OU-prosessen på Samferdselsavdelinga vart satt i gang for å sikre ein positiv og langsiktig effekt;

Transkript

1 Notat frå fylkesrådmannen til SAMU (grunnlag sak til SAMU i møte 19 april 2018) Organisasjonsjusteringar - Juridisk ressurs til samferdselsavdelinga Bakgrunn Samferdselsavdelinga var gjennom ein organisasjonsutviklingsprosess i 2012 og 2013, og vi har i ettertid arbeidd mykje med å implementere og vidareutvikle dei tiltaka som vart beslutta der. OU-prosessen på Samferdselsavdelinga vart satt i gang for å sikre ein positiv og langsiktig effekt; Avdelinga skal klare å løyse oppgåvene endå meir effektivt enn det som var situasjonen før prosessen vart initiert. Avdelinga skal bli meir treffsikker i leveransane; dvs. levere til rett tid og med rett kvalitet og med dei rette ressursane (økonomi og kompetanse). Tilsette skal oppleve at arbeidskvardagen er god; at dei får utvikla seg og brukt sin kompetanse riktig og at det er skapt føreseieleg ramme på dei områder der dette er nødvendig. I sluttfasen av OU-prosessen på avdelinga vart 3 ulike organisasjonsmodellar vurdert. I drøftingane om val av organisasjonsmodell var rolledeling mellom samferdselsavdelinga som fagavdeling og sentral stab ei sentral problemstilling; kva ansvar og oppgåver skal ligge i avdelinga og kva skal ligge i sentral stab. Eit sentralt spørsmål var kor mange utøvande og operative oppgåver skal ligge i sentral stab. Skal stabsavdelingane reindyrke si rolle i høve støtte- og rettleiingsfunksjon eller skal dei også ha mange utførande oppgåver med stor grad av «overlap» i ansvarsdelinga mellom stab- og linjeavdelingane. På enkelte områder har noverande organisering med tilhøyrande rolle- og oppgåvefordeling utfordra samarbeidet mellom samferdselsavdelinga og stabsfunksjonane. Støtte versus styring var eit sentralt tema under vegs i prosessen i høve dette. Særleg mtp at avdelinga skulle kunne løyse kjerneoppgåvene sine sjølve, gjorde at fylkesrådmannen valte modell 2 for organisering (sjå under). Dette ville også bidra til å løyse opp i den noko uklare rolledelinga mellom linje og stab, som var svært problematisk for samferdselsavdelinga på den tida. Dette skulle m.a. skje ved at samferdselsavdelinga blir styrka med kompetanse/kapasitet på områder som også finst i sentral stab, noko som ville gjere samferdselsavdelinga spesielt og fylkeskommunen generelt meir robuste i oppgåveløysinga.

2 Gjeldande organisering byggjer på denne grunnlagsmodellen I omtale av modellen den gongen dette vart lagt fram stod det mellom anna dette: Denne modellen tek opp i seg ei kapasitets- og kompetansestyrking av samferdselsavdelinga. Dei fleste kjerneoppgåver skal kunne løysast av eigne medarbeidarar, sjølv om ein framleis vidarefører sterk avhengigheit til sams vegadministrasjon, også i dagleg oppgåveløysing. Trafikanten vert ein del av samferdselsavdelinga (FRAM kundesenter/ruteinformasjonsteneste for kollektivtilbodet i Møre og Romsdal). Arbeidet med kollektivtransport og organiseringa av denne eininga har fleire likskapstrekk med eit administrasjonsselskap, men er underlagt samferdselssjefen: Administrasjonseining med oppgåver som dekker heile avdelinga Dagens kollektiv delt i 3 seksjonar; drift, marknad og utvikling Infrastruktur er reindyrka til å ivareta vegeigarrollen i fylkeskommunen I denne modellen blir vi i særleg grad utfordra på robustheit i nokre av fagmiljøa våre. Det å få inn fleire fagpersonar som i liten grad har eit fagmiljø å spele på i avdelinga, gir utfordringar både i høve til trivsel, men sjølvsagt og i høve til reserveløysingar ved sjukdom m.v. Samarbeid og back up løysingar med relevante fagmiljø i organisasjonen er derfor ein avgjerande suksessfaktor i denne modellen.

3 Gjeldande organisasjonskart for samferdselsavdelinga ser slik ut: Gjeldande organisering og sentral stab Dei fagområda som stod sentralt i diskusjonen i OU-prosessen om val av organisasjonsmodell var; Økonomi; gjennom god dialog har vi i fellesskap kome fram til ei løysing der samferdselsavdelinga langt på veg er sjølvgåande i løysinga av arbeidsoppgåver knytt til dagleg økonomiarbeid. Vi har gjennom dette også frigitt ein del kapasitet på økonomiseksjonen i organisasjonsavdelinga som kan brukast til andre oppgåver, m.a. av strategisk art. Samferdselsavdelinga har i dag 3 økonomimedarbeidarar, og eit svært godt samarbeid med økonomiseksjonen i stab. Jus og innkjøp; på innkjøpsområdet har vi eigen innkjøpsmedarbeidar og eit etter kvart godt samarbeid med innkjøpsseksjonen. Vår innkjøpar er tett på dei aller fleste innkjøpa på avdelinga, og får bistand frå innkjøpsseksjonen etter behov. Vi har hatt eigen juridisk ressurs på samferdselsavdelinga sidan 2008, dels som fast tilsett rådgjevar, dels på engasjement og dels på lån frå juridisk avdeling (sjå nedanfor). Behovet for ein eigen juridisk ressurs er stort knytt til

4 både forvaltningssaker (skoleskyss og drosje), kontraktsarbeid (både inngåing og oppfølging) samt rettleiing/opplæring knytt til vår daglege oppgåveløysing. Ei av dei klaraste tilbakemeldingane som kom under OU-prosessen var at behovet for eigen jurist på avdelinga er stort. IT; også på dette fagområdet har vi utvikla eit godt samarbeid siste åra, både mtp fagstøtte og innkjøp av IKT-utstyr til oppfølging av kollektivtrafikken. Dersom ein på sikt kan utvikle ei 24-7 teneste på IT-seksjonen, kan sikkert også ein del av servertenestane våre leggast over dit i staden for å kjøpe slike ute i marknaden (billettering, mm). Pr no har vi 3-4 medarbeidarar på dette fagområdet, primært stasjonert på kundesenteret i Kristiansund. Kommunikasjon; som for økonomiarbeidet har vi også her fått til eit godt samarbeid og tydeleg rolledeling med kommunikasjonsseksjonen. Vi har 2 personar som arbeider med marknadsføring av kollektivtilbodet i fylket, medan det øvrige kommunikasjonsarbeidet får vi levert frå kommunikasjonsseksjonen. Juridisk kompetanse/kapasitet på samferdselsavdelinga Samferdselsavdelinga tilsette i mai 2008 ein eigen juridisk rådgivar. I om lag 1,5 år hadde vi jurist på fulltid i avdelinga. I desember 2010 vart vedkomande tilsett som seksjonsleiar for kollektivseksjonen på avdelinga, og kapasiteten på det juridiske området vart derfor redusert og vi måtte i større grad nytte oss av fagkompetansen på juridisk avdeling i den daglege oppgåveløysinga. I 2012 tilsette vi ny jurist på avdelinga, men no i eit engasjement. Ho var prosjektleiar for TT-ordninga i fylket, men vart i stor grad nytta som juridisk rådgjevar i dei nær 4 åra ho var tilsett på avdelinga. Dei siste åra var ho direkte underlagt samferdelssjefen. Ho fekk i mai 2016 fast tilsetting som juridisk rådgjevar på juridisk avdeling, og frå same tidspunkt inngjekk vi avtale med juridisk avdeling om å låne ein annan jurist i ein periode framover. Dette hadde også samanheng med at tidlegare seksjonsleiar som var jurist gjekk over i ny stilling i Statens Vegvesen og i den første perioden hadde permisjon frå samferdselsavdelinga. Vedkomande som vart lånt frå juridisk avdeling skulle vere prosjektleiar for maritime anbod (særleg ferje), samt vere juridisk rådgjevar på samferdselsområdet. Vedkomande er framleis hos oss på utlån frå juridisk avdeling. Det er no behov for ei permanent løysing på samferdselsavdelinga som tek vare på dei juridiske behova som ligg i fagavdelinga. Det er også viktig for både samferdselsavdelinga og juridisk avdeling at vi no snarast får avklart ei permanent ordning med lokalisering av juridisk kompetanse, som vi kan nytte i det vidare arbeidet på begge avdelingane. Konklusjon

5 Fylkesrådmannen tilrår endring i organisasjonsstrukturen på samferdselsavdelinga; Det blir oppretta og tilsett kontraktsjef (stillingskode 8451) i fast stilling Kontraktsjefen skal rapportere til samferdselssjefen På grunn av portefølja skal kontraktsjef møte fast i leiargruppa til samferdselssjefen Vi har gode kandidatar til stillinga internt i eigen organisasjon og vert difor tilrådd intern utlysing av kontraktsjefsstillinga Stillingsomtale og grunnlag for intern utlysing: Kontraktsjef Denne funksjonen får det overordna ansvaret for Møre og Romsdal fylkeskommune sitt strategiske arbeid med anbod og kontraktsoppfølging/- forvalting innan samferdselsområdet. Dette inneber m.a. kvalitetssikring av anbodsgrunnlag og kontraktar. Kontraktsjefen skal arbeide tett med fylkeskommunen sin juridiske avdeling ved kontrakt-tvistar og øvrige rettslege prosessar ved samferdselsavdelinga. Kontraktsjefen rapporterer direkte til samferdselssjefen. Kontraktsjefen møter fast i leiargruppa til samferdselssjefen. Oppgåver og ansvar: - Ha oversikt over heile kontraktsportefølja vår - Leie og vidareutvikle kontrakts- og anbodsarbeidet i samferdselsavdelinga. Sentral ressurs i arbeidet med å utvikle malverket, der m.a. Kollektivtrafikkforordninga står sentralt som møtepunkt/arena - Juridisk rådgjeving i avdelinga, særleg i høve til privatrettslege problemstillingar - Rettleiing innan kontraktforvaltning og optimalisering av avdelinga si risikoeksponering i kontraktforhold - Utvikle og implementere prosedyrar for kontraktsoppfølging i samsvar med fylkeskommunen sine verdiar og retningslinjer - Delta/bistå i kontraktmøte m.m. med operatørar - Forhandlingar - Leie juridisk/rettslege prosessar i avdelinga - Andre oppgåver og ansvar kan bli tilllagt stillinga.