Referat fra styremøte torsdag 22.juni kl. 1800 i havna Til stede; Finn Kristiansen, Ørnulf Omberg, Fredrik Lie, Bjørn E Eriksen, Dagfinn Lindberg, Arvid Eliassen og Hans Petter Andreassen Forfall: Arnt Maurseth 1. Åpning Leder åpnet med å ønske velkommen, og gjennomgikk kveldens agenda. Ingen andre saker ble fremmet. 2. Godkjennelse av referat fra styremøte 23.5 (FMF 8-2017_v2) Referat godkjent uten bemerkninger 3. Nytt fra havna (inkl. referat fra dugnad 20.6) Bjørn - Strømautomat fungerte ikke og medlemmene klager med en gang. Jeg fikk tak i elektriker og nå er automaten fikset. Flaggstanga måtte jeg ta ned for å få satt på ny flaggline. Jeg har kontaktet Politiet om eierløse båter. Ikke lett å finne alle eierne, men noe har jeg fått kontakt med. Kompressor-bua har blitt ryddet. Alltid mye skitt som samler seg der. Bjørn jeg har et forslag om at Fredrik blir avlastet noe med fordeling av båtplasser blant mye annet. Håper at Ørnulf kan bidra uten at jeg har spurt Ørnulf om det. Ørnulf var positiv til å hjelpe, men vil ikke påta seg noe merarbeid pr nå. Jeg har mer enn nok å få alt på plass vedrørende flytebyggeprosjektet, samt at jeg driver egen bedrift. Fredrik - det er Vaktmester, Havnesjef og Kasserer som har det ansvaret i dag. For øvrig, går det greit, men det er litt «kaotisk» akkurat nå. Regner med at alt bedrer seg når det nye flytebryggeanlegget er på plass. Bjørn Er det litt rot med levering av kontrakter? Flere mener å ha levert, men hører ikke noe, og i tillegg ringes de opp. Kan kontrakten bare bli borte, som f.eks å havne i spam. Det kan jo også hende at kontrakten sendes til feil email adresse. Det vil bli sjekket opp. Dugnad. Dugnaden gikk bra og de aller fleste sto på under opprydding og hjelp til å kaste i renovasjonsbilen. Det var mye søppel denne gangen. Det som er trist, er at det henlegges batterier og spillolje står åpent uten lokk. Andre kjemikaler ble også funnet og fjernet. Litt mer hyggelig ble det da ugress ble fjernet fra rundkjøringen og blomster kom på plass. Betonggriser ble hvitmalt, så nå «skinner» havneområdet igjen.
Et medlem påberoper seg en hvis sum for utført arbeid. Vedkommende mente at summen kunne være betaling for båtplass for 2018. Styret inngår ikke slike avtaler, så oppgjør for utført arbeid blir lønnsinnberettet for vedkommende. Kontrakt for 2018 må betales på lik linje som alle andre. Bjørn serviceavtale på kompressor, hva gjør vi med den. Finn foreslo å tegne serviceavtale ut 2018, mye p.g.a av bobleanlegget. Enighet om det. Flytebrygger Ørnulf presenterte hvem som er med, de som er ute og de som det må ringes til. Det ble igjen helt naturlig nok mye fram og tilbake snakk med positivt fortegn og Ørnulf gjør og har gjort en formidabel jobb. Fredrik foreslo å forandre på båtplasser / størrelser etter behov. Enighet om det. Vi må også tenke landbasert arbeid. Hvem skal bygge service hus og annen installasjon som toalett / dusj / vaskerom og for trafo, Ved dette arbeidet pluss kabellegging må havna må være tom for biler blant annet. Dette bør planlegges godt. Ørnulf hadde møte med DNB i dag og la fram saken vår med dokumentasjon på det aller meste. Forklarte hvordan vi ønsket det og gjennomføringen. Den umiddelbare tilbakemeldingen var: Et godt gjennomarbeidet prosjekt og de var veldig fornøyd at det var totalentreprise. De ville nok vektlegge 80% forhånd salg høyt, nærmest en forutsetning. Dessuten måtte vi bruke egenkapitalen først. De ville betale etter levert framdrift, hvis ikke ville de kreve at vi forlangte garantier fra Småbåthavner. Ørnulf skal ta opp dette med småbåthavner før møte i kveld ( 22.juni 17) De skulle komme tilbake med rammene for lån ganske raskt, tidlig neste uke. For øvrig, er kommunen interessert i plass i havna. Forbeholdt kun en plass og ikke inkludert i vaktordningen. Det skrives egen kontrakt angående denne saken. Til slutt bør det nevnes at det er lang leveringstid på stål til et slikt stort anlegg, men det ordner leverandør med. Også bør det fattes et vedtak om at Arbeidsutvalget kan foreta oppstart ved nådd 80%. Fredrik avsluttet med å gi oss tall på innskudd og hva vi har på konto. Sak 05/17 Arbeidsutvalget, d.v.s leder, nestleder og kasserer gis fullmakt til oppstart ved nådd 80% Vedtak; Enstemmig Sak 06/17 Lønnsjustering vaktmester. Vaktmester har en lønn i følge lønnsregulativ for vaktmestere i kommunen. Leder foreslo en økning på 1,73 %, tilsvarende som for vaktmestere i kommunen. Vedtak; Enstemmig
Eventuelt Bjørn Arnt skal avvikle ferie. Hva gjør vi med erstatter. Jeg kan være erstatter i enkeltsaker, men ikke permanent. Havnesjef og vaktmester avtaler løsninger. Dagfinn forslag til tekst / oppslag / hjemmesider. I ferieperioden til vaktmester tas ikke båter opp eller ut. Unntaket er «havari» hvor kontakten er Havnesjefen. Møtet ble hevet klokken 2000 Neste styremøte avholdes onsdag 9. august med oppstart klokken 1700 Sekretær Dagfinn Lindberg Vedlegges referatet; Innledning I følge ekstraordinær årsmøte den 24.11.2016 og årsmøte den 06.04.2017 gis styret mandat til å utvikle endelig flytebryggeanlegg med to leverandører og deretter tegne kontrakt med den av de som kan tilby den beste løsningen for foreningen og dens medlemmer. Styret valgte å innlede kontakts forhandlinger med Småbåthavner og den er i sluttfasen. Flytebrygger fra 2018 Rammesøknaden ble godkjent den 02.03.17 med 430 båtplasser som erstatning for dagens pælebrygger på ca. 425 plasser. I tillegg er det sommerbrygger med ca. 75 plasser, totalt ca. 500 plasser. Planene er bearbeidet og gjort litt om. Den nye flytebrygga vil nå bli på ca. 450 plasser og dagens flytebrygge ved pumpene vil bli erstatning for de ca. 100 plassene mot roklubben. Sommerplassene vil nå bli ca. 40 plasser. Totalt vil vi etter ombyggingen har ca. 480 plasser. Dette krever noe større tomt på vannet mot syd, dette har vi fått bekreftet av Tore Fuglår eiendomsforvalter i Fredrikstad kommune skal gå i orden. Send inn IG med referanse til meg så går dette i orden. Tomtejusteringen tas i etterkant. Sammenføyning til en eiendom er ok, gnr. 300 bnr. 786 er det som skal brukes. En forutsetning som kreves før søknad om IG er uttalelse fra Borg Havn, det er i orden. I tillegg til kontrakten med Småbåthavner, trengs det å støpes en platting for bryggefeste. Den skal ligger ca. 1,5 meter over normal vannstand. Dvs. 70/80 cm over dagens bakkenivå. Størrelse og utforming må beregnes av konsulent og utføres av entreprenør. I forbindelse med nytt strømanlegg trengs det også en hovedsikringstavle som etableres på plattingen. Graving og legging av ny kabel fra Mosseveien og til plattingen vil være nødvendig. IG må sendes før ferien for å rekke å sette alt i produksjon og få nødvendige tillatelser før byggestart den 01.10.2017.
Økonomi Det er pr dags dato 323 som har levert plasskontrakter som er underskrevet av begge parter. Det er fortsatt ca. 25 som har sakt ok eller hevder å ha levert kontrakt, samt 10/15 nye medlemmer som er på vei til å bli medlemmer og vil være med i 2018. Fredrikstad kommune har ønske om en spesialplass på 6 meter i det nye anlegget. Totalt med dette har vil et belegg over 80% av kapasiteten av anlegget. Dessuten er det flere som sitter på gjerde og trolig vil skrive kontrakt når de er sikre på at dette blir noe av. 302 plasskontrakter er fakturert til en sum av kr 6,3 mill. og av disse er 2,9 mill. innbetalt. Kassabeholdningen viser noe over 4 mill. Totalprisen er beregnet til 25 mill., i dette er det 1 mill. i uforutsette utgifter. Vi har beregnet et lån på 15 mill. med en løpetid fra 01.01.19 på 15 år. Resterende 10 mill. er beregnet dekket igjennom innskudd/egenkapital. 22. juni 2017 Ørnulf