Ett-trinns konkurranse med forhandlinger - GJELDER FRA: REV.NR.: 3.00 SIDE 1 av 14 ETT-TRINNS KONKURRANSE MED FORHANDLINGER TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER 501578 RYKKINN SKOLE AVD. BERGER JURIDISK BISTAND MM TIL OPS-KONKURRANSE November 2012
Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt... 4 1.1 Innbydelse...4 1.2 Orientering om prosjektet og kontrakten... 4 1.3 Prosedyreform og kunngjøring... 4 1.4 Utforming av kontrakten... 4 2 Konkurransegrunnlaget m.v.... 4 2.1 Konkurransegrunnlaget... 4 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Befaring... 5 2.4 Informasjonsmøte... 5 3 Tilbudet... 5 3.1 Tilbudets struktur... 5 3.2 Tilbudsbrev...6 3.3 Tilbudsvedleggene... 6 3.3.1 Dokumentasjon av kvalifikasjoner... 6 3.3.2 Dokumentasjon av tildelingskriteriene... 6 3.4 Offentlighetsloven... 6 3.5 Språk, format, kopier... 7 3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse)... 7 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse)... 7 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet... 7 3.9 Tilbudskonvolutt eller -pakke... 7 3.10 Vedståelsesfrist...8 3.11 Forbehold og avvik... 8 3.12 Alternative tilbud... 8
SIDE NR.: 3 av 14 3.13 Deltilbud... 8 3.14 Annet... 8 4 Kvalifikasjoner... 9 5 Forhandlinger... 11 6 Tildeling av kontrakt... 11 7 Underskrift... 12 8 Vedlegg... 13
1 Innledning - generelt SIDE NR.: 4 av 14 1.1 Innbydelse innbyr med dette til konkurranse om kontrakt nr 838 Juridisk bistand mm i prosjektet 501578 Rykkinn skole avd. Berger juridisk bistand mm. til OPSkonkurranse. 1.2 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i vedlagte oppdragsbeskrivelse 1.3 Prosedyreform og kunngjøring For anskaffelsen gjelder forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, da juridiske tjenester er klassifisert som en uprioritert tjeneste. Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling - ett trinns. 1.4 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder vedlagte kontraktsbestemmelser 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Tilbudsskjema Oppdragsbeskrivelse Vedlagte kontraktsbestemmelser Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt. Dokumentene ligger ute på Doffin.
2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget SIDE NR.: 5 av 14 Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes rettes til: 1304 Sandvika Att: Hilde Rustad Epost: Hilde.rustad@baerum.kommune.no Telefon: 90 94 21 29 Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Befaring Befaring avholdes ikke. 2.4 Informasjonsmøte Informasjonsmøte avholdes ikke. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav ihht. punkt 4 Dokumentasjon av tildelingskriteriene ihht. punkt 6
3.2 Tilbudsbrev SIDE NR.: 6 av 14 Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. Avvik eller forbehold som gjelder for tilbudet jfr. punkt 3.10. 3.3 Tilbudsvedleggene 3.3.1 Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr. 3.5. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd. 3.3.2 Dokumentasjon av tildelingskriteriene Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D. 3.4 Offentlighetsloven I henhold til offentlighetslova vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold.
3.5 Språk, format, kopier SIDE NR.: 7 av 14 Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir. 2. En versjon i papir for offentlig innsyn hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. Dette gjelder bl.a. tilbudsbrev, tilbudsskjema, mengdebeskrivelse og evt. andre deler av tilbudet som inneholder opplysninger som helt eller delvis skal unntas offentlighet. Originaltilbudet skal hulles og settes i hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 og 5 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. 3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) 1304 Sandvika Att.: Hilde Rustad 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Kommunegården 4.etasje, Arnold Haukelands plass 10, Sandvika 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl. 10.00 den 29.11.2012 3.9 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet)
Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: SIDE NR.: 8 av 14 Tilbud prosjekt 501578 Rykkinn skole avd. Berger juridisk bistand mm. til OPSkonkurranse 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 3.11 Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3.12 Alternative tilbud Det kan ikke inngis alternative tilbud. 3.13 Deltilbud Det kan ikke inngis tilbud på deler av oppdraget. 3.14 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse.
SIDE NR.: 9 av 14 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. Foretakets navn og registeringsnr. b. Foretakets forretningsadresse c. Hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Vedlegg 1.2 Norsk firma: Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder Vedlegg 1.3
har sitt hovedkontor). SIDE NR.: 10 av 14 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktleser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser. (www.lovdata.no) Vedlegg 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer kredittverdig, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 Vedlegg 1.5 Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende juridiske kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten herunder: Foretakets relevante leveranser de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker - foretak og referansepersoner må oppgis. Vedlegg 1.6 - ha betydelig erfaring med utarbeidelse av OPS kontrakter for Angivelse av antall personer som er
offentlige bygninger. - tilstrekkelig kapasitet å utføre oppdraget. aktuelle for gjennomføring av oppdraget. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal. SIDE NR.: 11 av 14 5 Forhandlinger Forhandlingene gjennomføres ihht FOA 11-8. 6 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris 30 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om timesatser Tilbudsbrev Vedlegg 2.1
SIDE NR.: 12 av 14 Kvalitet Forventet kvalitet ut fra tilbudt personells erfaring og kompetanse. Med særlig vekt på kompetanse og erfaring innenfor OPS-prosjekter 70 % -CV for tilbudt advokat. Det skal redegjøres spesielt for erfaring med OPS. -CV for tilbudt økonomfaglig kompetanse Det skal redegjøres spesielt for erfaring med OPS. Referanser fra gjennomførte tilsvarende oppdrag, for tilbudt advokat og økonomfaglig kompetanse, som gir grunnlag for vurdering av forventet kvalitet på den tilbudte leveransen. Navn på referanse, kontaktperson og kontaktinformasjon skal oppgis for hver referanse. Vedlegg 2.2 Oppdragsforståelse En redegjørelse for hvordan oppdraget tenkes løst. Herunder i hvilken grad det vil bli benyttet referansedokumenter/allerede utviklede kontraktsdokumenter et.. Det gjøres oppmerksom på at vurderingen av tilbudets kvaliteter i dette tildelingskriteriet, ikke er sammenfallende med eller en gjentakelse av vurderingen av leverandørens kvalifikasjoner, jf punkt 4. 7 Underskrift Sandvika, 15.11.2012 Hilde Rustad Prosjektleder
8 Vedlegg 1. Forpliktelseserklæring SIDE NR.: 13 av 14
SIDE NR.: 14 av 14 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner