Innholdsfortegnelse SAKSPAPIRER - MØTEIKALLING PARTSSAMMENSATT UTVALG - SAS DEN 14.04.2015. PS 7/15 PSU - GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET 10.03.2015 PSU - GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET 10.03.2015 MØTEPROTOKOLL FRA MØTET 10.03.2015 PS 8/15 FRIKJØP TILLITSVALGTE FRIKJØP TILLITSVALGTE PS 9/15 INFORMASJON OM STATUS ANSETTELSE PROSJEKTLEDER / RÅDMANN INFORMASJON OM STATUS ANSETTELSE PROSJEKTLEDER / RÅDMANN
Sak 7/15 Dokumenter i saken: Møteprotokollfra møte10.03.2015 Side3 av7
SANDEFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: MetteWiik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/647-3 INNSTILLING/BEHANDLING: Utvalgsbehandling: Dato: Partssammensatt utvalg 14.04.2015 PSU- GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET 10.03.2015 I nnstilling til parssammensattutvalg SAS: Lederanbefalerat PSUfatterfølgendevedtak: Møteprotokollgodkjennes. Side1 av2
Dokumenter i saken: Møteprotokollfra møte10.03.2015 Side2 av2
STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Partssammensattutvalg - SAS Møtested: Andebuherredshus,kommunestyresalen Møtedato: 10.03.2015 Tid: 11:00 12:50 Tilstede på møtet: Funksjon Navn Parti Møtt for Medlem Bjørn Ole Gleditsch H Medlem Tor SteinarMathiassen H Medlem AnneStrømøy H Medlem Vidar Andersen FRP Varamedlem AudunTjomsland H CathrineAndersen Medlem Bror-LennartMentzoni KRF Medlem Karin Virik V Medlem MortenJoelIstre AP Medlem LozanBalisany AP Medlem BjarneSommerstad SP Medlem JanToreRui Haugerød H Medlem Hilde Hoff Håkonsen AP Medlem ErlendLarsen H Medlem Roy Standal FRP Varamedlem Anne-GreteKjellemoeLie KRF GretheØstgård Medlem Nils IngarAabol AP Medlem WencheDavidsen AP Medlem AnneMereteSørensen Fagf. Medlem Siv Breitve Utd.f. Medlem RoarGunnufsen Fagf. Medlem BenteWangenNordengen Utd.f. Medlem Arne Antonsen Fagf. Medlem Ida Marie Torhaug Utd.f. Behandledesaker: 1/15-6/15 Sandefjord,10.03.2015 Bjørn Ole Gleditsch leder
SAKSLISTE Innkjøpssjefi Sandefjordkommune,RogerStampe,orienterteomanskaffelsesprosessfor bistandtil rekrutteringavnyrådmann/prosjektleder Representanterfrapersonalavdelingeni Sandefjord,GroDvergstein,personalkonsulentog BenedicteKirkeberg,personalkonsulent,orientereromansettelsesprosesser. LarsJ. Tveit, rådmannorienterteominformasjonsarbeidetikommuneneogmuligprosessfor etableringavinformasjonsstrategiforsammenslåingsprosessen. GisleDahn,rådmannorienterteommulighetforfrikjøp avpersonforbistandtil Nemndafrem til nyrådmann/prosjektledereransatt. Rådmenneneorientereromvurderingervedr.avtalerogevt.oppsigelseavslike. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 15/505 SPESIFIKASJON AV KONKURRANSE FOR ANSKAFFELSE FOR BISTAND TIL REKRUTTERING 2/15 15/505 KRITERIER FOR DEN NYE RÅDMANNEN/PROSJEKTLEDEREN 3/15 15/370 ROLLEFORSTÅELSE FOR FELLESNEMNDA OG PARTSAMMENSATT UTVALG 4/15 15/844 ANSETTELSESUTVALGET - MANDAT OG SAMMENSETNING 5/15 15/845 INFORMASJONSSTRATEGI 6/15 15/370 FRIKJØP EVENTUELT Side2av7
1/15 SPESIFIKASJON AV KONKURRANSE FOR ANSKAFFELSE FOR BISTAND TIL REKRUTTERING 1. Informasjonom prosessfor ansettelseav prosjektleder/rådmannvedrørende anskaffelseav bistand vedrogerstampe, innkjøpsavd. i Sandefjord. Fellesnemndasog partssammensatt utvalgfår av tilsvarendepresentasjonmøtet10. mars 2. Personalavdelingen i Sandefjordredegjordefor fremgangsmåtefor rekruttering, prosessenfør utlysning/jobbanalyse. Ansettelsesprosess ble presentertav representanter fra personalavdelingen i Sandefjord.MagneEckhoff, personalsjef,gro Dvergstein,personalkonsulent og BenedicteKirkeberg,personalkonsulent. Fellesnemndasog partssammensatt utvalgfår entilsvarendepresentasjonmøtet10. mars. Partssammensattutvalg - SASinnstilling: Partssammensatt utvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: Orienteringtastil ette retning. 2/15 KRITERIER FOR DEN NYE RÅDMANNEN/PROSJEKTLEDEREN Ansettelsesutvalget berom mandattil å utarbeidekravspekkog jobbanalyse Partssammensattutvalg - SASinnstilling: Partssammensatt utvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: Ansettelsesutvalget gis mandattil å utarbeideog godkjennekravspekkog jobbanalyse for ansettelseav ny rådmann/prosjektleder. 3/15 Side3 av7
ROLLEFORSTÅELSE FOR FELLESNEMND A OG PARTSAMMENSATT UTVALG Klargjørerolleforståelsenforfellesnemndaogpartssammensattutvalg Partssammensattutvalg- SASinnstilling: Partssammensattutvalg SASanbefaleratFellesnemndafatterfølgendevedtak: 1. Partssammensatt SASskal ha følgendemandat: Partssammensattutvalgskalbehandlesakersomgjelderforholdetmellomden nye kommunensomarbeidsgiverogdeansatte.partssammensattutvalgskalgi uttalelsei sakersomvedrøreroverordnedepersonalpolitiskespørsmål,retningslinjerogplaneri forbindelsemedkommunesammenslåingen 2. Fellesnemndaskalha følgendemandat: Fellesnemndaskalansetteprosjektlederforsammenslåingsprosessen.Prosjektleder ansettessområdmannidennyekommunenstraksnyttkommunestyreterkonstituert. Fellesnemndaskalbehandleprosjektledersinnstilling til organiseringavogansettelser til denøversteadministrativeledelseetter1.januar2017. Fellesnemndaskalsetilatreglerogavtaleromansattesogtillitsvalgtesmedvirkning/- bestemmelseiforholdsomgjeldersammenslåingavkommuneneblirivaretatt. Fellesnemndasmedlemmerskalogsåutgjørearbeidsgiversrepresentanteri partssammensattutvalgforsammenslåingsprosessen. Fellesnemndatarstillingtil revisjonsordningfordennyekommunenetterinnstilling frakontrollutvalgenei detrekommunene. Fellesnemndaskaletterspørreogavklarealleforholdvedrørende sammenslåingsprosessensomeravprinsipiellkaraktersomprosjektlederleggerfrem til behandling. Kommunenehari periodenfremtil 1. januar2017ansvarforsinordinæredrift, men spørsmålsomkanhabetydningfordennyekommunenbørførstdrøftesi fellesnemnda. Fellesnemndakanuttalesegisakersomertil behandlingi kommunenesordinære utvalgfremtil dennyekommuneneretablertogsomfellesnemndaanserforåkunne hakonsekvenserforsammenslåingsprosessen.fellesnemndaharetspesieltansvarfor åvurderesakermedøkonomiskekonsekvenserogforberedebudsjettfor2017og økonomiplan2017-2020.deter imidlertid detnyeformannskapetsomskalavgi budsjettinnstillingtil detnyekommunestyret. Side4av7
Fellesnemndaskalsøkeåoppnåkonsensusi alleavgjørelser.veduenighetskal Fellesnemndavurdereomspørsmåletkanutsettestil etteratnyttkommunestyreer konstituert.forholdsomlikevelvurderessomnødvendigåtastilling til avgjøresmed alminneligflertall. Fellesnemndagisfullmakttil å fattevedtaki samsvarmednemndasmandatsom innebærerbrukeav«engangsstøtten»frastatentil dekkingavomstillingskostnader. 4/15 ANSETTELSESUTVALGET - MANDAT OG SAMMENSETNING AnsettelsesutvalgetanbefalerforPSUog Fellesnemndafølgendeforslagtilmandat. Ansettelsesutvalgetskalmedbistandfrarekrutteringsfirmaleggefremforslagfor PartssammensattutvalgogFellesnemndatilhvemsomskalansettessområdmanni dennyekommunenogsomogsåskalværeprosjektlederforsammenslåingsprosessen. Ansettelsesutvalgetkansomdelavsittarbeidtastilling til valgavrekrutteringsfirma etterenkonkurranseprosessiht. lovomoff. anskaffelser.viderekanutvalgetmed bistandfrarekrutteringsfirmafastsetteønsketkompetanseprofil,avklareomfangav utlysningogevaluereaktuellekandidater.utvalgetskalogsåavklarelønns-og arbeidsvilkårfordenkandidatsomutvalgetanbefaleransatt. Kostnadertil utvalgetsarbeiddekkesovermidleravsatttil Fellesnemndasarbeid. Bjørn Ole Gleditschundersøkermedrådmennenevedrørendelovlighetom fellesnemdaharmandattilåansettenyrådmannidennyekommunen. Midlertidig ansettelsesutvalganbefalerpartssammensattutvalgåvelgefølgendekandidatertil ansettelsesutvalget: Ansettelsesutvalg Ansettelsesutvalgetbestårav4medlemmer+ansattesrepresentant Bjørn Ole Gleditsch(leder) BjarneSommerstad ErlendLarsen Hilde Håkonsen RoarGunnufsen Partssammensattutvalg- SASinnstilling: Partssammensattutvalg SASanbefaleratFellesnemndafatterfølgendevedtak: Side5av7
Fellesnemndagir ansettelsesutvalgtmyndighet til: 1. Ansettelsesutvalget skalmedbistandfra rekrutteringsfirmaleggefrem forslagfor Partssammensatt utvalgog Fellesnemndatil hvemsomskalansette sområdmanni dennyekommunenog somogsåskalværeprosjektlederfor sammenslåingsprosessen. 2. Ansettelsesutvalget kansomdel av sitt arbeidta stilling til valg av rekrutteringsfirma etterenkonkurranseprosess iht. lov om off. anskaffelser.viderekanutvalgetmed bistandfra rekrutteringsfirmafastsetteønsketkompetanseprofil,avklareomfangav utlysningogevaluereaktuellekandidater.utvalgetskalogsåavklarelønns- og arbeidsvilkårfor denkandidatsomutvalgetanbefaleransatt. 3. Kostnadertil utvalgetsarbeiddekkesovermidler avsatttil Fellesnemndasarbeid. 4. Ansettelsesutvalget innstiller kandidattil Fellesnemnda. 5. Fellesnemndaharendeligmyndighettil å ansetteny rådmann/prosjektleder og forhandleom lønns- og arbeidsvilkår. Ansettelsesutvalgetbestår av: Ansettelsesutvalget består av 4 medlemmer+ ansattesrepresentant: Bjørn Ole Gleditsch(leder) BjarneSommerstad ErlendLarsen Hilde Håkonsen RoarGunnufsen Vara: Vidar Andersener varafor Bjørn Ole Gleditsch JanToreRui Haugerøder varafor BjarneSommerstad Roy Standal er varafor ErlendLarsen Nils IngarAabol er varafor Hilde Hoff Håkonsen Siv Breitveer varafor RoarGunnufsen 5/15 INFORMASJONSSTRATEGI Rådmenneneorienterte om tankerrundtfremtidig samarbeidvedrørendefelles informasjonsstrategi. Rådmennenedrøftermulighetfor å samleall informasjonog om deter mulig å samle dettehosenperson.slik at informasjoneni størstmulig gradkankoordineresfor de tre kommunene,og at dettesærligskal gjeldefor info til ansatte/tillitsvalgte. Side6 av7
Partssammensattutvalg SASinnstilling: Part sammensattutvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: 1. Orienteringfra rådmennenestastil etterretning. 2. Rådmennenesamarbeiderom fellesinformasjonsflyttil sineansatteog til innbyggerne. 3. Ny rådmann/prosjektleder skalutarbeideinformasjonsstrategi for dennyekommunen. 6/15 FRIKJØP Det er kommetinn ønskeom at fellesnemndasetternedfellesretningslinjerfor frikjøp av tillitsvalgte. Partssammensattutvalg - SASinnstilling: Partssammensatt utvalg SASanbefalerat Fellesnemndafatterfølgendevedtak: 1. Mandat: Forhandlingsutvalget gis mandattil å utarbeidefellesretningslinjerog frikjøp av tillitsvalgte, forhandlingsutvalgetsamarbeidermedpersonalsjefi StokkeTruls Hvitstein. 2. Forhandlingsutvalget består av: Tor SteinarMathiassen Roy Standal Hilde Hoff Håkonsen EVENTUELT: ErlendLarsen- berom at pensjonskassene starteret samarbeidfor å sepåfremtidens pensjonskasseløsning for dennyekommunen. Nils IngarAabol tok oppspørsmåletom fortrinnsret til å fortsettei tilsvarendeetter sammenslåingen. Tillitsvalgte harsendtinn spørsmålom kommunalsjefeneogsåharslik fortrinnsrett.det ble vist til KS advokatenesrapportom rettsvern.partssammensatt utvalgber rådmenneneom engenerellorientering om dettetemaet. AnneMereteSørensen Ber om at organisasjonenesammenmeddetillitsvalgte starter prosessenmedå bli bedrekjentepåtversav kommunegrensenevi hari dag. Side7 av7
SANDEFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Bjørn Ole Gleditsch Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 15/370-22 INNSTILLING/BEHANDLING: Utvalgsbehandling: Dato: Partssammensatt utvalg SAS 14.04.2015 FRIKJØP TILLITSVALGTE I nnstilling til PSU: Lederanbefalerat PSUfatterfølgendevedtak: Sakenleggesfrem uteninnstilling. Side1 av2
Side2 av2
SANDEFJORD KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Bjørn Ole Gleditsch Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 15/505-13 INNSTILLING/BEHANDLING: Utvalgsbehandling: Dato: Partssammensatt utvalg SAS 14.04.2015 INFORMASJON OM STATUS ANSETTELSE PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I nnstilling til PSU: Lederanbefalerat PSUfatterfølgendevedtak: Informasjontastil etterretning. Side1 av2
Side2 av2