Eidfjord kommune Odda kommune Ullensvang herad KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Lyskilder og småelektrisk materiell Saksnr. 2013000174 Tilbudsfrist : 04.04.2013 kl. 15:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 1.5 Kunngjøring... 3 1.6 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 4 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 Kvalifikasjonskrav... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 8 5.1 Innlevering av tilbud... 8 5.2 Tilbudets utforming... 8 6 Vedlegg... 9 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Hardanger innkjøpssamarbeid på vegne av Odda, Ullensvang og Eidfjord. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Linda J Øyre Opheimsgata 31, 5750 ODDA Linda.j.oyre@odda.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Vi har som hensikt å inngå en rammeavtale for kjøp av lyskilder og småelektrisk materiell. Avtalen skal vare i to år, med ensidig mulighet for kunde(kommunene) til opsjon på 1+1 år i tillegg Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlegg 3 - Kravspesifikasjon. 1.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på følgende deler: 1. Lyskilder 2. Småelektrisk materiell Tilbudet blir sett på som gjeldene for alle kommunene 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. +Vedlegg som listet i punkt 6 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. 3
1.6 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 14.02.2013 Frist for å levere tilbud 04.04.2013,kl 15:00 Tilbudets vedståelsesfrist 04.06.2013 Meddelelse om tildeling 18.04.2013 Klagefrist leverandører 30.04.2013kl 15:00 Kontraktsinngåelse 01.05.2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innlevering av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4
2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2013000174»og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 5
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring, se vedlegg 1 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Firmaattest fra Brønnøysundregisteret 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav eksempler Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for 2009, 2010 og 2011 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 6
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner. Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Referanse fra tidligere leveringer 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40% Ferdig utfylt prisskjema. Blir kalkulert ut ifra Odda kommune sitt antatte årsforbruk Service: Bestillingsmuligheter, mulighet for e-handelsløsning IBX, leveringsgrad og produktkatalog 30% Besvarelse, løsningsforslag til kravspesifiksajonen Kvalitet 20% Ferdig utfylt prisskjema Vurdert etter LCC/tilbydd levetid Kvalitetsikring og Miljø 10 % Miljøskjema 7
5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal enten leveres på vårt tjenestetorg eller sendes pr post til: Navn: Linda J Øyre Adresse: Opheimsgata 31 5750 ODDA Tilbudet skal være skriftlig, datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 2013000174 v/ Linda J Øyre. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer i papirform uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Tilbud som blir levert inn etter fristen vil bli avvist. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret. HMS-egenerklæring. Utfylt vedlegg 1 Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste tre årene. Beskrivelse av leverandørens siste lignende leveranser. Redegjørelse for leverandørens miljø og kvalitetssikring Utfylt vedlegg 2 8
Leverandørens løsningsspesifikasjon. Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Vedlegg 3 Utfylt prisbilag Vedlegg 4 6 Vedlegg HMS-attest Vedlegg 1 Miljø og kvalitetsikringsskjema Vedlegg 2 Kvalifikasjonskrav Vedlegg 3 Prisbilag Vedlegg 4 Kontraktsforslag Vedlegg 5 9