1 Møteprotokoll Utvalg: Formannskap Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: 03.06.2014 Tid: 10:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Lars Espeland Medlem H Kirsten Helen Myren Medlem SP Ingunn Landberg Rønningen Medlem H Kjersti Fossing Medlem AP John Geir Smeland Medlem AP Ragnar Ettestøl Medlem SP Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Fra administrasjonen møtte: Navn Ole Petter Skjævestad Anne-Grete Glemming Tore Smeland Anders Pedersen Ole Tom Kroken Stilling Rådmann Kommunalsjef Prosjektleder Byggesaksbehandler Økonomisjef
Saksnr PS 29/14 Innhold 2 GODKJENNING AV SAKLISTE PS 30/14 Godkjenning av protokoll fra møte 06.05.14 PS 31/14 PS 32/14 Vegårshei bo- og omsorgssenter, ny demensavdeling, nytt helsesenter mv Orienteringssaker - Tomt v/ Ljøstadfeltet / FV416 mulig utbyggingspotensiale - Boligkjøp - Bosetting av flyktninger - Investeringsprosjekter håndtering - Fiberprosjektet - Hovet prosess så langt - Økonomi - KLP ordning for ordfører PS 29/14 GODKJENNING AV SAKLISTE Formannskapets vedtak i PS 29/14-03.06.2014 Innkalling og saksliste godkjennes. PS 30/14 Godkjenning av protokoll fra møte 06.05.14 Rådmannens innstilling Protokollen fra møte 06.05.14 godkjennes. Formannskapets vedtak i PS 30/14-03.06.2014 Protokollen fra møte 06.05.14 godkjennes. PS 31/14 Vegårshei bo- og omsorgssenter, ny demensavdeling, nytt helsesenter mv Rådmannens innstilling, alternativ 1 Utbygging av ny demensavdeling og nytt helsesenter mv utføres etter alternativ B (helsesenter ved Solbergbygget) og etter følgende tabell som angir tiltak og er: Tema Brutto Tilskudd Momsrefusjon Netto Akkumulert Ny demensavdeling 27.760.225 12.694.000 5.500.000 9.566.225 9.566.225 Dagsenter 5.126.467 1.996.146 1.000.000 2.130.321 11.696.546
Sansehage 881.500 161.608 175.000 544.892 12.241.438 Helsesenter 26.209.148 0 5.000.000 21.209.148 33.450.586 Lukking brannavvik 446.155 0 80.000 366.155 33.816.741 Ledesystem i eks. 58.195 0 10.000 48.195 33.864.936 Dørbeslag og 174.585 0 30.000 144.585 34.009.521 dørvridere eks Sprinkle eks. 375.000 206.250 70.000 98.750 34.108.271 Ny kjøkkeninnredning 90.000 0 15.000 75.000 34.183.271 eks demensavd. Eksisterende 370.993 0 70.000 300.993 34.484.264 kjøkken Ombygging 10.420.608 5.731.334 2.000.000 2.689.274 37.173.538 sykeavdelingen Nytt ventilasjonsanlegg 1.469.424 808.182 290.000 371.242 37.544.780 (aggregat og kanaler) på syke- / fellesavdelingen Optimalisere 1.745.850 0 340.000 1.405.850 38.950.630 energibruken eks. Bytte sykesignal 611.048 336.076 120.000 154.972 39.105.602 eks. Nødstrøm eks 101.841 0 20.000 81.841 39.187.443 3 Rådmannens innstilling, alternativ 2 Utbygging av ny demensavdeling og nytt helsesenter mv utføres etter alternativ A (helsesenter i underetasjen VBO) og etter følgende tabell som angir tiltak og er: Tema Brutto Tilskudd Momsrefusjon Netto Akkumulert netto Ny demensavdeling 21.324.809 11.885.027 4.000.000 5.439.782 5.439.782 Dagsenter 3.847.409 1.525.099 750.000 1.572.310 7.012.092 Sansehage 852.995 151.432 150.000 551.563 7.563.655 Helsesenter 26.350.127 0 5.000.000 21.350.127 28.913.783 Lukking brannavvik 446.155 0 80.000 366.155 29.279.938 Ledesystem i eks. 58.195 0 10.000 48.195 29.328.133 Dørbeslag og 174.585 0 30.000 144.585 29.472.718 dørvridere eks Sprinkle eks. 375.000 206.250 70.000 98.750 29.571.468 Ny kjøkkeninnredning eks demensavd. 90.000 0 15.000 75.000 29.646.468
Eksisterende kjøkken Ombygging sykeavdelingen Nytt ventilasjonsanlegg (aggregat og kanaler) på syke- / fellesavdelingen Optimalisere energibruken eks. Bytte sykesignal eks. Nødstrøm eks 4 370.993 0 70.000 300.993 29.947.461 10.420.608 5.731.334 2.000.000 2.689.274 32.636.735 1.469.424 808.182 290.000 371.242 33.007.977 1.745.850 0 340.000 1.405.850 34.413.827 611.048 336.076 120.000 154.972 34.568.799 101.841 0 20.000 81.841 34.650.640 Prosjektleder Tore Smeland redegjorde for de to innstillingene. Oversiktene grønt, gult og rødt ble gjennomgått og presisert. Rådmannen begrunnet hvorfor han anbefalte alternativ B fremfor alternativ A. Han presiserte imidlertid at han mener at begge alternativene er gode. Formannskapet ber administrasjonen korrigere soppsettet i alternativ 2. Votering: Rådmannens innstilling alternativ 2 ble vedtatt med 5 mot 2 stemmer (Ingunn Rønningen, H og Kjersti Fossing, AP) Formannskapets innstilling i PS 31/14-03.06.2014 Utbygging av ny demensavdeling og nytt helsesenter mv utføres etter alternativ A (helsesenter i underetasjen VBO) og etter følgende tabell som angir tiltak og er: Tema Brutto Tilskudd Momsrefusjon Netto Akkumulert netto Ny demensavdeling 21.324.809 11.885.027 4.000.000 5.439.782 5.439.782 Dagsenter 3.847.409 1.525.099 750.000 1.572.310 7.012.092 Sansehage 852.995 151.432 150.000 551.563 7.563.655 Helsesenter 26.350.127 0 5.000.000 21.350.127 28.913.783 Lukking brannavvik 446.155 0 80.000 366.155 29.279.938 Ledesystem i eks. 58.195 0 10.000 48.195 29.328.133 Dørbeslag og 174.585 0 30.000 144.585 29.472.718 dørvridere eks Sprinkle eks. 375.000 206.250 70.000 98.750 29.571.468 Ny kjøkkeninnredning 90.000 0 15.000 75.000 29.646.468 eks demensavd. Eksisterende 370.993 0 70.000 300.993 29.947.461
kjøkken Ombygging sykeavdelingen Nytt ventilasjonsanlegg (aggregat og kanaler) på syke- / fellesavdelingen Optimalisere energibruken eks. Bytte sykesignal eks. Nødstrøm eks 5 10.420.608 5.731.334 2.000.000 2.689.274 32.636.735 1.469.424 808.182 290.000 371.242 33.007.977 1.745.850 0 340.000 1.405.850 34.413.827 611.048 336.076 120.000 154.972 34.568.799 101.841 0 20.000 81.841 34.650.640 Administrasjonen bes om å korrigere soppsettet. PS 32/14 Orienteringssaker Det ble orientert om følgende: 1. Tomt v/ Ljøstadfeltet / FV416 mulig utbyggingspotensiale Byggesaksbehandler Anders Pedersen orienterte om muligheter og begrensninger for aktuelt område. 2. Boligkjøp Kommunalsjefen informerte om status for prosessen mellom huseier og kommunen. Kommunen har dialog med huseier og har bestilt takst. Kommunen avventer nå resultatet av denne. Sak om evt. kjøp fremmes i formannskapet etter sommeren. 3. Bosetting av flyktninger Enhetsleder Trond Fjell informerte om status: 10 personer er ventet i løpet av 2014 5 fra Eritrea kommer i løpet av august (2 kvinner og 3 menn) Det er nå ansatt ny flyktningkonsulent starter 4.6.14 To hus på Mauråsen kommer til å bli benyttet i første omgang Andre hus og alternativer vurderes fortløpende Flyktningene vil fortrinnsvis komme fra Eritrea og Syria (noe usikkerhet om dette) Voksenopplæring vil foregå i Risør frem til nyttår deretter på Vegårshei Formannskapet ønsket en ny oppdatering i august, samt presentasjon av den nye flyktningkonsulenten. 4. Investeringsprosjekter håndtering Ordfører ønsket en redegjørelse for hvorfor kommunen bruker eksterne konsulenter ved siden av prosjektleder til planlagte investeringsprosjekter siden noe av rådmannens begrunnelse for å ansette prosjektleder var å minimalisere bruk av eksterne konsulenter. Prosjektleder informerte for grunnen til dette og nevnte bl.a. følgende: Komplisert regelverk for offentlig anskaffelser Strenge krav til anskaffelsesprosedyrer og kompetanse Kommunen er f.t. under tilsyn for offentlige anskaffelser
6 Formannskapet uttrykte skepsis til at det var fornuftig å bruke ca. 200.000 til prosjektering av ny vei v/ Esso/XL-bygg (prosjekt til 2 mill.). Rådmannen vurderer kommende prosjekter i forhold til signalene. 5. Fiberprosjektet Ordfører informerte om status for prosjektet (jfr. kommunestyrevedtak PS 35/14, 29.4.14). Ordfører har vært i kontakt med Post- og Teletilsynet og DDA. Gruppa har vurdert å søke om midler, og anbefaler å sende to søknader ifht Haukenes og Ubergsmoen. 6. Hovet prosess så langt Byggesaksbehandler Anders Pedersen orienterte om status for arbeidet. Det er muligheter for å legge ut tomter til salg før sommeren. 7. Økonomi Økonomisjefen orienterte om budsjettsituasjonen. Økonomien er fortsatt svært anstrengt. Formannskapet ber administrasjonen om å vurdere ny anbudsrunde på vintervedlikehold av kommunale veier. 8. KLP ordning for ordfører Rådmannen informerte om endringer i eksisterende KLP ordning, og hvilke alternative ordninger som kan velges. Saken legges direkte frem for kommunestyret 17. juni. 9. Haukenes Ordfører orienterte om planer om næringsutvikling i området Haukenes. 10. Kommunestyremøte 17.6.14 Ordfører har avtalt med Bygdetunet om å avholde siste møte før sommeren der. Rådmannen opplyste at det kan bli utfordringer ifht plass for tilhørere og saker som skal behandles. Etter vurderinger, avgjorde formannskapet å holde møtet på Bygdetunet som avtalt. Alternativ løsning kan være å benytte kretslokalet på Nærestad i starten av møtet (VBO sak), og deretter kjøre ut til Bygdetunet. Formannskapets vedtak i PS 32/14-03.06.2014 Orienteringene tas til orientering.