for 12.mars 2015 Versjon 1.0
Innholdsfortegnelse 1 Hensikt og formål... 1 2 Oppdragsdokumentet fra Helse Sør-Øst RHF... 1 2.1 Overordnede føringer... 1 2.2 Økonomi... 1 3 Operasjonalisering av oppdrag Mål 2015... 2 3.1 Fra Oppdragsdokumentet til Sykehuspartner mål... 2 3.2 Forståelse av oppdraget... 3 4 Mål 2015... 4 5 Måloppnåelse, risikostyring og rapportering... 5 5.1 Måloppnåelse... 5 5.2 Risikostyring... 5 5.3 Tertialrapport... 7 5.4 Månedsrapport... 13 6 Øvrige styringskrav og tiltak... 14 7 Lederavtaler... 15 8 Årshjul... 16 9 Vedlegg... 17 9.1 Vedlegg 1 Bestillinger i Oppdragsdokumentet... 17 9.2 Vedlegg 2 Beregning av kundetilfredshetsindikator... 23 1
1 Hensikt og formål Hensikten med virksomhetsplan for 2015 er å gi en samlet fremstilling av de mål som er satt opp for virksomheten i inneværende år, og presentere hovedaktiviteter på bakgrunn av oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst RHF. Virksomhetsplanen gir et bilde av den planlagte aktiviteten ved inngangen av 2015. De viktigste mål og hovedprosesser vil ligge fast, men det kan bli nødvendig med en kontinuerlig oppfølging og justering av planene gjennom året. Virksomhetsplanen er en operasjonalisering av Helse Sør-Øst sitt rammeverk for god virksomhetsstyring Rammeverk for virksomhetsstyring, intern styring og kontroll, i Helse Sør-Øst. 2 Oppdragsdokumentet fra Helse Sør-Øst RHF Gjennom oppdrag og bestilling gis Sykehuspartner styringskrav fra Helse Sør-Øst RHF for 2015. Sykehuspartner skal utføre pålagte oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og ressurser som blir stilt til rådighet. Overordnede føringer og styringsbudskap gitt Helse Sør-Øst RHF i oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoller gjelder også for Sykehuspartner. Helse Sør-Øst RHF forutsetter at Sykehuspartner setter seg inn i disse dokumentene og grunnlaget for disse. 2.1 Overordnede føringer Sykehuspartner skal drive tjenesteyting effektivt, med standardiserte løsninger og med høy kvalitet innen: Innkjøp IKT lønn/personal og økonomi andre fellesoppgaver etter bestilling fra eier i foretaksmøte Virksomheten skal drives med sikte på å bistå helseforetakene med kostnadseffektivt å nå nasjonale helsepolitiske mål og helseforetaksgruppens samlede sektorpolitiske målsetninger innenfor de mål, resultatkrav og rammer som fastsettes i helseforetakets vedtekter og beslutninger fattet av foretaksmøtet. Sykehuspartners hovedfokus skal være løpende drift. Skalafordeler og samordning av aktiviteter skal utnyttes for å levere kvalitativt gode tjenester kostnadseffektivt innen alle Sykehuspartners tjenesteområder. Det stilles krav til effektivisering i Sykehuspartner i 2015 på samme måte som til øvrige helseforetak. 2.2 Økonomi Sykehuspartners virksomhet finansieres i hovedsak ved at tjenester til helseforetakene prises på grunnlag av vedtatte tjenesteprismodeller. Eventuelle endringer i tjenesteprismodellene og timepriser skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. 1
Sykehuspartner skal i økonomisk langtidsplan og årlige budsjetter bidra til å tydeliggjøre de langsiktige økonomiske og finansielle konsekvensene av de investeringer som regionen gjennomfører gjennom Digital fornying og øvrige prosjekter i regi av Sykehuspartner. For 2015 stilles det krav om et positivt resultat på minimum 30 millioner kroner for 2015. Sykehuspartner skal gjennom 2015 synliggjøre konkurransedyktighet ved å dokumentere kostnadseffektivitet og kvalitet. Eierskapet til Digital fornying vil ligge i Helse Sør-Øst RHF, når Sykehuspartner fra 1.1.2015 er opprettet som eget helseforetak. Det regionale helseforetaket disponerer investerings- og driftsmidler innen programmet Digital fornying og kjøper tjenester fra Sykehuspartner for å gjennomføre programmet. Dette innebærer at anlegg under utførelse bokføres i egen hovedbok i Helse Sør-Øst RHF og at anlegget overdras til Sykehuspartner på aktiveringstidspunkt. 3 Operasjonalisering av oppdrag Mål 2015 På bakgrunn av Plan for strategisk utvikling 2013-2020 og Langtidsplan IKT utarbeidet av Helse Sør- Øst RHF, samt Oppdrag og bestilling 2015 har Sykehuspartner utarbeidet tre mål for virksomheten i 2015. Sykehuspartner sine mål for 2015 sikrer operasjonalisering av oppdrag og bestilling gitt av Helse Sør-Øst RHF. Målene for virksomheten er operasjonalisert i resultatmål som skal følges opp igjennom 2015 og risiko vil vurderes i forhold til måloppnåelse. 3.1 Fra Oppdragsdokumentet til Sykehuspartner mål 2
3.2 Forståelse av oppdraget Sykehuspartners hovedfokus skal være løpende drift, og leveranse av gode og kostnadseffektive tjenester. Sykehuspartner skal utvikle gode kunderelasjoner til øvrige helseforetak slik at disse opplever at Sykehuspartner som fellestjenesteleverandør gir merverdi innenfor gitte rammer og standarder. Det er Sykehuspartners forståelse at utvikling av kunderelasjoner også omfatter tiltak, initiativer og støtte til helseforetakene som går utover ren leveranse av de ulike tjenestene. Sykehuspartner skal utvikle en god forståelse av kundenes behov, og i nært samspill med kunder og oppdragsgivere være med og sikre riktig innretning og kvalitet på bestillinger og valg av løsninger. Av dette følger et behov for tett kommunikasjon mellom Helse Sør-Øst som premissgiver, det enkelte helseforetak som kunde og Sykehuspartner som leverandør: Gjennom nært samarbeid med våre kunder og gjennom aktive bidrag til utvikling av best mulige løsninger vil Sykehuspartner videreutvikle sin partnerrolle, og denne bør i flere sammenhenger supplere den rene leverandørrollen. Sykehuspartner bør kunne utøve begge roller avhengig av hva som er mest hensiktsmessig for å løse oppgavene. Typisk vil det være naturlig å fokusere på Leverandørrollen i oppgaver som setter krav til sikker og stabil drift, når vi er i en tydelig leveransefase på godt definerte leveranser og når vi leverer på omforente kundeplaner. Samtidig er det viktig å være en god partner for helseforetakene og bidra aktivt til utforming av gode løsninger når vi er i en tidlig fase av løsningsutforming og når vi samarbeider om komplekse prosjekter. Det presiseres likevel at Sykehuspartners hovedfokus skal være på løpende drift. 3
4 Mål 2015 Sykehuspartners mål for 2015 er å imøtekomme og løse oppdrag gitt av Helse Sør-Øst RHF. Følgende mål er definert: 1. Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene Sykehuspartners hovedfokus skal være løpende drift. Skalafordeler og samordning av aktiviteter skal utnyttes for å levere kvalitativt gode tjenester kostnadseffektivt innen alle Sykehuspartners tjenesteområder. Sykehuspartner skal i 2015 med utgangspunkt i inngåtte SLA-avtaler, sikre godt samarbeid med øvrige helseforetak. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 ha utarbeidet tjenestekatalog for 2015 for hvert tjenesteområde. Tjenestekatalogene skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. 2. Bidra til målrettet modernisering og utvikling Sykehuspartner skal forenkle, standardisere og konsolidere tjenester, infrastruktur og applikasjoner. Det samlede antall IKT-systemer i helseregionen skal reduseres i samarbeid og dialog med øvrige helseforetak. Sykehuspartner skal bidra til at informasjonssikkerheten ivaretas i all IKT-relatert aktivitet i foretaksgruppen i henhold til lovkrav og føringer gitt av Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal levere nødvendig kapasitet og kompetanse for å bidra til gjennomføringen av prosjekter og programmer i Digital fornying. 3. Videreutvikle Sykehuspartner for å sikre kostnadseffektive tjenester Bistå helseforetakene med kostnadseffektivt å nå nasjonale helsepolitiske mål. Helse Sør-Øst RHF vil i 2015 arbeide videre med samarbeid med eksterne leverandører for eventuelt å ivareta driftsoppgaver. Utvikling av Sykehuspartner som eget helseforetak og forbedre virksomhetsstyring. 4
5 Måloppnåelse, risikostyring og rapportering 5.1 Måloppnåelse Det skal ved hvert tertial gjøres vurdering av måloppnåelse for hvert mål (1.1 3.3). Vurderingen skal være tydelig beskrevet og skal inneholde en begrunnelse for om måloppnåelsen vurderes som grønn, gul eller rød i henhold til følgende definisjon: Fargeindikator: Grønn Gul Rød Definisjon: Ingen tiltak nødvendig; forventet full måloppnåelse Behov for tiltak; forventet delvis eller full måloppnåelse Behov for tiltak; stor risiko for manglende måloppnåelse 5.2 Risikostyring Risikovurdering er et verktøy for virksomhetsstyring, og er en vurdering av risikobilder basert på flere kilder. Risikovurderingen skal resultere i iverksetting og oppfølging av tiltak, samt gi et bedre grunnlag for styringsdialog i foretaksledelse og Styret i Sykehuspartner. Sykehuspartners overordnede prinsipper for risikostyring er: Risiko skal være kjent, eid, håndtert og kommunisert Risikostyring skal være en integrert del av styringsprosessene. I beslutningssituasjoner skal balansen mellom mål, midler og risiko vurderes. Ved spesielt viktige beslutninger skal vurderingen dokumenteres. Ledere på alle nivåer er ansvarlig for risikostyring innen eget ansvarsområde, og ledelsen på høyere nivå har ansvar for at risikostyring på lavere nivå henger sammen med den på høyere nivå 5
5.2.1 Kilder til risikovurdering Risikovurdering i Sykehuspartner er en sammenfatning av risikobilder basert på ulike kilder: Sannsynlighet 1 2 3 4 5 5 4 Konsekvens 3 2 1 Aktuelle risikoområder vurderes ut fra alvorlighet / konsekvens, og sannsynlighet for inntreffelse, og plasseres i en risikomatrise. Risikomatrisen benyttes også til å følge endringer i det enkelte risikoområde. 5.2.2 Risikostyring og tiltak I forbindelse med tertialrapportering lages en oversikt over relevante risikoområder fra hver kilde: Hvert aktuelle risikoområde skal videre spesifiseres med et fakturagrunnlag, en beskrivelse av mulige konsekvenser, herunder vurdering av alvorlighet og sannsynlighet. Oversikten skal videre inneholde foreslåtte og/eller iverksatte tiltak med datering, samt en vurdering av risiko etter forventet effekt: 6
5.3 Tertialrapport Måloppnåelse og risikovurdering presenteres i Sykehuspartners tertialrapporter. Strukturen i tertialrapporten er basert på 3 ulike detaljeringsnivåer: 1. Samlet vurdering 2. Måloppnåelse og risikovurdering (slik som presentert tidligere i dette kapittelet) 3. Utdypende beskrivelse og analyse innenfor fire styringsperspektiver, herunder avvikshåndtering og beskrivelse av relevante tiltak Punkt 1 og 3 er bygget opp rundt 4 styringsperspektiver: 1. Økonomi og kostnadseffektivitet 2. Tjenesteleveranser 3. Kundetilfredshet 4. Medarbeidere 5.3.1 Utdypende beskrivelse og trendanalyser Økonomi og kostnadseffektivitet: Avvik Beskrivelse av avvik og/eller risiko Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak 7
Økonomiske nøkkeltall: 8
Tjenesteleveranser: Prosjektleveranser: Samlet ressursstatus for Digital fornying, SØK og andre prosjekter. Ressursbehov synliggjøres ved fargede arealer, og ressurser levert/allokert er representert ved søyler. Tjenesteendringer og driftsleveranser: Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Leveransebacklog omfatter de tjenesteendringene der Sykehuspartner har gitt en leveranseforpliktelse. 9
Kritiske hendelser Avvik Beskrivelse av avvik og/eller risiko Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak 10
Kundetilfredshet: Kunderapport: Avvik Beskrivelse av utfordringer Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak Brukertilfredshet: Avvik Beskrivelse av avvik og/eller utfordringer Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak 11
Medarbeidere: Avvik Beskrivelse av avvik og utfordringer Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak 12
5.4 Månedsrapport Månedsrapporten er en forenklet utgave av tertialrapporten, hvor måloppnåelse og risikovurdering er erstattet med et målkort med kvantitative drifts- og målindikatorer (se nedenfor). 5.4.1 Mal for månedsrapportering 1. Samlet vurdering inneholder tekstlig beskrivelse og vurdering av 4 forretningsperspektiver: Økonomi og kostnadseffektivitet Tjenesteleveranser Kundetilfredshet Medarbeidere 2. Målkortet erstatter måloppnåelse og risikovurdering med et sett månedlige drifts- og målindikatorer: 3. Utdypende beskrivelse og analyse innenfor de fire styringsperspektivene er basert på tertialrapporten, herunder avvikshåndtering og beskrivelse av relevante tiltak. 13
6 Øvrige styringskrav og tiltak I oppdragsdokument 2015 stilles detaljerte krav til Sykehuspartner som ikke direkte dekkes av Sykehuspartner sine mål. Dette er tiltak og krav som skal gjennomføres i 2015 og som styret vil holdes orientert om. Nr Styringskrav Følges opp av 1. Levere et positivt resultat på minimum 30 millioner kroner for 2015. Økonomi 2. Sykehuspartner skal synliggjøre konkurransedyktighet ved å dokumentere kostnadseffektivitet og kvalitet. 3. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 ha utarbeidet tjenestekatalog for 2015 for hvert tjenesteområde. Tjenestekatalogene skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. 4. Sykehuspartner skal klargjøre årsak til kritiske hendelser, iverksette korrektive tiltak og bedrive god risikohåndtering for å imøtegå dette. 5. Sykehuspartner skal gjennomføre ROS- og beredskapsanalyser i forhold til kritiske tjenester og leveranser. Sykehuspartner skal også bidra til foretaksgruppen for øvrig ved å yte bistand til helseforetakenes ROS- og beredskapsanalyser innen IKT. Økonomi 6. Følge opp og rapportere på tiltak fra revisjonsrapport 2014 fra konsernrevisjonen Stab Kvalitet 7. Helseforetaket skal innføre miljøledelse etter ISO 14001-standard og være sertifisert av Det norske Veritas innen 31. desember 2015. 8. Helseforetaket skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. Stab Kvalitet Stab Kvalitet 9. Følge opp, og rapportere på, tiltak beskrevet i Helse Sør-Østs antikorrupsjonsprogram Stab Kvalitet 10. Kartlagt og beskrevet kompetansebehov og kompetansegap for perioden 2016-2020 i tråd med de vedtatte strategier innen Sykehuspartners tjenesteområder (IKT, HR, innkjøp) og konkrete oppdrag som er gitt SP. Stab HR 11. Gjennomført og fulgt opp medarbeiderundersøkelse. Stab HR 12. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 utarbeide retningslinjer for ekstern kommunikasjon knyttet til Sykehuspartners tjenester til helseforetakene. Retningslinjene skal utarbeides i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF som ivaretar forankring i forhold til de øvrige helseforetakene. 13. Sykehuspartner skal ha etablert en fullmaktsstruktur som er i samsvar med de regionale retningslinjene og tilpasset helseforetakets behov 14. Helseforetaket skal inneha kompetanse og ha kjennskap til god praksis i sin forvaltning av fullmaktsstrukturen for å forebygge rollekonflikter som kan oppstå ved delegering av fullmakter. 15. Styret i helseforetaket skal gjennomgå fullmaktsstrukturen minimum ved oppnevnelse av nytt styre og når det gjøres endringer som styret forventes å være kjent med. 16. Sykehuspartner skal drive god virksomhetsstyring i tråd med retningslinjer gitt av Helse Sør-Øst RHF. 17. Sykehuspartner som felles tjenesteleverandør skal utvikle god kunderelasjon til øvrige helseforetak slik at disse opplever at fellestjenesteleverandør innenfor gitte rammer og standarder gir merverdi. 18. Sykehuspartner skal ikke etablere nye tjenester eller lokale tjenester uten at dette er godkjent av Helse Sør-Øst RHF. Stab Kunder og Kommunikasjon Stab Kvalitet Stab Kvalitet Stab Kvalitet Stab Virksomhetsstyring Stab Kunder og Kommunikasjon 14
7 Lederavtaler Lederavtalen i Sykehuspartner skal sikre og styrke koblingen mellom virksomhetsstyring og lederutvikling ved å: tydeliggjøre Sykehuspartners forventninger og krav til sine ledere klargjøre lederrollen og lederansvaret utfra gjeldende fullmaktstruktur forenkle styring og delegering sikre utvikling gjennom tilbakemelding forsterke fokus på lederskap Alle ledere i Sykehuspartner skal ha en lederavtale som gjelder for ett år av gangen. Lederavtalen utarbeides og undertegnes årlig i medarbeidersamtalen. Leder og overordnet leder formulerer konkrete mål for personlig lederutvikling og virksomhetsspesifikke mål. Disse målene skal underbygge Sykehuspartners virksomhetsmål. Viktige rammebetingelser til lederavtalen er fullmaktstrukturen og lederplattformen. I evaluering av måloppnåelse er det nødvendig å bruke kundeundersøkelser, leveransestatistikk og annen relevant dokumentasjon. Høsten 2014 ble bruken av lederavtalen i Sykehuspartner evaluert. Kvalitative intervju med utvalgte ledere i organisasjonen ble foretatt, questbackevaluering ble sendt samtlige ledere og lederavtalen ble drøftet under ledersamlingen 20.-21. november 2014. Tre forbedringstiltak er gjennomført basert på evalueringens resultater: spørsmål fra medarbeidersamtalen er integrert i lederavtalen for å få ett verktøy som i sin helhet lastes opp i Min utvikling veileder til lederavtalen er utarbeidet tilbud om kurs og støtte i lederavtalen gjennom våren 2015 15
8 Årshjul Aktiviteter knyttet til virksomhetsstyring i Sykehuspartner er oppsummert i følgende årshjul: 16
9 Vedlegg 9.1 Vedlegg 1 Bestillinger i Oppdragsdokumentet Nedenstående er en komplett oversikt over alle bestillinger gitt i oppdragsdokumentet 2015. Oversikten er et verktøy for å sikre at alle bestillinger gitt i oppdragsdokumentet, og som ikke eksplisitt nevnes i virksomhetsplanen, følges opp. 9.1.1 IKT Overordnet 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal levere stabil, sikker og effektiv drift av kritiske tjenester i helseforetakene. Sykehuspartner skal sikre gjennomføring av regionalt prioriterte prosjekter i tråd med strategier, føringer og planer, herunder: levere tjenester til prosjekt Nytt østfoldsykehus IKT i henhold til plan. Sikre stabil og sikker oppstart av IKT-tjenestene i nytt sykehus. Levere tjenester til programmet Digital fornying. Sykehuspartner skal etablere og videreutvikle forvaltning av regionale tjenester og ta et særlig ansvar for å forberede mottak og forvaltning av systemer/løsninger når disse er klar til å settes i drift. Drift: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Unngå at kritiske hendelser og andre driftsavvik oppstår. Dersom avvik skjer, skal avvik bli rettet opp hurtig og i henhold til gjeldene SLA-avtaler. Avvik skal danne grunnlag for læring. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal styrke driftssikkerheten av kritiske tjenester til øvrige helseforetak. Kritiske hendelser skal håndteres innen avtalt responstid (SLA). Sykehuspartner skal redusere applikasjonsporteføljen og foreslå standardisering og konsolidering overfor Helse Sør-Øst RHF Antall kritiske hendelser og nedetid skal reduseres sammenlignet med antall kritiske hendelser og nedetid i 2014. 20 % reduksjon i applikasjonsporteføljen i forhold til inngangen 2015. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status Antall kritiske hendelser 17
Løsningstid for kritiske hendelser. Antall applikasjoner. 9.1.2 Digital fornying portefølje-, program- og prosjektstyring Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status PT Sykehuspartner skal bidra til IKT-prosjektenes gjennomføring, og understøtte Helse Sør-Øst RHFs gjennomføring av IKT-prosjekter. Dette omfatter tilstrekkelig kapasitet med riktig kompetanse innenfor ledelse og gjennomføring av prioriterte programmer og prosjekter. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status PT PT PT PT PT PT PT Sykehuspartner skal levere i henhold til leveranseplan for Nytt østfoldsykehus. I henhold til bestilling fra Helse Sør-Øst RHF skal Sykehuspartner levere nødvendig kapasitet og kompetanse, inkludert oppfølging, for å bidra til gjennomføringen av Digital fornying. Sykehuspartner har ansvar for å sikre vellykket mottak, tjenesteleveranse samt forvaltning av løsninger levert av Digital fornying til øvrige helseforetak. Sykehuspartner skal i prosjektene utnytte interne ressurser før eksterne ressurser anskaffes. Andelen interne ressurser skal overstige 55 % i 2015. Alle prosjektbehov skal være levert innen leveransefrist. Sykehuspartner har ansvar for prosjektstyringsmetoden PPM og skal videreutvikle dette til å omfatte rapportering på prosjektøkonomi, omfang og realisert verdi i forhold til kostnader påløpt. System for å følge opp bruk av kvalitetssjekklister skal være etablert innen 1. april 2015. Alle prosjektledere skal være opplært i metodikk for risikorapportering og -oppfølging per 1. mars 2015. Sykehuspartner skal ha en utnyttelsesgrad på minst 85 % for sine prosjektressurser. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status PT Sykehuspartner skal løpende rapportere på bruk av eksterne og interne ressurser i prosjekter og tjenesteleveranser Forvaltning Langsiktige mål: 18
Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Sykehuspartner skal sikre effektivt mottak, drift og forvaltning av regionale løsninger. Sykehuspartner skal drive god leveransestyring og planmessig oppgradering av regionale og lokale tjenester for øvrige helseforetak Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Bidra i implementeringen av regional forvaltning av regionale IKTtjenester. Forvalte applikasjoner i henhold til regional applikasjonsplan. Etablere tjenesteansvarlig og forvaltningsorganisasjon per regional IKT-løsning. Sykehuspartner skal i tillegg til SLA er, innen 1. mars 2015, utarbeide en omforent kundeplan, hvor leveranseplaner er gjensidig forankret mellom Sykehuspartner og helseforetakene. Rammer for arbeidet avklares i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Planen skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Utvikle forslag til system for prioritering av endringsbehov i tråd med regionale føringer og de vedtatte områdeplaner for helseforetakene innen 1. mai 2015 9.1.3 Drift: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Sykehuspartner skal sikre kostnadseffektiv drift og leveranse av HRtjenester til avtalt og stabil kvalitet, til hele helseregionen. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal levere HR-tjenester til øvrige helseforetak til avtalt pris og kvalitet. Sykehuspartner skal realisere effektiviseringer av tjenesteproduksjonen og synliggjøre konkurransedyktighet. Sykehuspartner skal bidra til effektivisering av HR-tjenestene og arbeidsprosessene i øvrige helseforetak. Sykehuspartners leveranse konkretiseres i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal levere tjenester til prosjekt Ventetid og fristbrudd, som ledes av Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners leveranse konkretiseres i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. 19
Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status Etterlevelse av SLA målene for oppetid og feilretting som er beskrevet i tjenesteavtalene (mål: 0 brudd). Rapportert brukertilfredshet (mål 75 % på spørsmål om generell brukertilfredshet). Kostnadseffektivitet dokumenteres årlig gjennom beregning av antall lønns- og trekkoppgaver per årsverk i lønnsproduksjonen (mål: 970) og gjennom benchmarking med sammenlignbar virksomhet. Effektivisering dokumenteres gjennom måling og dokumentasjon fra hver enkelt oppgave og rapporteres samlet i årlig melding. Utvikling av HR-tjenestene Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Det skal innen 1.mars 2015 utarbeides en oppdatert handlingsplan for HR-tjenestene. Planen skal omfatte mål for 2015 og understøtte det langsiktige arbeidet innenfor HR. Sykehuspartner skal utvikle HR-tjenestene slik at brukeropplevelsen bedres i forhold til tilgjengelighet og bruk.. Sykehuspartner skal bidra til at tjenestene forvaltes og vedlikeholdes slik at de ivaretar endringer i rammebetingelser. Tilpasningene integreres i ordinær drift. Utviklingsbehov som krever større investeringer og dermed ikke kan holdes innen tjenesteprisen må utredes av Sykehuspartner og forelegges Helse Sør-Øst RHF. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status Fremdrift i tiltak i henhold til handlingsplan for HR. Økonomitjenester Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Effektiv forvaltning og drift av regional ERP-løsning. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status Helse Sør-Øst RHF vil i samarbeid med Sykehuspartner utvikle relevante styringsparametre for tjenesten (responstid, oppetid, kostnader etc.). 20
9.1.4 Innkjøp og logistikk Drift Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Sykehuspartner skal gjennom programmet Vinn-Vinn delta aktivt i det videre arbeidet med operasjonalisering av strategiplan for innkjøp og logistikk 2013-2016. Sykehuspartner skal innarbeide kompetanse- og metodeutvikling for nasjonale og regionale innkjøps- og logistikkprosesser. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal på vegne av Helse Sør-Øst RHF gjennomføre anskaffelser og avtaleforvaltning i henhold til anskaffelsesplan vedtatt av Helse Sør-Øst RHF. Helse Sør-Øst RHF er kontraktspart i alle anskaffelser. Sykehuspartner skal ferdigstille og videreutvikle påbegynte oppdrag fra 2014. Sykehuspartner skal iverksette målstyring for ledetider og resultater i regionale anskaffelsesprosjekter, for hele verdikjeden. Sykehuspartner skal følge opp kundetilfredshet for de tjenester Sykehuspartner leverer. Sykehuspartner skal, i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF, koordinere, administrere og videreutvikle konseptet for kompetanseutvikling etablert i Vinn-Vinn. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status Måle og rapportere ledetider og resultater i regionale anskaffelsesprosjekter. Kundetilfredshet hos helseforetakene med hovedfokus på fellesforsyningssenter. Effekter og gevinster av arbeidet med regionale anskaffelsesprosjekter. Kategoribasert innkjøp Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal delta i Helse Sør-Øst RHFs arbeid med koordinering og standardisering av kategoriarbeidet regionalt og nasjonalt. Sykehuspartner skal i alt regionalt kategoriarbeid bidra med metodikk og systemer for anskaffelser, standardisering av krav, kontrakter, dokumentasjon, juridisk kvalitetssikring og rådgivning i forhold til offentlige anskaffelser. Helse Sør-Øst RHF er avtalepart. Sykehuspartner skal ha tilstrekkelig kapasitet og bygge tilstrekkelig kompetanse for å ta kategoriansvar for eksterne helsetjenester og 21
IKT. For eksterne helsetjenester er kategoriansvaret avgrenset til å gjennomføre anskaffelser på oppdrag fra Helse Sør Øst RHF. Sykehuspartner skal understøtte leverandørstyring og delta aktivt i leverandøroppfølgingen i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal bidra i arbeidet med utforming av kategoristrategier for eksterne helsetjenester og IKT slik at disse av Helse Sør-Øst RHF kan besluttes innen 31. mars 2015 Forsyning: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status Sykehuspartner skal gjennom Helse Sør-Øst Forsyningssenter levere en grossisttjeneste for helseforetakene. Sykehuspartner skal drive kontinuerlig forbedringsarbeid og har ansvar for drift og økonomi for Helse Sør-Øst Forsyningssenter Sykehuspartner skal bidra til at det tilrettelegges for en mer kostnadseffektiv verdikjede for vareforsyning i Helse Sør-Øst. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status Sykehuspartner skal inneha nødvendig kapasitet og kompetanse til å kunne integrere grossisttjeneste for helseforetakene i Sykehuspartners organisasjon. Sykehuspartner skal etablere aktivitetsplaner for forbedring og arbeide aktivt for å forbedre fakturerings- og innbetalingsrutinene ved Helse Sør-Øst Forsyningssenter. Sykehuspartner skal gjennomføre en pilot hvor Helse Sør-Øst Forsyningssenter forplikter seg til kjøp av et gitt volum. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status Logistikkmålinger med fokus på hele verdikjeden og spesielt målinger for å synliggjøre drift og økonomisk utvikling ved Helse Sør- Øst Forsyningssenter. 22
9.2 Vedlegg 2 Beregning av kundetilfredshetsindikator Rød indikator = 0 poeng Gul indikator = 1 poeng Grønn indikator = 3 poeng Dette gir en teoretisk maksimal verdi på 378 (9 grønne indikatorer for hvert av de 14 helseforetakene). Eksempelrapporten ovenfor viser 11 røde (0 poeng), 31 gule (31 poeng) og 84 grønne (252 poeng) som gir en totalsum på 283. Kundeindikatoren beregnes da som 283/378 = 74,9% 23