Lagsøkonomien frametter Notat: 08.02.2017 Laget har gjennom vedtak slått fast at eit viktig satsingsområde for styret er å sikre kontroll over økonomien og å auke ressursgrunnlaget for lagsverksemda. Dette går fram både av Strategiplan 2014-2018 (sjå Vedlegg A) og Handlingsplanen for 2016 (sjå Vedlegg B). Frå Strategien 14-18 vil vi særleg trekke fram at BUL skal «legge til rette for forvaltning og utvikling som sikrar langsiktig finansiering av laget sine aktivitetar og eigedommar.» Laget skal også utarbeide «ein langsiktig og konkret plan for investeringar og inntekter i planperioden.» Oppgåvene siste året er konkretisert i Handlingsplanen for 2016 der det vert slått fast at «Laget skal ha ei avkasting på kapitalen i forretningsverksemda som sikrar laget sine aktivitetar på lang sikt.» Det er og presisert at «i samarbeid med BHAS skal det gjennomførast tiltak som aukar innteninga i forretningsverksemda, m.a. ved å få betre arealutnytting i Rosenkrantz gate 8,» Lagsstyret vil peike på at strategien som skal sikre «langsiktig finansiering av laget sine aktivitetar og eigedommar» ikkje berre kan vere ei utsegn om at inntektene skal aukast. Om det ikkje er råd å auke inntektene med dei verkemidla som står til rådvelde, må laget sine aktivitetar reduserast til eit nivå som er sikra langsiktig berekraftig finansiering. Laget har dei seinare åra auka inntektene gjennom kultursatsingane i Nynorskens Hus og gjennom meir aktiv utleige av Teatersalen og Røkleivhytta. Nynorskens Hus har t.d. fått eit godt ry som konsertsal for kammermusikk. Dei største inntektene får laget gjennom forretningsverksemda, og på kort sikt må laget, i samsvar med Handlingsplanen for 2016, auke innteninga i forretningsverksemda gjennom betre utnytting av areala i Bøndenes Hus. Dette arbeidet er i god gang, og vil bli sluttført i første halvår av 2017. Laget vil nytte eit mindre areal til eigen administrasjon og leige ut resten. BHAS byggjer som følgje av dette no 15 nye hotellrom. Den økonomiske vinsten ved dette vil ein først kunne erfare fullt ut i 2018. Denne endringa i arealbruk er den største og sikraste vegen til auka inntening for BHAS. Det vil og bli arbeid med andre tiltak for å auke innteninga, men dei kan ikkje få ein like rask og sikker effekt på innteninga. I samsvar med strategien har styret i samarbeid med Rådet arbeid med ein handlingsregel for laget si økonomstyring som skal sikre «langsiktig finansiering av laget sine aktivitetar og eigedommar». Handlingsregelen er at ein ikkje skal ta meir ut av forretningane enn fortenesta til forretningane i eit normalt år. Det er variasjonar i årleg rekneskapsresultat, og eit normalt år er rekna som gjennomsnittet for fem år.
For at regelen skal vere presis, må han ha ei litt teknisk utforming. Eit utkast til regel, og ei oversikt over korleis regelen har vore etterlevd er teke inn som vedlegg C. Oversynet viser at laget i 2015 og 2016 til saman har teke om lag 3,3 millionar meir ut av forretningane enn det som er berekraftig på lang sikt. Dette kan ikkje halde fram. Bærekraft kan ein få til på to måtar; inntektene kan aukast eller kostnadene reduserast. Styret har som før sagt arbeid med å auke inntektene i forretningsverksemda i 2016. Viktigast er det at arealet til skrivarstova er redusert. Administrasjonen av BHAS leiger det frigjorte arealet. Det gir rom for bygging av 15 nye hotellrom der administrasjonen av BHAS tidlegare var. Dei nye hotellromma kjem i drift frå sommaren 2017. Eit anna tiltak gjeld husflidsdivisjonen i BHAS. Bunadproduksjonen er auka gjennom overtakinga av Solhjellkonsernet, og leverer bunader til utsal over heile landet. Inkorporering av Solhjell-konsernet opnar for effektivisering av produksjon og sal i heile husflidsdivisjonen. Når den utvida husflidsdivisjonen er effektivisert og fullt operativ vil det òg auke inntektene i BHAS. BHAS har vidare arbeidd med ny visjon, strategi og tiltak for å auke innteninga i heile konsernet. Her er det også sett på samarbeidstiltak med BUL, for å utvikle og vise fram heile kulturtilbodet i huset. Styret har i 2016 også vurdert å minke kostnadene i lagsverksemda. Noko får vi nærast gratis. Det reduserte arealet til skrivarstova vil redusere kostnader til oppvarming m.v. Styret vil òg vurdere korleis ein best kan nytte dei tilsette, og om ein eventuelt kan redusere årsverka nytta til rein lagsverksemd. Styret vil undersøke om samordning av verksemd med nærskylde tiltak som Den mangfaldige scena AS og Bygdelagssamskipnaden kan redusere BUL sine personalkostnader. Styret meiner større endringar i talet på tilsette eller i særlagsstøtta vil vere til stor skade for lagsverksemda, og vil ikkje fremme forslag om slikt før det er heilt naudsynt av omsyn til langsiktig bærekraft i lagets økonomi. Styret meiner inntektsauken som vil følgje med dei nye hotellromma gjer det er forsvarleg å legge opp til om lag uendra aktivitet i laget dei næraste åra sjølv om det skulle gi overforbruk i høve til rammene sett gjennom handlingsregelen. Det er vil vere naudsynt med framleis stram kontroll med kostnader, og også å redusere kostnadene når det er mogeleg. Sjølv om økonomien er trong, gjer styret nokre framlegg om vedlikehald og investeringar i 2017. Vi gjer framlegg om tiltak for å sikre liv/helse, verdiar i laget sine hytter, branntryggleik og effektiv lagsdrift. Detaljane om dette vert gitt i budsjettframlegget. Lagsstyret meiner at handlingsregelen først bør innførast om eit par-tre år. Grunnen til at vi ikkje vil innføre regelen alt frå 2017 er at det måtte føre til ein betydeleg reduksjon i aktiviteten. Dette vil skade lagsverksemda både på kort og lang sikt. Lagsstyret trur at ny forretningsstrategi, dei nye hotellromma, effektivisering og andre tiltak vil gi grunnlag for aktivitet på nivået laget har hatt i 2016 også på lang sikt. Lagsstyret meiner at justering av nivået på aktiviteten bør gjerast frå 2019-2020 då vi har røynsle med effekten av tiltaka for å betre innteninga i forretningsverksemda. Skulle det vise seg råd å auke uttaket frå
forretningane, vil lagsstyret peike på at det er eit stort behov for vedlikehald og modernisering av Teatersalen, og der særleg scena. Ein bør syte for at det vert sett av middel slik at det også kan bli framgang i moderniseringa av Teatersalen. Dette bør vere eit omsyn når ein vurderer framtidig nivå av særlagsstøtte m.v. Likviditeten i forretningane er god. BUL har dei siste par åra skote likviditet tilbake i forretningane slik at lånet til BHAS har halde seg stabilt. Dette vil BUL gjere også i 2017 (tippemidlar, overskotslikviditet). Framlegg til vedtak: Årsmøtet vil at handlingsregelen som skal sikre langsiktig finansiering av laget sine aktivitetar og eigedommar vert teke fullt ut i bruk frå 2020. Fram til 2020 skal budsjettdokument syne og grunngi avvik frå regelen. Årsmøtet ber styret halde fram med den stramme kostnadskontrollen i administrasjon av laget. Årsmøtet ber om at neste årsmøte få lagt fram ein plan for naudsynt omframt vedlikehald av Teatersalen slik at han fullt ut kan tene laget og vere attraktiv for utleige med meir enn reint kostnadsdekkande prisar.
Vedlegg A. Utdrag frå STRATEGIPLAN 2014-2018 STRATEGI 5 RESSURSGRUNNLAGET BUL skal i perioden ha som mål å styrke ressursgrunnlaget. Dette skal skje på følgjande måte: - Som eigar av forretningsverksemda Bøndenes Hus AS skal BUL legge til rette for forvaltning og utvikling som sikrar langsiktig finansiering av laget sine aktivitetar og eigedommar. BHAS og BUL skal på område der begge ser det som føremålstenleg, og etter nærare avtale, ha felles satsingar. - BUL skal styrke samarbeidet med aktuelle miljø innan kulturlivet, som t.d Det Norske Samlaget, Riksscenen og Det Norske Teatret, og arbeide for oppbygging av større offentleg og privat støtte og økonomisk samarbeid. - BUL skal ta i bruk og vidareutvikle kompetansen i organisasjonen gjennom samarbeid mellom ulike deler av laget og gjennom opplæring av tillitsvalde om organisasjonen og verksemda. BUL skal arbeide for å auke medlemsmassen i organisasjonen. - Teatersalen skal vere hovudarena for verksemda og oppgraderast. - Det skal utarbeidast ein langsiktig og konkret plan for investeringar og inntekter i planperioden. - Det skal etablerast nye og betre verktøy for ekstern og intern kommunikasjon. Dvs. nettside, nyheitsbrev, kommunikasjon på sosiale media, marknadsføringsverktøy, medlemskapssystem m.m. - Det vil bli laga ein plan for god forvaltning av eigedomar elles. Det vil bli sett særskilt på forvaltninga av hyttene og naudsynte tiltak vil bli gjennomført. Vedlegg B. Utdrag frå HANDLINGSPLAN 2016 FOR BONDEUNGDOMSLAGET STRATEGI 5 RESSURSGRUNNLAGET Laget skal ha ei avkasting på kapitalen i forretningsverksemda som sikrar laget sine aktivitetar på lang sikt. Vidare skal laget sikre god, effektiv og trygg bruk av lagslokala, og effektiv og god kommunikasjon med medlemmer og andre som er interessert i laget. - I samarbeid med BHAS skal det gjennomførast tiltak som aukar innteninga i forretningsverksemda, m.a. ved o å få betre arealutnytting i Rosenkrantz gate 8 o å sjå på sjå på samarbeidstiltak der laget og forretningane kan ha nytte av kvarandre (innan 1. mai) o vurdere ei endring i alkoholforbodet i forretningsverksemda - Laget skal sikre sin eigen økonomi ved o å etablere ein finansieringsmodell som sikrar stabile inntekter frå BHAS på lang sikt (innan 1. mars) o å vurdere tiltak som vil effektivisere drifta av organisasjonen o å løpande sikre godt vedlikehald og effektiv drift av Teatersalen og investere der det er o nødvendig å gjere ei vurdering av tilstand og drift av hytteeigedommane, som grunnlag for vurdering av korleis vi best mogeleg kan ta vare på hyttene i framtida. - Laget skal sikre at medlemer og andre har tilgang til oppdatert informasjon om laget gjennom nettsider, sosiale media, nyheitsbrev og direktekommunikasjon.
Vedlegg C. NÆRARE OM UTKASTET TIL HANDLINGSREGEL Styret og Rådet har drøfta ein handlingsregel som skal sikre «langsiktig finansiering av laget sine aktivitetar og eigedommar». For at regelen skal vere presis, må han ha ei litt teknisk utforming. Utkastet som har vore drøfta lyder: «Budsjettunderskotet for BUL etter at alle overføringar mellom BUL og BHAS (dotterselskap medrekna) er trekte ut, skal for kvart år liggje innanfor ei ramme som svarer til gjennomsnittleg årsresultat for BHAS dei fem føregåande åra etter at alle overføringar mellom BUL og BHAS (dotterselskap medrekna) er trekte ut.» Regelen, og faktisk forbruk i BUL gir desse tala for dei siste åra: BHAS korrigert (res.+renter) BUL korrigert (res.- renter) 5-års snitt BHAS Avvik i bruk 2011-1 557-3 003-311 -3 314 2012 3 584-3 450 405-3 045 2013 3 919-3 237 1 189-2 048 2014 2 605-3 890 1 710-2 180 2015 3 945-3 922 2 499-1 423 2016-3 309-4 076 2 149-1 927 2017 (budsjett) 3 574-5 186 2 148-3 038 Der avviket i bruk er negativt, har laget brukt for mykje pengar og må redusere kostnadane for å oppfylle regelen. Den einaste måten laget kan kutte vesentleg i kostnadane på er reduksjon av talet på tilsette. Særlagsstøtta er også ein stor budsjettpost som ville måtte vurderast. To endringar i forretningsverksemda i 2016 og 2017 gjer at handlingsregelen ikkje gir eit godt grunnlag for å vurdere dei økonomiske rammene frametter. Det gjeld ombygging av 2. etasje som gir 15 nye hotellrom i drift frå sommaren 2017, og ekspansjonen i Husflidsdivisjonen gjennom overtakinga av Solhjell-konsernet. Innpassinga av den nye aktiviteten er i hovusak ferdig no. Eit anslag på verknaden på sluttlina i eit fullt årsrekneskap til BHAS er: 15 hotellrom á 180 2,7 mill Finanskostnad, ombygging (23 millionar kr, rente no 3 %) - 0,7 mill Botnlinje auke husflidsverksemd 1,0 mill Korreksjon frå auka verksemd 3,0 mill I 2017 vil ein ikkje få effekten fullt ut ettersom hotellromma først kjem i drift til sommaren.