Prosjektdirektiv. Regional Radiologiløsning

1 / 12 Regional Radiologiløsning GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Mal Malversjon godkjent 10.01.11 1.1

2 / 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROSJEKTETS NAVN... 4 2 PROSJEKTEIER... 4 3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET... 4 4 AVGRENSNINGER... 4 5 INTERESSENTER... 5 6 KRITISKE SUKSESSFAKTORER... 6 7 PROSJEKTORGANISERING OG STYRING... 6 7.1 PROSJEKTETS FORHOLD TIL LINJEN... 6 7.2 ORGANISERING... 6 7.3 STYRINGSGRUPPE... 7 7.4 FELLES STYRINGSGRUPPE (JOINT STEERING GROUP)... 7 7.5 PROSJEKTLEDER... 7 7.6 ASSISTERENDE PROSJEKTLEDER LEVERANDØR... 7 7.7 ASSISTERENDE PROSJEKTLEDER... 7 7.8 FAGNETTVERK RADIOLOGI OG NUKLEÆRMEDISIN... 7 7.9 ANSVAR FOR DESIGN, INFRASTRUKTUR, INTEGRASJONER, TEST, OPPLÆRING OG ENDRINGSLEDELSE M.M.... 7 8 RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER... 8 8.1 RESULTATMÅL... 8 8.2 EFFEKTMÅL... 8 8.3 GEVINSTER... 8 9 HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET)... 9 10 BUDSJETT (OVERORDNET) 2015 OG RESTERENDE... 9 11 RISIKOANALYSE / USIKKERHETSANALYSE... 10 12 KVALITETSSIKRING... 11 13 ENDRINGSHÅNDTERING... 12 14 PROSJEKTAVSLUTNING... 12

3 / 12 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 0.2 09.07.15 Dokument opprettet Kjell Arne Grøtting 0.3 10.8.15 Hele dokumentet Ove Torpe 0.8 12.8.15 Hele dokumentet Ove Torpe 0.9 14.8.15 Forberedt for programstyrebehandling Kjell Arne Grøtting REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Programmandat for radiologiprogrammet 1.0 06.05.2013 2 Programmandat for regional klinisk løsning 1.0 29.01.2015 3 Sak om organisering av radiologiprogrammet 1.0 19.03.2014 4 Gjennomføringsplan for radiologiprogrammet 1.0 15.12.2014 5 Programdirektiv og handlingsplan Regional klinisk løsning 1.0 28.05.2015

4 / 12 1 PROSJEKTETS NAVN Prosjektets navn er Regional Radiologiløsning. 2 PROSJEKTEIER Prosjekteier er administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF, Cathrine Lofthus. 3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Mandat for regionalt radiologiprogram ble vedtatt av fornyingsstyret 6 mai 2013. Gjennom konsolideringen av de klinisk rette programmene og opprettelse av program for regional klinisk løsning (RKL), er ansvar for gjennomføring av det tidligere radiologprogrammets oppgaver lagt til RKL. Dette er reflektert i mandat for regional klinisk løsning hvor 2 av resultatmålene er: Det skal etableres et sett med standardiserte radiologi arbeidsprosesser Det skal etableres et konsolidert regional, standardisert og brukervennlig radiologisystem basert på gjeldende regionale leverandør/avtale Det er inngått avtale med Carestream Health Solutions om leveranse av RIS/PACS løsning for alle HF i regionen. Ved pilotsykehuset Sykehuset Innlandet planlegges oppstart 2 oktober 2015. Neste HF som planlegges produksjonssatt på ny løsning er AHUS. Det er en ambisjon at prosjektet på AHUS i størst mulig grad håndterer regionale problemstillinger og funksjonalitet som må støttes for at løsningen skal kunne benyttes som konsolidert løsning for Oslo Universitetssykehus. Neste HF etter AHUS er planlagt å være OUS. Løsningen som etableres på OUS skal være skalerbar til regional løsning, slik at øvrige HF i regionen kan migreres inn i løsningen som da blir en del av regional Klinisk løsning. 4 AVGRENSNINGER Prosjektet skal gjennomføres innenfor rammen av den til enhver tid gjeldende avtale med leverandøren (Carestream). Prosjektleder skal følge opp at avtalen overholdes av begge parter. Det skal legges opp til et tettest mulig samarbeid mellom partene for å sikre at prosjektets målsettinger nås. Prosjektet skal samarbeide tett med Programmets A&D gruppe og rette seg etter de føringer som gis av A&D på følgende områder:

5 / 12 Pasientforløp, prosesser og gevinster på tvers av delsystemene i RKL Master data management Helhetlig integrasjonsarkitektur Pasientjournalloven og sikkerhetskrav Saker til arkitekturstyret Prosjektet har ikke ansvar for drift eller forvaltning av eksisterende radiologiløsninger i HSØ. Prosjektet har ikke ansvar for klinisk bildelager. 5 INTERESSENTER Tittel (Gruppe/ Orgenhet) Klassifisering (Hovedkategori) Påvirkes i hvilken grad (interesse) Brukere i HF Bruker Stor Ledelse HF Brukere Stor HSØ RHF Prosjektansvarlige Stor Sykehuspartner Leverandør Stor Forskning Brukere Middels Primærhelsetjenesten Brukere Liten Andre regioner Brukere Liten Carestream Leverandør Stor Pasienter Påvirket Liten Offentligheten Påvirket Liten Prosjektansvarlige Brukere Leverandører Påvirkere/påvirkede Tar viktige beslutninger. Gir fullmakter til prosjekter, godkjenner og støtter endringer og er viktige pådrivere. Sikrer budsjetter og ressurser. Eks: Virksomhetsledere, prosjekteiere, styringsgruppe Mottakere av prosjektets leveranse. Må evne å være tett dialog med dem for å skape rom for å oppnå forventede nyttevirkninger og gevinster. Leverer ressurser og materiell til prosjekter med rett kompetanse/kvalitet ift. å sikre prosjektets evne til å levere. Andre aktører som kan påvirke eller påvirkes av prosjektet. Eks: Andre prosjekter, samarbeidspartnere, fagforeninger, premissgivere Stor Middels Liten Ingen Interessenten vil ha stor interesse for prosjektet fordi det i stor grad berører ansvar og oppgaver i det daglige, nye arbeidsverktøy/arbeidsprosesser, krever ny kompetanse, nye arbeidsoppgaver, nytt ansvar. Evt gir vesentlige nye muligheter. Interessenten vil ha middels interesse for prosjektet fordi det i noe grad berører ansvar og oppgaver i det daglige, noe endring av ansvar, arbeidsverktøy, arbeidsprosesser og kompetanse, men i mindre grad enn andre grupper. Interessenten vil ha liten interesse for prosjektet fordi det kun i veldig begrenset grad berører ansvar og oppgaver i det daglige. Interessenten kan bli berørt av enkeltdeler av prosjektets leveranser og/eller må kjenne til endringene som finner sted hos samarbeidspartnere. Berøres ikke direkte av prosjektet og de endringer det innebærer.

6 / 12 6 KRITISKE SUKSESSFAKTORER At levert løsningen funksjonelt og teknisk er like god som de beste løsningene som Helse Sør-Øst benytter i dag. At det etableres en forvaltningsorganisasjon som støtter de spesielle krav som Carestreams løsning har til forvaltning De enkelte HF stiller med tilstrekkelige og kompetente ressurser ved innføring av løsningen. Levert løsningen tas i bruk på SI ihht vedtatt plan. 7 PROSJEKTORGANISERING OG STYRING 7.1 Prosjektets forhold til linjen Prosjektet skal etablere en god relasjon til regional systemeier og kompetansesenter slik at regionale krav til løsningen avklares og forankres og det etableres et godt samarbeid knyttet til etablering av regionalt kompetansesenter for radiologi. Prosjektet er avhengig av en tett relasjonen til Sykehuspartner. Denne relasjonen omfatter etablering av infrastruktur og overlevering til linje (drift og forvaltning) herunder dokumentasjon og kompetanseoverføring. Dette søkes nådd ved et tett samarbeid og om mulig direkte deltakelse i prosjektet med ressurser fra regionalt kompetansesenter. I forbindelse med innføring på det enkelte HF er det nødvendig med et tett samarbeid for å avklare funksjonelle gap og å bli enige om hvordan disse dekkes. Videre må det etableres tett samarbeid rundt migrering av data og ibruktakelse, herunder opplæring av sluttbrukere. Dette gjøres ved deltakelse fra HF i prosjektet. 7.2 Organisering Nedenstående organisasjonsmodell legges nedenstående organisasjonskart til grunn for prosjektet regional radiologiprosjekt.

7 / 12 Denne modellen er i relasjon til leverandøren ikke i samsvar med gjeldende kontrakts bilag 6, men er en av konklusjonene i strategisk leverandørmøte med leverandøren 18 juni 2015. 7.3 Styringsgruppe Programstyret for RKL er prosjektets styringsgruppe. 7.4 Felles Styringsgruppe (Joint steering group) Det er i samsvar med kontrakt med leverandøren oppnevnt en felles styringsgruppe med representanter fra kunde og leverandør. Felles styringsgruppe fungerer som eskaleringspunkt for prosjektleder, og behandler planverk og milepæler i prosjektet. I tillegg sikrer felles styringsgruppe ledelsesoppmerksomhet og ressurstilgang fra berørte interessenter. 7.5 Prosjektleder Prosjektleder har det samlede ansvaret for alle aktiviteter og leveranser i prosjektet. Prosjektleder bør fortrinnsvis ha en klinisk forankring. 7.6 Assisterende prosjektleder Leverandør Leverandørens prosjektleder er ansvarlig for Leverandørens leveranser og styring av leverandørens ressurser i prosjektet. 7.7 Assisterende prosjektleder Dersom prosjektleder fra kundesiden har klinisk forankring, bør kundens assisterende prosjektleder ha tung prosjektfaglig kompetanse. Dersom prosjektleder ikke har klinisk kompetanse, bør assisterende prosjektleder fra kundesiden ha en klinisk forankring 7.8 Fagnettverk radiologi og nukleærmedisin Det skal opprettes et fagnettverk for Radiologi og nukleærmedisin med mandat og oppnevning som for øvrige fagnettverk i RKL. Dette fagnettverket erstatter nåværende referansegruppe. 7.9 Ansvar for design, infrastruktur, integrasjoner, test, opplæring og endringsledelse m.m. Behovet for dedikerte roller innenfor ulike funksjonsområder i prosjektet vil variere i prosjektets gjennomføringstid.

8 / 12 Organisering av disse oppgavene og oppnevning av ansvarlige gjøres av prosjektleder. Det er viktig at leverandør, sykehuspartner og kliniske miljøer på de enkelte helseforetakene er representert i arbeidet på riktig nivå. Når det gjelder ansvar for endringsledelse er forankringen mot det enkelte helseforetak helt sentral. Sykehuspartner og regional systemeier/kompetansesenter må være representert i prosjektorganisasjonen på en slik måte at utvikling av forvaltningsorganisasjon skjer i takt med behovene, og at overlevering til forvaltning blir godt forberedt. 8 RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 8.1 Resultatmål Prosjektet skal i samarbeid med leverandøren, sykehuspartner og de involverte HF levere følgende: Et felles radiologisystem som muliggjør deling av informasjon mellom HF innenfor rammen av gjeldende regelverk for informasjonssikkerhet. Utvikle og dokumentere arbeidsprosessene som skal støttes av radiologisystemet Dokumentasjon av løsningen, herunder teknisk dokumentasjon, driftsdokumentasjon, systemdokumentasjon, brukerdokumentasjon og kursdokumentasjon. Kartlegge og levere nødvendige integrasjonsgrensesnitt løsningen må ha for å støtte arbeidsprosessene og funksjonaliteten i løsningen Sikre at nødvendig infrastruktur blir bestilt fra SP / IMP og følge opp levering av denne. Testopplegg iht HSØ rammeverk for testing Migrering av data fra gammel til ny løsning Opplæring av sluttbrukere Produksjonssetting av løsningen / Etablering av tjenesten Overlevering av løsningen til SP og HF 8.2 Effektmål Høye stabilitet og tilgjengelighet Lavere drifts- og vedlikeholdskostnader En felles løsning for RIS og PACS i HSØ vil legge til rette for deling av diagnostiske data på tvers av juridiske skiller, herunder henvisning, svar og bilder. Standardisert opplæring av super- og sluttbrukere Enklere elektronisk samhandling med eksterne partnere. 8.3 Gevinster Gevinstplaner og gevinstavtaler etableres relatert til prosjekt ved det enkelte HF.

9 / 12 9 HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET) Siden forprosjekt ikke er fullført for AHUS og ikke startet for OUS, er videre tidsplan usikker. Etter oppstart av konsolidert løsning ved OUS vil videre utbredelse av regional løsning for radiologi følge utbredelsen av RKL. Nr Milepæl Kriterium Dato M1 Når SI er i produksjon SI er i produksjon på ny løsning med alle 19.10.2015 lokasjoner M2 Når regionalt forprosjekt er Forprosjektrapport foreligger og er godkjent av 31.12.2015 godkjent programstyre M3 Når AHUS er i produksjon Ahus er i produksjon på ny løsning 1.11.2016 M4 Når OUS er i produksjon OUS er i produksjon på ny løsning med alle lokasjoner 31.12.2017 10 BUDSJETT (OVERORDNET) 2015 OG RESTERENDE

10 / 12 Budsjett for regionalt radiologiprosjekt fastsettes for hvert enkelt år som en del av den årlige budsjettprosessen i RKL. Basert på dagens kunnskap presenteres nedenstående budsjett for regional RAD fra 2015 og fram til fullført utbredelse. 2015 2016 2017 2018 2019 Totalt Investering 40 47 43 83 51 264 Drift 4 6 5 6 6 27 Totalt 44 53 48 89 57 291 Det gjøres spesielt oppmerksom på at budsjettet inneholder totalt 75 mnok til infrastruktur. Videre planlegging av IMP programmet og forholdet mellom regional RAD og IMP vil gi et bedre grunnlag for planlegging av infrastrukturinvesteringer relatert til RAD, og i hvilken utstrekning disse skal dekke av RKL. Det er videre usikkerhet knyttet til leverandørkostnader relatert til timebasert forprosjekt og endringer. Det er videre usikkerhet knyttet til arbeidsmodell og prosjektorganisasjon for regional RAD etter OUS. En samordning av innføringsløpet med resten av RKL vil kunne redusere kostnadene fra 2018 og utover. 11 RISIKOANALYSE / USIKKERHETSANALYSE

11 / 12 1 2 3 4 5 Svært stor > 90 % 5 Stor 65-90 % 4 Sannsynlighet Moderat 35-65 % Liten 10-35 % 2 1 1 3 4 3 2 Meget liten < 10 % 1 Marginal Liten Moderat Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Nr Beskrivelse Tiltak 1 Levert løsningen funksjonelt og teknisk er ikke like god som de beste løsningene som Helse Sør-Øst benytter i dag slik at løsningen ikke aksepteres som en felles regional løsning 2 Det etableres ikke en forvaltningsorganisasjon som støtter de spesielle krav som Carestreams løsning har til forvaltning slik at gevinsten ved å ta i bruk løsningen reduseres 3 De enkelte HF stiller ikke med tilstrekkelige og kompetente ressurser ved innføring av løsningen.slik at innføringen blir forsinket eller ikke optimal ift det enkelte HFs behov 4 Løsningen kan ikke produksjonssettes på SI iht gjeldende plan Risikoanalyser gjøres løpende i samsvar med etablert metodikk i DF. Sikre at leverandøren forstår HSØs funksjonelle behov. Sette av tid og ressurser til å tilpasse og teste løsningen Sikre at SP bygger nødvendig kompetanse på ny løsning. Sikre at nødvendig dokumentasjon overeleveres. Prosjektet må være tydelig på hvilke ressurser som behøves, hvor lenge og hvorfor overfor det enkelte HF. Alle prosjektets ressurser settes inn på å sikre at produksjonssetting SI skjer iht plan. 12 KVALITETSSIKRING Prosjektet skal etterleve RKLs prosess for kvalitetssikring.

12 / 12 13 ENDRINGSHÅNDTERING Prisjektet følger etablerte rutiner for endringshåndtering fastasatt - I avtale - I RKL - I Sykehuspartner 14 PROSJEKTAVSLUTNING Prosjektet skal avsluttes når Resultatmålene er nådd. Evt utestående oppgaver er overlevert og akseptert til andre ansvarlige. Overlevering til linjen skal skje i henhold til SPs vedtatte rammeverk.