Det helsevitenskapelige fakultet Dokumentnavn: Prosedyrer for eksamensadministrasjon på 8000-emner ved Det helsevitenskapelige fakultet Opprettet: 23.1.2017 Formål: Klargjøre oppgavefordeling og ansvar for å sikre god gjennomføring av eksamen på 8000-emner ved Det helsevitenskapelige fakultet. Prosedyrebeskrivelsen tilfredsstiller krav til Kvalitetssikringssystemet ved UiT Oppgave Pkt. Beskrivelse og kommentar Tidspunkt Ansvarlig Utført av Semesterstart og 1.1 Sender bestilling på eksamensoppgaver, 01.01 vår eksamens-forberedelse sensorveiledning og forslag til sensorer til emneleder. 01.08 høst 1.2 Sjekker antall vurderingsmeldinger i FS 01.02 vår 01.09 høst 1.3 Samlesak i ephorte: - Godkjenning av nye eksterne sensorer Oppnevning av sensorer/eksamenskommisjoner, også kont/utsatt/klage Kontroll av ekstern sensor sin tilknytning til UiT. Høst/vår
Oppfølging 2.1 Oppfølging av avtale med ekstern sensor - Adresse/epostadresse for oversendelse - Følgebrev - Info om sensurperiode og frist - Sensorveiledning - Vurderingsprotokoll - Honorarskjema Vurderingsform/karakterskala/karakterbeskrivelse 2.2 Oppfølging av vurderingsmeldinger info til studenter Frist for student: sletting av eksamensmelding Medio semester 01.11 høst 15.04 - vår 2.3 Oppfølging av obligatorisk aktivitet - Manglende godkjent oblig. - Info om konsekvenser av manglende oblig. Mot slutt av und.periode 2.4 Booking av ressurser til eksamen - Rom, vakter, pc-lab, spesialrom, hjelpemidler Evt spesielle forberedelser for fler-campus eksamen, nasjonale prøver, nye eksamensordninger etc. Gjennomføring 3.1 Registrering av fullført oblig. i FS Send epost til et Semesterstart et Semesterstart et
3.2 Kandidatnummerering Etter slutt på und. periode et 3.3 Innhenting av eksamensoppgaver fra emneleder Etter slutt på und. periode enhet 3.4 Kontroll av oversettelser (nynorsk, engelsk) og lydfil 2 uker før Enhet 3.5 Levere eks.oppgaver til Eks.kontoret/ legge eks.oppgaver i wiseflow, 1 uke før og 3.6 Kontroll av tilrettelegging og tilpasning Merknad: Egen søknad om særskilt tilpasning ved muntlig, klinisk eller praktisk eksamen eksamen avholdes lokalt ved enhet 2 uker før og
3.7 Kontroll av informasjon om tid og sted til emneleder og studenter Merknad: Ulike ordninger for ulike eksamener 2 uker før og 3.8 Gjennomføring av eksamensaktivitet - Forberedelse av eksamenslokale (skilting, utstyr, hjelpemidler, rekvisita) - Lage oppmøteliste - Oppfølging av eksamensvakter - Rydde lokale etter eksamen Ta inn eksamensbesvarelser Etterarbeid 4.1 Distribuere eksamensbesvarelser via wiseflow til eksamenskommisjonen(e) Merknad: Alltid studiekonsulent som sender til eksamenskommisjoner Eksamensdag Umiddelbart etter eksamen og og 4.2 Oppfølging av punkt 2.1 Kontroll og utsending av sensurpapirer Umiddelbart etter eksamen enhet 4.3 Lønn og honorar til eksamensvakter Løpende
4.4 Innhenting av sensur - Oppfølging av sensurfrist og eksamenskommisjon - Info om sensurfrist til studenter - Videresending av protokoll til eksamenskontor - Oppfølging av sensurfrist og bot ved forsinkelse Tre ukers frist enhet 4.5 Registrering av sensur - Publisering av sensur og statistikk til studenter - Kontroll av signaturer - Oppfølging av fravær/ legeerklæringer Innen frist 4.6 Lønn/ honorar til sensorer Oppfølging av honorarskjema Etter utført sensurarbeid enhet Forberedelser til neste semester 5.1 Eksamensdatoer for neste studieår. Se Prosedyre for undervisningsplanlegging- og gjennomføring av 8000-emner ved Det helsevitenskapelige fakultet punkt 1 November
Kontinuasjonseksamen 6.1 Før studenter som har strøket får beskjed om at de kan melde seg opp til kontinuasjonseksamen må det kontrolleres om noen av de er registeret på studieprogram ST-PHDTEMP i FS (eksterne studenter). Gi beskjed til Seksjon for utdanningstjenester hvem på ST-PHDTEMP som må få forlenget studieretten. 6.2 Forlenge studieretten og sjekke om det er noen som skal ha fritak fra å betale semesteravgift. Liste med studenter som skal ha fritak sendes AFU. Gi beskjed til studiekonsulent når alt er klart i StudentWeb for studentene å melde seg opp. Seksjon for utdanningstjenester