EUS Komplett kontraktstyrning (KAV) Kjøper Brukerhåndbok April 2017 1
Versjonskontroll Versjon Dato Endringer 1.0 March 2012 Mars 2012 Ny inndeling i to håndbøker; anbuds- og kontraktsstyring 1.1 April 2012 Oppdatering med 6.9 lansering 1.2 Februar 2014 Oppdatering med 7.0 1.3 October 2014 Oppdatering med 7.2 1.4 November 2016 Oppdatering med 7.5.2 1.5 April 2017 Oppdatering med 7.5.5.0 2
Innholdsfortegnelse SEKSJON 1: KONTRAKTSSTYRING... 4 1.1 Lag kontrakt... 4 1.1.1 Opprett kontraktsutkast... 5 1.1.2 Opprett kontraktstillegg... 10 1.1.3 Legg ved kontraktsdokumenter... 11 1.1.4 Opprett Følgebrev... 12 1.1.5 Utnevn en Kontrakseier... 12 1.1.6 Opprett kontrakt med flere leverandører... 13 1.2 Meddel og signer kontrakten(fullstendig signeringsprosess)... 15 1.2.1 Send kontraktsutkast... 15 1.2.2 Flagg kontrakten til endelig... 17 1.2.3 Opprett og send avslagsbrev.... 18 1.3 Bearbeiding av kontrakt... 18 1.3.1 Kontraktsjusteringer... 20 1.3.2 Lage minikonkurranser... 22 1.3.3 Kontraktssamarbeid... 26 1.3.4 Oppgaver... 27 1.3.5 Evaluering av leverandører... 29 1.3.6 Varsel om kontraktsutløp... 30 1.4 Importer en liste over hovedkontrakter... 31 3
Seksjon 1: Kontraktsstyring For å få tilgang til dine kontrakter kan du gå via den relevante konkurransen eller opprette en uavhengig kontrakt. Når du er pålogget vil du finne alle dine kontrakter undr Kontraktshåndtering på systemets startside. Din kontraktsdatabase består av 3 faner, det betyr at kontraktene er inndelt i Aktive, Under behandling og Utgåtte. 1.1 Lag kontrakt a) Når en leverandør har vunnit en konkurranser kan du inngå en kontrakt med den relevante leverandøren. Fra sjekklisten for konkurransen: Klikk på - Overfør til kontraktshåndtering b) Kontraktsprosessen kan også pågå uten en forutgående konkurranse. Klikk på Lag kontrakt 4
Avhengig av interne prosesser, eller fra kontrakt til kontrakt, kan du velge 3 forskjellige kontraktsprosesser. Disse 3 ulike prosessene er detaljert beskrevet i hver underseksjon listet nedenfor. De 3 prosessene er: Fullstendig signeringsprosess, Forenklet signeringsprosess og Signering utenfor KGV systemet 1.1.1 Opprett kontraktsutkast Fyll inn feltene og verdierne i skjermbildet hvor du oppretter kontrakt og klikk [Lagre]. Nå har du påbegynt første kontraktsutkast som ikke kan slettes. 5
Følgende felter kan fylles ut når en kontrakt opprettes. Feltene markert med * er obligatoriske felt. Feltene kan variere, avhengig av innstillinger satt av operatøren i de ulike land, eller dersom modulene er påslått/avslått. Felt Ref/Saksnr Navn og beskrivelse Kontraktsflyt Beskrivelse Intern eller ekstern kontraktshenvisning Navn og detaljert kontraktsbeskrivelse Signering utenfor KGV - All signering gjennomføres utenfor KGV, og kontrakten lastes opp i systemet for lagring. Status og informasjon om kontrakten kan endres når som helst av oppdragsgiveren uten at utkast må sendes inn på nytt til leverandøren. For signering- Den juridiske kontrakten kan sendes ved hjelp av Meldingsfunksjonen i systemet, eller signeres på papirutgave som deretter skannes og lastes opp. Når oppdragsgiveren har satt statusen til Endelig vil leverandøren være i stand til å se kontrakten i systemet, og kan da laste ned skannet kopi av kontrakten, som oppdragsgiveren har lastet opp i eksterne dokumenter. Forenklet signering Kontraktsflyt forenklet signering muliggjør signering av kontrakt i KAV. Merk at det er kun en versjon av kontrakten som sendes til leverandøren 6
for signering. Statusen kan settes som endelig etter denne signeringen. Kontraktstype Rammeavtale/avropsform Leverandør Kontraktsverdi Betalingsmåte Kontraktsdatoer Signering av kontrakt Fullstendig signering Kontraktsflyt fullstendig signering innebærer at både utkast og endelige kontrakt må sendes leverandøren for godkjenning. Det etableres sjekkliste med funksjoner for styring av kontraktsflyt. Rammeavtale, Prosjekt eller Avrop - Dersom du velger Rammeavtale, aktiverer du en ekstra rullegardin omtalt som Avropstype; Dersom du velger Prosjekt, kan du kun opprette en kontrakt med en leverandør. Avrop er ikke mulig. Avrop kan benyttes når du oppretter en avrop-/minikonkurranse fra en eksisterende kontrakt. Her kan du velge hvilken type avrop som er ønskelig for denne kontrakten. Minikonkurranser Tillater oppretting av minikonkurranser. Rangering Rangeringsfunksjonen tillater rangering av leverandører i en multi-leverandør kontrakt og deaktiverer modulen for mini-konkurranser. Avrop blir utført utenfor KAV. Rangert med fordelingsnøkkel Gir mulighet for rangering av rammeavtale med flere leverandører med tilleggskommentar om fordelingsnøkkel. (Leverandøren ser dette) Kombinasjon Gir mulighet for å kombinere avropsformer, dvs. gir mulighet for å rangere leverandører og tillater minikonkurranser. Rammeavtale med en leverandør - En rammeavtale med kun en leverandør. Andre - Ingen av de ovennevnte Velg hvilken leverandør som skal undertegne kontrakten gjenom systemet. Kun leverandører tildelt kontrakten er tilgjengelig. Det er denne du kommuniserer med gjennom systemet. Total kontraktsverdi, vanligvis den totale pris som har vært behandlet i forhandlinger med leverandøren i anbudsprosessen. Leverandøren ser detta, gjelder ikke för rammeavtale. (Leverandøren ser dette) Kontraktens betalingsmåte. Betalingsmåter kan oppdateres av foretakets administrator. (Leverandøren ser dette) Kontraktens oppstart- og utløpsdato Dette valget muliggjør digital signering for både leverandør og deg selv, som innkjøper. Ved å klikke på boksen kan du utvide listen med brukere innenfor din organisasjon som kan signere kontrakten. (Leverandøren ser dette) 7
Tillat endring av kontraktslutdato Beskrivelse Andre innstillinger Denne funksjonen tillater deg å endre og forlenge slutdato for kontrakten (ved for eksempel opsjoner) Dette kan utføres nederst på sjekklisten noe som medfører at den prolongerte kontrakten er tilbakeført som utkast. Årsaken til dette er at alle involverte parter skal akseptere prolongering. (NB! Kun relevant dersom du har valgt forenklet / fullstendig signeringsprosess) Her kan du gi tilleggsopplysninger eller beskrivelser som blir tilgjengelig for leverandøren. Rubrikken för detta felt kan benemnas med annat navn ved behov. (leverandøren ser dette) Avhengig av moduler, kan aktiverte tilleggsinnstillinger bli synlige. Eksempler på slike moduler er Digital Signering; Siste frist for leverandørens respons; Tillat endring av sluttdato må hukes av for å kunne forlenge en avtale/opsjoner Kontraktenssjekkliste vil veilede deg gjennom de forskjellige trinnene i prosessen. Når et punkt på sjekklisten er ferdigstilt, vil det bli markert med grønn hake. Sjekkliste til kontrakten med fullstendig signeringsprosess Sjekklisten til kontrakter med fullstendig signeringsprosess krever at kontraktseier sender et utkast via systemet til leverandøren for godkjennelse. Deretter sendes en ferdig versjon som må godkjennes av leverandør igjen før kontrakten kan settes som Endelig. Man kan ikke 8
gjøre noen avrop på kontrakten før den har status Endelig. Hver endring setter kontrakten i status utkast igjen. Sjekklisten til kontrakten med forenkelt signeringsprosess Når kontrakten er ferdig, sendes den til leverandøren for godkjenning. Når leverandøren har godkjent utkastet kan oppdragsgiveren sette kontrakten som endelig. Eventuelle endringer må godkjennes på nytt. 9
Signering utenfor KAV Oppdragsgiver setter selv kontrakten som endelig. All signering blir gjort utenfor KAV, men kontrakten lagres i KAV. Status og informasjon om kontrakten kan endres når som helst av oppdragsgiveren uten at det er nødvendig å sende et nytt utkast. Kontrakten kan sendes via meldingsfliken i systemet eller bare i papirform. Så snart kontrakten er sendt eller status er satt til endelig kan leverandøren se kontrakten og kontraktsinformasjonen i KAV. 1.1.2 Opprett kontraktstillegg Ved å velge linken Rediger kan du opprette kontraktstillegg. Denne linken finner du under kontraktens sjekkliste. 10
Velg verdier eller skriv inn tekst for kontraktstillegget som skal gjelde for denne kontrakten. Kontraktstillegg som er registrert som "interne" vil kun bli synlig for brukere i din organisasjon. "Eksterne" kontraktstillegg vil også være synlige for leverandører. Kontraktstillegg er en del av kontrakten og kan derfor ikke endres når kontrakten har blitt akseptert av begge sider. Interne kontraktstillegg kan endres når som helst. Du kan søke etter kontraktstillegg i kontraktslisten. Tilleggsalternativene kan kun opprettes av foretakets systemadministrator. Så fort de obligatoriske tillegg er opprettet, kan de benyttes av alle brukere som har tillatelse til å opprette kontrakter. Se Administrasjonsveiledningen for ytterligere informasjon. En myndighet kan ha så mange som 40 forskjellige tillegg, noe som gir denne myndigheten mulighet til å fange opp metadata/statistikker og opprette rapporter basert på dette, med hvilken som helst ønskelig og påkrevd intevall. 1.1.3 Legg ved kontraktsdokumenter Dersom ønskelig, er det mulig å legge ved andre tilleggsdokumenter enn de som allerede er inkludert. Du kan vedlegge to typer dokumenter; kontraktsdokumenter som kan lastes ned av leverandører og som er en del av kontrakten, og interne dokumenter. Interne dokumenter er ikke synlig for leverandørene og kan lastes opp i hvilken som helst fase av kontrakten uten at det påvirker kontraktsstatusen. Hvordan legge ved kontraktsdokumenter 1. Fra sjekklisten til kontrakten velger du Rediger, ved siden av Avtale og bilag til kontrakten. 2. Klikk på [Last opp filer ] knappen og velg hvilket dokument du ønsker opplastet fra din datamaskin. Klikk deretter på [Last opp] 3. Filer blir nå lastet opp i kontrakten. Klikk på [Ferdig] når opplastingen er ferdig. 11
Intern informasjon Informasjon som blir gitt i denne seksjonen er bare synlig for systemets brukere med tilgang til denne kontrakten og de brukere utenfor KAV som har tilgang til den eksterne databasen (CMlight). Denne informasjon er aldri synlig for leverandøren. Med en gang du har gått inn på linken for å legge inn intern informasjon, slik som avropsregler, får du også tilgang til en ekstra tekstboks hvor du kan oppgi ord som er søkbar i kontraktens overordnete liste. 1.1.4 Opprett Følgebrev Følgebrev er det brevet som blir sendt til den utvalgte leverandør, sammen med kontraktsutkast. Oppretting av følgebrev: 1. Fra kontraktens sjekkliste velger du Rediger ved siden av seksjonen for følgebrev. 2. Legg inn ønsket tekst i følgebrevet. Du kan også benytte variabler som skal legges til: F.eks. ved å velge navn på kontrakt fra applikasjonen i stedet for å skrive inn navnet. Dersom virksomhetsadministrator har opprettet maler, klikk på [Last opp maler] knappen for innhenting av opplysninger fra arkivet. Når du er ferdig med brevet, klikk på [Lagre] og [Lukk vindu] for å gå tilbake til sjekklisten. 1.1.5 Utnevn en Kontrakseier I tillegg til Kontraktadministrator, kan en Kontrakseier utnevnes for en kontrakt. Kontraktsadministrator blir lagt til automatisk, i forbindelse med oppretting, mens Kontraktseier, i likhet med alle tillatelser, må legges til manuelt. Både Kontraktadministrator 12
og Kontraktseier kan utnevnes fra samme side som benyttes i forbindelse med oppretting av brukerrettigheter for kontrakten. Utnevnelse av en Kontraktseier vil gi redigereren automatisk adgang til kontrakten. Både navnet på Kontraktadministrator og Kontraktseier er synlig på alle relevante sider, for alle involverte, inklusiv oversikt over kontrakten, kontraktsdetaljer, i forbindelse med valg av meldingsmottakere, osv. I alle eksisterende kontrakter er Kontraktadministrator utnevnt som ansvarlig. 1.1.6 Opprett kontrakt med flere leverandører Hvordan opprette ett Rammeavtale med flere leverandører Leverandører som er tildelt kontrakt er opplistet sammen med pakkene som leverandøren er tildelt. Minimum 1 pakke må velges. 1. Klikk på linken [Kontrakter] fra sjekklisten på konkurransen 2. På kontraktstype velg Rammeavtale 3. Velg minst en delkontrakt 4. Alle tildelte leverandører i konkurransen vil bli inkludert i rammeavtalen 13
14
Kontrakten er opprettet og du er nå i sjekklisten. 1.2 Meddel og signer kontrakten(fullstendig signeringsprosess) Etter innledende oppretting av kontrakten bør du sende kontraktsutkastet til leverandøren og signere endelig kontrakt. 1.2.1 Send kontraktsutkast Leverandøren har ikke kjennskap til kontraktstildeling og kontraktsutkast helt til du oversender utkastet til den tildelte leverandør (med mindre leverandøren har fått beskjed utenfor KGV systemet om tildelning). 15
Hvordan sende kontraktsutkast (når du IKKE har valgt forenklet signering eller signering utenfor KGV) 1. Fra kontraktens sjekkliste velger du linken «Send» vid siden av Kontrakten sendt til leverandør. Meldingen, som blir sendt som e-post, er nå synlig. 2. Klikk på [Til ] knappen og velg mottakere av kontraktsutkast. Klikk deretter på [Velg]. 3. Fyll ut hvilken som helst tekst i det åpne feltet og klikk på [Send melding] for å sende melding/e-post og varsling på kontraktsutkastet. 4. Når utkast er sendt til til leverandør, vil det bli markert med grønn hake. 5. Når leverandøren har akseptert utkast vil det bli markert med grønn hake. 6. Lage den endelige versjonen av kontrakten och send til leverandør. 7. Når leverandøren har akseptert kontrakten vil det bli markert med grønn hake. 16
1.2.2 Flagg kontrakten til endelig Når leverandøren har akseptert og signert kontraktsutkastet, er neste steg å lagre kontraktens endelige versjon. Hvordan sette en kontrakt som endelig ved enkel signering: En kontrakt skal ikke flagges som endelig før fristen (10 dager) er avsluttet. Dette er i hht. Alcatel-direktivet. 1. Fra kontraktens sjekkliste velges «Rediger» linken ved siden av Endelig kontrakt er opprettet. Siden med kontraktsdetaljene vil bli vist, de er ikke redigerbare. 2. Klikk på [Lagre som endelig] knappen og kontrakten lagres som endelig. Hvordan sende ferdiggjort kontrakt i fullstendig signeringsprosses 1. Fra kontraktens sjekkliste klikker du på «Send» linken ved siden av Endelig kontrakt sendt til leverandør. Melding, som blir sendt som e-post, er nå synlig. 2. Klikk på [Til ] knappen og velg mottakere som skal motta endelig kontrakt. Klikk [Velg]. 3. Fyll ut tekst i det redigerbare feltet og klikk [Send melding] for oversending av endelig kontrakt til utvalgte mottakere. 4. Statusen blir nå endret til Endelig og kontrakt blir sendt til leverandør. 5. Når leverandøren har sett den endelige kontrakten, vil du motta en e-post/melding om bekreftelse og statusen endres til Endelig kontrakt akseptert av leverandøren. 17
Dersom du, etter endelig kontrakt er opprettet, ønsker å legge til endringer i kontrakten blir den igjen flagget som utkast (dersom du benytter enkel eller fullstendig signering), og du må sende utkastet til leverandøren for ny godkjenning. Dersom du benytter 'Signering utenfor KGV' kan du gjøre endringer uten å påvirke status på kontrakten, dvs at kontrakten forblir i status 'endelig'. 1.2.3 Opprett og send avslagsbrev. Når leverandøren som er tildelt kontrakt er informert og har godkjent endelig kontrakt, skal det sendes avslagsbrev til leverandører som ikke ble tidelt kontrakt. Dersom dette ikke ble gjort allerede i KGV modulen. Hvordan opprette avslagsbrev: 1. Fra kontraktens sjekkliste velger du «Rediger» linken ved siden av seksjonen for Avslagsbrev. 2. Velg tekst i avslagsbrevet. Du kan også legge til variabler, f.eks. ved å velge kontraktstittel fra applikasjonen, i stedet for å fylle ut tittelen manuelt. Dersom systemadministrator har opprettet maler, klikker du på [Opplast maler] knappen for å hente maler fra arkivet. Når du er ferdig med brevet klikker du på [Lagre] og [Lukk skjermbilde], for å returnere til sjekklisten. Hvordan sende avslagsbrev: 1. Fra kontraktens sjekkliste velger du send linken som er ved siden av seksjonen for Avslagsbrev. Meldingen, som blir sendt som e-post er nå synlig. 2. Klikk på [Til ] knappen og velg mottakere som skal motta endelig kontrakt. Klikk på [Velg]. 3. Fyll ut teksten i det åpne feltet og klikk [Send melding] for sending av melding/e-post, sammen med informasjon om kontraktsavslag. 1.3 Bearbeiding av kontrakt Etter at den endelige kontrakten er undertegnet (og i løpet av signeringsprosedyren) av leverandøren, kan du gå inn på seksjonen for hovedkontrakter og opprette variabler, evalueringer, tildelte oppgaver og send meldinger. Opprettete kontrakter nås fra Kontrakt linken på hjemmesiden eller i hver enkel konkurranse. 18
Ved å klikke på linken i navnet kommer du til sjekklisten for den valgte kontrakten. Ved og klikke på [Ferdig] nederst i sjekklisten kommer du til siden for Hovedkontrakten som inneholder en utskriftsvennlig versjon og de ulike seksjonene i kontrakten. Fra hver tabulator (Aktiv, Påventende, Utgått) kan en excel rapport opprettes. Innholdet i rapporten er kolonner som er synlig ved pålogging. Dersom kolonnene er skjult, er de ikke inkludert i rapporten. Du kan da vise alle kolonnene og sortere disse i excel rapporten eller vise relevante kolonner i systemet og dermed er kun disse inkludert i excel rapporten. 19
Nedenfor ser du et eksempel på hvordan rapporten kan fremstå. De blå linjene er rammeavtaler og tilhørende underkontrakter. 1.3.1 Kontraktsjusteringer Du kan foreta justeringer/endringer i en kontrakt. 1. Vesentlig justering av kontrakten og forhandlinger med leverandøren på et mer detaljert nivå er påkrevd att anbudsprosessen startes på nytt og alle justeringer i kontrakten må vedlegges. For å kunne endre dato ved exempelvis opsjoner eller legge til dokumenter til kontrakten som er satt til endelig må dere ved fullstendig og enkel signering alltid klikke på knappen "Endre slutdato" nederst i kontraktens sjekklisten og deretter endre dato og/eller klikke "Lagre" knappen. Linken ved Avtale og bilag til kontrakten blir då aktiv igjen. Dersom du, etter endelig kontrakt er opprettet, rediger kontrakten blir den igjen flagget som utkast (dersom du benytter enkel eller fullstendig signering), og du må sende utkastet til leverandøren for ny godkjenning. Dersom du benytter 'Signering utenfor KGV' er linken ved Avtale og bilag til kontrakten alltid aktiv, du kan legge til dokumenter eller endre dato uten å påvirke status på kontrakten, dvs at kontrakten forblir i status 'endelig'. 2. Justeringene definert i Endringer. Dette er mindre endringer/korrigeringer i kontrakten og kan iverksettes uten å begynne signeringsprosessen på nytt i sjekklisten. Status er fortsatt endelig men leverandøren må godkjenne endringen likvel under fanen Endringer (ved enkel og fullstending signering). 20
Hvordan opprette Endring i kontrakten: 1. Åpne kontrakten og {Endring} tabulatoren. Oversikt over endringene er opplistet. 2. Klikk på [Lag ny endring] for å iverksette endringsprosessen. Siden for Detaljer i Endringen er nå synlig. 3. Fyll ut feltene og velg [Lagre]. 4. Legg ved eventuelle dokumenter som tilhører endringen. Klikk deretter [Lagre] 5. Send endringen til leverandøren ved å klikke på [Send kontrakten til leverandøren]. Leverandøren er nå informert og må godkjenne endringen som deretter skal lagres som endelig versjon. Endringen er ikke avsluttet før «Endelig versjon er godkjent av leverandøren». 21
Hvordan opprette en Endring med flere leverandører og delkontrakt Når du oppretter en Endring fra en rammeavtale, har du mulighet til å velge hvilken pakke du ønsker skal inkluderes. Dersom du huker av alle delkontrakt vil alle leverandører inkludert i kontrakten, bli tilføyd endringen. Dersom du velger spesifikk delkontrakt og spesifiserer hvilke pakker som skal inkluderes, vil bare disse pakkene inkluderes i endringen og kun leverandører som er valgt i hver delkontrakt. For å bli inkludert i endringen må underkontraktene være i status endelig. 1.3.2 Lage minikonkurranser Når du oppretter kontrakten må du velge hvilken kontraktstyper og avropsform du ønsker i kontrakten. Dersom du har valgt kontraktstype «Rammeavtale» og Avropsform «Minikonkurranse» eller «Kombinasjon», vil fanen «Minikonkurranse» bli synlig på hovedkontrakten. Dersom du velger Rangering er denne minikonkurranser tabulatoren usynlig. Du kan bare opprette avrop fra en kontrakt med status Endelig (Aktiv/signert) 22
Velg Minikonkurranser Dersom minikonkurranser er gjort tidligere for denne rammeavtalen finner du dem her. Alternativt har rammeavtalens eier gjort en mal for minikonkurranser. Du kan kopiere malen/tidligere konkurranser gjennom å klikke på konkurransen (blå link) Dersom dette er første minikonkurranse og ingen mal finnes så klikker du på Opprette minikonkurranse 23
Du kommer nå til lage konkurranse funksjonen (på samme måte som når du gjør alle andre konkurranser men forskjellen er at de relevante leverandørene på denne rammeavtalen allerede er lagt til og du må kun legge inn eventuelle krav/kriterier og sende invitasjonen. Nytt saks/arkiv nr Konkurransens navn Beskrivelse Velg Minikonkurranse som anskaffelseprosedyre Velg den sjekkliste du ønsker å benytte Sett tillbudsfrist (kan endres senere fra sjekkliste) Og Lagre Du kommer nå til minikonkurransens sjekkliste som har ulik lengde basert på hvilken sjekkliste du har valgt. Du må gjøre de punktene som er relevante og definere hvem som skal åpne etter fristen, og deretter er det bare og sende til de allerede valgte leverandører. 24
Inviter leverandører Denne konkurransen finnes nå og adgang er tilgjenglig på to måter: 1. På «Mine konkurranser» listen i (KGV) 2. På rammeavtalen den ble gjort fra i (KAV) Mini-konkurranse i KGV 25
Samme mini-konkurranse i KAV Avslutningsvis etter denne mini-konkurransen prosessen går du inn på KAV igjen og gjør en avtale på avrop. 1.3.3 Kontraktssamarbeid I systemet er det mulig for kontraktsparter (leverandør og innkjøper) å utveksle og lagre dokument for bruk sammenheng med f.eks. fakturering eller utfylling av evaluering, osv. Samarbeidsområdet finner du under tabulatoren med samme navn. Se skjermbildet nedenfor. Partene som har tilgang til et samarbeidsområde er de samme som har generelle rettigheter til kontrakten fra kontraktsnivået. Kontraktssamarbeid er en individuell modul som etableres etter behov. 26
1.3.4 Oppgaver Innenfor kontraktsstyring og anbudsstyring er det ulike kontraktsoppgaver som kan tildeles brukere i foretaket. Hvordan opprette oppgaver og tildele dem til brukere i systemet: 1. Åpne kontrakten og { Oppgaver } tabulatoren. 2. Klikk på [Legg til oppgave ] knappen. Skjermbildet til den opprettede oppgaven er nå synlig. 3. Velg oppgavetype i rullegardinmenyen og klikk [Lagre/Meddele]. Firma-administratoren i foretaket kan etablere oppgavetyper som du kan velge fra. 4. Velg bruker fra rullegardinmenyen som skal tildeles oppgaver og velg når tidspunkt som brukeren kan starte opp og avslutte oppgaven. Klikk på [Lagre/Meddele] knappen for å informere brukeren om tildelt oppgave. Status over oppgaven finner du i listen over oppgaver. Dersom du har en oppgave som må sendes til en person utenfor systemet (= ingen tilgang til systemet), kan du sende en ekstern e-post; se nedenfor Et ekstra fritekst felt blir lagt til når du oppretter en oppgave (intern eller ekstern). 27
Eksempel på beskjed om tildelt oppgave. Straks du er pålogget vil du finne alle dine sendte og mottatte oppgaver på systemets oppstart-side 28
Velge fane Mottatte forespørsler, send førespørsel, Fullført Klikk på linken for navnet Endre status till «Avsluttet» ner oppgaven er fullført, klikk sen [Lagre] 1.3.5 Evaluering av leverandører Etter at kontrakten er sendt inn, kan du vurdere leverandørens forpliktelser i forbindelse med kontrakten. Evalueringen gjøres ved å opprette evalueringsspørsmål som skal sendes internt til evaluerende myndighet i ditt foretak. Hvordan opprette og sende leverandørevaluering til evaluerende myndighet. 1. Åpne kontrakten og klikk på {Evaluering} tabulatoren. 2. Klikk på [Lag evaluering].fyll ut både den korte og lange beskrivelsen og velg [Lagre]. 3. Legg til evalueringsspørsmål ved å klikke på [Lag eller endre krav/kriterier]. Krav/Kriterier tilføyes fra en mal eller direkte i evalueringen. Se Spørsmål seksjonen under anbudsstyring for mer detaljert informasjon om oppretting og tilføying av spørsmål. 4. Begynn med å tildele evaluerende myndighet ved å klikke på [Tildele evaluerere] Skjermbildet for invitasjon er nå synlig. 29
5. Klikk på [Til ] knappen for å velge evaluerende myndighet. Listen over brukere viser de som har tilgang til kontrakten. Velg personer som skal vurdere leverandøren og klikk på [Velg]. 6. Klikk på [Inviter] for innsending av evalueringen til evaluerende myndighet. Meldingen er sendt som en e-post og som melding på siden som varsler om evalueringen som skal utføres. 7. Når evaluerende myndighet er ferdig med evalueringen finner de, på evalueringssiden, en link ved siden av navnet på evaluerende myndighet. 8. Straks du er pålogget vil du finne alle dine evalueringer på systemets oppstart-side Velg «Kontrakt evalueringer» 1.3.6 Varsel om kontraktsutløp Når en kontrakt nærmer seg utløpsdato kan du opprette en varsling om at kontrakten er i ferd med å utløpe. Dette blir sendt som e-post til brukere som er innstillt for mottak av varsler om kontraktsutløp. Hvordan opprette varsel om kontraktsutløp 1. Åpne kontrakten som skal varsles. 2. Klikk på [Varsel ] knappen øverst på sjekklisten. 30
3. Velg brukere som skal motta varsel. Skriv inn dager som gjenstår før kontrakten utløper og klikk på [Lagre] knappen. Varsel blir sendt som e-post til brukerens e- postadresse oppgitt i KGV. 4. Du kan når som helst gå inn og tilføye eller fjerne brukere fra listen over varslingsmottakere. 1.4 Importer en liste over hovedkontrakter Systemet gir deg mulighet til å importere en liste over pågående eller signerte kontrakter fra Excel. Importerte kontrakter kan benyttes på lik linje med alle andre kontrakter i systemet. En Excel mal er tilgjengelig for nedlasting. Hvordan importere en liste over hovedkontrakter 1. Fra hjemmesiden klikker du på linken under Kontraktshåndtering. Skjermbilde over kontraktslisten er nå synlig Klikk på [Importer kontrakter]. Du kan nå velge kontrakt type og hovedfil som skal importeres fra din datamaskin. Du kan velge om den importerte kontrakten skal være redigerbar eller ikke. Alle importerte kontrakter er avsluttet og tildelt. Ved å benytte den redigerbare versjonen blir du i stand til å redigere kontrakten ved å tilføye leverandør og laste opp dokumenter. Kontrakten kan ikke sendes til leverandøren for signering, da kontrakten allerede er signert. 2. Klikk på [Eksport] for å laste ned importmalen, malen inneholder et sett med standardfelt og tillegg som er opprettet av administrator. Det er viktig at du bruker nedlastede malfilen for å importere kontrakter, ved å erstatte eksempelverdiene med dine egne verdier. 31
Straks formatet er eksportert kan du fylle ut informasjon som benyttes i forbindelse med senere import av kontrakten. For å fylle ut malen må du starte med å tillate endringer. Du vil da se tilleggsspaltene og de kan nå fylles ut og importeres. Når du har fyllt ut verdiene, velg hvilken fil du ønsker å importere og klikk på [Importer]. Filene blir nå opplastet og oppgitte data validert. Dersom noen av kontraktene ikke er fylt ut korrekt, kan filene til hovedkontrakten ikke importeres. Du må oppdatere Excel filen og importere filen for ny validering. 32
3. Når validering av data er godkjent, klikker du på [Fortsett] knappen slik at listen over kontrakter blir importert. Kontraktene er nå importert og listet under relevant tabulator i kontraktlisten. 33