssystemet? -koordinator fører oversikt over opplæring som er gjennomført -koordinator sørgjer for å ajourføre -delen av opplæringsplanen. Sjølve opplæringsplanen vert årleg behandla og vedteken av SAMU/AMU.
Side 15 av 18 Her skal vi finne : (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) Referanse til opplæringsplanen Oversikt over personar som har gjennomført opplæring
Side 16 av 18 8. Revisjon Kvifor har vi revisjon av -systemet? -systemet skal vere mest mogleg levande ved at det vert tilpassa behovet Ein skal stadig søke å forbetre systemet og rette på svake punkt. Overordna nivå skal vere ein rettleiar for dei underliggande nivåa. Gjennom tilsynsrundar skal overordna nivå i organisasjonen halde seg oppdatert med kva som er dei største problema på nivåa under. Overordna nivå skal systematisk prøve å fange opp signal som kan føre til forbetringar av -systemet. Kva inneber revisjon? Det bør gjennomførast årlege tilsynsrundar til nivå under i organisasjonen Det skal utarbeidast ein tilsynsrapport som skal sendast til næraste overordna. Det vert gjennomført ei årleg ajourføring av arbeidsboka Kvar skal revisjonsaktivitetane dokumenterast? Revisjons-logg skal fyllast ut etter kvar tilsynsrunde og ajourhald av handboka. Denne skal liggje ved kap. 8 i arbeidsboka. Korleis gjennomfører vi revisjon? Leiar og evt. -koordinator gjennomfører tilsynsrundar Ved ajourhald av vedlegga i -handboka, skal leiar ha godkjent endringane.
Side 17 av 18 Her skal vi finne : (For Driftseininga - Avdelinga - Seksjonen) Skjema for utførte revisjonar Arbeidstilsynet si sjekkliste