Prosessdokument vedr. revidert kommunikasjonsstrategi

Prosessdokument vedr. revidert kommunikasjonsstrategi 1. Notat frå workshop 19.1.2015 2. Oppsummering frå høyringsuttalar til revisjon av kommunikasjonsstrategien Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: 71 25 80 00 Telefaks: 71 25 88 25 e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no

Notat Frå: Inger Johanne Moene, informasjonssjef Dato: 19.01.2015 Til: Deltakarar i Workshop, jf liste Ref: Workshop/arbeidsgruppemøte i samband med revidering av kommunikasjonsstrategien 16.01.15. Bakgrunn Revidert kommunikasjonsstrategi vart lagt ut til høyring i oktober 2014. Høyringsinstans var alle tilsette i fylkeskommunen. Samhandlingsverkty og bruk av sosiale media var tema som gjekk att i mange av høyringssvara som kom inn. I eit oppsummeringsnotat av høyringsinnspela til fylkesrådmannen, datert 07.12.14, var konklusjonen at før ein vedtek kommunikasjonsstrategien, bør det gjennomførast ein workshop med mål om å belyse ulike perspektiv knytt til desse to problemstillingane. Hovuddelen av innspela i samband med høyringa kom frå skolane, og deltakarane i workshopen vart difor samansett ut frå dette. Om kommunikasjonsstrategien Kommunikasjonsstrategien er ein del av fylkeskommunen sin arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk, og skal gjelde for alle tilsette. Den skal vere førande for eit godt og einskapleg kommunikasjonsarbeid, samt legge til rette for god intern kommunikasjon gjennom bruk av høvelege samhandlingsverkty. Kommunikasjonsstrategien er fylkesrådmannen sitt rammeverk for m.a. korleis organisasjonen skal vere representert på sosiale media, og den skal gi råd for tilsette sin bruk av sosiale media i grenselandet mellom profesjon og privatliv. Alle einingar i Møre og Romsdal fylkeskommune har behov for å kommunisere med omverda. Kommunikasjonsstrategien har difor som hovudmål å skape ein felles identitet gjennom eit positivt omdøme for fylkeskommunen. Ein kan seie at god kommunikasjon skal vere vårt fotavtrykk. Workshop - Mål og metode Målet med workshopen var å skape ein arena for utdjuping av dei innspela som kom i høyringa til kommunikasjonsstrategien. Det var ikkje gjeve mandat om å konkludere/ lage konkrete reglar eller råd for samhandlingsverkty eller sosiale media, men heller å gje deltakarane høve til å spele inn ulike synspunkt, slik at ein på denne måten fekk eit breiare grunnlag til å arbeide vidare med kommunikasjonsstrategien. Det vart lagt opp til dialog etter ein strukturert metode i to økter, der første økta var tematisert ut frå korleis deltakarane vurderte at samhandlingsverktya vert nytta i eige arbeid/ eiga eining. Andre økta hadde bruk av sosiale media som tema. Ad: samhandlingsverktya

Frå skolane vart det peika på at gode intensjonar dessverre har medført at det har blitt for mange verkty som ein må innrette seg etter. I skolane har ein nytta Fronter i mange år, og intranett og Alfresco vert av mange vurdert som både tungvint og unødvendig. Det er viktig at ein har få, men klare kanalar dersom bodskapen skal nå tilsette og elevar. Ved Fagerlia vgs har ein byrja å bruke intranett som viktigaste kommunikasjonskanal hjå dei tilsette. Erfaringane er gode, men ein ser også at dette har medført utfordringar. Det er stor variasjon både korleis og kor mykje dei tilsette nyttar intranett. Noko av utfordringa når det gjeld bruk av samhandlingsverktya i skolane er knytt til eigenarten i arbeidsdagen til lærarane. Tida er i stor grad knytt til arbeid saman med elevane i klasserommet. Frå skolane vert det difor åtvara mot at ein tek i bruk for mange kommunikasjonsarenaer. Ved dei fleste skolane er det berre leiinga som nyttar Alfresco. Alle skolane og sentraladministrasjonen har fått videokonferanseutstyr. Fram til no er det for lite i bruk ved skolane. Tendensen er likevel positiv, og ein kan gå ut frå at dette verktyet vil bli meir brukt i tida som kjem. Spesielt er det fleire av seksjonane og avdelingane på Fylkeshuset som har gode erfaringar med dette verktyet. Frå juridisk avd. vart det presisert at ein ikkje nyttar samhandlingsverktya til sensitiv informasjon. Til dette skal kun ephorte nyttast. IT-seksjonen peika på at Singel Sign-on vil vere ein viktig suksessfaktor for bruk av verktya. Då vert også intranett meir tilgjengeleg. Ved IT-seksjonen ser ein at det er varierande digital kompetanse i organisasjonen. Det må vere eit leiaransvar å sjå når ting ikkje fungerer. Både teknologien og nettkapasiteten må bli meir stabil. I diskusjonen kom det også ønske om at kommunikasjonsstrategien inneheld føringar som seier korleis og når vi skal bruke dei ulike samhandlingsverktøya. Ad. Sosiale media I del to av workshopen var tema tilsette sin bruk av sosiale media, og behovet for retningslinjer/ gode råd for slik bruk. Vi diskuterte grensegangen mellom privat og profesjonell rolle. Er det mogleg å skilje mellom det private og jobben? Fleire peika på at det må vere takhøgd for å prøve og feile med sosiale media, men at det også må vere tydelege retningslinjer. Retningslinjene må ikkje vere så strenge at dei medfører at det vert umogleg å nytte sosiale media. Det er viktig at vi deltek i den digitale utviklinga, men alt med fornuft. Sosiale media vert nytta ved dei fleste einingane for å vise positiv aktivitet. Fleire var i samtalen opptekne av at vi representerer jobben heile tida, sjølv om ein er privat på sosiale media. I eit pedagogisk lys, skal elevane ha opplæring også i digital kompetanse, slik at dei får dei rette haldningane. Vi må vere kritiske til kva informasjon som vert lagt ut. Vi kan heller ikkje tvinge nokon til å delta på sosiale media. Dette kan medføre problemstillingar knytt til lik handsaming av elevar og ikkje minst medfører dette utfordringar knytt til vurderingsarbeid. Her må lærarane vere profesjonelle. Organisasjonen manglar rutinar/ felles retningslinjer på korleis vi skal halde oss til sosiale media, då facebook ikkje har vore eit godkjent verktøy. IT-seksjonen, juridisk seksjon og utdanningsavdelinga skal utarbeide retningslinjer for bruk av eksterne IKT-tenester (skytenester).

Fleire peika på at sosiale media er komne for å bli, og at vi difor må akseptere at elevar og tilsette nyttar verktyet. Det viktigaste arbeidet vert difor å ha eit sett med rammer slik at vi får luke vekk fallgruvene. Dette gjer ein best med kunnskap. Mellom anna må tilsette gjerast merksame på omdømmeperspektivet: alle kan sjå oss. Bruk av sosiale media kan lett komme i konflikt med reglane for teieplikt, både som privatperson og tilsett i organisasjonen. Sosiale media skal ikkje erstatte etablerte læringsplattformer som Fronter. Oppsummering Om samhandlingsverktya skal verte tekne meir i bruk, må det lagast tydelege retningslinjer som koplar verkty og funksjon. Det må ikkje vere tvil om kvar tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune skal gå for å finne viktig informasjon. Alle viktige dokument skal finnast på intranett. Dersom ein skal få til dette, må intranett vidareutviklast. Spesielt må informasjon på Mi side vere målretta mot den enkelte tilsette ved eininga, heilt ned på avdelingsnivå. Slik denne sida står fram i dag, er den alt for lite relevant. Vidare må ein arbeide vidare med strukturen på intranett, slik at dokument og informasjon er lett å finne. Nettkapasiteten må aukast slik at verktya er tilgjengelege og funksjonelle til ei kvar tid. Enkel tilgang (Single Sign-on) og funksjonell IT-infrastruktur vert difor dei viktigaste kritiske suksessfaktorane. Fronter er ein pedagogisk læringsplattform, og vil vere den naturlege staden å samle alle viktige dokument i samhandlinga mellom lærar og elev. I skolane har ikkje Alfresco per i dag den stabiliteten som må til for at dette verktyet kan takast skikkeleg i bruk. Når det gjeld sosiale media viste workshopen at det ikkje er så stor avstand mellom dei ulike standpunkta som ein først kunne få inntrykk av etter høyringsrunden. Vi må erkjenne at det finst eit grenseland mellom profesjon og privatliv, der tilsette sin bruk av sosiale media vanskeleg let seg gjere å regulere. Grensegangen mot problemstillingar knytt til personalpolitikk og juss gjer likevel at kommunikasjonsstrategien må gje tydelege retningslinjer/ råd for korleis tilsette kan nytte både sosiale media og samhandlingsverktya. Konklusjonen etter workshopen er at strategien vert justert slik at det vert meir tydeleg kva forventningar organisasjonen har til dei tilsette. Deltakarar: Kathrine Walderhaug, Fagerlia vgs Merete Brattsberg Aae, Kristiansund vgs Ingun Havnen, Romsdal vgs Eirik Jenssen og Kristine Svendsen, juridisk avd Rune Opstad og Kristin Glæstad Vonheim, utdanningsavd Iver Kåre Mjelve og Dag Lervik, personalseksjonen Dagfinn Grønnvik, IT-seksjonen Elin J. Lyngstad, Ingvild D. Sæter og Inger Johanne Moene, info.seksjonen.

Internt notat Til fylkesrådmannen Deres ref: Deres dato: Vår ref: Vår saksbehandler: Vår dato: Inger Johanne Moene 07.12.14 Oppsummering av høyringsuttalar til revisjon av kommunikasjonsstrategien Bakgrunn Fylkesrådmannen har gitt informasjonssjefen i oppdrag å revidere kommunikasjonsstrategien. Arbeidet med revisjon starta våren 2014 og har vore ein pågåande prosess sidan. I dette arbeidet har vi søkt å få til ei brei involvering gjennom presentasjon og drøftingar i fylkesrådmannen si leiargruppe, i infoforum, i rektorkollegiet og i OD-møte. Innspel frå desse fora er tekne med i arbeidet med revisjonen. I oktober 2014 vart forslag til revidert kommunikasjonsstrategi lagt ut på høyring for alle tilsette på intranett. Mål Eg ønskjer å sikre at kommunikasjonsstrategien ikkje endar berre som «skrivebordsdokument», men vert teken aktivt i bruk i heile organisasjonen. Målet med høyringa har difor vore å få innspel frå så mange som mogleg av dei tilsette i fylkeskommunen, før det endelege dokumentet vert vedteke. Høyringsuttalar Etter at høyringsfristen gjekk ut 18. november var det kome inn 11 høyringsuttalar. I nokre av desse er det uklart om uttalen kjem på vegner av avdelinga/ eininga, eller om dei kjem på vegne av enkeltpersonar evt. nokre få tilsette ved avdelinga. Dei som har levert uttale er følgjande: 1. Ulstein vgs. v/ rektor Margaret Alme 2. Ulstein vgs v/ IT-ansvarleg John H. Grevstad 3. Ålesund vgs. digital avdeling v/eva Holm 4. Ålesund vgs. v/ entreprenørskapsleiar Ole Reinlund 5. Fagerlia vgs. v/ Kathrine Walderhaug Sæther 6. Volda vgs. v/ Jan Terje Eidset 7. Volda vgs. v/ Jorid Vårdal (media og kommunikasjon) 8. Miljørådgivar Stephen Oommen 9. Kulturavdelinga v/ Monica Kjøl Tornes 10. Personalseksjonen v/ Dag Lervik 11. Utdanningsavdelinga v/ Kristin G. Vonheim Alt i alt må ein vel konkludere med at det hadde vore ønskjeleg med fleire innspel, og ein kan kanskje stille spørsmål om ikkje alle har vore merksame på at strategidokumentet var lagt ut til høyring. Konsekvensen kan bli at reaksjonar kan komme i etterkant av at strategien er vedteken og teken i bruk. Spesielt har eg merka meg at det framleis kjem fleire innspel på dei foreslåtte retningslinjene for bruk av sosiale media. Kort oppsummering Frå sentraladministrasjonen har vi fått innspel frå personalseksjonen, utdanningsavdelinga, kulturavdelinga og miljørådgjevar Stephen Oommen. Hovudsakleg går dette på at strategien er lang og kan med fordel kuttast noko. Vidare er det foreslått å dele dokumentet i to; ein strategisk og ein

operativ del. Det er også løfta fram spørsmål om det er naudsynt med eit eige kapittel for skolane. Eg er samd i fleire av dei forslaga som har kome inn, og vil ta innspela med i det vidare arbeidet. Frå utdanningsavdelinga v/ Kristin G. Vonheim er det spela inn spørsmål kring det som vert oppfatta som restriksjonar i bruk av sosiale media i det pedagogiske arbeidet. Det ligg per i dag ikkje eksplisitte nasjonale føringar for bruk av sosiale media i skolen. I høyringssvar, både frå utdanningsavdelinga og nokre av skolane, ser eg at det er problemstillingar som kan ligge i ei gråsone mellom god pedagogisk bruk og uavklarte juridiske spørsmål. Før ein kommunikasjonsstrategi som omfattar retningslinjer for sosiale media kan vedtakast, må det arbeidast vidare med desse spørsmåla. Seks skolar har levert høyringssvar innan tidsfristen. Som eg har vore inne på tidlegare har nokre av skolane problematisert retningslinene kring bruk av sosiale media i strategien. Elles er det også noko fokus på behovet for å ha eigen logo og grafisk profil. Eg meiner vi skal halde fast på utgangspunktet for strategien, men også sjå at det er naudsynt å ta noko tid til hjelp for å få alle skolane inn i ein sams grafisk profil for fylkeskommunen og skolane. Mykje godt arbeid er alt gjort m.a. gjennom felles annonsar. Fleire av innspela er gode, og eg meiner vi skal arbeide vidare med å ta desse inn i strategien. Skolane har i fleire år nytta den pedagogiske læringsplattforma «Fronter», både som verkty i undervisninga og som kommunikasjonsverkty mot elevar og tilsette. Fleire i dei vidaregåande skolane reagerer difor på at vi krev at dei skal nytte intranett og Alfresco i tillegg til det innarbeidde Fronter. Det må difor ventast at det vil ta tid å implementere desse verktya i skolane. Dette arbeidet må utdanningsavdelinga ta eit hovudansvar for. Frå tannhelsesektoren, samferdselsavdelinga og regional- og næringsavdelinga og dei andre vidaregåande skolane har vi ikkje fått høyringssvar. Tilråding til vidare arbeid med strategien Etter denne runden med høyring tilrår eg følgjande i det vidare arbeid med strategien: Strategien vert stramma inn. Den vert delt i to delar: «Strategisk del» og «Operativ del». I tillegg har det kome inn gode forslag til mindre endringar som eg ønskjer å ta inn. Innspela kring bruk av samhandlingsverktya og forslag til retningslinjer for sosiale media viser at det er behov for ein prosess før strategien kan vedtakast. Her må det etablerast ein dialog for å få fram dei ulike behov og bruksområde. Eg vil rå til at informasjonsseksjonen, saman med utdanningsavdelinga, juridisk avdeling og personalseksjonen får ansvar for å klargjere regelverket for sikker bruk av ulike nett-tenester, men spesielt retningslinjene for sosiale media. Eg vil foreslå at vi set ned ei arbeidsgruppe som får ansvar for å gå gjennom dette. Med bakgrunn i høyringssvara, foreslår eg at Rune Opstad, Kristin G. Vonheim (utd.avd), Ole Reinlund (Ålesund vgs) og Merete Bratsberg Aae (Kristiansund vgs) representerer utdanningssektoren i denne arbeidsgruppa. I tillegg bør også juridisk avdeling v/ Eirik Jenssen og Kristine Svendsen samt personalseksjonen v/ Dag Lervik delta. Molde, 8. desember 2014 Inger J. Moene informasjonssjef