KONKURRANSEGRUNNLAG Kjøp av profilartikler til Trondheim Renholdsverk AS Trondheim Renholdsverk AS Innleveringsfrist 26.januar 2015
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 1 1.1 TRV... 1 1.2 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 1 1.3 KONTRAKT OG VARIGHET... 1 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 1 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 1 2.1 GENERELLE REGLER OG PROSEDYRE... 1 2.2 TILBUDSFRIST... 1 2.3 FREMDRIFT I KONKURRANSEN... 1 2.4 INNLEVERING... 2 2.5 KRAV TIL TILBUD... 2 2.6 TILBUDSÅPNING... 2 2.7 VEDSTÅELSESFRIST... 2 2.8 DELTILBUD... 3 2.9 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER... 3 2.10 BEHANDLING AV TILBUD... 3 2.11 FORBEHOLD I TILBUDET... 3 2.12 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 3 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 3 3.1 OBLIGATORISKE DOKUMENTASJONSKRAV... 3 3.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 3 3.3 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 4 3.4 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 4 3.5 ERKLÆRING OG DOKUMENTASJON FRA UNDERLEVERANDØRER/SAMARBEIDSPARTNERE5 4 TILDELINGSKRITERIER... 5 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 7 Side -1-
1 Om anskaffelsen 1.1 TRV TRV Gruppen AS (TRVG)driver avfallshåndtering av alle avfallstyper fra husholdninger og næringsvirksomhet i Trondheim. TRVG eier datterselskapene Trondheim Renholdsverk AS (TRV) og Retura TRV AS. TRV utfører tjenester knyttet til husholdningsavfall i Trondheim kommune. Retura TRV leverer avfallsløsninger til næringslivet i tillegg til containerutleie og tømming av septik for private og bedrifter. Bedriften hadde i 2013 ca. 190 medarbeidere og en omsetning på 366 millioner kroner. Konsernet Trondheim Renholdsverk AS eies 100 % av Trondheim kommune. TRVG AS har som mål å være en ledende miljøbedrift. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Roar Kvam E-postadresse: roar.kvam@trv.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Kontrakt og varighet Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. 1.4 Anskaffelsens omfang Avtale kan gjøres gjeldende for disse selskap: - Trondheim Renholdsverk AS org nr. 988 964 573 - TRV Gruppen AS org nr. 984 024 924 Oppdragsgiver ønsker avtale med en leverandør som kan levere profilartikler i henhold til vedlagt Kravspesifikasjon vedlegg 1. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlag. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er innen klokken 12.00, den 26.01.2015. 2.3 Fremdrift i konkurransen Uke 51: Kunngjøring av konkurranse Uke 5: Tilbudsfrist 26. januar 2015 Uke 5: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 5 : Signering og oppstart av avtalen 01.mars 2015 Side -1-
2.4 Innlevering Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: «Tilbud - Kjøp av profilartikler» Leveringsadresse: Heggstadmoen 53, 7004 Trondheim. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) 1 Skatteattest jf. punkt 3.1 2 MVA-attest jf. punkt 3.1 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg 4) jf. punkt 3.1 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske 5 og juridiske stilling jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og 6 økonomiske stilling jf. punkt 3.3 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og 7 faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 8 Besvarelse av tildelingskriteria (se 9 Konkurransegrunnlag, pkt. 4.) Eventuelle forbehold 10 Annen dokumentasjon 11 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". Tilbudet skal være skrevet på norsk. 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i TRVs lokaler klokken 13.00, 26.01.2015. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 26.04.2015. Side -2-
2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.10 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.11 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver 2.12 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Tilbud - Kjøp av profilartikler» i meldingens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 12.00, 20.01.2015. 3 Kvalifikasjonskrav Leverandører som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge: 1. Skatteattest for merverdiavgift 2. Skatteattest for skatt 3. HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til fristen for innlevering av tilbud. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Dokumentasjon: Dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Side -3-
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever. Dokumentasjon: Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2012 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Systemet skal minimum omfatte prosedyrer for dokumentstyring, avviksrapportering, og for iverksetting av korrigerende tiltak mot avvik. Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjon Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Systemet skal minimum omfatte prosedyrer for dokumentstyring, avviksrapportering, og for iverksetting av korrigerende tiltak mot avvik. Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem for ytelsene som skal leveres. Side -4-
3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører/samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 35 % -Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet. Med dette menes blant annet: o Miljøegenskaper utover minimumskriteriene gitt i kravspesifikasjonens punkt 4. o Estetiske egenskaper utover minimumskriteriene gitt i kravspesifikasjonens punkt 4. 55 % -Redegjørelse for kriteriet kvalitet; hvorav de enkelte kulepunktene; miljøegenskaper, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, og holdbarhet/slitestyrke er tydelig besvart. -Innlevering av vareprøver o Funksjonsmessige egenskaper utover minimumskriteriene gitt i kravspesifikasjonens punkt. o Holdbarhet/Slitestyrke utover minimumskriteriene gitt i kravspesifikasjonens punkt 4. Leverandørens assortiment 10 % Side -5-
Pris blir evaluert på følgende måte: Laveste totalpris vil gi maksimal score 10 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTALPRIS (beste tilbyder) Tilbudt TOTALPRIS (den enkelte tilbyder) x 35 = Poengscore pris Kvalitet: Høyeste tall vil gi maksimal score 10 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Tilbyders tall for kvalitet(den enkelte tilbyder) Høyeste tall (beste tilbyder) x 55 = Poengscore pris Leverandørens assortiment: Høyeste tall vil gi maksimal score 10 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Tilbyders tall assortiment (den enkelte tilbyder) Høyeste tall assortiment (beste tilbyder) x 10 = Poengscore sikkerhet Side -6-
5 Avslutning av konkurransen Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Prisskjema 4 HMS-egenerklæringsskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding Side -7-