Invitasjon til dialogprosess i forbindelse med anskaffelse av bedriftshelsetjeneste for Trøndelag fylkeskommune. 1. - 2. juni 2017, Radisson Blu Hotel, Trondheim Airport Trøndelag fylkeskommune inviterer interesserte leverandører til en dialogprosess i forbindelse med anskaffelse av bedriftshelsetjeneste for Trøndelag fylkeskommune. Vi ønsker faglige innspill som kan bidra til en best mulig anskaffelse. Formålet med dialogprosessen er å drøfte ulike problemstillinger med mulige leverandører, og dette skal danne grunnlaget for en best mulig gjennomføring av prosessen. Informasjonen vil kunne inngå i utformingen av kravspesifikasjon og kontraktsløsing for den etterfølgende åpne anbudskonkurransen. Bakgrunn Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune skal fra 1.1.2018 samles i en ny organisasjon, Trøndelag fylkeskommune, som også vil være oppdragsgiver for anskaffelsen. Formålet med anskaffelsen er å ivareta oppdragsgivers forpliktelser i henhold til Arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter. I tillegg til å oppfylle lovpålagte krav, må leverandøren kunne bistå arbeidsgiver, arbeidstakere, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med flere, med å skape helsefremmende, attraktive og trygge arbeidsforhold for alle ansatte i fylkeskommunen. Vi ønsker en bedriftshelsetjeneste som bidrar til en helhetlig HMS-kultur både på individ- og virksomhetsnivå. Fylkeskommunens ansvarsområder omfatter samfunns- og næringsutvikling, opplæring, samferdsel, tannhelse, kultur og folkehelse. Trøndelag fylkeskommune blir med sine rundt 4500 ansatte en stor organisasjon med sentraladministrasjon på to lokasjoner - i Steinkjer og Trondheim og i tillegg 32 videregående skoler og 40 tannklinikker spredt i hele Trøndelag. Fylkeskommunen er en politisk styrt organisasjon med fylkestinget som det øverste folkevalgte organ. Administrasjonen er organisert etter en tonivåmodell, der øverste nivå, strategisk ledergruppe, består av fylkesrådmann, assisterende fylkesrådmann og fem direktører. Neste nivå er seksjoner som ledes av seksjonsledere med personal- og budsjettfullmakt. Se organisasjonsstrukturen nedenfor. 1
Organisasjonsstruktur Det har kommet noen tilpasninger i plassering av enkelte seksjoner etter at strukturen ble laget, men ingen av vesentlig betydning for tjenesteleveransene. Omfang Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale med en leverandør om levering av bedriftshelsetjeneste til Trøndelag fylkeskommune. Rammeavtalen vil sannsynligvis ha en varighet på to år, med mulighet for opsjon på ett + ett år, gjeldende fra 1.1.2018. Vernetjenesten Organisering av vernetjenesten vil ikke være på plass før tidligst oktober 2017, da fylkestinget i Trøndelag konstitueres 18.10.2017. Det vil si at antall arbeidsmiljøutvalg (AMU) og sammensetning samt møtehyppighet ikke vil være klar før senhøsten 2017. Tjenester Den godkjente bedriftshelsetjenesten skal bistå virksomheten (arbeidsgiver, arbeidstaker, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med flere; jf. arbeidsmiljøloven 3-3) i arbeidet med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. De konkrete oppgavene vil kunne variere, avhengig av virksomhetens behov og myndighetenes krav, og dette vil bli beskrevet etter nærmere avtale mellom partene. Bedriftshelsetjenesten skal ifølge 4 i forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste kunne: 2
bistå med planlegging og gjennomføring av endringer i arbeid og arbeidsmiljø bistå ved utarbeidelse av retningslinjer for arbeidsprosesser bistå med kartlegging av arbeidsmiljøet, foreta undersøkelser og vurdere risiko foreslå og arbeide for tiltak som kan forebygge helseskader bistå med å overvåke og følge opp arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen bistå ved tilrettelegging av arbeidet for den enkelte, og delta i dialogmøter dersom arbeidsgiver eller arbeidstaker mener det er hensiktsmessig bistå med informasjon og opplæring innenfor helse, miljø og sikkerhet (HMS) også ved bruk av digitale verktøy ved f.eks. kurs. bistå ved henvendelser fra arbeidstaker, arbeidsgiver, verneombud og arbeidsmiljøutvalg bistå ved kartlegging av arbeidsmiljøet både de fysiske, de organisatoriske og de psykososiale faktorene bistå i vurdering av sammenhenger mellom helseplager/sykdom og arbeidsmiljø, og komme med forslag til tiltak - bistå arbeidsgiver ved planlegging, tilrettelegging og organisering av arbeidet gi bistand ved mobbe- og trakasseringssaker og konflikter gi råd ved planlegging av nye arbeidsplasser, ved endring av eksisterende arbeidsplasser og ved innkjøp av nytt utstyr vurdere mulige forbedringer ved uheldige arbeidsstillinger og tungt og ensformig arbeid gi opplæring i hensiktsmessig arbeidsteknikk bistå med målinger av støy og lysforhold, vurdere disse og komme med forslag til tiltak bistå med ulike målinger av kjemiske stoffer og støv, vurdere disse og gi forslag til tiltak informere om risikofaktorer og skadevirkninger som kjemiske stoffer kan gi gi råd om eventuelle muligheter for utskiftning til mindre helseskadelige stoffer (substitusjon) bistå med kartlegging av inneklimaet og komme med forslag til tiltak gi råd om ventilasjon, punktavsug, renhold og andre tiltak for bedring av inneklimaet bistå bedriftene med å identifisere risikoforhold og foreslå tiltak som ledd i ulykkesforebyggende arbeid gi råd om verneinnretninger og verneutstyr bistå virksomheten med sykefraværs- og attføringsarbeid ved behov delta som rådgivende medlem i virksomhetens arbeidsmiljøutvalg bistå ved målrettede helseundersøkelser Bedriftshelsetjenesten skal gi skriftlig tilbakemelding når oppgaver er utført, og gi periodevise meldinger for eksempel i form av en årsrapport over sitt arbeid i virksomheten. Disse rapportene skal være tilgjengelige for Arbeidstilsynet. Tannhelsetjenestens behov for bedriftshelsetjenester ca. 330 ansatte Tannhelsetjenestens ansatte er fordelt på 40 klinikker, spredt over hele Trøndelag. Seksjonen ledes av fylkestannlegen, og den ytre tjenesten er organisert i 8 distrikter. Distriktslederne/overtannlegene vil være bedriftshelsetjenestens kontaktpersoner lokalt. Tannhelsetjenesten har i store trekk de samme arbeidsmiljøutfordringer og de samme behov for tjenester fra bedriftshelsetjenesten som resten av fylkeskommunen, men også noen spesielle utfordringer og behov. Tjenesten er desentralisert, og ansatte er utsatt for spesielle former for helserisiko. Bedriftshelsetjenesten må ved behov være tilgjengelig for alle fylkets klinikker og må kunne bistå med håndtering av stikkskader, vaksinering og hørselskontroller. Regjeringen har foreslått at ansvaret for den offentlige tannhelsetjenesten skal overføres til kommunene. Dersom dette blir vedtatt, vil tannhelsetjenesten fra 1.1.2020 ikke lenger være en del av fylkeskommunens ansvarsområde. 3
Utdanningssektorens behov for bedriftshelsetjenester ca. 3500 ansatte Skolene har i store trekk de samme arbeidsmiljøutfordringer og de samme behov for tjenester fra bedriftshelsetjenesten som resten av fylkeskommunen, men også noen spesielle utfordringer og behov. De ansatte er utsatt for spesielle former for helserisiko ut fra studieprogram og blant annet fra tredjepersoner som elever og foreldre. I tillegg er det etter Arbeidsmiljølovens 1-6 første ledd bokstav a) slik at elever ved institusjoner som har undervisning eller forskning som formål, er å anse som arbeidstakere i forhold til lovens regler om HMS når de utfører arbeid i virksomheten. Disse elevene har krav på den samme HMS-standarden som arbeidstakere. Sentraladministrasjonens behov for bedriftshelsetjenester ca. 540 ansatte I den enkelte avdeling og seksjon vil det være de samme behov for tjenester som i resten av fylkeskommunen, men de fleste har kontorarbeidsplasser bortsett fra arkeologene og driftsavdelingen. I driftsavdelingen finnes blant annet vaktmester, kantine, sentralbord og renholdsoppgaver. Krav til leverandør Bedriftshelsetjenesten må være offentlig godkjent av Arbeidstilsynet. Personellet i den godkjente bedriftshelsetjenesten må være organisert slik at de er i stand til å gi en helhetlig og forebyggende bistand med kompetanse innen arbeidsmedisin/arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø og systematisk HMS-arbeid. Trøndelag fylkeskommune ønsker primært å ha en bedriftshelsetjeneste. Denne bedriftshelsetjenesten kan bruke underleverandører for å ivareta tjenestetilbudet og er da fullt ut ansvarlig for disse. Vi ønsker at bedriftshelsetjenesten har fokus på å være oppdatert på den nyeste forskning innen HMS-området og ha kompetente og faglig sterke medarbeidere med kontinuerlig forbedring som mål. Samhandling Trøndelag fylkeskommune vil ha egen kontaktperson til å holde god kontakt med bedriftshelsetjenesten. Møteformer og hyppighet avtales partene imellom. Vi ønsker at BHT også skal ha egen kontaktperson for samarbeidet. Hovedtema for dialogkonferansen og dialogprosess Dialogprosessen skal omhandle innspill og drøftinger knyttet til følgende tema: 1. Hvordan bedriftshelsetjenesten samlet kan gi en helhetlig og forebyggende bistand i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, samt bidra til at Trøndelag fylkeskommune utvikler seg som helsefremmende arbeidsplass. 2. Hvordan bedriftshelsetjenesten kan bistå fylkeskommunens skoler, tannklinikker, avdelinger og seksjoner med: - Løpende kartlegging av arbeidsmiljøet - Foreta undersøkelser av arbeidsplassene 4
- Undersøkelse av arbeidsprosessene - Vurdere risiko for helsefare 3. Hvordan bedriftshelsetjenesten kan bistå i arbeidet med å: - Overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse under hensyn til arbeidssituasjon - Foreta nødvendig oppfølging 4. Gjennomføring og responstid - Organisering av BHT med hensyn til Trøndelag fylkeskommunes struktur - Responstid i følgende tilfeller: Aktuelle arbeidsmiljøproblemer Tjenester som bør prioriteres raskt Andre BHT-saker 5. Prising - Forslag til innhold av tjenester i en grunnpakke - Forslag til tjenester som bør ha stykkpris/timepris Temaene vil bli nærmere utdypet under presentasjon på dialogkonferansen. Oppdragsgiver er åpen for innspill på tema og områder som ikke har kommet fram, men som aktørene i dialogen har kunnskap om, og som anses relevante for anskaffelsen. Tentativ tidsplan for dialog og anskaffelsesprosess Fase 1: Behovsavklaring - fullført Konkretisere behov, erfaringer, spesielle problemstillinger, kritiske suksess- og risikofaktorer Fase: 2 Dialogprosess med leverandører - fullføres 1. og 2. juni 2017 Kartlegge løsningsmuligheter Fase 3: Utarbeide konkurransegrunnlag og kontraktløsning - fullføres juni 2017 Kravspesifikasjon, kontraktbestemmelser og konkurranseprosedyre Fase 4: Gjennomføre anbudskonkurranse - fullføres i september 2017 Fase 5: Evaluere tilbud og inngå kontrakt - fullføres september/oktober 2017 Fase 6: Implementering av kontrakt - november/desember 2017 Fase 7: Gjennomføring av leveranse - januar 2018 - desember 2019 Gjennomføring av dialogprosess Dialogen gjennomføres som presentasjons- og samtaleøkter på ca.1,5 timer mellom prosjektgruppen (fem personer), og leverandørens representanter. Oppdragsgiver ønsker oppgitt hvem som møter fra leverandør. Frist for påmelding: onsdag 24.05.2017. Oppdragsgiver ønsker en kort disposisjon over leverandørens presentasjon tilsendt senest tirsdag 30.5.2017 klokken 12.00. 5
Tidspunkt for dialog: Torsdag 1. juni fra kl. 13.00 Fredag 2. juni fra kl. 09.00 Leverandør kan komme med ønske om tidspunkt. Vi vil forsøke å imøtekomme dette, men forbeholder oss retten til å organisere møtetidspunkt. Møtene avholdes på: Radisson Blu Hotel, Trondheim Airport Lufthavnsveien 30, 7502 Stjørdal Kontaktpunkt for nærmere informasjon: Påmelding og spørsmål om dialogprosessen og anskaffelsesprosessen kan rettes til epost: innkjop@ntfk.no eller på telefon 74 11 37 58 / 99 60 99 01. Kontaktperson vil være bortreist i perioden 09-18.05.17. Dialogen gjennomføres som presentasjons- og samtaleøkter 6