Organ: Fellesnemnda Dato: 16.12.2016 Tid: 09:30 12:00 Sted: Hurum rådhus Under ledelse av: Lene W. Conradi MØTEPROTOKOLL Tilstede: Lene W. Conradi (H), Leif Frode Onarheim (H), Marianne Riis Rasmussen (AP), Håvard Vestgren (H), Børre Pettersen (Ap), Rebekka Borsch (V), Monica Vee Bratlie (H), Ivar Granum (Ap), Heidi Sorknes (H) Forfall: Tilstede: Rådmann i Asker Lars Bjerke, rådmann i Hurum Lars J. Tveit, rådmann i Røyken Per Morstad Innkallingen ble godkjent. SAKSKART Sak Saksnr. Innhold 16/16 16/16 Godkjenning av protokoll fra 25.11.2016 16/17 16/17 Styringsdokument for bygging av Nye Asker, versjon 1.0 endelig behandling 16/18 16/18 Kommunikasjonsstrategi for bygging av Nye Asker, versjon 2.0 endelig behandling 16/19 16/19 Nærpolitireformen Status og videre prosess Orientering Forslag til stillingsprofil til ny rådmann \v Delphi Consulting AS Presentasjon av prinsipper for overordnet politisk struktur\ v rådmennene Eventuelt Forslag til agenda for neste møte 20.1.2017: Felles PSU Side 1 av 6
Saksmøte: Overordnet politisk organisering Orientering om digitaliseringsprosjektet (IKT) Godtgjøring for folkevalgte i politiske delprosjekter/felles gruppelederforum Eventuelt Påmelding til seminar om medbestemmelse 25. -26. januar Intensjonsavtale mellom idrettsrådene i Hurum, Røyken og Asker kommuner
16/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 25.11.2016 Fellesnemndas leder sitt forslag til 1. Protokollen fra fellesnemndas møte 25.11.2016 godkjennes slik den foreligger Rådmann i «Hurum» Per Morstad endres til «Røyken». Forfall; Rådmann i Hurum Lars Joakim Tveit Innstillingen med foreslåtte endringer ble enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Protokollen fra fellesnemndas møte 25.11.2016 godkjennes, og rådmann i «Hurum» endres til rådmann i «Røyken» 2. Forfall; Rådmann i Hurum Lars Joakim Tveit Sak 16/17 Styringsdokument for bygging av Nye Asker, versjon 1.0 endelig behandling Rådmennenes forslag til 1. Fellesnemnda vedtar rådmennenes forslag til styringsdokument versjon 1.1. 2. Formålet med styringsdokumentet er å sikre politisk styring av arbeide med å bygge en ny kommune, i henhold til intensjonsavtalen, kommuneloven og inndelingslova. 3. Styringsdokumentet revideres og behandles av fellesnemnda hvert tertial Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Fellesnemnda vedtar rådmennenes forslag til styringsdokument versjon 1.1. 2. Formålet med styringsdokumentet er å sikre politisk styring av arbeide med å bygge en ny kommune, i henhold til intensjonsavtalen, kommuneloven og inndelingslova. 3. Styringsdokumentet revideres og behandles av fellesnemnda hvert Side 3 av 6
tertial Sak 16/18 Kommunikasjonsstrategi for bygging av Nye Asker, versjon 2.0 endelig behandling Rådmennenes forslag til 1. Kommunikasjonsstrategi for bygging av Nye Asker - versjon 2.0 tas til orientering 2. Kommunikasjonsstrategien danner grunnlag for prioritering, iverksetting og finansiering av kommunikasjonstiltak i sammenslåingsprosessen 3. Følgende mål og strategier legges til grunn for kommunikasjons-arbeidet i sammenslåingsprosessen: «Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte - er informerte om sammenslåingen - har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen - har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: - åpen og aktiv kommunikasjon - samkjørt informasjon - tilgjengelig og forståelig budskap for dem det gjelder - oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler» 4. Kommunikasjonsstrategien evalueres og rullers årlig, og kan justeres ved behov. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 5. Kommunikasjonsstrategi for bygging av Nye Asker - versjon 2.0 tas til orientering 6. Kommunikasjonsstrategien danner grunnlag for prioritering, iverksetting og finansiering av kommunikasjonstiltak i sammenslåingsprosessen 7. Følgende mål og strategier legges til grunn for kommunikasjonsarbeidet i sammenslåingsprosessen: «Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte - er informerte om sammenslåingen - har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen - har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: - åpen og aktiv kommunikasjon - samkjørt informasjon Side 4 av 6
- tilgjengelig og forståelig budskap for dem det gjelder - oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle kanaler» 8. Kommunikasjonsstrategien evalueres og rullers årlig, og kan justeres ved behov. Sak 16/19 Nærpolitireformen Status og videre prosess Rådmennenes forslag til 1. Saken tas til orientering. 2. Fellesnemnda viderefører dialogen med politiet om prosessen vedrørende overføring av Røyken og Hurum politistasjon/område til Oslo politidistrikt. Det vil bli etablert nye samarbeidsstrukturer og avtaler om politiråd, SLT (samordning av lokal kriminalitetsforebyggende tiltak) og beredskap m.m., som trer i kraft for nye Asker i 2020. 3. Fellesnemnda tar til orientering at Asker kommune i samarbeid med Oslo politidistrikt vurderer om det er hensiktsmessig å etablere en samlokalisert ny politistasjon på sentrumstomten i Asker samlokalisert med brann- og ambulansetjenesten. Den skal eventuelt erstatte dagens Asker politistasjon hvor leieavtalen utløper i 2018. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. V e d t a k: 1. Saken tas til orientering. 2. Fellesnemnda viderefører dialogen med politiet om prosessen vedrørende overføring av Røyken og Hurum politistasjon/område til Oslo politidistrikt. Det vil bli etablert nye samarbeidsstrukturer og avtaler om politiråd, SLT (samordning av lokal kriminalitetsforebyggende tiltak) og beredskap m.m., som trer i kraft for nye Asker i 2020. 3. Fellesnemnda tar til orientering at Asker kommune i samarbeid med Oslo politidistrikt vurderer om det er hensiktsmessig å etablere en samlokalisert ny politistasjon på sentrumstomten i Asker samlokalisert med brann- og ambulansetjenesten. Den skal eventuelt erstatte dagens Asker politistasjon hvor leieavtalen utløper i 2018. Side 5 av 6
Orienteringer Juridisk rådgiver i Asker kommune, Trine Groven, orienterte om prinsipper for overordnet politisk struktur Eventuelt Forslag til agenda for neste møte 20.1.2017 ble godkjent. Felles PSU Saksmøte: Overordnet politisk organisering Orientering om digitaliseringsprosjektet (IKT) Godtgjøring for folkevalgte i politiske delprosjekter/felle gruppelederforum Eventuelt Fellesnemnda skal ha et arbeidsseminar for å forberede sak om overordnet politisk struktur, 10. januar 2017 fra kl. 10:00-14:00 i Asker rådhus. Konsensus i vertskommuneavtalen: Fellesnemndas medlemmer ble enige om at det må være konsensus blant medlemmene i fellesnemnda om hvorvidt en beslutning er nødvending å fatte før konklelig resolusjon. Leder for fellesnemnda informerte om KS-seminar 25.-26. januar 2017, hvor temaet er «Arbeidsgiveransvar i omstillingsprosesser - hvordan bygge felles kultur og identitet». Rett utskrift: Alf Harald Holmboe Side 6 av 6