Arkivhjelp Gode rutiner for brukerstøtte SUHS 2012 Lisbeth Viken, HiST
Hvorfor snakke om brukerstøtte? Forutsetning for bruk av ephorte Forutsetning for riktig bruk av ephorte Forutsetning for samhandling arkiv saksbehandlere Arkivarens nye rolle
Ressurser Begrenset brukerstøtte pga begrensede ressurser FEIL TANKEGANG Brukerstøtte - et argument for økte ressurser
Arkiv en ikt-tjeneste? Hei Lisbeth Innen ISiHiST-programmet skal det utarbeides et prosjektforslag for et prosjekt som vi har kalt «Organisering av IKT ved HiST». Arbeidet foregår i tre faser: Kartlegge nå-situasjonen: Arbeidet starter med en kartlegging av dagens situasjon, og omfatter alle IKT-prosesser i HiST både internt i SPO/IKT og ute i seksjoner og avdelinger. Designe mål-situasjonen: Når kartleggingen er gjennomført og oppsummert vil vi bruke resultatene som grunnlag i arbeidsmøter hvor vi skal beskrive ønsket situasjon i fremtiden og hvilke tiltak vi må gjennomføre for oppnå denne. Utarbeid prosjektforslag: Prosjektforslaget beskriver bl.a hensikten med prosjektet, en plan for prioriterte tiltak og kostnader / gevinster. Som en del av kartleggingen intervjues ansvarlig for alle IKT-tjenester i HiST. Her er noen spørsmål dere kan forberede deg på: Hvordan er tjenesten organisert? Ansvarlige roller brukerstøtte, systemeier, leverandører m.m. Hvordan fanges behov for videreutvikling opp? Hvordan meldes feil og problemer, og hvordan behandles disse (hele løypen til leverandør) Hvor omfattende er forvaltningen av løsningen for HiST (årsverk eller andel av stilling)? Brukerstøtte Vedlikehold Drift Annet? Hva er etter din oppfatning de største utfordringene knyttet til tjenesten i dag? Er det andre jeg bør snakke med for å få et godt bilde dagens situasjon? Dersom du lurer på noe før intervjuet er det bare å ta kontakt. Mvh Frode
Høgskolen i Sør-Trøndelag 8000 studenter 750 ansatte Arkiv: 5,5 stillinger Vår brukerstøtte: felles arkivtelefon arkivhjelp@hist.no ephortekurs nybegynner/videregående/enhetskurs oppsøkende veiledning med utgangspunkt i journallesing arkivar på vandring veiledning/løse problemer hjemmesider med rutineoversikter
Hva er god brukerstøtte? Rask respons Brukerstøtte forstår problemet mitt Jeg får hjelp (eventuelt til selvhjelp)
Hei, Jeg vil gjerne ha opplæring Hva er nummeret ditt? Tar kontakt i løpet av dagen. Mvh Laila Hoff Johansen Rådgiv er/advisor Nasj onalt kompetansemiljø om utv iklingshemning The National Institute on Intellectual Disability and Community Ranheimsveien 10, 7004 Trondheim tlf. +47 41466110/73 559245 laila.h.johansen@hist.no www.facebook.com/utviklingshemning w w w.naku.no Fra: Jeanne Pauline Moum På vegne av Arkivhjelp Sendt: 1. november 2012 10:37 Til: Laila Hoff Johansen Emne: SV: Ny mappe Hei! Saksbehandlere kan opprette saker i ephorte, samt eksporter eposter direkte i ephorte. Ta gjerne kontakt om du ønsker en rask opplæring over telefonen Vennlig hilsen Jeanne Moum v/arkivet Fra: Laila Hoff Johansen Sendt: 1. november 2012 10:33 Til: Arkivhjelp Emne: Ny mappe Hei, Kan dere opprette en ny mappe med navn: NAKU- henvendelser fra direktorat/departement? Sender dere mailer etterpå som skal ligge i denne mappen. Laila Hoff Johansen Rådgiv er/advisor Nasj onalt kompetansemiljø om utv iklingshemning The National Institute on Intellectual Disability and Community Ranheimsveien 10, 7004 Trondheim tlf. +47 41466110/73 559245 laila.h.johansen@hist.no
Hva oppnår man? Arkivet viser sin kompetanse Arkivet anses som del av dokumentbehandlingen før inni - etter Arkivet setter (også) premisser for dokumentbehandlingen Arkivet får variert hverdag aldri en dag uten problemer Arkivet får innsikt i høgskolens saksprosesser blir mer firkantet der det trengs og mindre firkantet der det ikke trengs
HiST Høy andel saksbehandling i ephorte Forståelse for arkivets rolle i dokumentflyten Aktive arkivarer selvfølelse og glede Mastergrad om vår brukerstøtte! TAKK FOR MEG