Anskaffelse av; Nytt sak og arkivsystem AHK 13/756

2014 Aurskog- Høland kommune Anskaffelse av; Nytt sak og arkivsystem AHK 13/756 Konkurransegrunnlag Innleveringsfrist: 21.2.2014 Kl. 12:00 Innleveres til: Aurskog-Høland kommune Rådhusveien 3 1940 BJØRKELANGEN Merkes: AHK 13/756 Aurskog-Høland kommune Innkjøp 27.01.2014

Innholdsfortegnelse 1. OPPDRAGSGIVER... 2 2. INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN... 2 3. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 2 4. KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN... 3 5. KRAV TIL TILBUDET... 4 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE... 5 7 VEDLEGG... 6 Aurskog-Høland kommune Side 1

1. Oppdragsgiver 1.1 Om oppdragsgiver Aurskog Høland Kommune ligger i Akershus fylke og er en rask voksende kommune. Per januar 2013 er det ca. 15.250 innbyggere. Kommunen har per januar ca. 1 100 ansatte i sin organisasjon. Les mer om kommunen på www.ahk.no. 1.2 Kontaktopplysninger Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: Aurskog Høland Kommune v/ Nan Torill H. Magnesholen POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: Aurskog Høland Kommune Aurskog Høland Kommune Rådhus Rådhusveien 3 Rådhusveien 3 1940 BJØRKELANGEN 1940 BJØRKELANGEN Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse AHK, se nr. på forside Leverandører som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. 2. Informasjon om anskaffelsen 2.1 Formålets omfang Aurskog-Høland kommune har behov for: Nytt sak- og arkivsystem. Aurskog-Høland kommune benytter i dag EDB Sak og Arkiv (ESA) 7.0c.1. Nytt sak- og arkivsystem må følge kravene til NOARK 5 versjon 5.0, og godkjenning fra Riksarkivet. Viser her til Kravspesifikasjonen, vedlegg 1. Opsjon Aurskog-Høland kommune ønsker tilbud på ekstern drift av tilbudt løsning. Vi gjør oppmerksom på at Aurskog Høland Kommune ikke forplikter seg til noe bestemt volum. Det understrekes videre at oppgitte tall kun er estimater fra statistikk og opplysninger hentet fra regnskapene. Endringer i budsjett og rutiner vil kunne påvirke totalvolumene. Vi håper imidlertid at opplysningene kan være til hjelp for å prissette tilbudet på en mest mulig korrekt måte. Aurskog-Høland kommune tar et forbehold om volum. Dersom Leverandør oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Leverandørs ansvar å påpeke dette i tilbudet. 2.2 Avtaleforhold Avtaleforholdet vil bli regulert av SSA-K, SSA-V og Opsjon reguleres av SSA-D. 3. Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lovverk for offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) jf. Del II og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Åpen konkurranse», jf. FOA 14-1 (1). Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet og taushetsplikt i forvaltningsloven. Krav om innsyn reguleres etter Offentlighetsloven. 3.1 Presentasjon av tilbud Etter tilbudsfristens utløp forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å invitere aktuelle tilbydere som har kvalifisert seg til å presentere sitt tilbud. Gjennomgang av hvordan leverandøren har tenkt å løse de forskjellige oppgaver i forbindelse med levering av sak og arkivsystem, herunder implementering, oppstart og drift etc. Aurskog-Høland kommune Side 2

3.2 Tentativ fremdriftsplan Kunngjøring Doffin Dag1 Frist for å levere tilbud Se forside Evalueringsmøte Ca. 10 15 dg etter utløpt innleveringsfrist Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Leverandørs ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest ti - 10 døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks - 6 døgn før tilbudsfristens utløp. 4. Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Leverandør, vil tilbudet avvises. Kravene er definert i kravspesifikasjonen, vedlegg 1, og hele kapittel 4. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Skatteattest; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 5 om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF- 1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. 3 3 3 4.2 Organisatoriske, juridiske og økonomiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Lovlig etablert Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. 4 Aurskog-Høland kommune Side 3

Soliditet Det kreves god soliditet. Fremlegge siste årsregnskap med noter, styrets beretning og revisjonsberetning 4 Godkjenning Tilbyder skal ha godkjenning/tillatelse Leverandør må fremlegge dokumentasjon på godkjenning vedr. NOARK 5 4 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Prosjektstyring Redegjørelse for prosjektmetodikk 5 Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. Foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette endrings og tilleggsarbeid. Erklæring om hvor stor andel av avtalen som leverandør har til hensikt å overlate til underleverandør. Bruk av underleverandør må godkjennes av oppdragsgiver. 5 5 5. Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Leverandør skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Rekkefølgen på svardokumentene skal følge den oversikt som skisseres nedenfor i dette punkt. Svarskjema skal være fullstendig utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Det skal utformes 1-en papirversjon og 2-to elektronisk versjon av tilbudet. Minnepinnen skal legges i permen. Den ene elektroniske versjonen skal være sladdet. Det er tilbyder sitt ansvar å sladde informasjon som anses som forretningshemmeligheter. Dette vil bli benyttet ved en evt. begjæring om innsyn. Papirversjonen, den som ikke er sladdet, vil bli vurdert ut fra evt. manglende dokumentasjon. Siden vi ønsker tilbudet BÅDE i papirform samt 1 minnepenn med elektronisk materiale ønsker vi at tilbudet struktureres under nummererte fliker (skilleark) i mappen samt samme ordning, men i nummererte mapper på minnepinnen følgende: Flik / STRUKTUR PÅ TILBUD: 1 Tilbudsbrev datert og signert 2 Vedlegg 1: Kravspesifikasjonen ferdig utfylt 3 Kvalifikasjonskrav; Lovpålagte, se pkt. 4.1 4 Kvalifikasjonskrav; Organisatoriske krav, se pkt. 4.2 5 Kvalifikasjonskrav; Teknisk og faglig, se pkt. 4.3 6 Prisskjema; Må utfylles Vedlegg 3 Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet blir avvist. 5.1 Pris Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til vedlagte kravspesifikasjon. NB! Alle priser må oppgis i prisskjema, som er vedlagt Excel-fil. Hva menes med pris: Anskaffelseskostnad og levetidskostnader de første 4 år. OPSJON; Pris på drift av tilbudt løsning, må prises med levetidskostnader de første 4 år. Aurskog-Høland kommune Side 4

5.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være på norsk. 5.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke leveres pr. e-post. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse AHK 13/756" Innleveringssted: Aurskog Høland Kommune v/ Nan Torill H. Magnesholen Rådhusveien 3 1940 BJØRKELANGEN Merkes med: Anbud AHK 13/756 5.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 5 fem måneder fra tilbudsfristens utløp. 5.4 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke Leverandøren å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 5.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen, kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelsen, pris eller andre forbehold. 5.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold vil være av konkurransemessige betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6 og Forvaltningsloven 13. Vinner av denne konkurranse må undertegne taushetserklæring jf. avsnitt over og tilgang til sensitive personopplysninger, jf. Forvaltningsloven 13. 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. 6.2 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende kriterier: Tildelingskriterier: Vekt: Pris, anskaffelseskostnad og levetidskostnader over en 4 år periode 30 % Funksjonalitet 40 % Brukervennlighet 30 % Aurskog-Høland kommune Side 5

Pris / anskaffelseskostnad og levetidskostnader vektlegges 20 % Priser oppgis uten mva. i prisskjema. Ved tilbud på lokalt driftet løsning vil oppdragsgiver tillegge kostnader for nødvendig hardware (angitt av tilbyder) og nødvendig egeninnsats fra kunde til egendrift (årsverk). Anskaffelseskostnad evalueres ut fra totalpris i prisskjema, slik at laveste totalkostnad får høyeste poeng. I tillegg må priser på årlig kostnad for levetidskostnader. Funksjonalitet / brukervennlighet vektlegges 30 % Her vil oppdragsgiver vurdere oppgitt funksjonalitet / brukervennlighet for hvert enkelt punkt i kravspesifikasjonen, vedlegg 1. Tilbyder skal besvare hvert krav i spesifikasjonen med ja/nei og utfyllende kommentarer. Brukervennlighet vektlegges 30 % Oppdragsgiver vil vurdere presentasjonen av tilbudet, herunder implementering, oppstart og drift etc., samt tilbakemeldinger fra referanser. Viktig presisering vedr. vekting og poengsetting: Prioritet A har Høy prioritet B har Lav prioritet. Dette vises i vedlagt Excel-fil ved at B teller 50 % av A. Forklaring på poengsetting: 10 poeng er full oppnåelse iht. stilte krav, 5 er delvis oppfylt, 0 er krav som ikke er oppnådd. 7 Vedlegg Følgende dokument utgjør til sammen konkurransegrunnlaget: DOKUMENT Vedlegg nr. 1. Konkurransegrunnlag Dette dokument 2. Kravspesifikasjon Vedlegg 1 3. Prisskjema Vedlegg 2 4. SSB Kjøpsavtale med vedlikeholdsavtale Vedlegg 3 Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Aurskog-Høland kommune Side 6