REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET VED HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS Møte nr. A/11 Dato: 27. oktober 2011 Tid: 12.30 Sted: P46, rom 308 Tilstede: Hovedverneombud Nils Gunnerød Høgskolelærer Ellen Krogstad Nebell Høgskolelektor Riccarda Pfeiffer Hovedverneombud Gro Røkholt Førsteamanuensis Marianne Holck Fak.direktør Tormod Furuseth Seniorrådgiver Live Pedersen Kontorsjef Anne Berit Grindstad (vara) Seksjonssjef Pierre Wijnen Instituttleder Unni Henriksbø HR-direktør Tore Dæhlin (vara og møteleder) Uten stemmerett: HMS-leder Wilfred Mørch Rådgiver Monica Solhaug (referent) Senior HMS-rådgiver Anne Driveklepp Kjærnsmo BHT Hjelp 24 Direktør Ragnvald Thilesen Forfall: Rådgiver Anita Klinbajl Førsteamanuensis Dag Fossum Af Darre Seniorrådgiver Trine Sofie Mathisen Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø HR-direktør Tore Dæhlin ønsket velkommen og AMU konstituerte seg. Sak A/11 Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent av møtedeltakerne. Tre saker ble meldt inn som eventuelt saker. Sak B/11 Orienteringer og meldinger HMS-revisjonen 2011 ved tidligere HiO HMS-leder orienterte AMU om saken. HMS-revisjon gjennomføres en gang i året. Revisjonsteamet, bestående av HMS-leder, hovedverneombud og rep. fra HR, gjennomgår fakultetenes HMS-dokumentasjon på de områdene AMU har sluttet seg til at revisjonen skal omfatte. Områdene som gjennomgås, er felles for alle fakultetene. Styresakene vedrørende HMS-rapportering ved tidligere HiAk og HiO, sendes AMUmedlemmene. 1
Brannrevisjon ved tidligere HiO svar til Oslo Brann- og redningsetat I begynnelsen av juni utførte Oslo brann- og redningsetat (OBRE) branntilsyn/revisjon ved tidligere Høgskolen i Oslo. Det ble avdekket tre avvik høgskolen ble bedt om å gi tilbakemelding på til OBRE. Avvikene gikk på manglede struktur i forhold til opplæring av ansatte, mangel på et systematisk forebyggende brannvernarbeid og jevnlig revisjon på brannsikkerhetsområdet. HMS-leder har i samarbeid med ledelsen og brannvernleder utarbeidet et kort skriv i tillegg til en handlingsplan, som sendes til OBRE i løpet av kort tid. Felles retningslinjer - velferdspermisjoner Hovedverneombud ved studiested Pilestredet meldte inn saken. Live Pedersen orienterte AMU at tema tas opp med tjenestemannsorganisasjonene før jul. Utarbeidelse av retningslinjer og melding om avvik, ulykker, nestenulykker Nye retningslinjer og melding (skjema) om avvik, ulykker, nestenulykker er under utarbeidelse, og legges ut på HiOA-nettet om kort tid. Tidligere behandlet de lokale arbeidsmiljøutvalgene (LAMUene) ved tidligere HiO melding om ulykke/nestenulykke. AMU HiAk behandlet dette i sitt AMU. I og med at LAMUene nå er nedlagt, vil melding om ulykker/nestenulykker behandles av AMU. Settes opp som sak neste AMU. HVOene orienterte o Hovedverneombudene har valgt å opprettholde «Møteplassen» som møteforum for verneombudene, og informerte at de hadde et felles møte med verneombudene i begynnelsen av oktober. o HVO på studiested Kjeller orienterte at hun har hatt møte med VOene på Kjeller. o HiAk hadde en ordning der HVO hadde møterett i IDF-møtene. Denne ordningen ønskes videreført i HiOA, slik at HVOene ved de to studiestedene har møterett i IDF-møtene. Saken er ikke avgjort ennå. o HVOene melder at det er en del frustrasjon blant de administrative tilsatte ved de to studiestedene. Det går bl.a. på informasjonsflyt, bli sett av både ledere og medarbeidere og opplevelsen av å bli fratatt ansvar og arbeidsoppgaver man tidligere gjorde. o Enkelte AMU-medlemmer tok også til orde for at det er utfordringer å ta tak i, og kulturforskjeller som det må gjøres noe med. Den frustrasjonen som oppleves blant de administrative tilsatte og ledere, begynner nå å forplante seg til undervisningspersonellet. Det å få på plass felles retningslinjer og prosedyrer, bør prioriteres i nær fremtid. o HMS-leder mente at HMS-samtalene er et viktig verktøy som administrative og faglige ledere har, for å bli kjent med arbeidsmiljøforholdene innenfor sitt ansvarsområde. 2
Sak C/11 Ventilasjonsanlegget P52 Ragnvald Thilesen orienterte om bakgrunn for saken. Kostnadene ved skifte av ventilasjonsanlegg og ombygging viser seg å bli betydelig større enn det man først regnet med. Utskiftingene vil heller ikke gi vesentlig forbedring av ventilasjonen i byggene som utgjør P52. Det har vært gjort noen inneklimamålinger på enkelte kontorer i noen av fløyene i P52 i regi av Hjelp 24 og som studentprosjekt for energi & miljø-studenter fra Avdeling for ingeniørutdanning ved tidligere HiO. Byggeutvalget anbefaler at før man setter i gang med arbeider som får store konsekvenser for de ansatte i den perioden de pågår, og som ikke vil føre til vesentlig forbedring av det opplevde inneklima, bør det gjøres brede kartlegginger av hva som er de faktiske forholdene i dag. En slik kartlegging må ha som mål å avdekke hva som er ventilasjonsanleggenes begrensninger, og hva som skyldes forhold høgskolen selv og den enkelte ansatte kan gjøre noe med. Dernest bør man kunne si om de planlagte utskiftingene, vil kunne gi tilstrekkelige fordeler til at de anbefales gjennomført. AMU ber om at det gjennomføres en helhetlig inneklimakartlegging i P52 og at den rapporten som fremlegges angir tydelig hva den enkelte bruker kan gjøre noe med, hva høgskolen selv kan gjøre og hva som skyldes begrensninger ved ventilasjonsanleggene slik de foreligger i dag. Rapporten må også si noe om eventuelle forbedringer som kan forventes, hvis aggregatene skiftes ut. Sak D/11 Oppfølging av AMU-sak 17/11 (ved tidligere HiO) Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) administrativ organisering ved HiOA Saken har sin bakgrunn i at HVO ved tidligere HiO i AMU-møte april 2011, etterspurte ROS (risiko- og sårbarhetsanalyser) i forbindelse med at det hadde oppstått betydelig uro i deler av den sentrale administrasjonen og en mulig start på uro i avdelingene, i forbindelse med sammenslåingsprosessen Hun etterspurte en skriftlig redegjørelse for hvordan den uroen ble håndtert både i forhold til tilsatte og ledere i utsatte posisjoner. På bakgrunn av konklusjon i AMU-sak 17 (ved tidligere HiO) og momenter som kom frem under punkt HOV orienterer, ble Administrasjonen bedt om å komme med forslag på tiltak som ivaretar det psykososiale arbeidsmiljøet ved HiOA. 3
AMU ber administrasjonen komme med et opplegg for hvordan de arbeidsmiljømessige konsekvensene vurderes og hvordan utfordringer og problemområder i arbeidsmiljøet i tiden fremover planlegges ivaretatt. Sak E/11 Verneområder ved HiOA Administrasjonen la frem en oversikt over innmeldte verneområder ved HiOA. To medlemmer fra arbeidstakersiden mente at inndelingen ved Institutt for Helse, ernæring og ledelse ikke er diskutert med vernetjenesten på Kjeller, og at inndelingen ikke medfører riktighet slik den ble lagt frem i AMU-møte. Enkelte fakulteter og avdelinger i fellesadministrasjonen har ikke gitt en fullstendig tilbakemelding på inndeling av verneområder. AMU ønsket at saken ble utsatt til neste møte, og at det blir lagt frem en oversikt lik den fakultet for TKD har laget. Saken utsettes til neste møte. AMU ber Administrasjonen legge frem en fullstendig oversikt over verneområdene med navn på verneområdene, hva verneområdene omfatter, antall ansatte og begrunnelse for inndeling. Sak F/11 Oppnevning av nytt AMU mht fastsetting av møtedatoer våren 2012 Det er viktig med en tidlig avklaring av hvem som skal sitte i HiOAs AMU fra januar 2012. Dette for å kunne fastsette møtetidspunkt så tidlig som mulig, og som passer for alle medlemmene i nytt AMU våren 2012. Det kom frem et forslag om at nytt AMU skal virke fra april/mai 2012, men at både nytt og gammelt AMU har et felles møte i februar 2012 mtp kompetanseoverføring. Det er derfor viktig at ledelsen, i samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene, i løpet av kort tid oppnevner medlemmer til nytt AMU. AMU ber HIOAs ledelse, i samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene, oppnevne medlemmer til nytt AMU innen 15. desember. Sak G/11: Fastsetting av sted og tidspunkt for AMU-møte 15. desember AMU-møtet 15. desember avholdes på studiested Kjeller. Møtestart kl. 12.30 med lunsj. 4
Sak F/11 Eventuelt Enkelte av arbeidstakerrepresentantene synes det var uheldig at høgskoledirektøren ikke har hatt anledning å møte i AMU de siste møtene. Arbeidstakersiden etterspurte resultater fra trivselsundersøkelsene som ble gjennomført i mai ved tidligere HiO, og tidspunkt for når den tredje trivselsundersøkelse skal gjennomføres. HMS-leder har fått signaler fra ledelsen om at den tredje trivselsundersøkelsen ikke skal gjennomføres slik den var planlagt. Arbeidstakersiden ga uttrykk for at det er uheldig at AMU ikke blir informert om dette, da det var AMU i sin tid som besluttet at trivselsundersøkelsene skulle gjennomføres. Arbeidstakersiden ønsker at undersøkelsen gjennomføres, men på et noe senere tidspunkt enn først planlagt. AMU tok opp at HiOA nettet må bli mer brukervennlig. Neste møte: 15. desember kl. 12.30 på studiested Kjeller. 5