AU 16. juni 2017 Dagsorden og tilhørende notater Sted: Halvorsen salongen, Drammen teater Tid: Fredag 16. juni, kl. 1400-1600 Dagsorden: Orienteringer: Arbeidet med budsjett og felles økonomiplan Arbeidet med omstillingsavtale og frikjøpsordning Saker: 1. Oppdatert sakskart PSU og fellesnemnd (notat 1) 2. Oppdatert prosedyre for ansettelse prosektrådmann (notat 2) 3. Godtgjøringsreglement (notat 3) 4. Studietur (notat 4) 5. Fellesmøte 16. august (notat 5) 6. Lokaler prosjektkontor og møtested Fellesnemnda (notat 6) 7. Eventuelt Notat 1 - Første møte i fellesnemnda og felles PSU Første møte i fellesnemnda og felles PSU er satt til 22. juni, kl. 1400-1700. Møtet skal være i Skur 1. Møtet foreslås delt i 3 bolker. Del 1 er et konstituerende møte i fellesnemnda, hvor man oppretter felles PSU. Del 2 er et møte i PSU hvor man drøfter saker som hører til dette organet. Del 3 er et møte hvor fellesnemnda vedtar saker som anses ferdig drøftet i PSU. Forslag til dagsorden: Orientering om budsjett/felles økonomiplan v/rune Samuelsen, PwC Orientering om omstillingsdokument Saker del 1 Fellesnemnd 1. Valg av leder og nestleder 2. Møtekalender: Torsdag foreslås som møtedag med møtefrekvens annenhver uke i august, september og oktober, med påfølgende møter månedlig. Forslag til møteplan legges fram i første møte, 22. juni.
3. Arbeidsform (forventninger, samarbeid, rolleavklaringer, konsensusarbeid etc.) 4. Felles partssammensatt utvalg (PSU) arbeidsform 5. Lovpålagt felles kommunestyremøte 16. august 6. Godtgjøringsreglement Saker PSU 1. Prosedyre for ansettelse av prosjektrådmann 2. Frikjøpsordning for tillitsvalgte 3. Omstillingsdokument 4. Eventuelt Saker del 2 Fellesnemnd 1. Prosedyre for ansettelse av prosjektrådmann 2. Frikjøpsordning tillitsvalgte 3. Omstillingsdokument AU slutter seg til dagsorden for første møte i fellesnemnda Notat 2 prosedyre for ansettelse av prosjektrådmann Headvisor er valgt som rekrutteringsfirma. For å sikre framdrift, arrangeres et oppstartsmøte tirsdag 6. juni. I oppstartsmøtet avklares framdrift for prosessen og møtepunkter mellom rekrutteringsfirma og oppdragsgiver. De tre ordførerne deltar i møtet, sammen med en utvalgt tillitsvalgt og en koordinator, Ulla Nordgarden. Basert på samtalene i oppstartsmøtet, utarbeider rekrutteringskonsulenten en beskrivelse av oppdraget som prosjektrådmann og kravprofil for stillingen. Denne beskrivelsen behandles i fellesnemnda og PSU 22. juni. Firmaet kan da sette i gang med utlysning og kandidatsøk før ferien. Statusmøter underveis i prosessen 1. Oppstartsmøte 6. juni (rekrutteringskonsulent, ordførere, tillitsvalgt, koordinator, HR-støtte ved behov) 2. Godkjenne oppdragsbeskrivelse og kravprofil for stillingen (felles PSU/fellesnemnda 22. juni). 3. August: Rekrutteringskonsulenten vurderer kandidattilfang etter direktesøk i markedet. Velger ut kandidater som rekrutteringsfirmaet har videre samtaler og intervjuer med. Rekrutteringsfirmaet gjennomfører innledende
intervjuer, testing, dybdeintervjuer, referanseintervjuer og bakgrunnssjekk av kandidatene som presenteres. 4. Ny vurdering av kandidattilfang etter at søknadsfristen har utløpt. 5. Rekrutteringsfirma presenterer tre til fem kandidater som er aktuelle for intervjuutvalget å intervjue. Intervjuutvalget velges blant medlemmene i felles PSU. 6. Den eller de mest interessante kandidatene presenteres for felles PSU (ansettelsesutvalg) Intervjuer Tre til fem kvalifiserte og interesserte kandidater intervjues av intervjuutvalget. Det anbefales at konsulenten fra rekrutteringsfirma leder intervjuene. De øvrige deltakerne i intervjuutvalget stiller oppfølgingsspørsmål. Konsulenten presenterer kandidatenes styrker og svakheter og foretar en analyse av de ulike kandidatene opp mot kravprofilen for stillingen. Intervjuutvalget foretar en vurdering av kandidatene ut fra konsulentens analyse og inntrykk fra intervjuene. Det lages en innstilling til hvem som skal presenteres for felles PSU. Intervjuutvalget En ordfører fra hver av kommunene En tillitsvalgt (medlemmene i PSU fra arbeidstakersiden velger en representant til intervjuutvalget) Konsulenten tar de oppgavene som HR-støtte vanligvis har tatt. Presentasjon for felles PSU De mest interessante kandidatene presenteres for PSU, som fungerer som ansettelsesutvalg. Praktisk bistand Konsulentfirma må ha en kontaktperson som følger hele prosessen. Kontaktpersonen koordinerer det praktiske arbeidet og er et bindeledd mellom intervjuutvalget og rekrutteringsfirma. Ulla Nordgarden foreslås som kontaktperson. Det må etableres en rutine for håndtering av spørsmål fra søkere som ber om å være unntatt offentlighet og begjæring fra pressen om innsyn i søkerlisten. AU slutter seg til prosess for ansettelse av prosjektrådmann
Notat 3 Godtgjøringsreglement Fellesnemnda skal vedta et godtgjøringsreglement for den politiske aktiviteten som igangsettes i forbindelse med kommunereform. Denne aktiviteten omfatter møtene i fellesnemnd, i PSU og i de politiske arbeidsgruppene. Møtene i fellesnemnd og PSU vil legges til dagtid, mens møtene i arbeidsgruppene vil legges til ettermiddag, eller når det passer de individuelle gruppene best. Godtgjøring kan utbetales etter to ulike prinsipper; per møte eller ved årlig godtgjøring. Dette gjøres ulikt i dagens tre kommuner (se under). Fellesnemnd og PSU vil ha en regelmessig karakter, etter oppsatt møteplan. Arbeidsgruppene vil variere i sin arbeidsform, der noen har lange og få møter, mens andre har ofte og korte møter. Arbeidsgruppene vil i tillegg variere i hvor lenge de er operative og hvor stort oppgaveomfang de har. Godtgjøring per møte kan derfor være lite hensiktsmessig for arbeidsgruppene. En årlig ekstragodtgjøring for deltagelse kan være mer praktisk. Rådmennene anbefaler at fellesnemnda oppretter en politisk arbeidsgruppe som foreslår reglement for godtgjøring i forbindelse med kommunereformarbeid. Så langt er Tove Paule og Elly Thoresen foreslått til arbeidsgruppen. AU oppretter en arbeidsgruppe på tre politikere som foreslår et godtgjøringsreglement som skal vedtas av fellesnemnda. Faktagrunnlag: Dagens godtgjøringsordninger i de tre kommunene I Drammen er ordfører, gruppeleder for Høyre og gruppeleder for Arbeiderpartiet heltidspolitikere. De mottar årlig godtgjøring, uten ekstra godtgjøring for møter. Varaordfører og gruppeledere har en årlig fast godtgjørelse i bunn og mottar møtegodtgjørelse i tillegg. Dette tilsvarer 1941,- per møte (bystyremøte, formannskapsmøte og PSU).
Medlemmene av formannskapet som ikke har fast godtgjøring i bunn, mottar for formannskapet pr. møte 4789,- og for bystyremøte og møte i PSU 1941,-. I Nedre Eiker er godtgjørelsen kr. 695 pr møte. I tillegg så dekkes eventuell tapt arbeidsfortjeneste. Man kan også kreve godtgjøring for ulegitimert fravær inntil kr. 1.775 pr. dag eller 235 pr. time. Ordfører og varaordfører får ikke møtegodtgjørelse. Unntaket er hvis varaordføreren ikke møter som varaordfører. Medlemmer av formannskapet får en årlig sum på kr. 9.737. Ordfører og varaordfører får heller ikke dette. I Svelvik får medlemmer i formannskapet utbetalt kr 15 418,- pr halvår. Det trekkes 25 % hvis de har fravær på halvparten av møtene eller mer. Det utbetales ikke godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen dekker alle møter som formannskapet har, dvs ordinære formannskapsmøter, valgstyremøter, administrasjonsutvalg (PSU). Ordfører er eneste som ikke får godtgjørelsen. I Svelvik heter PSU administrasjonsutvalg, og de får ingen godtgjørelse. Notat 4 forslag til studieturer 1. Studietur til Helsingborg (raskt etter valget) For fellesnemda, PSU og administrasjon Forslag DFDS fra Oslo kl.16.30 København kl.09.45 (inkl overnatting) Foredrag om «Politisk samskaping» med Jacob Torfing på båten Buss fra København til Helsingborg (1t 20min) Besøk hos Helsingborg kommune. Tema: «Digitalisering og stedsutvikling». Foredrag med Micco Grönholm og erfare hans eksempler i praksis Buss fra Helsingborg til København Avreise med fly fra København til Gardermoen om kvelden Forbehold: tidspunkt i fht om Micco Grönholm og Jacob Torfing er tilgjengelige 2. Samling lunsj-til-lunsj (i løpet av høsten 2017)
For kommunereformutvalgene, PSU og administrasjonen Forslag: Dag 1: Kl.11.30 Kl.12.00 Felles avreise med buss fra Drammen til Bærum Lunsj hos Bærum kommune eller Telenor Kl.13.00 Foredrag: Bærum kommune Tema: Interkommunale selskaper/telenor Tema: Smart-city Avreise fra Bærum til Drøbak/Oscarsborg Nye Asker og Bærum kommuner inviteres evt. til middag og dialog om områder det kan være aktuelt å samarbeide om Overnatting på Oscarsborg Dag 2: Tema: Lokaldemokrati Kl.8.30 Kl. 11.30 Kl. 12.30 Veier til god lokaldemokratisk styring (foredrag og refleksjoner, her vil også kommunenes Lokaldemokratiundersøkelse bli tema) De folkevalgtes rolle i lokaldemokratiet (foredrag og refleksjoner) Lunsj Buss tilbake til Drammen AU slutter seg til rammene for studieturer Notat 5 Felles kommunestyremøte 16. august 2017 Utkast dagsorden: Felles busstransport fra Mjøndalen kl. 1545 og fra Drammen kl. 1600 Møtestart 1700 felles møte 1. Vertsordfører ønsker velkommen (5 min). 2. Fylkesmennene innleder og setter felles del av møtet (10 min). Saker til drøfting i fellesmøtet, etter Inndelingslovas 25: a) forslag til namn på den nye kommunen eller det nye fylket
b) talet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget c) kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova d) val av revisor for verksemda i fellesnemnda e) oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga. Taletid 10 min til hver kommune, tilsammen. Kommunene avtaler seg imellom hvordan de fordeler taletiden. Møtestart separate kommunestyremøter kl. 1800 Samlet taletid 15 min per kommune, før sakene vedtas fortløpende. Kommunene fordeler taletid i forkant av møtet, eller setter strenge begrensninger på hvert innlegg i møtet. Alle sitter på de samme stolene hele tiden og lytter på hverandre. Det er kun møteledere som bytter plass. 1. Svelvik. 20 min (innlegg 15 min. + vedtaksdel 5 min.) 2. Drammen, 20 min. 3. Nedre Eiker, 20 min. Bevertning kl. 1930-2015 stående buffet og mingling Kulturelle innslag kl. 2015-22055 Vel hjem fra vertsordfører Busstransport tilbake kl. 2100 AU slutter seg til rammene for felles kommunestyremøte Notat 6 Lokaler til prosjektkontor og møtested fellesnemnda AU har foreslått at prosjektrådmannen med sin stab, skal være i et lokale som ikke er i tilknytning til nåværende rådhus i Drammen, Svelvik eller Nedre Eiker. Valg av lokale bestemmes av tilgjengelighet, størrelsesbehov og pris. Hvor stor prosjektstaben blir, er litt usikkert. I Nye Asker har de latt flere delprosjektledere sitte på prosjektkontoret, i tillegg til de som jobber heltid med prosjektet. Man kan som utgangspunkt regne med et par medarbeidere fra hver kommune, i tillegg til prosjektrådmannen. Disse skal jobbe med
prosjektkoordinering, kommunikasjon, samt være merkantil støtte. Det krever kontorplasser til 7 personer, i tillegg til møterom. Dersom man ønsker delprosjektledere til dette kontoret, må man øke antall kontorplasser. Forslag som er spilt inn er ledige lokaler på Tollboden (eies av Drammen kommune) og Statens hus (eies av Entra og Drammen kommune). Det er i tillegg flere ledige lokaler i Drammen sentrum. Prisen på Tollboden og Statens hus ser ut til å være sammenlignbare, på i underkant av kr. 500 000 i året. Statens hus har den fordel at det ligger ved kollektivknutepunktene og Drammen sentrum. Det er i tillegg nært til Drammensbiblioteket, som har gode lokaler for fellesnemndas møter. Tollboden har gratis parkering, men ligger ellers litt langt fra kollektivknutepunktene og sentrum. Her kan Skur 1 benyttes som stort møtelokale. Vi vet i dag ikke når prosjektrådmannen vil være på plass, og vi vet ikke hvor lenge disse lokalene vil være ledige. Drammensbiblioteket er godt egnet for møter i fellesnemnda. 2. etasje er et åpent rom med fleksibilitet i hvordan man plasserer border og stoler. Det er lett tilgjengelig for publikum og presse. Det er kafe i underetasjen som kan bistå ved servering. Det er i tillegg gratis å bruke. Biblioteket har stor aktivitet og møteplan bør derfor raskt fastsettes. AU er orienter om arbeidet med å finne egnete lokaler.