SUAIT 2012 SpørreUndersøkelse om Administrative IT-systemer Per H. Jacobsen USIT/SUF/VD SUAIT& Elektroniskspørreskjemaundersøkelse. UtarbeidetavenprosjektgruppemeddeltagelsefrafagavdelingeneiSA. SUAITblegjennomførtiapril2012. DetbletrukketetBlfeldigutvalgeCpostadresserBlbrukeremed ansadkodeiusitsbrukerdatabase. SUAITomfaDerbådeteknisk/administraBvtogvitenskapeligansaDe,men ikkestudenter. Questbackblebruktsomelektronisksurveysystem. UndersøkelseneranonymihenholdBlQuestbacksineretningslinjer.
SUAIT& 3200invitasjonerblesendtutogvifikk1075besvarteskjemaet[34%]. InvitasjonenvarsignertavUniversitetsdirektørenogITCdirektøren. Litestøy,fåtekniskeproblemer. Godtsamarbeidiprosjektgruppen. «Vivilgjernehadinesynspunkterpåde7espørreskjemaet!» Mange,jevntovergode,Blbakemeldinger;hererén: «Spørreskjemaetvargreit.EnannenBngvilsomselvfølgeligvilvære veldigbra,erdersomdetkommernoeposibvtutavenslik spørreundersøkelse.» SUAIT&Prosjektgruppe& BjørnBrox EllenK.Millar TrondRyd LenaCharloDeFinseth MargaretLouiseFotland TommyBergeli PerH.Jacobsen ØPA ØPA OPA STA FA TA USIT
Systemer& OPA &STA &FA &ØPA& HRCportalen FS CRISBn Valideringavregnskapsbilag(ADI) ephorte Inngåendefakturaer(BaswareIP) EasyCruit Utgåendefakturaer(OracleApp.) Sidegjøremål BesBllingssystemet(BaswarePM) Styringskartet Kuben Buddy ØkonomirapporterpåneD [Notes,FinnRom,Fronter,Syllabuserikkemediundersøkelsen] Bruken& 120 Bruk&av&systemene&[%]& 100 96,8 80 80,2 66 66,8 60 T/A 40 20 0 7,5 23,5 19,4 7,4 9,6 27,6 7,3 19 24,4 7,8 1,9 3,5 8,3 1 18,2 3,6 7,9 9,4 6,7 0,8 0 0,2 VIT
Bruken& Antall&systemer& 300 258 250 231 229 200 150 100 50 0 100 64 42 23 20 16 9 5 0 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Spørsmålene& Skjemaethar7 10spørsmålforhvertsystemognoenfåfellesspørsmål. Hovedtemaerforsystemspørsmålene: Brukeropplevelsen Opplæringen BrukerstøDen Fellesspørsmål: Forbedringsfaktorer Bakgrunnsvariabler:Fakultet/Hovedenhet,SBllingstype,Bruksfrekvens [+TospørsmålomwebpubliseringBlenparallellwebundersøkelse.]
HR:&Bruksfrekvens& 70 Bruk:&Hyppighet&[%]& 60 60,5 50 40 30 36,5 30,3 T/A VIT 20 21,5 19,8 10 0 10,4 9,2 5,4 2,7 3,2 0,2 0,4 Daglig Ukentlig Månedlig Sjelden Stedfortreder Aldri HR:&Bruksfrekvens&
HR:&Bruksfrekvens& HR:&Funksjoner& 120 Bruk&av&funksjoner&i&HRGportalen&[%]& 100 87,1 97,4 85,9 80 64,1 69,4 60 40 T/A 20 0 12,7 15,1 15,3 6,2 6,9 12,3 3,6 VIT
HR:&Brukeropplevelse& HR:&Brukeropplevelse& PosiHve&brukeropplevelser&[%]& 80 70 66,9 66,7 69,4 71,6 60 50 53,4 46,6 49,2 50,8 57,4 55,6 48,4 40 34,6 30 20 T/A VIT 10 0
HR:&Type&opplæring& HR:&Kvalitet&på&opplæring&
HR:&Brukerhenvendelser& HR:&Savnet&funksjonalitet& Drøyt300tekstligesvar...: Ogdetgirikkegodmeningatenmåbegynnenedåfylleut«nårreisen startet»nårenskalbeomfårefundertutleggbleibok. TingBØRgjøresmerselvforklarende... Tidsregistreringmåværedirektepådagensdato.Måkunnebrukeportalen påandreplarormer,gårikkepåipad,f.eks.knørvetegrensesnid,kunne værtbedreogikkeminstfulgtgrafiskprofil. SideneerliteoversikBgeogdeterikkeintuiBvthvordanusyllingenav skjemaskalgjennomføres.enforklaringsc/hjelpefunksjonvilleværtnytg. SpråketerikkeBlpassetallebrukere. HvorforfungererikkeHRCPortalenmedFirefox,Mozilla,ellerOpera?Jeg MÅloggeinnmedremotedesktophverdagforåbrukeIE.
Felles:&KriHske&faktorer&for&et&bedre&liv...& Felles:&KriHske&faktorer&for&et&bedre&liv...&
Bakgrunnsvariabler& 180 Fakultet/Hovedenhet& 160 140 155 138 120 100 80 72 106 88 94 T/A VIT 60 40 20 0 50 36 39 39 31 24 25 20 17 1 3 30 31 35 3 12 2 10 5 9 TF JUS MED HF MN OD SV UV UB MUS SA SEN DIV Stillingstype T/A=554[51.5%] VIT=521[48.5%] Tiltak&OPA& &HRGportalen& InformasjonomregelverkogbrukerveiledningBlrefusjon/reisemodulmå liggeinneihrcportalen.hermåspesifikkebrukerveiledningerlages,f.eks. beskrivelseavbetydningavfelt,«hvaskalføresher». ForetaenutvidetundersøkelsebådehosVITogTAledereforåavdekke hvadesavner,oghvilkeforskjelligebehovdeharedersomdekommed ulikeblbakemeldinger?samtvurdereombrukavhrcportalenskalvære endelavlederopplæringen. OppgraderingavHRCportalenbleforetaDreDeDerundersøkelsen. EffektenavdeDemåmålespånyD.DestørsteusordringeneiBd/ fraværsmodulen,somfremkomiundersøkelsen,ernåløst. Lederportalensrapportfunksjonererogsåbetrakteligforbedret. OppsummeringavBlbakemeldingbøroverleveresBlsystemeierfor gjennomgangavsplo/usitogsystemgruppeniopa.
Tiltak&OPA& &ephorte& SystemetogbrukergrensesniDetfårviikkegjortnoemed. VimåsepåmulighetenforålagekursspesieltreDetmottema respondenteneoppleversomvanskelige,herundersøk, restansebehandling,brukavimportsentralen. DeltapålynkursdageneUSITarrangerer. Gjennomgågrunnkursopplæringenmedblikkpåoverståendetema. Rapportenbøroverleveresoggjennomgåsnøyeresammenmed systemeier. Tiltak&OPA& &EasyCruit& Mangesuperbrukeretrengermeropplæringforåinneharollen,menvil dakunneværeenvikbgstødelokalt. FastkursBlbudvåroghøst(nybegynnerogoppfriskning/videregående kurs,kursblpassetrollen;saksbehandler,komitémedlem,leder). Kursiegenregi,samtBlpassedelynkurs. JobbeteDmedleverandøren(Lumesse)foråfåopBmalisertbrukenavdet systemetvialleredehar,iførsteomgang.(spesieltmht.rapporter) DeterformangefrievalgsliksystemetersaDoppnå,ogdetblirfor komplisertsidenmangebrukersystemetsjeldent. DetbørutviklesflerespesialBlpassederapportmaler. IntegreringmedePhorte. Systemeiermåvurdereomopsjonsavtalenfornesteperiodeskalutløses.
Tiltak&OPA& &Sidegjøremål& SvareneinnebærerikkenoendramaBkkmht.behovforraskendringav systemet. DeflesteerposiBveBlåoverførefunksjonalitetBlHRCportalen. OPAeropptaDavoppfølgingenvedenhetene,nårdetgjelderledernes rolleiforholdblgodkjenningogadministrasjonavapplikasjonenog begrensningeneapplikasjoneninnebæreridenforbindelse.tilsvarende bekymringgjenspeilesilitengradisvarene. NårsvareneiundersøkelsensammenholdesmeddeerfaringeneOPAhar medsidegjøremålsapplikasjonen,erkonklusjonenatoverføringav funksjonalitetblhrcportalenbørværeposibvt.viderearbeidmed overføringblhrcportalenavklaresisamarbeidmedsystemeier. Tiltak&STA& &FS& Tiltak1:SikreatFSCbrukernekanusørearbeidsomgirhøydatakvalitet. SikreatruBnebeskriverforhvordanenarbeidsoppgaveskalløsesiFSBl enhverbderoppdatert,slikatbådegamleognyearbeidstakeregjørdet rikbg. Løsning:GjennomgåinterneogindividuelleruBnebeskrivelserog oppdateredem.avdekkebehovforkursing. Tiltak2:SikreatdesombenyDerFSihovedsakBlåhenteuttallog rapporter,erinnforstådmedbakgrunnogdatagrunnlagfordeulike rapporteneogtallene. Løsning:STAR,ellermensviventerpåSTAR BokCkula(utvikletvedUiO): hdp://www.uio.no/forcansade/arbeidsstode/sta/fs/stabsbkk/gjennomforing/bokkula.php.
Tiltak&ØPA& &På&tvers&av&systemportefølgen& GjennomgangavprosessenerundtsystemeneogruBnenedeinngåri. BedrekoordinertogmålreDetopplæringsBlbud. FærrekontaktpunkterforbrukerstøDe. NeDsideroppdatertogkoordinert,ogsåmedbrukerstøDeogopplæring. Tiltak&ØPA& &Enkeltsystemer&(1)& ADI: OA: BaswIP: ÅrsbudsjeDskalinnviaWebADIfraogmedregnskapsåret2013. Utviklingavnyfakturarapportmedfakturabilde. Innføringavelektroniskløsningforinngåendefaktura. ForbedrekvalitetpåsvarenefrabrukerstøDe/likesvarog gjennomgangavnedsiderforbrukerstøde. BaswPM: EtableringavSøkesynonymer. Øktadressekvalitet(leveringsadresser). SerienummerregistreringvedvaremoDak.
Tiltak&ØPA& &Enkeltsystemer&(2)& SIBUKU: EtablereforumforerfaringsutvekslingogbrukerstøDemellom enhetene. Møtermedledelsenpådeenkelteenheteneforåøkekunnskapen ogkompetansenrundtstyringskartet. GjennomgangavruBneneforbrukerBlgangBlKubenogBuddy. LansereogformidlebrukerveiledereforKubenogStyringskartet. Øk.rapp: OpplæringieksportBlExcel,ogihvilkerapporter(ogsystemer) sombeststøderhvilketyperanalyserogspørsmål. Nyerapporterforeksternfinansierteprosjekter. InformasjonviaøkonomilederneDverketomkontaktpunkter. Tiltak&FA &CRISTin& Tiltak1:Sørgeforatinformasjonenomforskjelligekategoriersomkan registreresicrisbnblirspredtviavårtsuperbrukernedverkpåuioblde vitenskapeligeansade.sambdiggjøreuioscrisbncnedsiderbedrekjent påbrukethvorblantannetalleveiledningerligger. Tiltak2:FortseDedetteDesamarbeidetmedCRISBnCorganisasjonensånn atcrisbnbliretsystemsombliroppfadetsombrukervennligavalle ansadeveduio.sikreratuiosinteresserblirfremmetogsendeinn ønskersomharblantannetkommetframidenneundersøkelsen. Tiltak3:SikreatruBnenesomerlagetbliroverholdtslikatCRISBnhargod datakvalitet.dedegjøresgjennomjevnligkontaktmedsuperbrukereog oppfølgingavfavedsupport.
Hvor&står&vi?& ergjennomførtogsludrapportfrafagavdelingeneforeligger. SUAITeiesfranåavStrategiskkoordineringsutvalgforadministraDvIT. ForslageneBlBltakisluDrapportenmåfølgesopp. SjekkpunktfordeDekanværeårsski et2012/2013. DetmåavgjøresomSUAITskalgjentasnoenlundeoversammelesti2013. Ellerommanskalgjørenoeheltannet?