KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/16 Møtedato: 30.5.2016 Tid: Kl. 10.00 kl. 13.00 Møtested: Møterom 130, Rauma rådhus Sak nr: 16/16 20/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Lars Ramstad, leder (H) Eirik Jenssen, nestleder (Ap) Hilde Mjelva (V) Knut Dagfinn Samset (Krf) Torbjørn Ådne Bruaset (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor (sak 16/16,18/16 og 19/16) Av øvrige møtte: Oddbjørn Vassli, rådmann (OS 21/16 og OS 22/16, samt sak 18/16) Leder Lars Ramstad ønsket velkommen og ledet møtet. Det ble fra sekretær meldt inn en ekstra orienteringssak, OS 22/16 Rapportering 1. tertial 2016. Innkalling og sakliste med denne endringen ble godkjent. Dette var siste møtet i Rauma kommune for distriktsrevisor Sigmund Harneshaug som blir pensjonist 1. juli. Rådmann Oddbjørn Vassli og økonomisjef Mette Rye takket for innsatsen og overrakte blomster. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 16/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. APRIL 2016 PS 17/16 PS 18/16 PS 19/16 REFERAT OG ORIENTERINGER UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL PS 20/16 OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 5
PS 16/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. APRIL 2016 Protokollen fra møte 18. april 2016 godkjennes. PS 17/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. RS 08/16 Årsrapport 2015 for Rauma kommune - saksprotokoll fra kommunestyrets møte 10.5.2016 i K-sak 47/2016 RS 09/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, 7.4.2016 RS 10/16 Referat fra konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS, 4.5.2016 RS 11/16 Protokoll fra styremøte i NIR nr. 2/2016 Sak 5/16 og 9/16 var unntatt off. Orienteringssaker: OS 17/16 Representantskapet i NIR Innkalling til møte nr. 2-2016 den 10.06.2016, sak 5/16 og 9/16 var u.off. Saken var et u-trykt vedlegg, og var ikke vedlagt sakspapirene. OS 18/16 Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Årsmelding 2015 OS 19/16 OS 20/16 OS 21/16 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov, høringsbrev datert 4.4.2016, samt utskrift av kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet Kopi av brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til Rauma Energi AS om oppfølging av selskapskontroll, datert 10.5.2016. Det fremgikk av brevet at tilbakemelding om oppfølging av selskapskontrollen vil bli gitt i kontrollutvalgets møte 19.9.2016. Internkontroll i Rauma kommune Kontrollutvalget hadde bedt om en orientering knyttet til denne saken på oppfølgingslisten. Rådmann Oddbjørn Vassli orienterte om at kommunen nylig hadde installert en ny versjon av det elektroniske internkontrollsystemet kommunen har. Systemet har en modul for å registrere avvik innenfor både HMS og internkontroll, samt at det inneholder rutine/kvalitetsbibliotek. Det blir rapportert fra systemet til politikerne ved tertialrapporteringen. Side 2 av 5
Rådmannen sier at de jobber for en kontinuerlig forbedring i kommunen. For å få til dette vektlegger han mål og tiltaksstyring, rapportering og analyser. Vassli informerte om at de i forrige uke hadde opplæring i det elektroniske internkontrollsystemet for alle enhetslederne. Rådmann Oddbjørn Vassli sier at det er viktig å få til bedre dialog med brukerne, og at de nå skal i gang med brukerundersøkelser. Rådmannen svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget konkluderte med at de ønsker å avslutte denne saken på oppfølgingslisten, men at internkontroll er noe utvalget vil følge med på. OS 22/16 Rauma kommune. Rapportering 1. tertial 2016 Siden tertialrapporten ikke var klar når kontrollutvalgets møtedokument ble utsendt, fikk kontrollutvalget innledningsvis utdelt rådmannens saksfremlegg til formannskap og kommunestyre, F-sak 82/2016 Rapportering 1. tertial 2016. Utvalget fikk også utdelt rådmannens saksfremlegg F-sak 83/2016 Budsjettjustering 1. tertial 2016. Det ble fra utvalgsmedlem Torbjørn Bruaset uttrykt at det var uheldig at 1. tertialrapporteringen ikke stod på saklisten til kontrollutvalgets møte, slik at medlemmene kunne forberede seg. Rådmann Oddbjørn Vassli sier at prognosen for 2016 er et merforbruk på 4,9 millioner kroner uten tiltak. Dette er hovedsakelig knyttet til at vedtatt utbytte fra Rauma Energi AS er 4 mill. kroner lavere enn budsjettet. For de øvrige 0,9 millioner kronene er det funnet dekning gjennom interne justeringer i budsjettet, ved bl.a. å nedjustere rammen til barnehagene pga. redusert antall barn, samt reduksjon på posten felleskostnader. Rådmannen uttrykker at det er noe risiko knyttet til skatteinngang/inntekstutjevning, samt evt. nye ressurskrevende brukere. Ellers så kan rådmannen rapportere at det er gjort forbedringer knyttet til sykepengerefusjon. Det rapporteres nå hver mnd. noe som fører til bedre kontroll. PS 18/16 UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGS- REVISJON Kontrollutvalget tar utkast til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere innspill gitt i møte i sitt arbeid med ferdigstillelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgsleder Lars Ramstad innledet med bekymring for at denne analysen skal være grunnlag for arbeidet i hele 4 års perioden, da mye erfaringsvis endrer seg på kort tid. Leder etterlyser også spissing i revisjonens arbeid. Sekretær informerer om at arbeidet med planen blir gjort i to etapper for at utvalget skal få komme med innspill som revisjonen kan ta med i arbeidet med å ferdigstille utkastet. Ved hver bestilling av forvaltningsrevisjon gjennom planperioden, så vil utvalget måtte ta frem analysen for å vurdere om forutsetningene har endret seg og for å vurdere om området fremdeles er et risikoområde. Dersom utvalget ser behovet for det, så kan kontrollutvalget Side 3 av 5
bestille en ny analyse om to år. Det blir opp til utvalget å vurdere behovet og eventuelt prioritere å bestille en ekstra analyse. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland sier at planen fokuserer på tema, for at kontrollutvalget skal få være med å spisse og for at det skal være rom for å tilpasse underveis dersom forutsetningene endrer seg. Utvalget kom med følgende innspill til områder de så på som særlig vesentlige å ta med videre i arbeidet: Kompetanse og rekruttering (særlig innen barnehage og grunnskolen) Innkjøp og offentlige anskaffelser Medvirkning og forankring av omstillinger (også for kommunens innbyggere) PP-tjenesten (kompetanse) Plan og tiltak for å redusere sykefravær Mobbing Rus, konsekvenser for barn og unge Integrering av flyktninger Det ble ikke gjort noen prioritering mellom områdene Forvaltningsrevisor svarte på spørsmål og kom med avklaringer. PS 19/16 UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget tar utkast til overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere innspill gitt i møte i sitt arbeid med ferdigstillelse av forslag til plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget kom med følgende innspill til selskap som de vurderer er særlig aktuelle for å ta med videre i arbeid med plan for selskapskontroll: Nordveggen AS Rauma Boliger AS ROR IKT (vertskommunesamarbeid) Rauma Energi AS Side 4 av 5
PS 20/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Internkontroll i Rauma kommune Kontrollutvalget ønsker orientering om rådmannens internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, anvisningsmyndighet etc.) i kommunen 30.05.16: Rådmannen orienterte utvalget jf. OS 21/16. Utvalget ønsker å følge med på internkontrollen, men konkluderte med å avslutte saken på oppfølgingslisten K-sak 122/09 Plan for framtidig organisering av kommunens omsorgstjeneste Kontrollutvalget har tidligere drøftet manglende effektuering av vedtak knyttet til bygging av omsorgsboliger på Åfarnes. Det gjaldt vedtak i k-sak 122/09 Plan for framtidig organisering av kommunens omsorgstjeneste som ble behandlet av Rauma kommunestyre i møte 15.12.2009 og vedtak av 13.12.2011 i sak 122/11 Etablering av omsorgsboliger i kvartal 1. Begge vedtakene omhandlet bygging av bofellesskap med døgnbemanning på Åfarnes Sekretær gav i møte 20.10.14 en gjennomgang av vedtak som er gjort som oppfølging til K-sak 122/09. Oversikt over vedtak blir utsendt sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget ser ikke grunnlag for å følge denne saken videre og anser saken som avsluttet. I møte 01.12.14 ble saken gjenåpnet for spesielt å følge opp vedtaket fra K 96/13 Budsjett og økonomiplan 2014-2017. I vedtak: «12 endringer og presiseringer til punktene 3, 4, 5 og 6. d) På Åfarnes legges det til rette for bygging av omsorgsboliger i byggefelt Åfarnes II. Det legges opp til en trinnvis utbygging når byggefeltet er klart, og behovet utredet.» 30.05.12: Rådmannen har i F-sak 82/2016 Rapportering 1. tertial 2016, innstilt til vedtak: «Videre realisering av 4 nye omsorgsboliger i Åfarnes utsettes inntil det framtidige behovet for omsorgsboliger er nærmere utredet» Leder gjennomgikk sakene på oppfølgingslisten. Til dette møtet var det gitt orientering fra rådmannen knyttet til følgende sak på oppfølgingslisten: Internkontroll i Rauma kommune Det ble ikke foreslått å føre opp nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 Lars Ramstad Eirik Jenssen Hilde Mjelva leder nestleder Knut Dagfinn Samset Torbjørn Ådne Bruaset Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5