KONKURRANSEGRUNNLAG Avtale om leasing av tjenestekjøretøy 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver... 3 1.3 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 2.1 Generelle regler og prosedyre... 3 2.2 Tilbudsfrist... 3 2.3 Fremdrift i konkurransen... 3 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Vedståelsesfrist... 4 2.7 Deltilbud... 4 2.8 Bruk av underleverandører... 4 2.9 Behandling av tilbud... 4 2.10 Forbehold i tilbudet... 4 2.11 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.1.1 Norske leverandører... 6 3.1.2 Utenlandske leverandører... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Pris... 8 4.2 Innhold i serviceavtaler og garantier utover minimumskrav... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 6 VEDLEGG... 9 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver skal inngå avtale med én (1) leverandør som kan levere elleve (11) tjenestekjøretøy i henhold til kravspesifikasjonen (se vedlegg 1). Det kan også bli aktuelt med leasing av flere kjøretøy i løpet av avtaleperioden. Anskaffelsens verdi er estimert til ca. 3-5 mill. NOK eksl. mva. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Brian Mariampillai E-postadresse : brian.mariampillai@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver Anskaffelsen gjennomføres av Akershus fylkeskommunes (AFK) innkjøpsstab på vegne av Avdeling for kultur, frivillighet og folkehelse, Avdeling for videregående opplæring, samt de fylkeskommunale foretakene AFK Eiendom FKF og AKT kollektivterminaler FKF. For mer informasjon om oppdragsgiver se www.akershus.no. 1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 22. august 2016. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 34: Tilbudsfrist Uke 35: Melding om valg av leverandør Uke 36/37: Signering av avtalen 3 av 9
2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Leasing av tjenestekjøretøy" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 5 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 6 Besvarelse av tildelingskriterier 7 Eventuelle forbehold 8 Eventuell annen dokumentasjon 9 Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. 2.6 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 22.november 2016. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud 2.8 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.9 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.10 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 4 av 9
2.11 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Leasing av tjenestekjøretøy» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 12. august 2016. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 5 av 9
3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 3.1.1 Norske leverandører Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.1.2 Utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2015 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS. 6 av 9
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum to tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. 7 av 9
4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Vurderingsmomenter Pris 60 % Utfylt tilbudsskjema, totalpris. Se pkt. Se punkt 4.1.nedenfor. 4.1 under og vedlegg 3. Innhold i serviceavtale og garantier utover minimumskrav 40 % Besvarelse av kravspesifikasjonens kravnummer 3 og 4. Se pkt. 4.2 under. Se punkt 4.2 nedenfor. 4.1 Pris Laveste totalpris vil gi maksimal poengsum (60 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte totalpris Tilbudt totalpris X 60 = Poengsum pris 4.2 Innhold i serviceavtaler og garantier utover minimumskrav Det vil bli gitt inntil 40 poeng til den enkelte tilbyder på dette tildelingskriteriet. Oppdragsgiver vil vurdere i hvilken grad det tilbys innhold serviceavtaler og garantier utover de fastsatte kravene (3 og 4). 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 8 av 9
6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 Prisskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding 10.6.2016 *** Thomas Ertsås innkjøpssjef Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. 9 av 9